Ablegen einer empfangenen E-Mail

Die Funktion Ablegen ermöglicht das Ablegen externer Mails anhand mitgeschickter Daten (wie z.B. einer "Identifikation für Antwort-Mails" oder Daten im XDOMEA-Format).

Im Einzelnen werden die folgenden Schritte ausgeführt:

• Mitgeschickte Daten werden beim Aufruf des Befehls Ablegen ausgelesen.
  In einem Listenfenster werden daraufhin alle in den Maildaten enthaltenen Objekte (z.B. Schriftstücke, Akten/Vorgänge, Adressen) angezeigt.
• Pro Objekt wird in dieser Liste angezeigt: Datensatztyp (z.B. "Akte/Vorgang") inkl. Kennung, Status ("Neu" oder "Bereits vorhanden"), Text/Beschreibung des Objekts und, bei Schriftstücken, der zugehörige Dateiname aus den Mail-Anlagen.
• Die einzelnen in dieser Liste angezeigten Inhalte aus der Mail können nacheinander abgelegt werden, indem der Eintrag in der Liste markiert und auf die Schaltfläche Ablegen geklickt wird. Ein Doppelklick auf den Eintrag hat dieselbe Wirkung.
• Es wird ein entsprechendes Datensatzfenster (z.B. für Schriftstücke, Akten/Vorgänge bzw. Adressen) angezeigt, in dem die Daten aus der Mail vorgegeben werden. Der Anwender kann nun diese Daten bearbeiten oder ergänzen und anschließend das neue bzw. geänderte Objekt mit OK speichern.
  Eine Ausnahme hiervon stellen Schriftstücke dar, die bereits in Ihrem Datenbestand vorhanden sind und zu denen eine Datei als Anlage mit der Mail mitgeschickt wurde: Beim Klick auf Ablegen wird die mitgeschickte Datei in das Schriftstück übernommen und ersetzt damit die vorhergehende Datei des Schriftstücks. Damit kann sehr komfortabel eine zurückgeschickte neue Version eines bereits vorhandenen Schriftstücks übernommen werden. Nachdem die Datei übernommen wurde erscheint eine Abfrage, ob Sie zusätzlich den Datensatz des Schriftstücks bearbeiten möchten.
• In der Liste der Objekte wird in der Spalte Status nach dem Ablegen eines Objekts die Information "Abgelegt" angezeigt. Zusätzlich wird dieses Objekt grau dargestellt, sodass auf einen Blick erkennbar ist, welche Objekte bereits abgelegt wurden und welche nicht.
• Nachdem alle Objekte abgelegt wurden, schließt sich das Ablage-Listenfenster automatisch, ansonsten kann es jederzeit über die Schaltfläche Schließen geschlossen werden: Dadurch können nur einzelne Objekte der Mail abgelegt werden.
• In der Ablage-Liste wird als letzter Eintrag die Mail/Wiedervorlage selbst aufgelistet: Wird dieser Eintrag markiert und auf Ablegen geklickt (bzw. Doppelklick auf diesen Eintrag), dann wird das Ablage-Listenfenster geschlossen und die gesamte Mail kann, wie dies auch bei Mails ohne mitgeschickten XDOMEA-Daten o.ä. der Fall ist, als neues Schriftstück abgelegt werden. Hierbei kann ausgewählt werden, ob die Nachricht und/oder Anlage-Dateien abgelegt werden sollen.