Funktionsweise des Mail-Empfangs/Versands via SMTP/POP3

Aufgaben des IQ-Moduls QInetPOP:

• Versand von Mails des Moduls Mail/Wiedervorlage, die an "externe Empfänger" geschickt werden sollen, direkt über einen SMTP-fähigen Mail-Server mithilfe eines Sammelprofils.
• Empfang von E-Mails von einem POP3-fähigen Mail-Server und Integration dieser E-Mails in die regisafe-Funktionen der Mail/Wiedervorlage mithilfe eines Sammelprofils oder Einzelprofilen.

 

E-Mails, die via POP3 empfangen werden, werden automatisch auf dem IQ-Server zwischengespeichert, auf dem das IQ-Modul QInetPOP eingebunden ist. Zum Zweck der Fehlerdiagnose können darüber hinaus auch alle Verbindungen zum Mail-Server protokolliert werden. Empfangene E-Mails und Verbindungsprotokolle werden automatisch in temporären Verzeichnissen gespeichert.

 

Die folgende Abbildung zeigt die Verzeichnisstruktur für den POP3-Mail-Empfang über ein Sammelprofil und die Fehlerdiagnose bei SMTP/POP3:

 

Temporäre Ablage empfangener E-Mails

Alle via POP3 empfangenen Mails (mit allen Anlagen) werden temporär im Verzeichnis TEMP:Mailprofile\<Profilname>\ in einzelnen Unterverzeichnissen gespeichert und nach der Bearbeitung gelöscht. Die jeweiligen Unterverzeichnisse werden nach Empfangdatum/-zeit benannt und enthalten den E-Mail-Text als TXT-Datei, sowie die Anlagen.
(Dateinamen: JJJJMMTT_SSMMSSHH\JJJJMMTT_SSMMSSHH.txt, JJJJMMTT_SSMMSSHH\<Anlage1>, ...)

Falls die Bearbeitung fehlschlägt, wird die E-Mail-Datei ohne Anlagen ins Vezeichnis TEMP:Mailprofile\<Profilname>\POP3Mails_Err verschoben. Die Anlagen bleiben unberührt für eine spätere Diagnose. Geleerte Verzeichnisse unter TEMP:Mailprofile\<Profilname>\ werden beim nächsten Empfang ebenfalls automatisch gelöscht.

 

Diagnose im Fehlerfall

Falls beim Versand via SMTP oder beim Empfang via POP3 Probleme auftreten, kann in der Konfigurationsdatei IQServer.ini im Abschnitt [POP3SMTP] der Schlüssel Debug = 2 verwendet werden. Diese Einstellung sorgt dafür, dass alle Verbindungen zum POP3- und SMTP-Server protokolliert und in den Verzeichnissen ...\SMTPMails_Trace bzw. ...\POP3Mails_Trace abgelegt werden.

Jede Verbindung wird in einer eigenen Datei protokolliert. Die POP3-Trace-Dateien heißen JJJJMMTT_SSMMSS_tr.txt. Die SMTP-Trace-Dateien heißen JJJJMMTT_SSMMSSHH_tr.txt. Nach Beenden der Diagnose sollte der Schlüssel Debug unbedingt wieder zurückgesetzt werden. Die zwischenzeitlich entstandenen Protokolldateien müssen vom Administrator manuell gelöscht werden.

Zuordnung empfangener E-Mails

regisafe ordnet empfangene E-Mails nach folgenden Kriterien den Benutzern zu:

• regisafe liest den Inhalt der internen Felder Envelope-To, X-Envelope-To oder X-Original-To aus jeder E-Mail. Eines dieser Felder wird von praktisch allen Providern zur Speicherung der Empfänger-Adresse genutzt, obwohl es nicht als RFC-Standard festgelegt ist. Sicherheitshalber sollten Sie prüfen, ob dies auch bei Ihrem Provider so ist.
• regisafe vergleicht die Adresse aus dem Feld Envelope-To mit dem Benutzer- oder Gruppen-Zusatzdatenfeld Mailadresse und ordnet empfangene E-Mails entsprechend zu. Damit das möglich ist, muss die System-Einstellung Externer Mail-Versand/Empfang über Sammelprofil = <Profilname> gesetzt werden.
  Nach dem nächsten Start des IQ-Servers steht dadurch in allen Benutzer- und Gruppendefinitionen das Zusatzdatenfeld Mailadresse zur Verfügung. Sobald das Feld mit der Mailadresse des jeweiligen Benutzers oder der Gruppe gefüllt ist, kann regisafe empfangene Mails zustellen.
• Alternativ können andere Empfängeradressen festgelegt werden, sodass derselbe Benutzer oder dieselbe Gruppe Mails mit unterschiedlichen Adressen empfangen kann. Wenn die System-Einstellung Externer Mail-Empfang: Empfängeradressen festlegbar gesetzt ist, wird dazu ein Zusatzdatenfeld Empfängeradressen angeboten.

Mailversand

regisafe versendet E-Mails nach folgenden Kriterien:

• regisafeE verwendet als Absenderadresse die Adresse aus dem Benutzer-Zusatzdatenfeld Mailadresse (siehe oben). Gruppen sind für den Versand von E-Mails nicht relevant.
• Alternativ können andere Empfängeradressen festgelegt werden, sodass derselbe Benutzer Mails mit unterschiedlichem, auswählbarem Absender versenden kann. Wenn die System-Einstellung Externer Mail-Versand: Absenderadressen festlegbar gesetzt ist, wird dazu ein Zusatzdatenfeld Absenderadressen angeboten.
• Bitte beachten Sie: Nicht alle externen Mail-Systeme unterstützen die Angabe bzw. Auswahl einer Absenderadresse.