Synchronisation von Terminen

Termine, die in regisafe erfasst werden, werden unverzüglich zum Exchange-Server übertragen und sind damit zeitnah in Outlook oder auf dem Smartphone / Tablet sichtbar. Im Gegenzug können Termine aus Outlook nach regisafe übernommen werden. Eine Mehrfachbelegung von Zeitfenstern wegen augenscheinlich freier Zeiten kann damit vermieden werden. Eine doppelte Erfassung von Terminen ist nicht mehr erforderlich.

KommunalPLUS-Module wie Belegungsplan oder Sitzung profitieren ebenfalls von der Synchronisation. So werden Termine, die vom Sitzungsdienst für eine Sitzung angelegt werden, bei allen Beteiligten nicht nur im regisafe-Kalender, sondern auch in Outlook eingetragen. Werden an die Termine Dokumente wie eine Tagesordnung angefügt, wird ein entsprechender Verweis in den Outlook-Termin übernommen. Mit Nutzung der regisafe-Apps können diese Dokumente dann jederzeit auch auf Mobilgeräten angezeigt werden.

Bei der Synchronisation von Terminen gelten folgende Regeln:

• Teilnehmer
• In Outlook-Terminen eingeladene Teilnehmer werden als Liste in regisafe-Terminen angezeigt.
• Für Teilnehmer in regisafe-Terminen werden jeweils eigene Outlook-Termine angelegt.
• Anhänge
• Angehängte Objekte in regisafe-Terminen werden als IQO-Dateien in Outlook-Termine angehängt.
• Angehängte Dateien in Outlook-Terminen werden in regisafe als Liste von Dateinamen angezeigt.
• Rechte
• Wenn der Benutzer in regisafe nicht die Rechte hat, den Termin zu ändern, werden Änderungen, die er in Outlook vornimmt, verworfen (z.B.: Termin einer Sitzung in regisafe).
• Vertrauliche regisafe-Termine werden in Outlook als normale Termine angezeigt (also nicht "privat").
• Serientermine
• Serientermine in regisafe werden zu einzelnen Outlook-Terminen aufgelöst.
  Wenn einer dieser Termine in Outlook geändert wird, wird dieser aus der regisafe-Terminserie entfernt und als Einzeltermin neu angelegt.
• Outlook-Serientermine werden nicht mit regisafe synchronsiert.
• Ressourcen
• In regisafe sind Ressourcen Kalender von Räumen, Geräten und allem, das nicht eine "Person" ist.
• Damit Ressourcen auch in Outlook sichtbar sind, müssen diese Ressourcen am Exchange-Server in einer Ressourcen-Liste eingetragen werden.
• Die Namen der Ressourcen müssen in regisafe und am Exchange-Server exakt übereinstimmen.
• Behandlung von Besonderheiten der regisafe-Termine
• Reservierungszeiten werden bei der Synchronisation ignoriert.
• Farben eines Termins werden bei der Synchronisation ignoriert.
• Alle Benachrichtungsangaben und Alarme werden bei der Synchronisation ignoriert.
• Auf Basis einer System-Einstellung werden alle nicht privaten Termine als vertraulich synchronisiert.
• Wie ist das umgekehrt?