Dateispeicher-Synchronsicherung

Die Dateispeicher-Synchronsicherung ist Bestandteil des regisafe-Moduls Synchronsicherung.
Sie schreibt sämtliche neu angelegten oder geänderten Dateien eines Dateispeichers zusätzlich auf ein weiteres Medium.

Ziele der Dateispeicher-Synchronsicherung:

• Datensicherheit erhöhen
  Eine konventionelle Datensicherung enthält meist nur die Daten des Vortags. So gehen beispielsweise bei einem Festplatten-Crash unter Umständen die Daten eines ganzen Arbeitstags verloren!
• Datenmengenproblem vermeiden
  Eine konventionelle Sicherung der Dateien auf Band stößt bei großen Datenmengen (z.B. nach Archivierungsläufen, Scannen großer Papiermengen o.ä.) oftmals an zeitliche Grenzen und an Kapazitätsprobleme.
• Daten sicher rekonstruieren
  Gelöschte, beschädigte oder geänderte Dateien können anhand der Sicherungsmedien rekonstruiert werden.
• Revisionssicherheit gewährleisten
  Durch eine Synchronsicherung auf WORM-Medien (welche nicht mehr überschrieben werden können) ist eine Revisionssicherheit Ihrer Daten möglich.

 

Es stehen drei verschiedene Sicherungsarten zur Verfügung:

• Festplattensicherung
  Alle erstellten/geänderten Dateien werden unverzüglich auf eine separate Festplatte gesichert. Im Idealfall verwenden Sie hierfür eine Festplatte eines anderen Computers/Servers, um eine hohe Datensicherheit zu erreichen; notfalls können Sie auch eine separate Festplatte innerhalb des Computers/Servers verwenden, auf dem sich der Dateispeicher selbst befindet.
  Auf keinen Fall sollten Sie lediglich ein anderes Verzeichnis oder eine andere Partition auf derselben Festplatte verwenden, weil in diesem Fall bei einem Festplatten-Crash auch die gesicherten Dateien verloren gehen!
• Halbautomatische Sicherung auf CD, DVD o.ä.
  Alle erstellten/geänderten Dateien werden unverzüglich in ein separates Verzeichnis geschrieben. Im Idealfall befindet sich dieses Verzeichnis auf einer gesonderten Festplatte oder sogar auf einem anderen Computer/Server.
  Sobald eine festgelegte Datenmenge erreicht wurde, wird der Administrator (bzw. entsprechend berechtigte Benutzer) aufgefordert, die Daten auf das Sicherungsmedium (z.B. CD, DVD o.ä.) zu übertragen und das Sicherungsverzeichnis manuell zu löschen.
  Die Übertragung (z.B. das Brennen der CD/DVD) führen Sie mit entsprechender Standard-Software durch, welche nicht Bestandteil von regisafe ist.
• Automatische Sicherung auf magnetooptischen Medien (WORM) o.ä.
  Alle erstellten/geänderten Dateien werden unverzüglich in ein separates Verzeichnis geschrieben. Im Idealfall befindet sich dieses Verzeichnis auf einer gesonderten Festplatte oder sogar auf einem anderen Computer/Server.
  Zusätzlich erfolgt automatisch im Hintergrund eine Übertragung auf ein entsprechendes Sicherungsmedium. Wir empfehlen hierfür WORM-Medien, welche keine Änderung/Löschung der gesicherten Daten ermöglichen und damit ein Höchstmaß an Datensicherheit bieten.
  Sobald ein WORM-Medium voll ist, erhält der Administrator (bzw. entsprechend berechtigte Benutzer) eine Aufforderung, ein neues Medium in das Laufwerk zu legen. Das volle Sicherungsmedium kann nun für spätere Rücksicherungen aufbewahrt werden.
  Die auf der Festplatte zwischengesicherten und erfolgreich auf das Sicherungsmedium übertragenen Dateien werden automatisch aus dem Festplatten-Sicherungszwischenspeicher gelöscht.

 

Umfang und Format

Auf den Sicherungsmedien werden nicht nur die Datei-Inhalte, sondern auch die Metadaten des Schriftstücks und die Metadaten aller übergeordneten Objekte (z.B. Akten/Vorgänge und Aktenzeichen) gespeichert.
Damit ist auch im Falle eines kompletten Verlusts der Dateien und Datenbanken eine vollständige Wiederherstellung möglich.

Die Speicherung der Metadaten erfolgt im XML-Format.

Unterschiedliches Verfahren pro Dateispeicher

Es können unterschiedliche Sicherungsverfahren für einzelne Dateispeicher eingerichtet werden.
Möchten Sie beispielsweise manche Dateien nur auf Festplatte, manche auf WORM und manche gar nicht sichern, legen Sie einfach drei Dateispeicher an (beispielsweise mit den Namen Gesicherte Dateien, Archivierte Dateien und Ungesicherte Dateien).

Die Festlegung des Dateispeichers kann pro Schriftstück manuell vom Anwender erfolgen (Feld Dateispeicher im Reiter Aufbewahrung der Schriftstücke) oder automatisiert über den Bearbeitungs-Status.

Unterbrechungsfreie Sicherung

Die Dateisicherung arbeitet unterbrechungsfrei, auch wenn zeitweise kein Zugriff auf die Sicherungs-Festplatte bestehen sollte (z.B. durch Netzwerkprobleme).
Um dies zu gewährleisten, werden die Sicherungsdaten bei Zugriffsproblemen in einem Unterverzeichnis des IQ-Server-Temp-Verzeichnisses zwischengespeichert, das benannt ist wie das Sicherungsverzeichnis - ergänzt um _Temp).

Der zuständige Dateispeicher-Administrator erhält in diesem Fall eine entsprechende Meldung. Sobald die Sicherungs-Festplatte wieder zur Verfügung steht, werden die zwischengespeicherten Daten automatisch auf die Sicherungs-Festplatte übertragen.

Wenn die Sicherungs-Festplatte bereits beim Start des IQ-Servers nicht erreichbar ist, kann der IQ-Server nicht gestartet werden. Sie erhalten dann beim Start eine entsprechende Fehlermeldung.

Weitere Details zur Dateispeicher-Synchronsicherung finden Sie in den folgenden Themen: