Zentraler oder dezentraler MailConnector

MailConnector via "MAPI" kann auf zwei verschiedene Arten eingesetzt werden:

• Zentraler E-Mail-Empfang/Versand: In diesem Fall wird an einem zentralen Computer ein IQ-Server installiert, der den Versand und den Empfang von E-Mails für alle Benutzer vornimmt.
• Dezentraler E-Mail-Empfang/Versand: In diesem Fall werden die E-Mails an den jeweiligen regisafe-Arbeitsplätzen an das externe E-Mail-System übergeben bzw. von dort abgeholt.

Beide Varianten haben jeweils spezifische Vor- und Nachteile, die im Folgenden erläutert werden, damit Sie die passende Variante wählen können. Dabei ist es auch möglich, die zentrale und dezentrale Variante zu mischen.

 

Zentraler E-Mail-Empfang/Versand

Die Verwendung eines zentralen E-Mail-Empfangs und -Versands hat folgende Vorteile:

• E-Mails werden auch dann empfangen, wenn der entsprechende Arbeitsplatz gerade nicht eingeschaltet ist – so kann regisafe die E-Mails ordnungsgemäß an Vertreter weiterleiten oder anderen Benutzern in der Suchfunktion zur Verfügung stellen.
• MailConnector muss nur an einer zentralen Stelle administriert werden.
• Die zusätzliche Verwendung des Moduls Mail-Transfer (via SMTP/POP3) ist bei zentralem E-Mail-Empfang/Versand möglich. Dadurch kann auf die Verwendung eines externen E-Mail-Systems ganz verzichtet werden (siehe MailConnector via "POP3/SMTP").
• Bei Verwendung eines Sammelprofils ist der administrative Pflegeaufwand bei Einrichtung und Änderung der Benutzerdaten am geringsten: Beim Provider muss lediglich ein Sammelprofil (wie z.B. *@regisafe.de) eingerichtet werden. Dasselbe Sammelprofil wird im externen E-Mail-System eingerichtet. Die jeweilige E-Mail-Adresse der einzelnen Benutzer wird über Zusatzdaten der Benutzerdefinition in regisafe festgelegt. Werden dagegen Einzelkonten für Mails verwendet, müssen diese sowohl beim Provider als auch im externen E-Mai-System einzeln eingerichtet werden. Daher empfiehlt sich die Verwendung eines Sammelprofils - sinnvollerweise unter zusätzlicher Verwendung des Moduls Mail-Transfer (via SMTP/POP3) (siehe MailConnector via "POP3/SMTP").

Die Verwendung eines zentralen E-Mail-Empfangs und -Versands hat folgende Nachteile:

• Da der E-Mail-Empfang und -Versand am zentralen IQ-Server eingerichtet ist und nicht am Arbeitsplatz des Benutzers, kann der Benutzer neben regisafe keine anderen Programme (wie z.B. Outlook) zum Mail-Versand nutzen – es sei denn, auf den Arbeitsplätzen wird zusätzlich ein Mail-Profil eingerichtet (das dann allerdings nicht dem zentralen Mail-Empfang am IQ-Server empfangene E-Mails wegschnappen darf...).
• Da E-Mails nicht von allen Providern genau gleich formatiert sind, kann bei der Verwendung eines Sammelprofils nicht sichergestellt werden, dass die Absenderadresse beim Versenden von E-Mails immer richtig angezeigt wird. Um dies sicherzustellen, muss zusätzlich das Modul Mail-Transfer (via SMTP/POP3) eingesetzt werden (siehe MailConnector via "POP3/SMTP").
• Um einen zentralen MailConnector einzurichten, richten Sie am besten an dem vorgesehenen zentralen IQ-Server einen eigenen "abgespeckten" IQ-Server ein, an dem als IQ-Modul lediglich MailConnector eingebunden ist.
  
  Es wird ausdrücklich nicht empfohlen, den zentralen E-Mail-Empfang/Versand auf dem zentralen IQ-Server einzurichten.
  Grund: Die MAPI-Schnittstelle für viele E-Mail-Systeme ist nach unseren Erfahrungen so ungünstig programmiert, dass während des Versands oder Empfangs von E-Mails der Computer sehr stark belastet ist.
  Folge: Der IQ-Server kann so gut wie keine Rechenleistung mehr für die "eigentlichen" Server-Dienste bereitstellen.
  
  Falls Sie dennoch den zentralen MailConnector auf Ihrem IQ-Server einrichten möchten, ist dies (zumindest aus installationstechnischer Sicht) völlig problemlos: Neben dem IQ-Modul MailServer binden Sie dort einfach das IQ-Modul MailConnector ein.

Dezentraler E-Mail-Empfang/Versand

Die Verwendung eines dezentralen E-Mail-Empfangs und -Versands hat folgende Vorteile:

• Falls beim Einrichten des MailConnectors an jedem Arbeitsplatz bereits ein Mail-Profil pro Benutzer eingerichtet sind, ist zunächst so gut wie kein zusätzlicher Installationsaufwand für MailConnector notwendig.
• E-Mails können ohne zusätzliche Konfigurationsarbeiten auch direkt im externen Mail-Programm versendet werden - regisafe muss also zum Mailversand nicht zwingend verwendet werden.
  E-Mails, die in regisafe versendet werden, sind anschließend im externen Mail-Programm auch als "Gesendete Objekte" sichtbar.
  • Bei dezentralem Empfang/Versand auf den regisafe-Arbeitsplätzen können statt des IQ-Moduls MailConnector auch die IQ-Module GroupwiseConnector, NotesConnector oder TobitConnector eingesetzt werden, mit speziellen Schnittstellen zu diesen Mail-Programmen.

Die Verwendung eines dezentralen E-Mail-Empfangs und -Versands hat folgende Nachteile:

• E-Mails werden nur dann empfangen, wenn regisafe aktiv ist.
• Die Verwendung des Moduls Mail-Transfer (via SMTP/POP3) ist bei dezentralem E-Mail-Empfang/Versand nicht möglich!
• Das Verwenden eines Sammelprofils ist bei dezentralem E-Mail-Empfang/Versand nicht möglich! Bei Verwendung von Einzelkonten ist der administrative Pflegeaufwand bei Einrichtung und  Änderung der Benutzerdaten sehr hoch.
• Für den Benutzer kann es verwirrend sein, dass unter Umständen zunächst Outlook den Eingang einer neuen Mail signalisiert, diese jedoch danach von regisafe automatisiert abgeholt und in regisafe erneut als neue Mail angekündigt wird. Stellen Sie ggf. die Benachrichtigungen beim Eintreffen neuer E-Mails in Outlook ab!