FINANZ+-Belege scannen und zuordnen

Nach dem Erstellen von Anordnungen in FINANZ+ werden diese zusammen mit den begründenden Belegen den zuständigen Sachbearbeitern zur Prüfung vorgelegt. Nach Abschluss dieser Prüfung werden die Belege dann in regisafe eingescannt und auf Basis der bereits separat importierten Metadaten automatisiert und strukturiert abgelegt.

Anwendung

So scannen Sie FINANZ+-Belege und ordnen diese automatisiert zu:

• Wählen Sie dazu im Start-Menü Schriftstücke | Stapel scannen.
  Wählen Sie dann den entsprechend vorbereiteten Stapel aus (i.d.R. heißt dieser FINANZ+) und bestätigen Sie mit OK.
  • Der Scan-Stapel wird in einem Dialogfenster geöffnet und ist nun bereit zum Scannen.
  • Nur wenn Sie den "richtigen" Scan-Stapel ausgewählt haben, ist gewährleistet, dass die anschließende Zuordnung zu den FINANZ+-Metadaten automatisiert und korrekt ablaufen kann.
    Beachten Sie, dass Sie immer einen Stapel verwenden müssen, für den die Automatisierte Erkennung/Verarbeitung vom Administrator korrekt eingestellt ist.
• Scannen Sie die Anordnungs-Belege. Nach dem Scannen starten Sie die Zuordnung mit der Schaltfläche Zuordnen....
  • regisafe startet die automatisierte Zuordnung und liest den Inhalt der gescannten Belege zunächst aus. Auf Basis der Capture-Regeln versucht REGISAFE eine automatische Ablage als Schriftstück. Dabei wird, ebenfalls regelbasiert, auch automatisch festgestellt, welche Belege zusammengehören und ab welchem Beleg eine neue Anordnung beginnt.
• Prüfen Sie anhand der angezeigten Informationen, ob die automatisierte Zuordnung korrekt gearbeitet hat und bestätigen Sie ggf. mit Zuordnung fertigstellen. Stellen Sie dagegen Fehler in der Zuordnung fest (offensichtliche Fehler werden direkt mit roter Beschriftung angezeigt), so können Sie diese mit den Funktionen der Scan-Zuordnung korrigieren.
• Die gescannten Anordnungs-Belege werden auf Basis der automatisierten Zuordnung und ggf. mit Ihren Korrekturen abgelegt. Dazu werden die Metadaten der Anordnungen, die bereits im Vorfeld automatisch von FINANZ+ an regisafe übergeben wurden, gezielt zu Ablage verwendet und zusammen mit den Belegen gespeichert.
  Die Metadaten erhalten gleichzeitig einen Vermerk, dass die Belege inzwischen gescannt wurden und somit die Ablage erfolgreich beendet ist. Dementsprechend werden die betreffenden Metadaten von der Vollständigkeitsprüfung nicht mehr erfasst.
• Wenn Sie sich mit der automatisierten Erkennung/Verarbeitung von Scans sowie den Möglichkeiten zur Fehlerbehebung vertraut machen wollen, so finden Sie alle nötigen Informationen im Handbuch Schriftgut-Scanner Capture.