Anordnungen

Anordnungen werden von HKR-Fachverfahren erstellt und - in der Regel zusammen mit den sogenannten "begründenden Belegen" - den zuständigen Sachbearbeitern zur Prüfung vorgelegt.

Da es sich bei einer Anordnung um ein rechtsverbindliches Dokument handelt, ist es von wesentlicher Bedeutung, dass die Erstellung der Anordnung, der Inhalt der Anordnung samt den begründenden Belegen und auch das Ergebnis der Prüfung festgehalten und archiviert werden.

regisafe unterstützt und erleichtert die Erstellung der Anordnungen in FINANZ+ zunächst durch eine weitgehend automatisierte Übergabe eingegangener Rechnungen an FINANZ+. Übergebene Rechnungen stehen in FINANZ+ im sogenannten Rechnungseingangsbuch zur Verfügung. Dort können Sie dem FINANZ+-internen Rechnungseingangs-Workflow zugeführt und zur Erstellung entsprechender Anordnungen genutzt werden.
Nach der Erstellung der Anordnungen werden diese inklusive aller zugehöriger Dateien (PDF, TIFF, XML usw.) automatisch an regisafe übergeben, dort abgelegt und mit der zugrundeliegenden Rechnung verknüpft. Ab diesem Zeitpunkt sind sowohl die Rechnung als auch die zugehörige Anordnung in regisafe recherchierbar.

Anordnungen werden in FINANZ+ entweder jeweils als einzelne Anordnung angelegt oder zu Sammelanordnungen zusammengefasst. Für die Ablage in regisafe können entsprechend unterschiedliche Ablagekriterien festgelegt werden. regisafe erkennt anhand bestimmter Merkmale automatisch, ob es sich um eine Einzel- oder eine Sammel-Anordnung handelt und legt diese dann nach den konfigurierten Kriterien ab.
Die Ablage selbst erfolgt im Prinzip genauso wie für Einzel-Anordnungen. Allerdings kann in den System-Einstellungen festgelegt werden, ob bei Sammelanordnungen für jede enthaltene Anordnung eine Kopie angelegt werden soll, oder ob jeweils nur ein Verweis auf die Sammelanordnung genügt (dies verringert die Datenmenge auf die Dauer erheblich!).

Automatisierter Arbeitsablauf zur Archivierung von Anordnungen: