Berechtigungen für die Akten-/Vorgangsverwaltung

Für alle wichtigen Funktionen der einzelnen Module (Kategorien) lässt sich mithilfe von Berechtigungen detailliert festlegen, wer diese nutzen darf.

So zeigen Sie die Berechtigungen zur Bearbeitung an:

  1. Wählen Sie im Start-Menü den Befehl Programm | Benutzerdefinition.
    1. Der Reiter Benutzerdefinition wird geöffnet.
  2. Markieren Sie im Bereich Kategorien den Eintrag Benutzer oder Gruppen, je nachdem, ob Sie die Berechtigungen eines Benutzers oder einer Gruppe anzeigen wollen.
    1. Auf der rechten Seite werden die vorhandenen Benutzer oder Gruppen angezeigt.
  3. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Eintrag.
    1. Die Definition des Benutzers oder der Gruppe wird als Reiter angezeigt.
  4. Wählen Sie den Detailreiter Berechtigungen.
    1. Die vorhandenen Berechtigungs-Kategorien werden angezeigt.
  5. Markieren Sie die gewünschte Kategorie.
    1. Im Bereich Berechtigungen sehen Sie jetzt die Berechtigungen für die ausgewählte Kategorie. Durch Klicken auf die Checkbox aktivieren oder deaktivieren Sie die Berechtigung.
    2. Für Benutzer oder Gruppen, die in der Kategorie System die Berechtigung Vollzugriff besitzen, müssen einzelne Berechtigungen nicht mehr separat gesetzt werden.
      Ausnahme: Eigener Kalender in der Kategorie Terminkalender.

Berechtigungen, die der regisafe-Administrator zur Verwendung der Akten-/Vorgangsverwaltung festlegen kann

Folgende Berechtigungen kann ein regisafe-Administrator für die Akten-/Vorgangsverwaltung festlegen:

  1. Abonnieren
    Der Benutzer kann für sich Abonnements einrichten und verwalten, um über Aktivitäten anderer Benutzer zu den abonnierten Akten/Vorgängen informiert zu werden.
  2. Akten/Vorgänge ändern
    Daten vorhandener Akten/Vorgänge ändern. Es können nur Akten/Vorgänge geändert werden, auf die der Benutzer gemäß dem Feld Zugriff des jeweiligen Akten-Datensatzes zugreifen darf.
  3. Akten/Vorgänge lesen
    Akten/Vorgänge suchen, in Listen anzeigen usw.
    Diese Berechtigung ist notwendig, damit überhaupt auf Daten zugegriffen werden kann!
    Es werden jedoch nur Akten/Vorgänge angezeigt, auf die der Benutzer gemäß dem Feld Zugriff des jeweiligen Akten-Datensatzes zugreifen darf.
  4. Akten/Vorgänge löschen
    Vorhandene Akten/Vorgänge löschen. Es können nur Akten/Vorgänge gelöscht werden, auf die der Benutzer gemäß dem Feld Zugriff des jeweiligen Akten-Datensatzes zugreifen darf.
  5. Akten/Vorgänge neu anlegen (Allgemein)
    Neue Akten/Vorgänge anlegen, die auf der leeren Vorlage "Allgemein" basieren..
  6. Akten/Vorgänge neu anlegen vom Typ ...
    Neue Akten/Vorgänge anlegen, die auf einer anderen Vorlage als "Allgemein" basieren.
  7. Akten/Vorgänge suchen nach Typ ...
    Spezielle Sucharten verwenden, um Akten/Vorgänge einer bestimmten Art zu finden.
  8. Aktivitätsprotokoll anzeigen (abhängig von Zugriffsrechten)
    Anzeigen eines Protokolls mit an Akten/Vorgängen durchgeführten Aktivitäten. Es werden nur Einträge zu Objekten angezeigt, auf die der Benutzer zum Zeitpunkt der Aktion zumindest Lesezugriff besessen hat.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.
  9. Aktivitätsprotokoll anzeigen (alle Einträge, unabhängig von Zugriffsrechten)
    Anzeigen eines Protokolls mit an Akten/Vorgängen durchgeführten Aktivitäten. Es werden auch Einträge zu Objekten angezeigt, auf die der Benutzer zum Zeitpunkt der Aktion und/oder heute keinen Zugriff besitzt.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.
  10. Aktivitätsprotokoll manuell ergänzen
    Ermöglicht das manuelle Eingeben von Aktivitäten in das Aktivitätsprotokoll. Auch ohne diese Berechtigung werden automatisch alle an Akten/Vorgängen vorgenommenen Aktivitäten protokolliert.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.
  11. Als E-Mail senden
    Senden von Akten/Vorgängen über ein externes E-Mail-System (Groupwise, Exchange, Outlook-Client usw.), sofern der Befehl Als E-Mail senden gemäß System-Einstellung Befehl 'Als E-Mail senden' verfügbar ist.
    Wird das Modul Mail/Wiedervorlage eingesetzt, heißt diese Berechtigung nicht mehr Als E-Mail senden sondern Neue Mail/Wiedervorlage.
  12. Aussondern
    Der Benutzer darf die Aussonderungs-Funktion aufrufen um Akten/Vorgänge nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer auszusondern.
  13. Aussondern: Alle Akten/Vorgänge, nicht nur eigene
    Der Benutzer darf alle Akten/Vorgänge nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer aussondern. Besitzt der diese Berechtigung nicht, darf er nur eigene Akten/Vorgänge aussondern. Welche Akten/Vorgänge "eigene Akten/Vorgänge" sind, können Sie mit der System-Einstellung Felder für Erkennung eigener Akten/Vorgänge (Gruppe Akten-/Vorgangsverwaltung) festlegen. Voraussetzung für die Aussonderung ist die Berechtigung Aussondern.
  14. Aussondern: Auch archivwürdige Akten/Vorgänge
    Akten/Vorgänge nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer aussondern, auch wenn die Markierung Archivwürdig gesetzt ist. Voraussetzung für die Aussonderung ist die Berechtigung Aussondern.
  15. Aussondern: Auch ohne Zugriffsberechtigung
    Der Benutzer darf Akten/Vorgänge auch dann in die Aussonderungsliste aufnehmen, wenn er keine Zugriffsberechtigung auf sie besitzt. Voraussetzung für die Aussonderung ist die Berechtigung Aussondern.
  16. Aussondern: Aufbewahrungsdauer einstellen
    Der Benutzer darf bei der Funktion Aussondern einen anderen Modus zur Berechnung der Aufbewahrungsdauer festlegen, als in den System-Einstellungen unter Aufbewahrungsdauer läuft ab eingestellt.
  17. Aussondern: Lesezugriff auf Akten/Vorgänge reicht aus
    Der Benutzer darf Akten/Vorgänge auch dann in die Aussonderungsliste aufnehmen, wenn er nur Lesezugriff (und keine Vollberechtigung) auf sie besitzt. Voraussetzung für die Aussonderung ist die Berechtigung Aussondern.
  18. Fahrzeugakte: Reiter 'Versicherung/Steuer' und 'Kauf/Leasing' sehen und bearbeiten
    Der Benutzer bekommt innerhalb der Fahrzeugverwaltungsakte die Reiter Versicherung/Steuer und Kauf/Leasing angezeigt und darf diese bearbeiten.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Fahrzeugakte.
  19. Gesperrte Akten/Vorgänge als Vertreter entsperren
    Akten/Vorgänge entsperren, welche z.B. durch das Modul Mobil oder den Befehl Kopieren in Windows-Ordner von einem anderen Benutzer gesperrt wurden, dessen Vertretung Sie übernehmen können.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung eines Moduls, das das Sperren von Objekten unterstützt (z.B. Mobil) gemeinsam mit dem Modul Vertretungsregelung.
  20. Gesperrte Akten/Vorgänge entsperren
    Akten/Vorgänge entsperren, welche z.B. durch das Modul Mobil oder den Befehl Kopieren in Windows-Ordner von einem beliebigen anderen Benutzer gesperrt wurden.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung eines Moduls, das das Sperren von Objekten unterstützt (z.B. Mobil) gemeinsam mit dem Modul Vertretungsregelung.
  21. Interne Objektinformationen anzeigen
    Benutzer mit dieser Berechtigung können sich interne Informationen zu Akten/Vorgängen anzeigen lassen, indem Sie während dem Aufruf des Befehls Eigenschaften/Information die Umschalt-Taste gedrückt halten.
  22. Neue Mail/Wiedervorlage
    Die Befehle zum Senden von Akten/Vorgängen als Mail bzw. Eintragen einer neuen Wiedervorlage stehen in den Menüs zur Verfügung.
    Diese Berechtigungen gibt es nur bei Verwendung des Moduls Mail/Wiedervorlage.
  23. Registraturdaten
    Der Benutzer bekommt das Recht, die Daten für die Registratur zu lesen und zu bearbeiten.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Registraturverwaltung.
  24. Suchkriterien speichern für andere
    Benutzer darf Suchkriterien speichern, die auch von anderen Benutzern genutzt werden können.
  25. Suchkriterien speichern für sich selbst
    Benutzer darf Suchkriterien für den eigenen Gebrauch speichern.
  26. Verweise auf Akten/Vorgänge in Zwischenablage kopieren
    Erlaubt dem Benutzer, eine Verweisdatei in die Zwischenablage zu kopieren.
  27. Vorlagen definieren für Typ 'Akte/Vorgang-Vorlage'
    Der Benutzer darf Akten/Vorgänge als Standard-Vorlagen für die Akten-Art "Akte/Vorgang-Vorlage" definieren.
  28. Änderungen der Berechtigungen wirken jeweils nach dem erneuten Start von regisafe.