Übergabe von Seriendruckfeldern an OpenOffice oder LibreOffice

Die Schnittstelle zu OpenOffice bzw. Schnittstelle zu LibreOffice speichert zu einem Schriftstück automatisch eine Serienbrief-Datenquelle, sofern die Schriftstück-Art den Begriff Serienbrief enthält.
Diese Datenquelle wird zusammen mit der eigentlichen OpenOffice/LibreOffice-Datei im Schriftstück abgelegt.

Im Serienbrief selbst können mithilfe der entsprechenden OpenOffice/LibreOffice-Funktionen sogenannte Seriendruckfelder eingefügt werden, die auf der zugehörigen Datenquelle basieren.

 

Beim Anlegen des Serienbrief-Schriftstücks wird die benötigte Datenquelle i.d.R. auf Basis von regisafe-Adressen erstellt. Mit Einschränkungen besteht außerdem die Möglichkeit, eine externe Datenquelle zu verwenden.

 

Auf Basis von regisafe-Adressen

Die im Serienbrief-Schriftstück im Feld Adresskennung und/oder im Feld Adressverteiler (bzw. im darin angegebenen Verteiler) enthaltenen Adressen werden beim Speichern des Schriftstücks für die Generierung der Datenquelle (= Datei _DATEN.TXT) verwendet. Diese wird zusammen mit dem Serienbrief im Schriftstück abgelegt.

regisafe übergibt jeweils alle Adressfelder an die Datenquelle, die in der OpenOffice/LibreOffice-System-Einstellung Übergabefelder aus Adresse bei Serienbriefen ausgewählt sind.
Die Felder 1 bis 10 werden auf Basis der vorhandenen Anschriften-Formatierungen für Adressen gefüllt: Das Feld 1 enthält die erste Zeile, das Feld 2 die zweite usw. Stehen mehrere Anschriften-Formatierungen zur Verfügung, kann die gewünschte Formatierung beim Erstellen einer OpenOffice/LibreOffice-Datei ausgewählt werden.
Der Name des jeweiligen Seriendruckfelds ergibt sich aus dem Präfix Adresse_ und dem jeweiligen Feldnamen (z.B. Adresse_Briefanrede für das Feld Briefanrede).

Bei Verwendung eines Verteilers werden zusätzlich alle im Verteiler angegebenen Datenfelder an Serienbriefe übergeben. Der Name des Seriendruckfelds ergibt sich auch in diesem Fall aus dem Präfix Adresse_ und dem jeweiligen Feldnamen (z.B. Adresse_Geburtsdatum für das Verteiler-Datenfeld Geburtsdatum).

 

Zur Aktualisierung eines erstellten Serienbriefs - z.B. wegen der Ergänzung einer Adresse - müssen die Adressen bzw. Verteiler im Schriftstück aktualisiert und anschließend der Befehl Datei öffnen und aktualisieren ausgeführt werden. Dadurch wird die Datenquelle und somit der Serienbrief aktualisiert.

• Die hier beschriebene Funktion wird nur in Verbindung mit dem Modul Adressverwaltung unterstützt.

Auf Basis von externen Datenquellen

Wird das Modul Adressverwaltung nicht verwendet oder bleiben die Felder Adresskennung und Adressverteiler leer, so kann innerhalb von regisafe auch keine externe Datenquelle zugeordnet werden.
Nach dem Öffnen der OpenOffice/LibreOffice-Datei ist es aber grundsätzlich möglich, eine externe Datenquelle mit OpenOffice/LibreOffice-Mitteln zuzuordnen und daraus einen Serienbrief zu erstellen. Beim Speichern eines solchen Serienbriefs in regisafe muss aber beachtet werden, dass die zum Serienbrief gehörige Datenquelle nicht automatisch mitgespeichert wird. Dies muss bei Bedarf manuell erfolgen - z.B. mit dem Befehl Datei hinzufügen!