Aktenzeichen bearbeiten - Reiter "Allgemein"
Der Detailreiter Allgemein des Aktenzeichen-Reiters enthält die wesentlichen Daten eines Aktenzeichens. Diese Daten sind entscheidend für die Suche und die Einordnung im Aktenplan.
Wie wird der Aktenzeichen-Reiter geöffnet?
Öffnen Sie den Aktenzeichen-Reiter zum Anlegen eines neuen Aktenzeichens mit einer der folgenden Methoden:
- Wählen Sie im Programmreiter Neu anlegen die Kategorie
Aktenzeichen und doppelklicken Sie anschließend die gewünschte Aktenzeichen-Art. - Wählen Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl
Neu anlegen | Aktenzeichen und im Untermenü auf die gewünschte Aktenzeichen-Art. - Wählen Sie im Start-Menü Aktenzeichen | Neu anlegen und im Untermenü die gewünschte Aktenzeichen-Art.
Öffnen Sie den Aktenzeichen-Reiter zum Ändern eines bestehenden Aktenzeichens mit einer der folgenden Methoden:
- Markieren Sie ein bestehendes Aktenzeichen in einer Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder in der Menüleiste
Ändern. - Doppelklicken Sie auf ein bestehendes Aktenzeichen in einer Trefferliste und klicken Sie ggf. anschließend auf die Schaltfläche Ändern.
- Die Reaktion von regisafe auf einen Doppelklick in einer Aktenzeichen-Trefferliste ist abhängig von der Benutzer-Einstellung Aktenplanverwaltung | Doppelklick in Aktenzeichen-Listen. Um durch Doppelklick den Aktenzeichen-Reiter anzuzeigen, muss hier Aktenzeichen ändern oder Aktenzeichen-Datensatz anzeigen ausgewählt werden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern in einem Aktenzeichen-Reiter, wenn Sie diesen zuvor mit dem Befehl
Anzeigen geöffnet haben. - Häufig besitzt nur der Administrator die Berechtigung, Aktenzeichen zu ändern.
Um ein Aktenzeichen ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Aktenplanverwaltung | Aktenzeichen ändern verfügen.
Anleitung
So bearbeiten Sie den Detailreiter "Allgemein":
- Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter Allgemein im Aktenzeichen-Reiter aktiviert ist.
- Tragen Sie, falls noch nicht vorhanden, in jedem Fall die zwingend erforderlichen Informationen zu Ihrem Aktenzeichen ein:
Aktenzeichen, Zugriff und Text/Beschreibung -
regisafe prüft während der Eingabe, ob die eingegebene Kennung dem Schema entspricht. Falls nicht, wird das Feld rot hinterlegt.
- Alternativ kann man mit einem Doppelklick auf die Feldbezeichnung Text/Beschreibung ein spezielles Editor-Fenster öffnen, in dem die Eingabe-Taste einen Zeilenumbruch erstellt.
- Für Aktenzeichen zu beachten:
a) Aktenzeichen können nicht doppelt angelegt werden: Bei einem Versuch, dies zu tun, erscheint beim Speichern eine entsprechende Meldung.
b) Der Aktenplan muss hierarchisch vollständig sein. Dies bedeutet: Sie können ein Aktenzeichen nicht anlegen, wenn gemäß Aktenzeichen-Schema übergeordnete Aktenzeichen fehlen.
c) Sie können ein Aktenzeichen jederzeit nachträglich ändern: regisafe wird alle diesem Aktenzeichen zugeordneten Akten/Vorgänge, Sitzungen und Schriftstücke zum neuen Aktenzeichen verschieben. Dieser Vorgang kann jedoch einige Zeit in Anspruch nehmen - Tragen Sie bei Bedarf weitere Eigenschaften des Aktenzeichens in die folgenden Felder ein:
Zusätzliche Schlagworte, - Alternativ kann man mit einem Doppelklick auf die Feldbezeichnung Hinweise ein spezielles Editor-Fenster öffnen, in dem die Eingabe-Taste einen Zeilenumbruch erstellt.
- Wechseln Sie bei Bedarf in die anderen Detailreiter des Aktenzeichen-Reiters, um weitere Eingaben vorzunehmen.
Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das
-Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter. - Speichern Sie das Aktenzeichen mit OK.
- Das Aktenzeichen wird nach Ihren Angaben gespeichert.
Falls Sie mehrere Aktenzeichen markiert haben, wird die Änderung für alle Aktenzeichen gespeichert.
Falls Sie eine Änderung im Feld Aktenzeichen des Reiters Allgemein vorgenommen haben, wirkt diese sich auch auf alle untergeordneten Objekte aus - also auf alle Aktenzeichen, Akten/Vorgänge usw., die diesem Aktenzeichen zugeordnet sind. Da es sich hier um eine Änderung mit weitreichenden Folgen handelt, müssen Sie nochmals bestätigen, dass diese Änderung gemacht und auf alle untergeordneten Objekte übertragen werden soll.
Falls Änderungen in Feldern gemacht wurden, die auf untergeordnete Objekte übertragen werden können (z.B. Aufbewahrungsfrist), müssen Sie auswählen, ob die Änderungen auf die untergeordneten Objekte übertragen werden sollen oder nicht.
Wie werden diese Informationen eingegeben?
| Feld | Bedeutung | Format |
| Aktenzeichen |
Legt das Aktenzeichen fest. Bei der Festlegung müssen Sie sich an das vorgegebene Aktenzeichen-Schema halten.
Das für Ihre Umgebung geltende Schema können Sie leicht erkennen, wenn Sie sich die bestehenden Aktenzeichen ansehen oder wenn Sie den Mauszeiger über das Feld Aktenzeichen halten (dann wird das Schema angezeigt).
Siehe auch: Hinweise unten |
Eingabe nach Schema; unterschiedlich, je nach Bedarf |
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Zugriff |
Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf das Aktenzeichen zugreifen dürfen.
Beachten Sie: In der Regel macht es keinen Sinn, auf einzelne Aktenzeichen eine gesonderte Zugriffsberechtigung zu vergeben, da jeder auf den kompletten Aktenplan zugreifen können sollte. Die hier eingetragenen Zugriffsrechte werden auf untergeordnete Aktenzeichen vererbt, außer Sie geben bei diesen dann andere Zugriffsberechtigungen an. |
Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe: Ein Klick = Vollzugriff Zwei Klicks = Lesezugriff Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe
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Text/Beschreibung |
Beschreibt den Inhalt des Aktenzeichens. Die Beschreibung sollte die untergeordneten Aktenzeichen und Akten/Vorgänge möglichst kurz und prägnant zusammenfassen. Nach jedem Begriff in diesem Feld kann gesucht werden.
Bitte achten Sie auf eine ausführliche Beschreibung! Wenn Sie das Modul Etiketten-, Barcode- und Beschriftungsdruck einsetzen, wird der Text des Aktenzeichens auch als Beschriftung für das Etikett verwendet. |
Beliebiger Text; Strg+Eingabe erzeugt einen Zeilenumbruch |
Wie werden diese Informationen eingegeben?
| Feld | Bedeutung | Format |
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Zusätzliche Schlagworte |
Hier können Sie Begriffe eingeben, nach denen ebenfalls gesucht werden kann, die aber nicht in den Listenfenstern und im ausgedruckten Aktenplan auftauchen sollen. |
Einzelne Worte, durch Leerzeichen, Komma oder Semikolon getrennt |
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Produktkennung |
Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eine Produktkennung für das Aktenzeichen auszuwählen oder - bei entsprechender Berechtigung - auch neu einzutragen.
Dieses Feld ist ein reines Informationsfeld; nach seinem Inhalt kann bei der Erweiterten Suche auch gesucht werden. |
Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Produkt
Mehrfachauswahl ist möglich |
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Haushaltsstelle |
Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eine Haushaltsstelle für das Aktenzeichen auszuwählen oder - bei entsprechender Berechtigung - auch neu einzutragen.
Dieses Feld ist ein reines Informationsfeld; nach seinem Inhalt kann bei der Erweiterten Suche auch gesucht werden. |
Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Haushaltsstellen
Mehrfachauswahl ist möglich |
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Zuständigkeit |
Dieses Feld bietet die Möglichkeit, zuständige Benutzer oder Benutzergruppen für das Aktenzeichen einzutragen ("federführende Stelle"). |
Auswahl von Benutzern und/oder Gruppen
Strg-Taste = Mehrfachauswahl |
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Hinweise |
Geben Sie hier allgemeine Hinweise zu diesem Aktenzeichen ein. Nach diesem Feld kann auch gesucht werden. |
Beliebiger Text; Strg+Eingabe erzeugt einen Zeilenumbruch. |
Beispiel:
Das folgende Aktenzeichen wurde auf Basis des Aktenplans Baden-Württemberg für die "Realschule Regishausen" angelegt. Da dafür eine Vorlage verwendet wurde, werden beim Neuanlegen des Aktenzeichens automatisch auch untergeordnete Aktenzeichen angelegt.
- Die Beschreibung des Objektreiters geht von einem Standard-Datensatz aus.
Abhängig von individuellen Anpassungen und Berechtigungen können die angebotenen Detailreiter und Felder auf dem Objektreiter von diesem Standard abweichen.