Glossar für regisafe-Administratoren

Erklärungen/Hinweise

Ein Administrator ist eine spezielle Rolle eines Benutzers in Computersystemen, Netzwerken, Mailboxen oder Websites wie Diskussions-Foren, Wikis und ähnlichen kollaborativen Internetauftritten.

Um spezielle Aufgaben - hauptsächlich das Verwalten von Inhalten und Steuern von Funktionen - zu erfüllen und die jeweiligen Benutzungsrichtlinien durchzusetzen, hat ein Administrator meistens erweiterte Benutzer-Rechte - in Foren zum Beispiel das Löschen und Bearbeiten von Beiträgen und die Sperrung von Benutzern.

Anders als Systemadministratoren haben Administratoren normalerweise keine technischen Aufgaben; "Administrator" ist kein Beruf. (Quelle: Wikipedia)

In regisafe gibt es keinen Administrator in diesem Sinn, vielmehr können "administrative Funktionen" per Berechtigung an verschiedene Benutzer vergeben werden (z.B. Pflege der Auswahlfeld-Liste durch A, Rechtevergabe durch B usw.)

Als Akte bezeichnet man eine Menge von Aufzeichnungen, die bei der Verwaltungs- oder Geschäftstätigkeit anfallen und die aufgrund gemeinsamer Merkmale zusammengefügt und aufbewahrt werden (nach Wikipedia).

Akten existieren generell als Papierakten und/oder elektronische Akten.

regisafe economie unterstützt die elektronische Ablage von Akten und die Verwaltung von Papierakten. Dabei dienen Akten der Untergliederung des Findex zur Ablage von Einzelfallakten.

regisafe public verwendet stattdessen den zusammengesetzten Begriff "Akte/Vorgang".

Der Aktenplan stellt ein personenunabhängiges, objektives Ablageschema dar, innerhalb dessen alle Informationen, Dokumente, Dateien, Unterlagen etc. in einer einheitlichen Struktur erfasst und abgelegt werden. Für alle Benutzer, die mit dem Aktenplan arbeiten, gilt die gleiche Struktur, sodass Informationen etc. von jedem Benutzer unter dem gleichen Ablageschema abgelegt, und von anderen Benutzern auf immer die gleiche Weise innerhalb dieses Schemas gefunden werden können - ohne dass die ablegende und die findende Partei dazu miteinander kommunizieren müssen, darum ist der Aktenplan objektiv, d.h. "sachbezogen".

Der Aktenplan dient im Allgemeinen der Papierablage; seit Erfindung regisafe auch der Speicherung elektronischer Daten.

Digitale Verwaltung von Akten in regisafe public. Schnelles Suchen und Finden über die Phonetik, Synonyme und indizierte Volltextsuche.

Die Aktenplanverwaltung ist Bestandteil des regisafe-public-Basis-Moduls.

Ein Aktenzeichen ist das systematische Kennzeichen von Akten.

Mit Aktenzeichen werden Aktenvorgänge bei Behörden, aber auch in der Privatwirtschaft gekennzeichnet. Der Zweck ist eine nachvollziehbare und transparente Aktenablage und Zuordnung des Schriftverkehrs. Im behördlichen Bereich wird die Verwendung von Aktenzeichen in Aktenplänen vorgeschrieben (Quelle: Wikipedia)

Häufig wird der Begriff "Aktenzeichen" auch verwendet für ein Buchungszeichen etc.; in diesem Zusammenhang wird "Aktenzeichen" von uns jedoch nicht verwendet: Das Aktenzeichen in unserem Sinn ist immer der systematischen Gliederung des Aktenplans entnommen.

regisafe-Anwendungsmodul zur Protokollierung von Änderungen der regisafe-Objekte.

Das beinhaltet Folgendes:

- Je nach Konfiguration (pro Organisationsstruktur möglich) werden sämtliche Änderungsaktivitäten zu einem Objekt, sonstige Aktivitäten (z.B. als Mail senden) und - optional - Lesezugriffe protokolliert

- Abhängig von entsprechenden Berechtigungen kann das Aktivitätsprotokoll zu einem Objekt angezeigt werden, wahlweise inkl. aller Einträge zu untergeordneten Objekten

- Je nach Konfiguration werden Aktivitätsprotokoll-Einträge nach einer festgelegten Zeit gelöscht oder anonymisiert

regisafe besteht aus dem "Basis-Modul" mit den Grundfunktionen und einer mehr oder weniger großen Zahl zusätzlicher Anwendungsmodule (z.B. Adressverwaltung oder Terminkalender). Die einzelnen Anwendungsmodule bestehen (technisch gesehen) häufig aus mehreren IQ-Modulen.

Abkürzung von "Application Programming Interface" (Schnittstelle zur Anwendungsprogrammierung).

Eine Programmierschnittstelle ist eine Schnittstelle, die von einem Softwaresystem anderen Programmen zur Anbindung an das System zur Verfügung gestellt wird. Oft wird dafür die Abkürzung API verwendet. Im Gegensatz zu einer Binärschnittstelle (ABI) definiert eine API nur die Verwendung der Schnittstellen auf Quelltextebene. (Quelle: Wikipedia)

regisafe nutzt verschiedene APIs, z. B. die "MAPI" von Mail-Systemen, die API des Autonomy-Viewers, die APIs mancher eingebundener Programme etc.; die IQ-Technik bietet eine API für andere Programme: Über COM und DDE können alle QScript-Funktionen aufgerufen werden.

Die "Arbeitsplatzverwaltung" ist eine regisafe-Funktion, die es dem Administrator erlaubt, alle freigegebenen regisafe-Client-Arbeitsplätze anzuzeigen und zu verwalten. Zur Freigabe eines Arbeitsplatzes muss bei der ersten Verwendung eines regisafe-Clients das Freigabe-Passwort vom Benutzer eingegeben werden. Die Eingabe kann später erneut erforderlich werden, wenn sich die Konfiguration des Arbeitsplatzes geändert hat.

Zur Verwaltung der Arbeitsplätze gehört das Sperren und Entsperren der einzelnen Arbeitsplätze sowie das Beschränken einzelner Arbeitsplätze auf bestimmte Benutzer.

Zu jeder Organisationsstruktur können beliebig viele sogenannte Arten angelegt werden. Die einzelnen Arten können unterschiedliche Objektreiter haben, sie können aber auch alle identische Objektreiter verwenden. Beim Neuanlegen eines Objekts werden die einzelnen Arten zur Auswahl angeboten. Nach Bedarf kann für jede Art auch eine spezielle Suchart definiert werden.

Beispiele für Arten:

- Organisationsstruktur Akten/Vorgänge (Akten): Unterschiedliche Objektreiter für bestimmte Anwendungsfälle (z.B. Personalakte, Steuerakte, Kundenakte)

- Organisationsstruktur Sitzungen: Eine Art pro Gremium

- Organisationsstruktur Schriftgut (Dokumente): Für jedes eingebundene Anwendungsprogramm eine Art, zusätzliche Arten für spezielle Anwendungsfälle wie Serienbriefe oder Sitzungsvorlagen

- Organisationsstruktur Adressen: Art "Person", Art "Firma/Verwaltung", Art "Partner/Eheleute", Art "Ansprechpartner-Adresse"

Auswahlfeld-Listen dienen in regisafe dazu, mögliche Feld-Inhalte (Einträge) für die Erfassung bestimmter Felder von Datensätzen vorzugeben. Auswahlfeld-Listen für unterschiedliche Zwecke werden dazu bereits bei der Installation von regisafe eingerichtet. Bei der Datenerfassung kann der Benutzer dann aus den vorgegebenen Einträgen auswählen. Je nach Berechtigung können Auswahlfeld-Listen auch bei der Erfassung um neue Einträge erweitert werden.

Manche Auswahlfeld-Listen erlauben außerdem die Erfassung von zusätzlichen Informationen zu einem Eintrag, die an anderer Stelle im Programm weiterverwendet werden.

Der Begriff AutoUpdate wird sowohl für das Verfahren als auch für das IQ-Modul "AutoUpdate" verwendet.

Das IQ-Modul AutoUpdate lädt sich automatisch aus dem Internet die aktuellen Programmversionen herunter und spielt diese in der regisafe-Installation ein.

Das AutoUpdate lässt sich auch so einrichten, dass es vor dem Einspielen der neuen Programmversion erst entsprechend berechtigte Benutzer um Bestätigung bittet.

Der Strichcode, auch Barcode (englisch: bar = Strich) oder Identcode genannt, ist eine maschinenlesbare Schrift, die aus verschieden breiten senkrechten Strichen und Lücken besteht. Sie kann über optische Abtaster, sogenannte Strichcodelesegeräte (oder Barcodelesegerät, umgangssprachlich: Scanner) maschinell gelesen und weiterverarbeitet werden. (Quelle: Wikipedia)

Etiketten für Barcode-Beschriftung

Ein Barcodeleser ist ein Datenerfassungsgerät, das verschiedene Barcodes lesen und weitergeben kann.

Die in Verbindung mit regisafe verwendeten Barcode-Lesegeräte werden zwischen Tastatur und Computer geschaltet, sodass das Lesen eines Barcodes identisch mit der Eingabe der Ziffern-Werte des Barcodes über die Tastatur ist.

Bei drahtlosen Lesegeräten wird die Empfänger-Einheit zwischen Tastatur und Computer geschaltet.

regisafe bietet eine Vielzahl an Einstellungs-Möglichkeiten, um die Funktionsweise an individuelle Bedürfnisse anzupassen.

regisafe unterscheidet dabei zwischen System-Einstellungen, die einheitlich in der gesamten regisafe-Umgebung gelten und Benutzer-Einstellungen, die nur für den einzelnen Benutzer gelten, der diese gesetzt hat.

Für jeden Benutzer und jede Benutzergruppe können in der regisafe-Benutzerdefinition individuelle Daten nach Bedarf als Zusatzdaten erfasst werden. Die Zusatzdaten lassen sich mithilfe von Formularfeldern auch an Dokumente übergeben sowie für andere Zwecke (z.B. die Konfiguration des Mail-Systems) nutzen.

Beispiele für Zusatzdaten sind Mail-Adresse, Telefon-Durchwahl und Diktatzeichen.

Eine administrative Funktion, welche das regisafe-Modul Benutzerverwaltung bietet. Hier werden Benutzer und Gruppen angelegt und deren Berechtigungen etc. definiert (inkl. hierarchischer Gruppendefinition).

Siehe auch: Benutzerverwaltung, Benutzerzugriffskontrolle, Erweiterte Benutzerverwaltung

Eine interne Funktion, welche das regisafe-Modul Benutzerverwaltung bietet. Sie stellt sicher, dass nur berechtige Benutzer auf Objekte und Funktionen zugreifen dürfen.

Siehe auch: Benutzerverwaltung, Benutzerdefinition, Erweiterte Benutzerverwaltung

In der EDV werden Berechtigungen allgemein im Bereich der Datensicherheit verwendet, wenn es darum geht, Anwendern einer Software oder eines Betriebssystems bestimmte Aktionen zu erlauben oder zu verbieten. Neben "Berechtigung" wird dabei auch oft der Begriff "Recht" synonym oder ähnlich verwendet.

Eine "Berechtigung" in regisafe erlaubt oder verbietet es Benutzern, bestimmte Befehle und Funktionen zu verwenden. Abhängig von Berechtigungen bietet die Benutzeroberfläche demnach unterschiedlich viele Befehle an. Die Berechtigungen werden vom Administrator pro Benutzer oder Benutzergruppe in der Benutzerdefinition festgelegt.

Siehe auch: Zugriffsberechtigung

Cache, auch: Schattenspeicher, bezeichnet in der EDV einen schnellen Puffer-Speicher, der in unterschiedlichen Geräten wie z. B. CPUs oder Festplatten zum Einsatz kommt. Ein Cache enthält Kopien von Inhalten eines anderen (Hintergrund-)Speichers und beschleunigt somit den Zugriff darauf. (Quelle: Wikipedia)

In Verbindung mit regisafe wird der Begriff "Cache" hauptsächlich im Zusammenhang mit Dokumentdateien (z.B. Word-Dateien etc.) verwendet: So besitzt jeder regisafe-Client (Arbeitsplatz) eine bestimmte Anzahl Cache-Verzeichnisse (Standard: 64), in denen die zuletzt geöffneten Dateien zwischengespeichert werden. So muss eine zu öffnende Datei, die beispielsweise vor zwei Stunden zuletzt lokal geöffnet war, nicht erneut vom Server übertragen werden.

Auch können in Außenstellen Dateicache-Server eingerichtet werden, die eine sehr große Zahl der Dateien zwischenspeichern, die in dieser Außenstelle erstellt oder bearbeitet werden.

Generell gilt: Die im Cache vorgehaltenen Dateien sind lediglich Kopien der auf einem Dateispeicher-Server gespeicherten Datei. Ein Cache muss daher nicht in eine Datensicherung einbezogen werden.

Client = Arbeitsplatz

Als Client wird ein Computerprogramm bezeichnet, das die Ressource einer zentralen Station (eines Servers) nutzt. Der Client muss dazu Kontakt zum Server aufbauen und kann dann dessen Angebot nutzen. Die Kommunikation erfolgt im allgemeinen über ein Rechnernetz. Das heißt, der Server befindet sich auf einem anderen Rechner als der Client. Das Verfahren wird als Client-Server-Prinzip bezeichnet. Für den Client bedeutet dies, dass er diesen Dienst nicht selbst bereitstellen muss. (Quelle: Wikipedia)

Für regisafe ist dies der regisafe-Client. Siehe dazu auch: Client/Server-Anwendung

Viele regisafe-Module bestehen aus einer Server-Komponente und einer Client-Komponente, z.B. "BildarchivServer" und "BildarchivClient". Sowohl das Server- als auch das Client-Modul befinden sich im Ordner "IQModule" einer regisafe-Installation. Das Server-Modul wird über die IQServer.INI in regisafe eingebunden, das Client-Modul hingegen über die regisafe.INI.

regisafe ist eine Client/Server-Anwendung. Dies bedeutet: regisafe besteht aus einem Programm für den Arbeitsplatz (regisafe-Client) sowie einem Server-Programm, dem IQ-Server.

Bei großen Installationen sowie hoher Beanspruchung kann der IQ-Server auch auf mehrere Computer aufgeteilt werden.

Für regisafe wird als Kommunikation zwischen Client und Server das TCP/IP-Protokoll verwendet, das heutzutage von nahezu allen Netzwerken unterstützt wird, insbesondere auch vom Internet: So kann auch das Internet als Verbindung zwischen Client und Server dienen.

Der regisafe-Client ist die Software, mit der der Benutzer an seinem Arbeitsplatz arbeitet, während der IQ-Server zentrale Funktionen zur Verfügung stellt (z. B. Datenbank, Benutzerzugriffskontrolle, Dateispeicher). Die meisten Module bestehen aus Client- und Server-Komponenten, welche sich die Arbeit teilen: So stellt beispielsweise die Client-Komponente der Mail/Wiedervorlage dem Benutzer alle Funktionen zur Verfügung, um sich Mails anzeigen zu lassen und Mails einzugeben, während die Server-Komponente für die Speicherung, Verarbeitung und Verteilung der Mails zuständig ist. Die Server-Komponenten stellen ihre Dienste als sogenannter "Dienst" zur Verfügung (nicht verwechseln mit den Diensten des Windows-Betriebssystems), welche nummeriert sind: Beispielsweise ist Dienst 1 die Datenbank und Dienst 2 der Dateispeicher.

Sowohl die regisafe-Client- als auch die -Server-Programme sind Windows-Programme, benötigen also ein Windows-Betriebssystem auf dem PC, auf dem sie laufen. Das Server-Programm, der IQ-Server, kann auch als Windows-Dienst eingerichtet werden (welcher dann wiederum mehrere eigene Dienste bereitstellt).

Ein Rechnerverbund oder engl. Computercluster bzw. meist einfach Cluster (engl. für "Schwarm", "Gruppe", "Haufen"), bezeichnet eine Anzahl von vernetzten Computern, die von außen in vielen Fällen als ein Computer gesehen werden können. In der Regel sind die einzelnen Elemente eines Clusters untereinander über ein schnelles Netzwerk verbunden. Ziel des „Clustering“ besteht meistens in der Erhöhung der Rechenkapazität oder der Verfügbarkeit gegenüber einem einzelnen Computer. Die in einem Cluster befindlichen Computer (auch Knoten (englisch nodes) oder Server) werden auch oft als Serverfarm bezeichnet

Die Prüfung der Datei-Integrität von Schriftstücken (Dokumenten), also der Übereinstimmung der aktuellen Version mit der original gespeicherten Version, bildet einen Teil des regisafe-Anwendungsmoduls "Fälschungssicherer Dateispeicher".

Als Grundlage dient der Hash-Wert, sozusagen der „Fingerabdruck“ der einzelnen Dateien eines Schriftstücks (Dokuments). Der Hash-Wert wird nach einem bestimmten Algorithmus aus dem Inhalt einer Datei errechnet und gespeichert. Eine Änderung der Datei ergibt einen anderen Hash-Wert, sodass durch den Vergleich eines aktuellen Hash-Werts mit dem ursprünglichen Hash-Wert eine Änderung zuverlässig erkannt wird. Auch das Austauschen, Entfernen oder Hinzufügen von Dateien wird hierbei festgestellt.

Datei-Konverter dienen dazu, Daten von einem Dateiformat in ein anderes zu konvertieren, z.B. von DOC in PDF, TIFF, HTML, THUMB (Miniaturansicht).

regisafe bietet hierzu verschiedene Anwendungsmodule an, z.B. "Konvertierungsserver", "TIFF-Konverter", "PDF-Konverter".

Unter "Datei-Verweise" ist die Möglichkeit von regisafe zu verstehen, im Datensatz eines Schriftstücks auf die Datei eines anderen Schriftstücks zu verweisen.

Die Möglichkeit, solche Datei-Verweise zu erstellen, wird nicht dem Anwender zur Verfügung gestellt, sondern sie wird lediglich z.B. von Schnittstellen etc. verwendet: So kann es bei Kassen- und Rechnungsbelegen erforderlich sein, dass zu einem Beleg mehrere Schriftstücke angelegt werden sollen. In diesem Fall kann die Schnittstelle den Beleg (z.B. als TIFF-Datei) unter einem Schriftstück ablegen - und bei den anderen Schriftstücken nur einen Datei-Verweis eintragen. Auf diese Weise muss der Beleg selbst (also z.B. die TIFF-Datei) nicht mehrfach gespeichert sein.

Wird zu einem Schriftstück mit Datei-Verweis die Datei in der Vorschau aufgerufen oder geöffnet, wird intern die Datei des Schriftstücks verwendet, auf die verwiesen wird.

Mit dem regisafe-Anwendungsmodul Schriftstück-Viewer kann zu Dateien eine Datei-Vorschau angezeigt werden, ohne dass man diese Datei im jeweiligen Anwendungsprogramm öffnen muss. Auch in anderen Funktionen wird diese Möglichkeit genutzt, z.B. bei "Aktuelle Anzeige drucken" oder bei "Bestehende Datei zuordnen".

Voraussetzung für die Datei-Vorschau ist immer das Anwendungsmodul Schriftstück-Viewer.

Ein eigener IQ-Server, welcher als Dateizwischenspeicher z.B. in Außenstellen fungiert. Auf diesem IQ-Server ist das IQ-Modul QStorageCache eingebunden.

Bestandteil des Anwendungsmoduls "Synchronsicherung" zur Erhöhung der Datensicherheit. Sie schreibt sämtliche neu angelegten oder geänderten Dateien eines Dateispeichers zusätzlich auf ein weiteres Medium.

Zur Verfügung stehen die folgenden Sicherungsarten:

- Festplattensicherung

- Automatische Sicherung auf MO-Medien (WORM) o.ä.

- Halbautomatische Sicherung auf CD, DVD o.ä.

Die Dateispeicher-Synchronsicherung sichert ausschließlich Dokumentdateien, nicht jedoch die zugehörigen Datenbank-Einträge (Metadaten).

Für die Synchronsicherung der Datenbank-Einträge wird die Datenbank-Synchronsicherung eingesetzt.

Die Speicherung von Dateien wird in regisafe meist von dem einzigen IQ-Server einer Installation durchgeführt, auf diesem ist also das IQ-Modul QStorageServer eingebunden.

Es besteht jedoch die Möglichkeit, stattdessen oder zusätzlich separate "Dateiverwaltungs-Server" einzusetzen: Dies sind IQ-Server, auf denen ebenfalls das IQ-Modul QStorageServer eingebunden ist.

Datenbanken speichern Daten und stellen Funktionen zum Wiederfinden dieser Daten bereit.

In regisafe werden Dokumentdateien (z.B. Word-Dateien, PDF-Dateien) nicht in der Datenbank gespeichert, sondern in einem Dateispeicher. In der Datenbank werden jedoch alle anderen Daten (z.B. der Aktenplan/Findex, die Benutzerdefinition, die Schriftstück/Dokument-Metadaten, die Terminkalender, die Auswahlfeld-Listen) gespeichert.

QSearch ist die eigens für regisafe entwickelte, integrierte Datenbank, stattdessen kann aber auch Microsoft SQL-Server als Datenbank verwendet werden.

In Verbindung mit Schnittstellen ist auch der Zugriff auf andere Datenbanken möglich (IQ-Modul QDataQuery).

Bestandteil des regisafe-Basis-Moduls: Statt der integrierten QSearch-Datenbank kann mithilfe der Datenbank-Integration, eine externe Datenbank verwendet werden.

Die Datenbank-Integration ist ohne Mehrkosten im Basis-Modul beinhaltet, nicht jedoch die eigentliche externe Datenbank (derzeit: Microsoft SQL Server).

Der Begriff "Datenbank-Server" wird mit zwei Bedeutungen verwendet:

1. In der Regel läuft die regisafe-Datenbank-Komponente (z.B. QSearch oder die Schnittstelle zum Microsoft SQL-Server) auf dem IQ-Server, auf dem auch die übrigen regisafe-Komponenten laufen. Es ist jedoch möglich, die Datenbank-Komponenten, auf einem eigenen, separaten IQ-Server laufen zu lassen.

2. Ein Microsoft SQL-Server oder ein Oracle-Server wird als "Datenbank-Server" bezeichnet.

Bestandteil des Anwendungsmoduls "Synchronsicherung" zur Erhöhung der Datensicherheit. Sie verhindert, dass durch das Rückspielen einer Datensicherung die Daten verloren gehen, die seit dem Zeitpunkt der Sicherung erfasst wurden.

Die Datenbank-Synchronsicherung sichert ausschließlich Datenbank-Einträge, nicht jedoch die Dokumentdateien (also z.B. nicht die Word-Dateien oder die TIFF-Dateien gescannter Dokumente).

Für die Synchronsicherung der Dokumentdateien wird die Dateispeicher-Synchronsicherung eingesetzt.

Eine Datenbankreorganisation (auch kurz "Reorganisation" oder "Reorg" genannt) wird durchgeführt, um einen defekten Datenbestand zu reparieren. Die Reorganisation baut sämtliche Indexdateien etc. neu auf, sodass nach Abschluss der Reorganisation ein konsistenter Datenbestand vorliegt.

Eine Reorganisation wird über den Befehl "Datenbankverwaltung" des Programm-Menüs aufgerufen.

Eine Reorganisation wird immer pro Datensatztyp durchgeführt (z. B. Schriftgut, Mail/Wiedervorlage oder Benutzerdefinition), es muss also nicht der komplette Datenbestand auf einmal reorganisiert werden. Allerdings können auch alle Datensatztypen markiert werden; sie werden dann nacheinander reorganisiert. Reorganisationen können auch geplant werden (z.B.: Heute um 23:00 Uhr).

Eine Reorganisation kann im laufenden Betrieb durchgeführt werden.

Um nur einzelne Indexdateien neu aufzubauen kann statt einer Reorganisation auch eine Reindizierung durchgeführt werden.

regisafe erlaubt die Aufteilung der Datenbank in mehrere Datenlager. Grundsätzlich dient ein Datenlager der Speicherung von Objekten festgelegter "Themenbereiche", unabhängig davon, ob diese aus einer oder mehreren Organisationsstrukturen stammen. So kann beispielsweise ein Datenlager eingerichtet werden, das sowohl Akten/Vorgänge als auch Schriftstücke aus dem Themenbereich "KFZ-Akten" enthält.

Innerhalb der Datenbank werden die Objekte verschiedener Datenlager in unterschiedlichen Datensatztypen gespeichert. In welchem Datenlager bzw. Datensatztyp ein bestimmtes Objekt gehalten wird, wird beim Neuanlegen des Objekts anhand festgelegter Regeln bestimmt.

Beispiele: Akten/Vorgänge der ArtID "KFZ-Akte" kommen in das Datenlager "KFZ-Akten"; Schriftstücke unter Aktenzeichen "123" kommen in das Datenlager "Kassenbelege".

Für jedes Datenlager wird eine eigene Berechtigung bereitgestellt - nur Benutzer, welche über diese Berechtigung verfügen, können auf dieses Datenlager zugreifen.

Datenlager dienen der Aufteilung eines sehr großen Datenbestandes. In solchen Fällen wird die Performance verbessert, da beispielsweise Suchfunktionen nicht über den gesamten Datenbestand, sondern nur über Teilbereiche (=Datenlager) ausgeführt werden müssen.

Ein Datensatztyp ist ein Teil der regisafe-Datenbank. In einem Datensatztyp werden jeweils beliebig viele Objekte (= Datensätze) desselben Typs gespeichert.

Beispiele: Im Datensatztyp "Aktenplan" ("Findex") werden alle Aktenzeichen ("Bereiche") gespeichert, im Datensatztyp "Schriftgut" alle Schriftstücke ("Dokumente").

Bei Verwendung einer SQL-Datenbank entspricht ein Datensatztyp einer Tabelle in der SQL-Datenbank.

Die in einer regisafe-Installation vorhandenen Datensatztypen lassen sich ermitteln, indem im Menü "Programm" der Befehl "Datenbankverwaltung" aufgerufen wird.

Unter Datensicherung wird meist die regelmäßige Sicherung aller Daten auf ein Sicherungsband verstanden. Es kann jedoch auch das Kopieren der Daten in ein anderes Verzeichnis, auf eine CD o. ä. sein. So erstellt beispielsweise die QSearch-Datenbank regelmäßig Kopien der Datenbank in sogenannte Backup-Verzeichnisse (Backup ist der englische EDV-Fachbegriff für Datensicherung).

Die IQ-Technologie ermöglicht die Einrichtung mehrerer Dateispeicher, z.B. verteilt auf mehrere Außenstellen. Dadurch entsteht in der Gesamtheit ein dezentraler Dateispeicher.

Mit dieser Schnittstelle können regisafe-Objekte als E-Mail via Microsoft Outlook versendet werden, sie ist Bestandteil des regisafe-Basis-Moduls. Damit kann ein externer E-Mail-Client (z.B. über den Befehl "Als E-Mail senden (Outlook)" o.ä.) aufgerufen werden, um darüber E-Mails zu versenden. Das Modul Mail/Wiedervorlage wird hierfür nicht verwendet.

Wird das Modul Mail/Wiedervorlage eingesetzt, ist die E-Mail Integration meist deaktiviert; kann jedoch über eine System-Einstellung aktiviert werden, sodass dem Benutzer zusätzlich zu den Funktionen der Mail/Wiedervorlage auch der Befehl "Als E-Mail senden (Outlook)" o.ä. zur Verfügung steht.

Die "E-Mail-Integration (ohne Mail/Wiedervorlage)" ist eine der fünf verschiedenen Schnittstellen, die zwischen regisafe und Outlook bestehen (siehe: Schnittstellen zu Outlook).

regisafe-Anwendungsmodul, welches die Benutzerverwaltung um folgenden Funktionsumfang erweitert:

- Dezentrale Benutzeradministration: Die Administration der Benutzer (neue Benutzer anlegen, Gruppen zuordnen, Zusatzdaten erfassen usw.) kann auf mehrere „Bereichs-Administratoren“ verteilt werden und muss nicht zentral von einem Administrator durchgeführt werden. Jeder Bereichs-Administrator kann Benutzer und Gruppen innerhalb seines Bereichs (Amt, Abteilung o.ä.) verwalten, darüber hinaus ist ihm dies jedoch nicht möglich.

- Mehrere Benutzereinstellungen-Standards: Es können mehrere Benutzereinstellungen-Standards definiert werden. Beim Anlegen eines neuen Benutzers kann festgelegt werden, welcher Benutzereinstellungs-Standard für ihn gelten soll. Zudem kann ein Benutzer beim Befehl „Einstellungen / Auf Standardwerte zurücksetzen“ (im Dialogfenster Programm / Einstellungen) wählen, auf welche Standardwerte zurückgesetzt werden soll.

Siehe auch: Benutzerverwaltung, Benutzerdefinition, Benutzerzugriffskontrolle

regisafe-Anwendungsmodul, das durch die Verwendung zweier ineinandergreifender Hash-Werte (160 Bit) jede Modifikation einer Datei erkennbar macht. Eine der Grundlagen für eine revisionssichere Speicherung.

Der PDF/A-Konverter Office bietet mit dem IQ-Modul "Filemerger" eine optionale Erweiterung, mit deren Hilfe beliebige Schriftstücke sortiert in einer gemeinsamen PDF-Datei zusammengefasst und durchgehend nummeriert werden können.

Zu beachten: Enthält ein Schriftstück mehrere Dateien, wird hier nur die Hauptdatei berücksichtigt.

Nach Einbinden der IQ-Module des Filemerger steht die neue Schriftstück-Art "Zusammengeführte Datei" zur Verfügung. Siehe dazu den Eintrag "Zusammengeführte Datei".

File Transfer Protocol

Das File Transfer Protocol (engl. für „Dateiübertragungsverfahren“) ist ein im RFC 959 von 1985 spezifiziertes Netzwerkprotokoll zur Dateiübertragung über TCP/IP-Netzwerke. FTP ist in der Anwendungsschicht des TCP/IP Protokollstapels angesiedelt. Es wird benutzt, um Dateien vom Server zum Client (Download), vom Client zum Server (Upload) oder clientgesteuert zwischen zwei Servern zu übertragen. Außerdem können mit FTP Verzeichnisse angelegt und ausgelesen, sowie Verzeichnisse und Dateien umbenannt oder gelöscht werden.

Um Verschlüsselung und Authentifizierung zu nutzen, kann Transport Layer Security eingesetzt werden (FTP über SSL, kurz FTPS). Nach der Authentifizierung des Hosts und der Verschlüsselung durch TLS kann FTP die Authentifizierung des Client mittels Benutzername und Kennwort durchführen, wenn der Client sich nicht bereits mit einem Zertifikat über TLS authentifiziert hat.

Außerdem existiert mit dem SSH File Transfer Protocol (SFTP) eine auf SSH aufbauende Alternative zu FTP für Dateiverwaltung und -übertragung, bei dem nur der schon laufende sshd-Daemon genutzt und somit keine weitere Software auf Serverseite benötigt wird.

(Quelle: Wikipedia)

Ein Hash-Wert bzw. Streuwert ist ein skalarer Wert, der aus einer komplexeren Datenstruktur (Zeichenketten, Objekte, ...) mittels einer Hash-Funktion berechnet wird. Ein Hash-Wert wird auch als Fingerprint bezeichnet. Denn wie ein Fingerabdruck einen Menschen nahezu eindeutig identifiziert, ist ein Hash-Wert eine nahezu eindeutige Kennzeichnung einer übergeordneten Menge. (Quelle: Wikipedia)

In regisafe werden vom "Fälschungssicheren Dateispeicher" beim Speichern einer Datei, noch vor der Übertragung der Datei an den Server, zwei ineinander greifende 160-Bit Hash-Werte gebildet und zusammen mit der Datei gespeichert.

regisafe verwendet den Algorithmus RIPEMD-160 zur Errechnung von Hash-Werten. Neben SHA-1 ist dieses in Europa entwickelte Hash-Verfahren das derzeit wichtigste kryptografische Hash-Verfahren.

Hersteller des Produkts KeyView, welches die Grundlage für die regisafe-Module 'Schriftstück-Viewer' und 'HTML-Konverter' bildet.

regisafe-Anwendungsmodul zum Konvertieren zahlreicher Dateiformate in das HTML-Format.

HyperText Transfer Protocol

Das HyperText Transfer Protocol (HTTP) ist ein Protokoll zur Übertragung von Daten über ein Netzwerk. Es wird hauptsächlich eingesetzt, um Webseiten und andere Daten aus dem World Wide Web (WWW) in einen Webbrowser zu laden. (Quelle: Wikipedia)

HyperText Transfer Protocol Secure (dt.: sicheres Hypertext-Übertragungsprotokoll)

HTTPS ist ein Verfahren, um Daten im World Wide Web abhörsicher zu übertragen. Technisch definiert es als URI-Schema eine zusätzliche Schicht zwischen HTTP und TCP. (Quelle: Wikipedia)

Das HTTPS-Protokoll wird verwendet, wenn die Leitung und damit die Daten zwischen dem aufrufenden PC und dem Server auf dem die Daten der Internetseite liegen, "sicher" sein muss bzw. die Daten verschlüsselt übertragen werden. Bei solchen Seite ist also die Sicherheit für den aufrufenden PC wesentlich größer, weil er auch wirklich die richtigen Daten bekommt, diese also auf dem Weg vom Server zum aufrufenden PC nicht durch eine andere Stelle verändert worden sind.

HTTPS bedeutet also gesicherte Verbindung über ein sog. SSL Zertifikat. Im Firefox erscheint dann z.B. unten rechts in der Leiste ein Schloss.

Sensible Daten wie Bankverbindungen etc. werden via HTTPS "abhörsicher" und verschlüsselt übertragen. Deshalb sollte man darauf achten, dass z.B. beim Einkauf im Internet die Dateneingabe nur auf HTTPS-Seiten erfolgt.

regisafe-Anwendungsmodul zum Exportieren sämtlicher Daten der Datenbank in ein Standardformat. Umgekehrt ermöglicht dieses Modul auch, Daten, die von anderen Anwendungsprogrammen zur Verfügung gestellt werden, in regisafe zu importieren.

Jeder Computer, der in ein TCP/IP-basierendes Netzwerk (beispielsweise das Internet) eingebunden ist, verfügt über eine eindeutige IP-Adresse, die aus vier Zahlen (je von 0 bis 255), die jeweils durch einen Punkt voneinander getrennt sind, besteht (Beispiel: 123.45.67.89).

Jeder Computer kann jeden anderen über dessen IP-Adresse ansprechen.

Der IQ-Drucker ist ein virtueller Drucker, sprich ein Druckertreiber: Die Druckdaten werden nicht an einen physikalischen Drucker weitergeleitet, sondern stattdessen durch regisafe weiterverarbeitet.

Bestandteil des Anwendungsmoduls Spooldaten-Import und Voraussetzung zur Nutzung des TIFF-Konverters.

IQ-Module: Technische Module, die regisafe und andere IQ-Programme verwenden. Hierzu zählen IQ-Module wie z. B. "QWindows" oder "MailClient".

Der IQ-Server ist die Server-Anwendung von regisafe.

Siehe auch: "Client/Server-Anwendung" und "Server"

regisafe und die zugrunde liegende IQ-Technologie wurde entwickelt, um eine zukunftorientierte Plattform für das Dokumentenmanagement und alle ergänzenden Anwendungen zu bieten.

Die IQ-Technologie zeichnet sich insbesondere durch den hierarchisch modularen Programm-Aufbau, individuelle Anpassbarkeit durch QScript, frei definierbare Fenster, Datensätze und Anwendungs-Funktionen sowie die Erweiterbarkeit durch Ergänzungs-Produkte und extreme Skalierbarkeit aus.

JPEG (kurz JPG) ist das im Web am weitesten verbreitete Grafikformat für Fotos; verlustfreie sowie auch verlustbehaftete Kompression. Ein nachträgliches Heraufsetzen des Qualitätsfaktors vergrößert zwar den Speicherbedarf der Bilddatei, bringt aber verlorene Bildinformation nicht mehr zurück. Wandelt Bilddaten in "Pixel" um, sieht man am bekannten "Treppeneffekt".

Als Dateinamenserweiterung wird sowohl "JPEG" als auch "JPG" verwendet.

Nicht zu verwechseln mit den neueren JPEG2000-Formaten, die in zahlreiche Unterformate aufgeteilt sind (Dateinamenserweiterung JP2 und J2K).

Konverter-Modul, das die Konvertierung zahlreicher Bilddateiformate in die Dateiformate JPEG und JPEG2000 ermöglicht.

Neben der Standard-Konvertierung können weitere Konvertierungen konfiguriert werden, bei denen die Bildqualität und/oder die Auflösung festgelegt werden kann.

Folgende Bilddateiformate bzw. Dateinameserweiterungen können konvertiert werden (Quellformate):

JPEG, JPG, JP2 (JPEG2000), TIF, TIFF, BMP, RLE, DIB, EPS, GIF, PNG, TGA, IMG, DXF, PCX, DCX

Dateinamenserweiterung bei Zielformat JPEG: JPG oder JPEG

Dateinamenserweiterung bei Zielformat JPEG2000: JP2

Das zentrale Konverter-Management von regisafe sorgt dafür, dass alle in einer Installation verfügbaren Konverter registriert und bei Bedarf automatisch genutzt werden.

Am Haupt-IQ-Server muss das IQ-Modul "KonverterManager" eingebunden werden, um das zentrale Konverter-Management von regisafe zu nutzen. Die einzelnen Konverter-Module werden dann an einem oder mehreren Konvertierungs-Servern oder an einem Client eingebunden und automatisch vom "KonverterManager" am Haupt-IQ-Server verwaltet.

Bis zur Version 4.8 wurde das Konverter-Management mithilfe der IQ-Module Konvertierungsserver und Konvertierungsclient durchgeführt.

Mit dieser Schnittstelle können E-Mails in regisafe über alle unterstützten Outlook-Versionen empfangen und versendet werden. Sie ist optionales Bestandteil des Moduls Mail/Wiedervorlage und kann in diesem Zusammenhang bei Bedarf eingesetzt werden.

Die "Mail/Wiedervorlage (MailConnector/MAPI/Redemption)" ist eine der fünf verschiedenen Schnittstellen, die zwischen regisafe und Outlook bestehen (siehe: Schnittstellen zu Outlook).

Häufig werden die IP-Adressen in Netzwerken so vergeben, dass ein Computer zwar innerhalb des Netzwerks (LAN = Local Area Network) eine eindeutige Adresse besitzt, diese jedoch nicht weltweit (im Internet) gültig ist: Von außen werden alle Computer über eine einzige gemeinsame IP-Adresse angesprochen und der Router bzw. die Firewall ordnet die Datenpakete jeweils den einzelnen Computern zu, dies nennt man Masquerading (maskieren).

Datenbanksystem der Firma Microsoft. Die regisafe-Datenbank-Integration", welche Bestandteil des regisafe-Basis-Moduls ist und statt der QSearch-Datenbank eingesetzt werden kann, kann den Microsoft SQL-Server als Datenbank für regisafe verwenden. Der Microsoft SQL-Server selbst ist nicht im Lieferumfang von regisafe enthalten.

Die Magneto Optical Disk (auch MOD, dt. "magnetooptische Diskette") ist ein rotierendes Speichermedium, das magnetisch beschrieben und optisch ausgelesen wird.

Bei der Magneto Optical Disc gibt es keine einheitliche Schreibweise. Man findet sowohl Magneto Optical Disc, "Magneto Optical Disk" als auch MO-Diskette oder kurz MO. Letztere gibt es auch in den populären Varianten MO-Laufwerk und MO-Medium (bzw. seltener) MO-Cartridge. (Quelle: Wikipedia)

Siehe auch: WORM

NAS-WORM-Langzeitspeichersysteme sind Netzwerk-Speichersysteme, welche die Unveränderbarkeit gespeicherter Daten gewährleisten können (NAS=Network Attached Storage, WORM=Write Once Read Many)

regisafe bietet eine Schnittstelle zu NAS-WORM-Systemen, mit der diese als Dateispeicher genutzt werden können, sowie diverse kompatible Hardware.

Die regisafe-Daten werden innerhalb der Datenbank in mehreren sogenannten Datensatztypen verwaltet. Beispiele für Datensatztypen sind Aktenplan (Findex), Schriftgut, Mail.

Legt nun der Anwender in regisafe ein neues Schriftstück (Dokument) an oder er schreibt eine Mail, so wird der entsprechende neue Datensatz als ein "Objekt" im zugehörigen Datensatztyp Schriftgut bzw. Mail in der Datenbank gespeichert.

In jedem Datensatztyp können "beliebig" viele Objekte verwaltet werden. In der regisafe-Benutzeroberfläche sind die Objekte vor allem zu sehen in Trefferlisten (Liste von Objekten) und Objektreitern (Details eines Objekts).

OCR steht für Optical Character Recognition (= optische Zeichenerkennung): Auslesen des Textes aus einer gescannten Seite.

regisafe bietet mit den Modulen "OCR-Konverter" und "PDF/A-Konverter Image-Compressor" zwei OCR-Dienste.

Konverter-Modul, das die Umwandlung von gescannten Seiten (PDF- oder TIFF-Dateien) in eine Textdatei ermöglicht, beispielsweise für die Volltext-Indizierung oder eine spätere Bearbeitung.

Siehe auch: OCR

ODBC (Open DataBase Connectivity, "Offene Datenbank-Verbindungsfähigkeit") ist eine standardisierte Datenbankschnittstelle, die SQL als Datenbanksprache verwendet. ODBC bietet also eine Programmierschnittstelle (API), die es einem Programmierer erlaubt, seine Anwendung relativ unabhängig vom verwendeten Datenbankmanagementsystem (DBMS) zu entwickeln, wenn dafür ein ODBC-Treiber existiert.

Der Datenzugriff erfolgt nie unmittelbar auf eine Tabelle oder eine Datenbank, sondern immer über die entsprechende (ODBC-)Komponente. Mit ODBC kann auf jede lokale oder ferne Datenquelle zugegriffen werden. (Quelle: Wikipedia)

Wird in regisafe statt der integrierten "QSearch"-Datenbank die "Datenbank-Integration" genutzt, greift regisafe via ODBC auf eine externe Datenbank zu. Derzeit verfügbar: Microsoft SQL Server.

Zusätzlich bietet das Modul Schriftgut-Scanner Capture die Möglichkeit, via ODBC auf fremde Datenbanken zuzugreifen, um sich daraus für die Ablage von Dokumenten benötigte Informationen zu holen.

Archivieren auf optischen Datenspeichern.

Siehe: Archivieren

Siehe: optischer Dateispeicher

Beispiele für Organisationsstrukturen sind: Aktenplan bzw. Findex, Akten/Vorgänge bzw. Akten, Schriftstücke bzw. Dokumente, Adressen, Verteiler, Sitzungen.

Organisationsstrukturen sind die Strukturen, in welchen die mit regisafe verwalteten Daten organisiert sind - daher der Name "Organisationsstrukturen".

Die Basis-Funktionalität aller Organisationsstrukturen werden durch das zentrale IQ-Modul "OrgaManager" (OrgaManagerClient/OrgaManagerServer) bereitgestellt. Daher sind alle Organisationsstrukturen ähnlich aufgebaut, beispielsweise bezüglich Suchfunktionen, Anzeige im "Finden & Wissen"-Reiter, Darstellung in Objekt-Reitern usw.

Die einzelnen Organisationsstrukturen unterscheiden sich bezüglich der verwalteten Daten und zahlreicher zusätzlich aktivierbarer Funktionen und Eigenschaften: So ist beispielsweise in regisafe public die Versionsverwaltung standardmäßig nur für die Schriftgutverwaltung aktiviert, für die Akten-/Vorgangsverwaltung steht sie nicht zur Verfügung (sie könnte aber über einen Schalter in der Konfiguration aktiviert werden). Einzelne Organisationsstrukturen besitzen ergänzende Funktionen, die nicht vom OrgaManager bereitgestellt werden (beispielsweise die Funktion "Adresse auf Landkarte anzeigen" der Organisationsstruktur "Adressen".

Die Objekte mancher Organisationsstrukturen sind von unterschiedlichen sogenannten "Arten": Beispielsweise gibt es in der Organisationsstruktur Adressen Arten wie "Person", "Firma / Verwaltung / etc.", in der Akten-/Vorgangsverwaltung kann es die unterschiedlichsten Arten (mit jeweils unterschiedlichen Objektreitern) geben, die teilweise komplexe KommunalPLUS-Verfahren abbilden usw. Auch in der Schriftgutverwaltung können unterschiedliche Arten eingerichtet werden (z.B. "Word", Excel"), denen jeweils noch beliebig viele Standard-Vorlagen (z.B. "Brief", "Aktennotiz") zugeordnet werden können. In der Schriftgutverwaltung unterscheiden sich die Objektreiter meist nicht, allerdings gibt es auch hier Arten mit eigenen Objektreitern (z.B. die Art "Posteingang" des Kommunalpakets) oder die Art "Sitzungsvorlage" beim Einsatz von KommunalPLUS Sitzung).

Jede Organisationsstruktur ist in der Datenbank einem Datensatztyp zugeordnet. Umgekehrt gibt es jedoch unzählige Datensatztypen, die unabhängig von Organisationsstrukturen sind.

Konverter-Modul

(inklusive LuraTech PDF Compressor Enterprise)

Kurzbeschreibung:

- Konvertierung von Bilddateien nach PDF und PDF/A

- Inklusive Komprimierung der Bilddateien, insbesondere farbig gescannter Dokumente

- Texterkennung (OCR)

Als Erweiterung zur automatischen Zusammenstellung von Schriftstücken zu einer PDF/A-Datei steht das optionale Modul Filemerger zur Verfügung.

Siehe auch: PDF - PDF/A - PDF/X, Filemerger

Konverter-Modul

(inklusive “Born Digital Option” für LuraTech PDF Compressor Enterprise)

Kurzbeschreibung:

- Konvertierung von Office-Dokumenten nach PDF und PDF/A

Siehe auch: PDF - PDF/A - PDF/X

Konverter-Modul.

Ermöglicht das Konvertieren von Dateien in das PDF-Format. Das Modul PDF-Konverter ist ohne Berechnung, allerdings ist als Voraussetzung die Vollversion von Adobe Acrobat notwendig. Für Office-Dateien genügt auch Microsoft Office

Ausnahme: Bilddateien (z.B. TIFF-Dateien, JPG-Dateien) kann der PDF-Konverter selbstständig nach PDF konvertieren, es ist hierfür kein anderes Programm notwendig.

PDF (Abkürzung für "Portable Document Format") ist ein von Adobe entwickeltes plattformübergreifendes, offengelegtes Dateiformat für druckbare Dokumente. Die Verwendung von PDF ist weit verbreitet in der Druckvorstufe sowie zum Austausch elektronischer Dokumente. Der "Adobe Acrobat Reader" zum Anzeigen von PDF-Dateien steht kostenlos zur Verfügung.

PDF-Dateien können aus nahezu allen Anwendungen heraus über das Produkt "Adobe Acrobat" (jedoch nicht über das kostenlose Produkt "Adobe Acrobat Reader") erzeugt werden, auch andere Programme zur Erzeugung von PDF-Dateien existieren.

Das regisafe-Modul "Schriftstück-Viewer" kann PDF-Dateien anzeigen, indem es intern den "Adobe Acrobat Reader" (welcher auf dem Computer installiert sein muss) nutzt.

Das regisafe-Modul "PDF-Konverter" kann PDF-Dateien erzeugen, indem es das Produkt "Adobe Acrobat" nutzt, welches auf dem IQ-Server installiert sein muss, welcher die Konvertierung durchführt.

Bestimmte Methoden beim Umgang mit PDF wurden zur Erleichterung des Datenaustausches in der Druckvorstufe (als PDF/X) und zur Langzeitarchivierung von PDF-Dateien (als PDF/A) von der ISO genormt.

PDF/A ist ein als ISO-Norm verabschiedeter Standard zur Verwendung für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente. Untersagt sind darin Referenzen auf Ressourcen, die nicht in der Datei selbst enthalten sind und damit irgendwann nicht mehr zugänglich sein könnten. In einer PDF/A-Datei müssen in jedem Fall enthalten sein: alle benutzten Schriftarten, alle Bilder, Kennzeichnung als PDF/A mittels Metadaten im XMP-Format.

PDF/A-Dateien können mit dem "Adobe Acrobat Reader" und somit auch mit dem regisafe-Modul "Schriftstück-Viewer" angezeigt werden.

Das regisafe-Modul "PDF/A-Konverter Image-Compressor" kann PDF/A-Dateien erzeugen. Die integrierten und damit notwendigen Fremdprodukte hierfür sind in diesem Modul beinhaltet. Für die Konvertierung von Office-Dokumenten kann der Konverter um das Modul "PDF/A-Konverter Office" erweitert werden.

Wenn ein Computer über seine TCP/IP-Adresse von einem anderen Computer angesprochen wird, muss er wissen, welches Programm angesprochen wird. Damit dies möglich ist, gibt es sogenannte Port-Nummern:

Spricht ein Computer einen anderen an, wird neben der TCP/IP-Adresse die gewünschte Port-Nummer angegeben.

Es gibt zahlreiche Standard-Port-Nummern, beispielsweise werden WWW-Server über die Port-Nummer 80 angesprochen, der MS SQL-Server über Port 1433.

regisafe hat ein eigenes Management der Port-Nummern. Standardmäßig werden Port-Nummern im Bereich 60000 - 60010 verwendet. Soll der IQ-Server über eine Firewall angesprochen werden, müssen die Portnummer 60001, 60002, 60005, 60006, bei Einsatz des Moduls Mail/Wiedervorlage 60007 und bei Einsatz des Moduls Registraturverwaltung die 60008 freigeschaltet sein. Weitere Ports werden durch spezielle Module wie beispielsweise „regisafe Mobil“ oder dem Konvertierungs-Server verwendet.

Allgemein: Eine Protokolldatei (engl. "log file") beinhaltet das automatisch erstellte Protokoll von durchgeführten Aktionen oder Fehlerzuständen, ohne dass die Anwender von dieser Protokollierung etwas mitbekommen.

Die wichtigste Protokolldatei von regisafe ist die LOGFILE.XML.

Sie wird im XML-Format in einheitlicher Form im Temp-Verzeichnis des IQ-Servers bzw. regisafe-Clients geführt und listet zu jedem Eintrag folgenden Daten:

- Zeitpunkt

- Typ (z.B. Ereignis, Start/Ende einer Aktion)

- Level (z.B. Fehler, Log)

- Fehlernummer (QNummer)

- Thread-ID

- IQ-Modul

- Meldungstext

- Zusatzinformationen

- Dauer (nur bei Aktionen)

Als Diagnose-Unterstützung wird in der LOGFILE.XML der Abschluss der Startphase sowie das Beenden des Programms protokolliert. Hierbei wird der Inhalt der StartLog.txt in die Protokolldatei aufgenommen. Außerdem können über den IQ-Monitor Debug-Protokollierungen einzelner Programm-Module aktiviert werden, die dann ebenfalls in die Protokolldatei geschrieben werden.

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Eine weitere Protokolldatei ist die StartLog.txt. In ihr wird der Start des regisafe-Clients bzw. des IQ-Servers protokolliert: Alle geladenen Module inkl. Dateiversion und Quellverzeichnis, ausgeführte Initialisierungsfunktionen, usw. werden zusammen mit Zeitangaben aufgeführt. Sie wird bei jedem Start von regisafe bzw. dem IQ-Server neu erstellt. Um schnell und direkt auf diese Informationen zugreifen zu können, wird der Inhalt der StartLog.txt nach Beendigung des Startvorgangs in der Protokolldatei LOGFILE.XML als Abschluss der Startphase aufgenommen.

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Einige Module und Komponenten besitzen eigene Protokolldateien, z.B. "TerminManagerSyncLog.TXT" (Terminkalender-Synchronisation mit Pocket-PC) oder "ImageManagerLog.TXT" (Scannen und Anzeigen von TIFF-Dateien).

Das Auswerten der Protokolldateien kann über den Protokolldatei-Viewer oder einen beliebigen anderen XML-Viewer erfolgen, wobei eine Selektion z.B. nach Eintragstyp "Fehler" möglich ist oder auch die Einschränkung auf die Protokollierungen bestimmter Programm-Module, bestimmter Zeiträume usw.

Im Protokolldatei-Viewer werden die regisafe-Protokolldateien angezeigt. Der Viewer bietet zu diesem Zweck einige Funktionen, die das gezielte Auffinden und die Weiterverarbeitung erleichtern. Er lässt sich z.B. am Client beim Klick auf Protokoll in einer Fehlermeldung sowie am IQ-Server oder dem IQ-Monitor über das Menü öffnen.

Grundsätzlich speichert regisafe alle im laufenden Betrieb auftretenden Ereignisse (wichtige Aktionen und Fehler) in einer Protokolldatei LOGFILE.XML im TEMP-Verzeichnis.

Der Protokolldatei-Viewer zeigt den Inhalt der Protokolldatei in einer Liste an, ähnlich den regisafe-Trefferlisten. Darüber hinaus verfügt er über Befehle, die das Auffinden und Versenden der Protokolldateien unterstützen.

QScript ist eine eigens für regisafe entwickelte Programmiersprache mit deutschem Befehlssatz. QScript ist hierarchisch modular aufgebaut, verbindet QScript mit C++-Programmteilen und stellt in regisafe den Rahmen der IQ-Umgebung dar.

Für regisafe entwickelte Datenbank, die im regisafe-Basis-Modul enthalten ist.

Statt der QSearch-Datenbank kann die "Datenbank-Integration" genutzt werden, um den Microsoft SQL-Server als externe Datenbank zu verwenden.

Unter einer "redundanten Speicherung" wird verstanden, dass bereits gespeicherte Informationen mindestens ein weiteres Mal gespeichert sind.

Eine redundante Speicherung ist sinnvoll, wenn damit die Sicherheit der Speicherung erhöht wird. Kann beispielsweise auf das erste Speichermedium nicht mehr zugegriffen werden (z.B. aufgrund eines Hardware-Defekts oder eines Softwarefehlers), so können die Informationen immer noch von dem redundanten Speichermedium gelesen werden und sind somit nicht verloren.

Das regisafe-Modul "Synchronsicherung" bietet mit seiner Dateispeicher-Synchronsicherung die Möglichkeit, gespeicherte Dokumente neben dem eigentlichen Speicherort (Datenbank/Dateispeicher) sofort (synchron) auf einem weiteren Medium speichern zu lassen. Bei diesem Medium kann es sich beispielsweise um eine externe Festplatte oder ein WORM-Medium handeln. Auf das redundante Speichermedium werden die Metadaten der Datenbank im XML-Format sowie die eigentlichen Dokument-Dateien übertragen und können bei Bedarf für eine Rücksicherung in den eigentlichen Speicherort (Datenbank/Dateispeicher) oder den Zugriff durch andere Programmsysteme verwendet werden.

Unter regisafe-Client (Synonym: IQ-Client) wird die Client-Anwendung von regisafe verstanden.

Siehe dazu auch: "Client" oder "Client/Server-Anwendung"

Eine ab regisafe 4.0 verfügbare Standard-Schnittstelle, welche andere Softwarehersteller (beispielsweise von Fachverfahren) nutzen können, um...

- Akten/Vorgänge bzw. Akten, Schriftstücke bzw. Dokumente, Sitzungen und Adressen an regisafe zu übergeben

- übergebene Objekte in regisafe aufzurufen

- Objekte in regisafe zu suchen und anschließend eine Trefferliste im Exportformat zu erhalten

Der regisafe-Connector ist Bestandteil des Anwendungsmoduls "Import/Export".

Das regisafe-Portal bündelt 3 Onlinelösungen von regisafe in einer zentralen Plattform. Stellenbesetzung Online, Ratsinformation und Online-Anträge stehen in einem Portal gemeinsam zur Verfügung. So lässt sich eine verwaltungseigene Bürgerservice-Seite gestalten, die umfassende Dienste aus einer Hand anbietet. Die im Portal zusammengefassten Lösungen bauen jeweils auf einem bestehenden regisafe-Modul auf:

regisafe-Modul KommunalPLUS Sitzung --> Ratsinformation

regisafe-Modul KommunalPLUS Stellenbesetzung --> Stellenbesetzung Online

regisafe-Modul KommunalPLUS Genehmigung --> Online-Anträge

Das Portal und die beinhalteten Lösungen lassen sich an das jeweilige Design der Verwaltung anpassen und reagieren flexibel auf die Bildschirmgröße (responsives Design). Kleinere Anpassungen wie Logo und Schriftfarbe sind problemlos möglich, wenn das Portal allerdings wie die Website des Kunden aussehen soll, muss eine Aufwandsschätzung erfolgen. Das Portal lässt sich nicht in die Kunden-Website integrieren, sondern der Kunde muss von seiner Website auf das Portal verlinken.

Mit dem neuen regisafe-Portal steht regisafe-Kunden eine im Markt bislang einzigartige Lösung zur Verfügung. Individuell konfigurierbar und flexibel, vollständig in regisafe integriert, benutzerfreundlich und intuitiv sowie verbunden mit Support und Dienstleistung aus einer Hand

Bereitgestellt wird die Portallösung von der comundus GmbH unter dem Namen OBIS, was "Online Bürger Informationssystem" bedeutet. Dies ist eine Sammelbegriff für Portallösungen der comundus GmbH, die u. a. auf regisafe-Modulen aufsetzen und eine Darstellung von regisafe-Inhalten im Internet sowie einen Datenaustausch über das Internet ermöglichen.

Zur Kommunikation und zum Datenaustausch mit regisafe nutzt OBIS den regisafe-Webservice (IQ-API).

Die Sicherheit wird dabei dadurch gewährleistet, dass der Zugriff auf die IQ-API über einen Reverse Proxy erfolgt und eine Zwei-Wege-Authentifizierung (SSL-Zertifikat und IP-Adresse) nutzt. Außerdem wird in regisafe ein technischer Benutzer angelegt, der nur die Berechtigungen hat, ausschließlich auf die Daten vom jeweiligen regisafe-Modul zuzugreifen.

Eine Reindizierung baut in der QSearch-Datenbank eine bestimmte Indexdatei neu auf. Dies geht im Vergleich zu einer Reorganisation, durch die alle Indexdateien und die Datendatei neu aufgebaut werden, deutlich schneller.

Eine Reindizierung wird durchgeführt, wenn eine Indexdatei (z.B. nach einem Server-Absturz) defekt ist.

Die Reindizierung wird im IQ-Server mit dem Befehl "Extras | Datenbank | Datenbankverwaltung | Datensatztypverwaltung" aufgerufen.

Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf die revisionssichere Archivierung für elektronische Archivsysteme. Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind.

(Quelle: Wikipedia)

Zur Überführung von digitalen Dokumenten in ein revisionssicheres Format können verschiedene Konverter-Module in regisafe eingebunden werden. Die Konvertierung kann über die Vergabe eines bestimmten Bearbeitungsstatus gesteuert werden und z.B. auch automatisch im Hintergrund erfolgen.

Das regisafe-Modul "Archivverwaltung" ist eine Lösung für die Verwaltung von archiviertem Schriftgut und bietet unter anderem die Möglichkeit, Klassifikationen und Archivkennungen zu vergeben, um Archivgut wieder auffinden zu können.

Revisionssicherheit kann in regisafe auch durch Einsatz eines fälschungssicheren Dateispeichers gewährleistet werden, der bei jeder gespeicherten Datei zusätzlich zwei ineinander greifende 160-Bit Hash-Werte hinterlegt, welche jede unerlaubte Modifikation einer Datei zuverlässig aufspüren lässt.

Eine weitere Möglichkeit, die Unveränderbarkeit von digitalen Dokumenten zu gewährleisten, ist deren Speicherung auf einem NAS-WORM-Speichermedium (Network Attached Storage - Write Once Read Many). Bei Einsatz der Schnittstelle zu NAS-WORM-Systemen kann der regisafe-Dateispeicher auch NAS-WORM-Systeme verwenden. Dateien, die einem solchen Dateispeicher zugewiesen sind, werden schreibgeschützt abgelegt und können anschließend nur nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht oder verändert werden.

Konverter-Modul, das die Konvertierung von Word-Dokumenten (DOC-Dateien) in das Dateiformat RTF ermöglicht.

Microsoft Outlook für Windows ist der verbreitete Personal Information Manager (PIM) der Firma Microsoft (Quelle: Wikipedia)

Ein regisafe-Modul "Schnittstelle zu Outlook" als solches existiert nicht. Es gibt folgende Schnittstellen zu Outlook (Details siehe entsprechenden Lexikoneintrag):

1) Adressübernahme von Outlook in Word

2) Adressübernahme von Outlook in regisafe

3) Terminübernahme von Outlook in regisafe

Es gibt noch zwei weitere Schnittstellen zu Outlook:

4) E-Mail Integration (ohne Mail/Wiedervorlage)

Diese ist Bestandteil des regisafe-Basis-Moduls. Sie ermöglicht den Versand von regisafe-Objekten über ein MAPI-fähiges System

5) Mail/Wiedervorlage (MailConnector/MAPI/Redemption)

Diese ist optionaler Bestandteil des Moduls Mail/Wiedervorlage. Sie ermöglicht den Empfang und Versand von E-Mails mit allen von regisafe unterstützten Outlook-Versionen.

Ein Server ist ein Programm, welches auf die Kontaktaufnahme eines Client-Programmes wartet und nach Kontaktaufnahme mit diesem Nachrichten austauscht. Der Begriff Server wird umgangssprachlich auch oft verwendet, um Computer in einem Rechnernetz zu bezeichnen, auf denen eine Server-Anwendung ausgeführt wird. (Quelle: Wikipedia)

Für regisafe ist dies der IQ-Server. Siehe dazu auch: Client/Server-Anwendung

Viele regisafe-Module bestehen aus einer Server-Komponente und einer Client-Komponente, z.B. "BildarchivServer" und "BildarchivClient". Sowohl das Server- als auch das Client-Modul befinden sich im Ordner "IQModule" einer regisafe-Installation. Das Server-Modul wird über die IQServer.INI in regisafe eingebunden, das Client-Modul hingegen über die regisafe.INI.

Eine Serverfarm ist eine Gruppe von gleichartigen, vernetzten Servern, die zu einem logischen System verbunden sind. Sie optimiert die internen Prozesse durch Verteilung der Auslastung zwischen den einzelnen Servern und beschleunigt die Computerprozesse durch Ausnutzung der Kraft mehrerer Server. Eine Serverfarm benutzt für die Lastverteilung eine entsprechende Software.

Der Begriff "Serverfarm" wird aber auch allgemeiner genutzt:

Häufig wird im EDV-Alltag unter einer Serverfarm die Sammlung aller Server in einem Haus verstanden. Ob diese nun zu einem logischen System verbunden sind und ob eine automatisierte Verteilung der Auslastung erfolgt oder ob für jeden Zweck nur ein einziger Server zur Verfügung steht, wird hierbei meist nicht beachtet.

Standardmäßig existiert zu jeder Organisationsstruktur eine Standard-Suchart, welche neben dem Feld "Suchbegriffe" das Signum-Feld der jeweiligen Organisationsstruktur sowie die Signum-Felder aller zugeordneten Organisationsstrukturen anbietet.

Sucharten sind theoretisch unabhängig von den einzelnen Arten einer Organisationsstruktur, in der Praxis wird jedoch meist eine Suchart für eine Art definiert (z.B. eine Suchart "Personalakten" für die Suche nach Akten/Vorgängen bzw. Akten der Art "Personalakte"). In solchen Fällen werden neben dem Signum meist "wichtige" Felder einer Objektart zur Eingrenzung der Suche zusätzlich angeboten.

Sucharten werden dem Anwender nicht nur in der Schnellsuche angeboten, sondern zusätzlich als jeweils eigener Reiter in der Erweiterten Suche.

regisafe-Anwendungsmodul zur laufenden Sicherung neu eingegebener oder geänderter Daten.

Das Modul besteht aus den beiden Bestandteilen "Datenbank-Synchronsicherung" und "Dateispeicher-Synchronsicherung", die einzeln installiert/genutzt werden können.

Siehe auch: "Datenbank-Synchronsicherung" und "Dateispeicher-Synchronsicherung"

regisafe bietet eine Vielzahl an Einstellungs-Möglichkeiten, um die Funktionsweise an individuelle Bedürfnisse anzupassen.

regisafe unterscheidet dabei zwischen System-Einstellungen, die einheitlich in der gesamten regisafe-Umgebung gelten und Benutzer-Einstellungen, die nur für den einzelnen Benutzer gelten, der diese gesetzt hat. System-Einstellungen können in der Regel nur vom Administrator geändert werden.

engl. für Etikett, Mal, Marke, Auszeichner, Anhänger, Aufkleber

Ein Tag ist eine Auszeichnung einer Information mit zusätzlichen Informationen und zur Kategorisierung.

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In Auszeichnungssprachen wie SGML, XML oder HTML bezeichnen Tags die in spitzen Klammern eingeschlossenen Kürzel, die beispielsweise in HTML dazu dienen, Textelemente auszuzeichnen oder in XML Daten zu klassifizieren und strukturieren.

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Bei der Speicherung von Daten in Dateien bezeichnet „Tag“ eine Meta- oder Zusatzinformation, die der Datei angefügt wird. Dabei werden neben den zu speichernden Daten zusätzlich Informationen beispielsweise über deren Ursprung oder Verwendungszweck abgelegt.

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Weitere spezielle Bedeutungen hat das Wort in der

- Objektorientierten Programmierung

- Versionsverwaltung

- Informationsarchitektur

- Datenkommunikation in Netzwerken

Allen Verwendungen ist gemein, dass sie sich sehr eng an der wörtlichen Bedeutung des englischen Begriffes orientieren, also ein Tag immer ein (abstraktes) Etikett oder Schildchen, ein Auszeichner oder eine wie auch immer geartete Markierung bedeutet.

(Quelle: Wikipedia)

Das Modul Microsoft-Word-Integration kann beim Neuanlegen oder Aktualisieren von Word-Dateien regisafe-Daten an Textformularfelder von Word übergeben, z.B. den "Text" (Betreff), Benutzer-Zusatzdaten, die Adresse usw. Diese Funktion bietet sehr weitgehende Möglichkeiten der Automatisierung bei der Erstellung von Schriftstücken und stellt damit eine der wichtigsten Vorteile bei Verwendung von regisafe dar.

Damit die Übergabe automatisch funktioniert, müssen die gewünschten Textformularfelder entsprechend in die Vorlagen eingetragen werden.

Drucker für den Ausdruck von alterungsbeständigen Etiketten.

Wir vertreiben neben den regisafe-Modulen für den Etiketten-, Barcode- und Beschriftungsdruck auch Drucker, die für die Benutzung über diese Module vorkonfiguriert sind.

Konverter-Modul, das aus Dateien (inbesondere Bilddateien) Miniaturansichten (Fachbegriff: Thumbnails oder Thumbs) erstellt. Die Bezeichnung "THUMB-Konverter" kommt daher, dass die erzeugten Dateien die Dateinamenserweiterung ".THUMB" besitzen.

Konverter-Modul, das beliebige Dateien in TIFF umwandelt (beispielsweise für eine Langzeitspeicherung). Dazu werden die Dateien automatisiert mithilfe des IQ-Druckers gedruckt, welcher Voraussetzung des Moduls TIFF-Konverter ist.

Eine Transaktionsdatei ist eine Datei, in welcher Aktivitäten beispielsweise zur Änderung einer Datenbank (= Transaktionen) festgehalten werden, meist in chronologischer Reihenfolge.

Das regisafe-Modul Synchronsicherung verwendet für die Datenbank-Synchronsicherung eine Transaktionsdatei:

Alle Änderungen des Datenbestands (Neu anlegen, Ändern und Löschen von Objekten) werden nicht nur in der Datenbank durchgeführt, sondern gleichzeitig (synchron) in eine Transaktionsdatei geschrieben.

Grund hierfür: Wenn eine Datensicherung des Datenbestands eingespielt wird, sind normalerweise alle Änderungen, die seit Durchführung der Datensicherung stattgefunden haben, verloren. Ist eine Transaktionsdatei vorhanden, können nun jedoch alle seit dem Zeitpunkt der Datensicherung durchgeführten Änderungen automatisiert "erneut durchgeführt" werden, so dass keinerlei Datenverlust entsteht.

Das regisafe-Modul Synchronsicherung verfügt über die entsprechenden Mechanismen hierfür.

Konverter-Modul, das zahlreiche Textdateiformate (wie z.B. Word-Dateien, Excel-Dateien und auch textbasierte PDF-Dateien) in eine reine Textdatei umwandelt. Eine solche Textdatei wird intern zur Volltext-Indizierung benötigt.

Der TXT-Konverter ist Bestandteil des Anwendungsmoduls Volltext-Recherche; einzeln nicht erhältlich.

Verschlüsselung nennt man den Vorgang, bei dem ein klar lesbarer Text (oder auch Informationen anderer Art, wie Ton- oder Bildaufzeichnungen) mithilfe eines Verschlüsselungsverfahrens (Kryptosystem) in eine „unleserliche“, das heißt nicht einfach interpretierbare Zeichenfolge (Geheimtext) umgewandelt wird. Als entscheidend wichtige Parameter der Verschlüsselung werden hierbei ein oder auch mehrere Schlüssel verwendet. (Quelle: Wikipedia)

regisafe setzt die Verschlüsselung in zwei Bereichen ein:

- Die auf dem Server gespeicherten Daten können dort verschlüsselt gehalten werden. Ein Lesen der gespeicherten Daten ist somit nur noch über regisafe und nur mit Prüfung der Berechtigung möglich.

- Neben den gespeicherten Daten kann auch die Kommunikation innerhalb des Client-Server-Systems von regisafe verschlüsselt werden. Dabei können verschiedene Verschlüsselungsmethoden gewählt und kombiniert werden.

Für Benutzer oder Gruppen, die in der Berechtigungs-Kategorie "System" die Berechtigung "Vollberechtigung" besitzen, müssen einzelne Berechtigungen nicht mehr separat gesetzt werden, da auf diese Weise alle regisafe-Funktionen zur Verfügung stehen (Ausnahme: "Eigener Kalender" in der Kategorie "Terminkalender").

Eine Vollberechtigung bedeutet nicht, dass auch auf alle Objekte automatisch Zugriff besteht.

Der Vollberechtigung ist in der Regel Administratoren vorbehalten.

WORM ist die Abkürzung für write once read multiple (times) oder write once read many (times) (= "einmal beschreiben, mehrmals lesen").

WORM bezieht sich meist auf bei Computern verwendeten Speichermedien, die nur einmal mit Daten beschrieben werden können, um sie danach beliebig oft auszulesen. Die WORM-Technologien haben alle als Aufgabe, Schreibschutz für die Speichermedien zu erzeugen; die so geschriebenen Daten sollen anschließend weder abgeändert noch überschrieben noch gelöscht werden können.

Ein von vielen Anwendungsgebieten der WORM-Medien sind alle Arten von digitalen Archiven. Diese kommen bei großen Mengen an unveränderbaren Dokumenten zum Einsatz. Dabei erfordern Gesetze und Compliance-Regelungen wie SOX, GDPdU, Basel II etc. die Unveränderbarkeit der Dokumente.

Zu unterscheiden sind TrueWORM und SoftWORM. Bei ersterem wird die WORM-Eigenschaft durch physische Veränderungen irreversibel im Speichermedium erzeugt, bei letzteren wird sie über Software nachgebildet.

(Auszug aus Wikipedia)

Bestandteil des regisafe-Basis-Moduls, der es ermöglicht, beliebige Dateien in das ZIP-Format zu konvertieren (also genauer: Komprimierung dieser Dateien).

Das Modul "Filemerger" stellt eine optionale Erweiterung der Module "PDF/A-Konverter Image-Compressor" und "PDF/A-Konverter Office" dar. Es bietet die Möglichkeit, aus mehreren Schriftstücken automatisch ein neues Schriftstück der speziellen Art "Zusammengeführte Datei" zu erstellen.

Ein Schriftstück dieser Art bietet einen eigenen Reiter "Inhalt" an, in den beliebige andere Schriftstücke sortiert eingefügt werden können. Nach Speichern eines solchen Schriftstücks erzeugt der PDF/A-Konverter automatisch eine PDF-Datei auf Basis der Inhaltsliste und versieht diese Datei mit einer fortlaufenden Paginierung.

Zusammengeführte Dateien können unter anderem dazu genutzt werden, um den Inhalt von Akten in einem Dokument zusammenzuführen und zu archivieren oder weiterzuleiten (z.B. als "Gerichtsakte").

Zurzeit gilt hier die Einschränkung, dass von jedem Schriftstück der Inhaltsliste jeweils nur die Hauptdatei der einzelnen Schriftstücke in die zusammengeführte PDF-Datei übernommen wird: zusätzliche Dokumentdateien im Schriftstück (Anlagen) und darüber hinausgehende "Metadaten" (z.B. Signaturen) werden zurzeit noch nicht in zusammengeführte Dateien integriert.

Zusatz-Server sind IQ-Server, welche zusätzlich zu dem im regisafe-Basis-Modul enthaltenen IQ-Server eingesetzt werden können. Werden keine Zusatz-Server eingesetzt, laufen alle Server-Dienste auf einem einzigen IQ-Server.

Als Zusatz-Server verfügbar sind z.B.: Mail-Server, Datenbank-Server, Dateiverwaltungs-Server, Kombi-Server, Dateicache-Server.