Automatisierte Ablage gescannter Belege

Grundvoraussetzung für das Funktionieren der Schnittstelle zu FINANZ+ (Spätes Scannen) ist, dass die zu scannenden Belege von regisafe eindeutig erkannt und so den zuvor importierten Metadaten zugeordnet werden können. Um das zu gewährleisten, wird die Zuordnung gescannter Belege mithilfe des obligatorischen regisafe-Moduls Schriftgut-Scanner Capture - ergänzt um den OCR-Konverter - durchgeführt.

Dieses Modul verfügt über die erforderlichen Mechanismen, um Inhalte von gescannten Dokumenten zu erkennen und auf Basis sogenannter Capture-Regeln auszuwerten:

Über Texterkennung (OCR) kann der Inhalt der gescannten Seiten automatisiert ausgelesen werden. Über entsprechende Definitionen wird festgelegt, welche Daten einer Seite relevant sind und wie diese erkannt werden können.
Zusätzlich oder alternativ können Barcodes aus der gescannten Seite ausgelesen werden.
Die ausgelesenen Daten (aus der Texterkennung sowie Barcodes) können nun weiterverarbeitet werden.
Beispielsweise können anhand dieser Daten zusätzliche Informationen aus der regisafe-Datenbank oder einer externen Datenquelle (z.B. Access usw.) ausgelesen werden.
Die Abfrage aus der regisafe-Datenbank ist z.B. sinnvoll, wenn über eine Schnittstelle vor dem Scannen Daten aus einem Fachverfahren übernommen wurden.
Die Abfrage aus einer externen Datenquelle ist z.B. sinnvoll, wenn direkt auf die Daten eines Fachverfahrens zugegriffen werden kann.
Optional können die erfassten Daten über speziell programmierte Funktionen (QScript) beliebig weiterverarbeitet werden.
Die ausgelesenen oder ausgewerteten Daten können nun verwendet werden, um das Schriftstück abzulegen.
Es ist zudem möglich, dass zusätzlich zum Schriftstück auch z.B. Akten/Vorgänge oder andere regisafe-Objekte angelegt werden.
Anhand der ausgelesenen Daten wird auch festgestellt, ob eine Seite den Beginn eines neuen Dokuments darstellt oder ob sie eine Folgeseite zur vorhergehenden Seite des Stapels ist.
Die Zuordnung des Stapels kann automatisch ablaufen. Bevor die erfassten Daten jedoch zur Zuordnung verwendet werden, erhält der Anwender die Möglichkeit, diese zu kontrollieren und ggf. manuell zu korrigieren. Auch wird er über erkannte Fehler informiert und kann manuell eingreifen.

Im Lieferumfang der Schnittstelle zu FINANZ+ (Spätes Scannen) sind Capture-Regeln enthalten, die speziell auf die Verarbeitung von FINANZ+-Anordnungen ausgelegt sind. Diese werden i.d.R. bereits bei der Installation durch regisafe-Mitarbeiter eingerichtet.

Folgende Capture-Regeln enthält die Schnittstelle:

FINANZ+-Anordnungen - Kameralistik
FINANZ+-Anordnungen - Doppik
FINANZ+-Sammelanordnungen
SEPA-Mandate

Je nachdem, welches Buchungssystem eingesetzt wird, muss die Capture-Regel für Kameralistik oder Doppik verwendet werden. Zusätzlich muss grundsätzlich auch die Capture-Regel für Sammelanordnungen verwendet werden, um Einzel- und Sammelanordnungen automatisiert trennen und separat verarbeiten zu können.

Die Capture-Regeln legen u.a. fest, ...

ob Belege ein- oder mehrseitig sind
welcher "Inhalt" der Belege die eindeutige Kennung ist (i.d.R. Barcode bzw. die Belegnummer)
ob ein Beleg zu einer Einzel- oder Sammelanordnung gehört
welche bestehenden Daten der regisafe-Datenbank zur Ablage der Anordnungen verwendet werden (z.B. die vorgegebene Haushaltsstellengliederung oder die Angaben zu Mandanten)
welche Metadaten aus FINANZ+ zur Ablage der Anordnungen verwendet werden
in welchen Aktenzeichen und Akten/Vorgängen das Anordnungs-Schriftstück abgelegt wird (die Akten/Vorgänge werden bei Bedarf auch automatisch neu angelegt)
welchen Bearbeitungsstatus neu abgelegte Schriftstücke und Akten/Vorgänge erhalten (gilt natürlich auch für andere Felder der Schriftstücke und Akten/Vorgänge)
Wenn Sie sich mit der automatisierten Erkennung/Verarbeitung von Scans sowie den Möglichkeiten zur Fehlerbehebung vertraut machen wollen, so finden Sie alle nötigen Informationen im Handbuch Schriftgut-Scanner Capture.