Seriendruckfelder an Word übergeben

Bei Verwendung der Microsoft-Word-Integration wird zu einem Schriftstück automatisch eine Serienbrief-Datenquelle gespeichert, sofern die Schriftstück-Art einen der Begriffe SERIEN, KATALOG, ETIKETT oder UMSCHLAG enthält.
Diese Datenquelle wird zusammen mit der eigentlichen Word-Datei im Schriftstück abgelegt.

Im Serienbrief selbst können mithilfe der entsprechenden Word-Funktionen sogenannte Seriendruckfelder eingefügt werden, die auf der zugehörigen Datenquelle basieren.

Beim Anlegen des Serienbrief-Schriftstücks kann die benötigte Datenquelle wahlweise auf Basis von regisafe-Adressen oder auf Basis einer externen Datei (z.B. Excel oder Access) erstellt werden.

Auf Basis von regisafe-Adressen

Die im Serienbrief-Schriftstück im Feld Adresskennung und/oder im Feld Adressverteiler (bzw. im darin angegebenen Verteiler) enthaltenen Adressen werden beim Speichern des Schriftstücks für die Generierung der Datenquelle (= Datei _DATEN.TXT) verwendet. Diese wird zusammen mit dem Serienbrief im Schriftstück abgelegt.

regisafe übergibt jeweils alle Adressfelder an die Datenquelle, die in der System-Einstellung Microsoft-Word-Integration | Übergabefelder aus Adresse bei Serienbriefen ausgewählt sind.
Die Felder 1 bis 10 werden auf Basis der vorhandenen Anschriften-Formatierungen für Adressen gefüllt: Das Feld 1 enthält die erste Zeile, das Feld 2 die zweite usw. Stehen mehrere Anschriften-Formatierungen zur Verfügung, kann die gewünschte Formatierung beim Erstellen einer Word-Datei ausgewählt werden.
Der Name des jeweiligen Seriendruckfelds ergibt sich aus dem Präfix Adresse_ und dem jeweiligen Feldnamen (z.B. Adresse_Briefanrede für das Feld Briefanrede).

Bei Verwendung eines Verteilers werden zusätzlich alle im Verteiler angegebenen Datenfelder an Serienbriefe übergeben. Der Name des Seriendruckfelds ergibt sich auch in diesem Fall aus dem Präfix Adresse_ und dem jeweiligen Feldnamen (z.B. Adresse_Geburtsdatum für das Verteiler-Datenfeld Geburtsdatum).
Die maximale Gesamtlänge einen solchen Seriendruckfelds beträgt 31 Zeichen. Neben den 8 Zeichen für Adresse_ werden also nur die ersten 23 Zeichen des Verteiler-Feldnamens übernommen!

Zur Aktualisierung eines erstellten Serienbriefs - z.B. wegen der Ergänzung einer Adresse - müssen die Adressen bzw. Verteiler im Schriftstück aktualisiert und anschließend der Befehl Datei öffnen und aktualisieren ausgeführt werden. Dadurch wird die Datenquelle und somit der Serienbrief aktualisiert.

Sie können Serienbriefe als Einzeldokument pro Empfänger in regisafe ablegen. Diese Einzel-Schriftstücke können der jeweiligen Adresse zugeordnet und/oder in den der jeweiligen Adresse zugeordneten Akten/Vorgängen abgelegt werden.

Auf Basis von externen Datenquellen

Wird das Modul Adressverwaltung nicht verwendet oder bleiben die Felder Adresskennung und Adressverteiler leer, so muss stattdessen eine sogenannte "externe Datenquelle" verwendet werden. Dabei handelt es sich beispielsweise um eine Excel-Datei, in der die benötigten Adressdaten nach den Vorgaben von Microsoft enthalten sind.

Damit die externe Datenquelle von regisafe verwendet werden kann, muss diese als Schriftstück in regisafe abgelegt sein und beim Speichern des Serienbrief-Schriftstücks ausgewählt werden. Dadurch kann regisafe die Datenquelle kopieren und zusammen mit dem Serienbrief-Schriftstück speichern. Zusätzlich wird eine Datei _DATENQUELLE.TXT gespeichert, in der auf das Schriftstück mit der ursprünglichen Datenquelle verwiesen wird.
In der Word-Datei stehen anschließend alle in der Datenquelle enthaltenen "Felder" zum Einfügen als Seriendruckfelder zur Verfügung.

Zur Aktualisierung eines erstellten Serienbriefs - z.B. wegen der Korrektur eines Fehlers in der Datenquelle - muss die in regisafe abgelegte Datenquelle korrigiert und anschließend der Serienbrief mit dem Befehl Datei öffnen und aktualisieren geöffnet werden.