Barcodes an Word übergeben

Neben Textformularfeldern kann auch ein Barcode an Word übergeben werden. Dieser Barcode kann z.B. für die Funktionen des Moduls Schriftgut-Scanner Barcode genutzt werden.

Technischer Hintergrund

Beim Neuerstellen sowie Datei öffnen und aktualisieren von Dokumenten in Microsoft Word oder Excel wird automatisch eine zusätzliche Datei _Barcode.emf geschrieben. Diese enthält den Barcode als Grafik. Für die spätere Abfrage wird die Nummer des Barcodes in das Feld Barcode des Datensatzes geschrieben.
Der Barcode ist identisch mit dem Barcode, den ein Etikettendruck zu dem Dokument generieren würde. Das Barcode-Format ist 2/5 Interleaved. Alternativ kann der Barcode auch als Text mithilfe einer Barcodeschriftart übergeben werden.

 

Voraussetzungen

Für die Übergabe von Barcodes an Dokumente müssen die System-Einstellungen der Microsoft-Word-Integration oder Microsoft-Excel-Integration entsprechend gesetzt werden.

Folgende System-Einstellungen müssen gesetzt werden, damit Barcodes automatisch in Dokumente eingefügt werden können:

  1. Barcode-Grafik erzeugen
    Ist diese Einstellung aktiviert, wird zu jedem Schriftstück ein eindeutiger Barcode generiert. Dieser Barcode kann entweder als Word-Feld {INCLUDEPICTURE "_Barcode.EMF" \d} in das Dokument aufgenommen werden oder alternativ als Formularfeld SS_Barcodeschrift mit der Barcodeschriftart Free 3 of 9. Die Barcodeschriftart befindet sich im regisafe-Modulordner DateitypDOC und kann von dort in die Windows-Fonts aufgenommen werden.
    Ein eingefügter Barcode kann dann sowohl für die Barcode-Funktionen der Registraturverwaltung auch als auch für spezielle Scan- und Zuordnungsfunktionen genutzt werden.
    Die Einstellung Immer bedeutet: Die Barcode-Grafik wird für jede Word-Datei erstellt.
    Die Einstellung Bei Barcode-Vorlagen bedeutet: Der Barcode wird nur bei Verwendung einer Vorlage erstellt, welche im Namen das Word "Barcode" enthält (also z.B. "Briefbogen mit Barcode").
  2. Barcode-Grafikdatei erzeugen
    Ist diese Einstellung aktiviert, wird zu einer Word-Datei eine Grafikdatei _Barcode.EMF generiert, welche einen eindeutigen Barcode enthält. Dieser Barcode kann als Word-Feld {INCLUDEPICTURE "_Barcode.EMF" \d} in das Dokument aufgenommen werden.
    Ist die Einstellung deaktiviert wird das Formularfeld SS_Barcodeschrift für die Barcodeschriftart Free 3 of 9 gefüllt.
  3. Barcode-Grafikdatei Drehung
    Ist die Einstellung Barcode-Grafikdatei erzeugen aktiviert, können Sie hier festlegen, dass der Barcode gedreht werden soll. Die Angabe erfolgt in Grad, möglich sind die Werte 0 (normal), 90 (senkrecht gedreht nach rechts), 180 (auf dem Kopf gestellt), 270 (senkrecht gedreht nach links).
    Beachten Sie bitte, dass Sie bei Drehung um 90 oder 270 Grad die Einstellungen für die Länge und Höhe entsprechend anpassen.
  4. Barcode-Grafikdatei Höhe
    Ist die Einstellung Barcode-Grafikdatei erzeugen aktiviert, legen Sie hier fest, wie hoch der Barcode sein soll. Die Angabe ist in Zentimeter, bis zu zwei Nachkommastellen sind möglich.
  5. Barcode-Grafikdatei Länge
    Ist die Einstellung Barcode-Grafikdatei erzeugen aktiviert, legen Sie hier fest, wie lang (= breit) der Barcode sein soll. Die Angabe ist in Zentimeter, bis zu zwei Nachkommastellen sind möglich.
    1. Diese Einstellungen stehen nur zur Verfügung, wenn neben der Microsoft-Word-Integration oder Microsoft-Excel-Integration auch das Modul Etiketten-, Barcode- und Beschriftungsdruck verwendet wird.

Einbinden der Barcode-Grafik in Vorlagen

Nachdem die Barcode-Funktion in den System-Einstellungen aktiviert wurde, kann der Barcode in einer Vorlage an der gewünschten Stelle eingefügt werden.

So wird der Barcode in MS Office an der gewünschten Stelle in eine Word-Vorlage eingefügt: