Senden einer E-Mail mit XDOMEA-Daten
Wenn Sie eine E-Mail mit dem Befehl Neue Mail des Moduls Mail/Wiedervorlage an externe Empfänger schicken, können Sie im Reiter Extras unter Zusätzliche Informationen mitschicken: festlegen, welche zusätzliche Informationen Sie mitschicken möchten:
- Angeboten wird hier die Option Identifikation für Antwort-Mails: Es wird eine eindeutige interne Identifikation mitgeschickt. Wenn Sie später eine Antwort-Mail (welche diese Kennung noch enthält) erhalten, ermöglicht der Befehl Ablegen eine automatisierte Zuordnung der zurückgeschickten und eventuell bearbeiteten Datei zu Ihrer ursprünglichen Datei.
- Zusätzlich werden Optionen angeboten, Informationen über Adressen, Akten/Vorgänge und Schriftstücke im XDOMEA-Format (standardisiertes XML-Schema zum Austausch von Dokumenten, Vorgängen und Akten) mitzuschicken. Die Auswahl wird ignoriert, wenn keine entsprechenden Objekte/Anlagen in der Mail enthalten sind. Aktuell unterstützt regisafe den Standard XDOMEA 3.0.
- Wird beispielsweise ein Schriftstück verschickt und es sind unter Zusätzliche Informationen mitschicken die Optionen Adressen (im XDOMEA-Format) und Akten/Vorgänge (im XDOMEA-Format) ausgewählt, dann werden die Adressen und Akten/Vorgänge, denen dieses Schriftstück zugeordnet ist, mitgeschickt. Die XDOMEA-Daten werden in eine XML-Datei geschrieben und mit der Schriftstück-Datei in einer ZIP-Datei versendet.
- Auf diese Art können nun auch Akten/Vorgänge und Adressen an externe E-Mail-Empfänger verschickt werden, was ohne die Nutzung dieser Funktionalität nicht möglich wäre.
- Wird im Feld Zusätzliche Informationen mitschicken: auf einen XDOMEA-Eintrag doppelgeklickt, dann öffnet sich ein Dialogfenster, in dem genau bestimmt werden kann, welche Informationen in die mitzuschickenden XDOMEA-Daten einbezogen werden sollen:
- Bei Schriftstücken (wird als XDOMEA-"Dokument" aufgenommen) können einbezogen werden: Adresszuordnung, Aktenzeichenzuordnung, Beschreibung, Dokumentdatum, Dokumenttyp, Medium, Posteingang/Postausgang, Akten-/Vorgangszuordnung.
- Bei Akten/Vorgängen (wird als XDOMEA-Typ "Akte" aufgenommen, untergeordnete Akten/Vorgänge als XDOMEA-Typ "Vorgang"): Adresszuordnung, Aktenzeichen, Aktenzeichenzuordnung, Aufbewahrungsdauer, Beschreibung, Laufzeit, Akten-/Vorgangszuordnung.
- Bei Adressen (wird als XDOMEA-Typ "Adresse" aufgenommen): Anschrift, Name, Telekontakte.
- Unabhängig von der Auswahl der jeweils einzubeziehenden Daten wird eine sogenannte Identifizierung in die XDOMEA-Daten aufgenommen. Anhand dieser Identifizierung kann der Empfänger der E-Mail feststellen, ob das jeweilige Objekt bereits in seiner Datenbank vorhanden ist und evtl. durch die neu empfangene Version ersetzt werden kann.
- Die mitzuschickenden Daten werden in einer Datei XDOMEA.XML bzw. XDATEN.XML (wenn keine XDOMEA-Daten mitgeschickt werden) als zusätzliche Anlage der Mail hinzugefügt.
- In den System-Einstellungen Mail/Wiedervorlage kann mit den Einstellungen XDOMEA-Daten für ... standardmäßig mitschicken festgelegt werden, ob die XDOMEA-Markierungen im Feld Zusätzliche Informationen mitschicken: standardmäßig gesetzt sein sollen oder nicht; mit den Einstellungen XDOMEA-Daten für ... einbeziehen können die standardmäßig einzubeziehenden Daten festgelegt werden.
- Mit der System-Einstellung Identifikation für Antwort-Mails standardmäßig mitschicken kann festgelegt werden, ob die Markierung Identifikation für Antwort-Mails standardmäßig gesetzt sein soll oder nicht.