Finden & Wissen: Teilfenster "Ordnung"

Das Teilfenster Ordnung zeigt den Aktenplan als hierarchischen Ordnungsbaum, ähnlich wie Sie es vom Windows-Explorer her kennen.

• Sie können die Größe des Teilfensters Ordnung variieren, indem Sie die Maus über seinen rechten oder oberen Rand halten, sodass der Mauszeiger sich in einen Doppelpfeil ändert. Halten Sie nun die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Teilfenster in die gewünschte Breite bzw. Länge. Ist das Fenster nicht breit genug um die Namen der Aktenplan-Objekte anzuzeigen, werden sie Ihnen als sogenannter Tool-Tipp in voller Länge angezeigt, sobald Sie den Mauszeiger über ein Objekt halten.

Über den Ordnungsbaum können Sie sich bequem im Aktenplan bewegen, indem Sie die verschiedenen hierarchischen Ebenen durch einfachen Mausklick auf das Pfeilsymbol links der Symbole auf- oder zuklappen.
Das Pfeilsymbol zeigt an, dass sich unter dem betreffenden Aktenplan-Objekt noch weitere Objekte gleicher oder untergeordneter Ebene befinden, ein Zweig ohne Pfeilsymbol zeigt an, dass keine weiteren Unterebenen vorhanden sind.

• Hierarchisch untergeordnete Ebenen können Sie auch durch Doppelklick auf das übergeordnete Objekt aufklappen.

Verhalten des Ordnungsbaums

Der Ordnungsbaum klappt zunächst immer nur genau den Zweig zum gerade in der Trefferliste markierten Objekt auf und zeigt Ihnen so grafisch dessen Ablageort.

Wenn die Zuordnung von Objekten geändert wird, beispielsweise durch ein Verschieben in ein anderes Aktenzeichen im Ordnungsbaum oder durch manuelles Ändern der Angaben in den Zuordnungsfeldern, wird der Ordnungsbaum automatisch aktualisiert und bis zum neu zugeordnete Objekt, sofern es im Ordnungsbaum angezeigt ist, aufgeklappt.

Beim Zuklappen eines Zweigs speichert regisafe dessen Aufklappstatus. Bei erneutem Aufklappen wird der Zweig dann mit all den Unterebenen angezeigt, die Sie zuletzt aufgeklappt hatten.

Um die Darstellung des Aktenplans übersichtlich zu halten, wird standardmäßig pro Ebene nur ein Zweig geöffnet. Ist z.B. Aktenzeichen 6 aufgeklappt und Sie klappen Aktenzeichen 7 auf, wird Aktenzeichen 6 automatisch zugeklappt.

• Mehrere Zweige derselben Ebene können Sie aufklappen, indem Sie zunächst einen Zweig aufklappen und beim Aufklappen eines weiteren Zweiges die Strg-Taste gedrückt halten.
  Alternativ können Sie das automatische Zuklappen geöffneter Zweige des Ordnungsbaums auch über die Benutzer-Einstellung Benutzeroberfläche | Ordnungsbaum: Automatisches Zuklappen grundsätzlich ausschalten. Mehr dazu finden Sie unter Einstellungen für die Benutzeroberfläche.

In den aufgeklappten Zweigen des Ordnungsbaums werden einzelne Objekte nur bis zu einer Menge von standardmäßig 20 Einträgen direkt im Baum dargestellt. Ansonsten wird ein Verweiseintrag Viele [Objektart]... , also z.B. Viele Akten/Vorgänge..., angezeigt.
Ist die Anzahl der anzuzeigenden Einträge herabgesetzt worden und es sind mehr Einträge als festgelegt, jedoch weniger als 20 Einträge vorhanden, lautet der Verweiseintrag nur [Objekt-Typ]..., also z.B. Akten/Vorgänge... oder Untergeordnete Akten/Vorgänge.
Schriftstücke werden standardmäßig generell nur mit dem Verweiseintrag Schriftstücke... angezeigt.
Durch einen Doppelklick auf diese Verweiseinträge werden die Objekte in der Trefferliste angezeigt.

• Ihr Administrator kann für jeden Objekt-Typ separat über die System-Einstellung Ordnungsbaum: Maximale Anzahl ... (pro Ebene) direkt im Ordnungsbaum anzeigen die Anzeige des Ordnungsbaums beeinflussen.

Sofern Schriftstücke direkt im Ordnungsbaum angezeigt werden, wirkt ein Doppelklick darauf genau so wie in der Benutzer-Einstellung Schriftgutverwaltung | Doppelklick in Schriftstück-Listen eingestellt.

 

Bedeutung der Schaltflächen in der Titelleiste des Teilfensters "Ordnung":

Symbol	Funktion
	Aktualisiert die Ansicht des Aktenplans um hinzugefügte oder gelöschte Objekte, sodass z.B. auch Akten/Vorgänge, die von anderen Mitarbeitern neu angelegt wurden, im Aktenplan angezeigt werden. Wenn Sie den Aktenplan aktualisieren, werden die gespeicherten Ansichten des Ordnungsbaums gelöscht und alle geöffneten Zweige zugeklappt, außer dem des zuletzt markierten Objekts. Änderungen, die Sie in der System-Einstellung Ordnungsbaum: Maximale Anzahl ... (pro Ebene) direkt im Ordnungsbaum anzeigen für die jeweilige Objektkategorie - also z.B. Akten-/Vorgangsverwaltung - vornehmen, werden im Ordnungsbaum erst nach dessen Aktualisierung wirksam.
	Blättern zurück und vor in den verschiedenen erzeugten Ansichten des Aktenplans. Wie viele Ansichten regisafe abspeichert, kann über die Benutzer-Einstellung Aktenplanverwaltung | Anzahl der Aktenzeichen im Verlauf festgelegt werden. Mehr dazu finden Sie unter Einstellungen für den Aktenplan. Standardmäßig speichert regisafe die letzten 40 Ansichten des Aktenplans.

 

Die Befehle im Teilfenster "Ordnung"

Menüleiste und Kontextmenüs passen sich jeweils dem ausgewählten Objekt des Ordnungsbaums an.

Drag & Drop

Ob Ihr regisafe Drag & Drop (Ziehen und Ablegen mit der Maus) unterstützt, ist abhängig von der System-Einstellung Zuordnungsänderung durch Verschieben erlauben, die von Ihrem System-Administrator für jeden Objekt-Typ separat festgelegt wird. Ist Ihr regisafe so eingestellt, dass Drag & Drop unterstützt wird, können Sie ein oder mehrere Objekte desselben Typs in einer Objektliste - wie z.B. Trefferlisten oder dem Detailreiter Schriftstücke einer Akte - markieren, sie mit der Maus an eine andere Stelle im Ordnungsbaum ziehen und dort ablegen, indem Sie die Maustaste loslassen.
Solange Sie die Maustaste gedrückt halten und die Maus über einen Eintrag des Ordnungsbaums kurz halten, wird dieser an der jeweiligen Stelle aufgeklappt. Sobald Sie die Maustaste loslassen, erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie auswählen können, welche Zuordnung geändert werden soll und ob die Zuordnung hinzugefügt bzw. die vorhergehende Zuordnung ersetzt werden soll. Als Vorgabe gilt hierbei, die vorhergehende Zuordnung zu ersetzen. Haben Sie jedoch, während des Loslassens der Maustaste die Strg-Taste gedrückt, ist das Hinzufügen die Vorgabe.

Objekte können innerhalb des Ordnungsbaums verschoben werden. Auch hierzu ist für den betreffenden Objekt-Typ die System-Einstellung Zuordnungsänderung durch Verschieben erlauben erforderlich.

Sofern Schriftstücke im Ordnungsbaum angezeigt werden, können Schriftstück-Dateien mit der Maus aus dem Ordnungsbaum heraus z.B. in den Windows-Explorer, in eine Web-Anwendung oder in eine Microsoft Outlook-Mail gezogen werden. Hierbei werden die Dateien aus diesen Schriftstücken als Kopie übergeben, die Schriftstücke selbst bleiben also unverändert.

• Erforderlich hierfür ist die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Schriftstück-Dateien in Windows-Ordner kopieren.

Verweise auf Objekte (IQO-Dateien) können aus dem Ordnungsbaum heraus in externe Anwendungen, z.B. Microsoft Outlook, oder Microsoft Teams eingefügt werden. Halten Sie dazu beim Ziehen und Ablegen gleichzeitig die Strg-Taste und die Alt-Taste gedrückt.
Ein Doppelklick auf eine solche IQO-Datei zeigt in regisafe die jeweiligen Objekte an.