Generelle Funktionsweise von KommunalPLUS-Bearbeitungswegen

Neben den üblichen Detailreitern mit der Bezeichnung Allgemein, Aufbewahrung und Extras besitzen grundsätzlich alle Akten-/Vorgangs-Datensätze, die mit KommunalPLUS erstellt worden sind, zusätzliche Detailreiter mit individuellen Arbeitsschritten.
Über diese Arbeitsschritte-Reiter, deren Anzahl vom Verfahren abhängig ist, werden die jeweiligen Funktionsabläufe aufgerufen.

Grundsätzlich enthält der Reiter mit der Bezeichnung Arbeitsschritte bei einfachen Verfahren alle wichtigen und grundlegenden Arbeitsschritte zur Bearbeitung des Verfahrens. Außerdem sind hier die Verfahrensschritte zur Erstellung von allgemeinen und verwaltungsspezifischen Schriftstücken untergebracht.
Bei komplexeren Fachverfahren können die Arbeitsschritte aber auch auf verschiedene Detailreiter aufgeteilt sein (z.B. Nachbaranhörung oder Antragsbearbeitung bei Bauakten).

Beispiel:

Innerhalb eines Arbeitsschritte-Reiters werden die Verfahrensschritte in einer tabellenartigen Anordnung angezeigt. Diese Darstellung gewährleistet, dass der aktuelle Sachstand im Verfahren schnell, umfassend und vollständig zu erkennen ist.

Der Sachstand wird in den folgenden Spalten erfasst:

• Arbeitsschritt
• Durchgeführt am
• Durchgeführt durch
• Information

Die jeweiligen Arbeitsschritte werden entweder durch einen Doppelklick oder mithilfe der Schaltfläche Durchführen ausgeführt. Je nach Erfordernis werden spezielle Dialoge angezeigt, die Daten abfragen oder gewünschte Schriftstücke erstellen. Bei den Arbeitsschritten, die ein oder mehrere Schriftstücke als Ergebnis haben, wird nach dem erstmaligen Ausführen mit einem Doppelklick automatisch das entsprechende Dokument angezeigt. Bereits erzeugte Dokumente können vom Nutzer gelöscht werden, sofern er über die entsprechende Berechtigung verfügt.

Möchte man einen solchen Arbeitsschritt nochmals durchführen, so muss er markiert und mit Durchführen gestartet werden.

Spalte "Arbeitsschritt"

Grundsätzlich werden in dieser Spalte die zur Verfügung stehenden Arbeitsschritte in einer Reihenfolge dargestellt, wie sie sich aus einem normalen Verfahrensablauf ergibt. Dabei besteht in den meisten Fällen keine Pflicht, diese Reihenfolge einzuhalten.

Thematisch unterschiedliche Funktionen werden durch eine „gestrichelte Linie“ getrennt.
Eine Aufzählung gleichartiger Arbeitsschritte erkennt man an den drei Punkten am Spaltenanfang.

• In aller Regel wird die Anzahl dieser gleichartigen Arbeitsschritte durch eine Auswahlfeld-Liste bestimmt. Das bedeutet, dass man durch eine Änderung der Auswahlfeld-Liste auch die verfügbaren Arbeitsschritte bestimmen kann. Wenn eine solche Auswahlfeld-Liste eine Sortierung anbietet (Feld Sortierung im Dialogfenster für den Eintrag), werden die Arbeitsschritte in der Sortierreihenfolge aufgelistet.
  Arbeitsschritte, welche durch eine Auswahlfeld-Liste oder einen Bearbeitungswegerstellt wurden, können nachträglich entfernt oder umbenannt werden. Dabei gilt: 

  • Sofern entfernte oder umbenannte Arbeitsschritte bereits durchlaufen bzw. ausgeführt wurden, werden sie ganz unten in der Liste der Arbeitsschritte unter Alte Arbeitsschritte angezeigt. Wenn diese Arbeitsschritte ein Schriftstück erzeugt hatten, wird die Verlinkung zwischen Arbeitsschritt und erzeugtem Schriftstück beibehalten.

  • Sofern entfernte oder umbenannte Arbeitsschritte noch nicht durchlaufen bzw. ausgeführt wurden, werden sie einfach aus der Liste der Arbeitsschritte entfernt bzw. dort umbenannt und nicht unter Alte Arbeitsschritte angezeigt.

  • Ab der regisafe-Version 4.15 neu über Auswahlfeld-Listen hinzugekommene Arbeitsschritte erscheinen bei Umbenennung nicht unter Alte Arbeitsschritte. Sie werden einfach in der Liste der Arbeitsschritte ebenfalls umbenannt, wobei die Verlinkung zu ggf. erstellten Schriftstücken erhalten bleibt.
    Für Arbeitsschritte, die in älteren regisafe-Versionen über Auswahlfeld-Listen angelegt wurden, gilt dies jedoch nicht. Hier wird wie oben beschrieben verfahren.
    

Spalten "durchgeführt am" und "durchgeführt durch"

Der Inhalt dieser beiden Spalten wird automatisch erzeugt, wenn ein Arbeitsschritt erfolgreich ausgeführt worden ist. Damit kann man erkennen, wann der jeweilige Arbeitsschritt von welchem Sachbearbeiter zuletzt ausgeführt worden ist.

• Möchte man wissen, ob ein Arbeitsschritt bereits mehrfach ausgeführt worden ist, so kann dies über das optionale Modul Aktivitätsprotokoll nachvollzogen werden.

Spalte "Information"

Der Inhalt dieser Spalte wird automatisch erzeugt und ist auf den jeweiligen Arbeitsschritt abgestimmt.

Dabei unterscheidet man ganz grundsätzlich zwei Eintragsarten:

• Ausstehende Bearbeitung
• Ergebnis der Bearbeitung

Wurde im Rahmen eines Arbeitsschrittes einem Sachbearbeiter ein Arbeitsschritt in dessen Wiedervorlage zur Erledigung eingestellt, so erfolgt in dieser Spalte automatisch der Eintrag Termin: Wiedervorlagedatum – Sachbearbeiter.
Damit erkennt man, wann welcher Sachbearbeiter die Wiedervorlage zur Erledigung bekommt. Erledigt der Sachbearbeiter den Arbeitsschritt, wird der Eintrag durch das Ergebnis der Bearbeitung ersetzt.

Verfahrensabläufe darstellen, ausdrucken

Immer wieder ist es erforderlich, dass man einen Verfahrensablauf "zu Papier" bringt. Dies kann in KommunalPLUS automatisiert erledigt werden.
Man muss nur die entsprechende Akte markieren und dann im Start-Menü den Befehl Extras | Aktuelle Anzeige drucken anklicken.
In der dann folgenden Abfrage markiert man den Eintrag Tabelle und erhält in einem neuen Fenster die Übersicht. Über die Tasten kann man dann die Druckvorschau entweder ausdrucken lassen, in Word weiter bearbeiten oder in der Akte ablegen.