Datensicherung

Im laufenden Betrieb einer regisafe-Umgebung gilt der Sicherung der Daten ein besonderer Augenmerk.

Folgende Daten in regisafe müssen gesichert werden, um im Fehlerfall eine Wiederherstellung zu gewährleisten: 

• Datenbank
  Enthält alle Daten, die mithilfe von regisafe erfasst wurden, mit Ausnahme der Schriftstück-Dateien
• Dateispeicher
  Enthält alle Schriftstück-Dateien aus unterschiedlichen Anwendungsprogrammen, die in regisafe erfasst wurden.
  Auf den Dateispeicher hat nur der IQ-Server Zugriff, nicht aber die einzelnen Arbeitsplätze.
• Programmdateien
  Enthält die regisafe-Programmdateien und die zugehörigen Konfigurationsdateien inklusive aller individueller Änderungen

regisafe unterstützt die Sicherung der Daten durch eine Reihe von Funktionen. Parallel dazu müssen vor Ort die nötigen Vorkehrungen zur Sicherung der Daten individuell getroffen werden.

Folgende Sicherungsmethoden stehen zur Verfügung:

Automatische Sicherungskopie der Datenbank

Die QSearch-Datenbank ist in der Lage, selbständig Sicherungskopien in "regelmäßigen Abständen" zu erstellen. Hierzu wird die Datenbank in eine konfigurierbare Anzahl paralleler Backup-Verzeichnisse kopiert (standardmäßig "Backup1" bis "Backup5").

Eine Sicherungskopie wird angelegt, wenn der IQ-Server "gerade nichts zu tun hat" (z.B. nachts) , in jedem Fall spätestens 26 Stunden nach der ersten vorgenommen Änderung. Im entsprechenden Sicherungskopie-Verzeichnis wird eine Textdatei angelegt, in der Zeitpunkt und Status der Sicherungskopie dokumentiert wird.

• Mit der Funktion Datenbankverwaltung können Sie eine Datensicherung auch manuell anstoßen.
• Bei Verwendung einer anderen Datenbank als QSearch muss die Sicherung im Datenbanksystem individuell eingestellt werden. regisafe steuert das Backup in diesem Fall nicht.

 

Sicherung der von regisafe verwendeten Verzeichnisse

Zur dauerhaften Sicherung der unterschiedlichen Verzeichnisse, in denen regisafe-Daten oder Sicherungen abgelegt werden, ist es notwendig, ein Sicherungskonzept zu erstellen und dieses konsequent anzuwenden.

Hier bieten sich unter anderem Vollsicherungen der betroffenen Verzeichnisse in größeren Abständen an, die durch tägliche Sicherungen der Änderungen ergänzt werden.

• Die Sicherung der Verzeichnisse muss jeweils vor Ort individuell umgesetzt werden.
  Der regisafe-Support unterstützt Sie gerne bei der Ausarbeitung eines Sicherungskonzepts.

Datenbank-Synchronsicherung

Durch diese Funktion werden alle Änderungen in der Datenbank (z.B. Anlegen neuer Objekte, Ändern, Löschen, aktuelle Version ändern usw.) zusätzlich in einer so genannten Transaktionsdatei in chronologischer Reihenfolge gespeichert.
Falls die Datenbank zerstört, beschädigt oder nicht verfügbar ist und daher die letzte Datensicherung oder das letzte Backup zurückgespielt werden muss, können anhand der chronologischen Tranksaktionsdatei die Datenbank-Änderungen, welche nach der Datensicherung oder dem Backup stattgefunden haben, rekonstruiert werden. Um bei einen eventuellen Festplatten-Crash oder kompletten Serverausfall auf diese Transaktionsdateien zugreifen zu können, sollten diese auf einen anderen Server abgelegt werden.

Zielsetzung:
Durch die Datenbank-Synchronsicherung wird verhindert, dass durch das Rückspielen einer Datensicherung die Daten verloren gehen, die seit der letzten Sicherung erfasst wurden. Wurde beispielsweise die Datensicherung in der Nacht durchgeführt und das Problem, das zur Rücksicherung gezwungen hat, trat um die Mittagszeit auf, geht ohne Datenbank-Synchronsicherung die Arbeit eines halben Arbeitstags verloren!
Bitte beachten Sie: Die Datenbank-Synchronsicherung sichert ausschließlich Datenbank-Einträge, nicht jedoch die Schriftstück-Dateien (also z.B. nicht die Word-Dateien oder die TIFF-Dateien). Für die Synchronsicherung der Schriftstück-Dateien können Sie die Dateispeicher-Synchronsicherung nutzen.

• Die Datenbank-Synchronsicherung ist Bestandteil des separaten Anwendungsmoduls Synchronsicherung.
  Sie arbeitet sowohl bei Verwendung der QSearch-Datenbank als auch bei Verwendung einer externen Datenbank (z.B. Microsoft SQL-Server).

Dateispeicher-Synchronsicherung

Die Dateispeicher-Synchronsicherung schreibt sämtliche neuen oder geänderten Dateien eines Dateispeichers zusätzlich auf ein weiteres Medium. Eine "normale" Datensicherung enthält nur die Daten bis zur letzten Sicherung. Durch die Synchronsicherung kann jedoch die Differenz zwischen letzter Datensicherung und tatsächlichem Datenbestand wiederhergestellt werden. Die Dateispeicher-Sychronsicherung sollte wenigstens auf einer anderen Festplatte, besser aber auf einem anderen Server angelegt werden.

Zielsetzungen sind:

• Datensicherheit erhöhen:
  Eine konventionelle Datensicherung enthält meist nur die Daten des Vortags. So gehen beispielsweise bei einem Festplatten-Crash unter Umständen die Daten eines ganzen Arbeitstags verloren!
• Datenmengenproblem vermeiden:
  Eine konventionelle Sicherung der Dateien auf Band stößt bei großen Datenmengen (z.B. nach Archivierungsläufen, Scannen großer Papiermengen o.ä.) oftmals an zeitliche Grenzen und an Kapazitätsprobleme.
• Daten sicher rekonstruieren:
  Gelöschte, beschädigte oder geänderte Dateien können anhand der Sicherungen rekonstruiert werden.
• Revisionssicherheit gewährleisten:
  Durch eine Synchronsicherung auf WORM-Medien (welche nicht mehr überschrieben werden können) ist eine Revisionssicherheit gegeben.
• Die Dateispeicher-Synchronsicherung ist Bestandteil des separaten Anwendungsmoduls Synchronsicherung.

Es stehen drei verschiedene Sicherungsarten zur Verfügung:

• Festplattensicherung:
  Alle neuen/geänderten Dateien werden unverzüglich auf eine separate Festplatte gesichert.
• Halbautomatische Sicherung auf CD, DVD o.ä.:
  Alle neuen/geänderten Dateien werden unverzüglich in ein separates Verzeichnis geschrieben. Im Idealfall befindet sich dieses Verzeichnis auf einer gesonderten Festplatte oder sogar auf einem anderen Computer/Server. Sobald eine festgelegte Datenmenge erreicht wurde, wird der Administrator (bzw. entsprechend berechtigte Benutzer) aufgefordert, die Daten auf das Sicherungsmedium (z.B. CD, DVD o.ä.) zu übertragen und das Sicherungsverzeichnis manuell zu löschen.
• Automatische Sicherung auf magnetooptischen Medien (WORM) o.ä.:
  Alle neuen/geänderten Dateien werden unverzüglich in ein separates Verzeichnis geschrieben. Zusätzlich erfolgt automatisch im Hintergrund eine Übertragung auf ein entsprechendes Sicherungsmedium. Wir empfehlen hierfür WORM-Medien, welche keine Änderung/Löschung der gesicherten Daten ermöglichen und damit ein Höchstmaß an Datensicherheit bieten. Sobald ein WORM-Medium voll ist, erhält der Administrator (bzw. entsprechend berechtigte Benutzer) eine Aufforderung, ein neues Medium in das Laufwerk zu legen.
  • Auf den Sicherungsmedien werden nicht nur die Datei-Inhalte, sondern auch die Metadaten des Schriftstücks und die Metadaten aller übergeordneten Objekte (z.B. Akten/Vorgänge und Aktenzeichen) gespeichert. Damit ist auch im Falle eines kompletten Verlusts der Dateien und Datenbanken eine Wiederherstellung anhand der Sicherungsmedien möglich. Die Speicherung der Metadaten erfolgt im XML-Format.
  • Es können unterschiedliche Sicherungsverfahren für einzelne Dateispeicher eingerichtet werden. Möchten Sie beispielsweise manche Dateien nur auf Festplatte, manche auf WORM und manche gar nicht sichern, legen Sie einfach drei Dateispeicher an. Die Festlegung des Dateispeichers kann pro Schriftstück manuell durch den Anwender erfolgen oder automatisiert über den Bearbeitungsstatus.