Aussondern

Nach der Bearbeitung einer Aussonderungsliste kann die Aussonderung durchgeführt werden. Es kann dabei festgelegt werden, welche Aktionen durchgeführt werden sollen.

Wie wird die Aussonderung gestartet?

So starten Sie die Aussonderung:

1. Wählen Sie im Start-Menü unter  Adressen den Befehl Aussonderung.
2. Markieren Sie eine bestehende Aussonderungsliste und wählen Sie die Schaltfläche Aussondern. 
   1. Die Aussonderungsliste wird geöffnet.

• Alternativ starten Sie die Aussonderung direkt im Anschluss an das Bearbeiten oder Neuerstellen einer Aussonderungsliste im jeweiligen Dialogfenster.
  
  Bevor Sie die Aussonderung starten:
  Prüfen Sie immer, ob die Einstellungen in der Aussonderungsliste korrekt sind!
  Siehe: Aussonderungsliste bearbeiten.

Der Befehl "Aussonderung" steht unter folgenden Bedingungen zur Verfügung:  

• Sie besitzen die Berechtigung Aussondern der Gruppe Adressverwaltung. Zu den einzelnen Teilaufgaben der Aussonderung gibt es weitere, detailliertere Berechtigungen (siehe Berechtigungen für Adressen).
• In den System-Einstellungen der Adressverwaltung wurde die Einstellung Aufbewahrungsdauer läuft abnicht auf den Wert Aufbewahrungsdauer läuft nie ab gesetzt.
• Die Aussonderungsfunktion wurde nicht in der Konfigurationsdatei des IQ-Servers deaktiviert (dies kann nur der Administrator für die gesamte regisafe-Umgebung tun).

Anleitung

So sondern Sie Adressen aus:

• Stellen Sie sicher, dass Sie eine geprüfte und bearbeitete Aussonderungsliste geöffnet haben.
  • Das Dialogfenster enthält drei Abschnitte, die für die ausgewählte Aussonderungsliste anzeigen, wie viele Adressen (1) zu archivieren, (2) zu vernichten oder (3) weder auszusondern noch zu vernichten sind.
    Für jeden Abschnitt lässt sich separat festlegen, welche Aktion durchgeführt werden soll, sofern es überhaupt entsprechende Adressen in diesem Abschnitt gibt.
• Setzen Sie einen Bearbeitungsstatus, der für die zu archivierenden Adressen gilt. Je nach Einstellung des Bearbeitungsstatus können weitere automatische Änderungen daraus folgen.
  Über die System-Einstellung Adressverwaltung | Aussonderung: Standard-Bearbeitungsstatus beim Aussondern kann hier ein Standard-Wert gesetzt werden.
• Wählen Sie Zu vernichtende Adressen löschen, wenn Sie Adressen mit der Markierung Vernichten? jetzt löschen wollen.
• Wählen Sie Aufbewahrungsfrist auf folgendes Datum setzen, wenn Sie für Adressen, die weder die Markierung Aussondern? noch die Markierung Vernichten? besitzen, jetzt eine andere Aufbewahrungsfrist setzen wollen.
  Geben Sie dazu das gewünschte, neue Ende der Aufbewahrungsdauer ein oder wählen Sie es aus (zur Eingabe des Datums siehe Datumsformat).
• Starten Sie die Aussonderung nun endgültig mit OK.
  • Alle Aussonderungs-Aktionen werden nach Ihren Angaben durchgeführt:
    Zu löschende Adressen werden vollständig gelöscht. Sofern die Adressen Schriftstücken oder Akten/Vorgängen zugeordnet sind, werden diese Zuordnungen entfernt, die Schriftstücke oder Akten/Vorgänge selbst werden aber nicht ausgesondert.
    Für Adressen mit einer neuen Aufbewahrungsfrist wird diese als festes Datum in das Feld Aufbewahrungsfrist im Detailreiter Aufbewahrung des Objektreiters eingetragen.
  • Die Aussonderungsliste wird um einen Vermerk sowie Benutzer und Zeitpunkt der Aussonderung ergänzt und kann nicht mehr bearbeitet oder erneut zur Aussonderung verwendet werden.
  • Änderungen an der Aussonderungsliste werden protokolliert und im Feld Protokoll angezeigt.
    Zusätzlich wird gemäß den System-Einstellungen Adressverwaltung | Aussonderungsprotokoll erstellen: ... ein Protokoll (Excel-Tabelle) erstellt und abgelegt.
    Das Protokoll wird volltextindiziert und kann über die Volltext-Suche gefunden werden.

Beispiel:

Adressen der ausgewählten Aussonderungsliste sollen nach folgenden Kriterien ausgesondert werden:

• Adressen mit der Markierung Aussondern? sollen den Bearbeitungsstatus gesperrt erhalten.
• Adressen mit der Markierung Vernichten? sollen gelöscht werden.
• Adressen ohne Markierung Aussondern? oder Vernichten? sollen eine neue Aufbewahrungsfrist bis zum 01.09.2022 erhalten.