Aktenzeichen bearbeiten - Reiter "Aufbewahrung"
Der Detailreiter Aufbewahrung des Aktenzeichen-Reiters enthält Angaben zur Aufbewahrungsdauer und zu Papierakten eines Aktenzeichens.
Wie wird der Aktenzeichen-Reiter geöffnet?
Öffnen Sie den Aktenzeichen-Reiter zum Anlegen eines neuen Aktenzeichens mit einer der folgenden Methoden:
- Wählen Sie im Programmreiter Neu anlegen die Kategorie
Aktenzeichen und doppelklicken Sie anschließend die gewünschte Aktenzeichen-Art. - Wählen Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl
Neu anlegen | Aktenzeichen und im Untermenü auf die gewünschte Aktenzeichen-Art. - Wählen Sie im Start-Menü Aktenzeichen | Neu anlegen und im Untermenü die gewünschte Aktenzeichen-Art.
Öffnen Sie den Aktenzeichen-Reiter zum Ändern eines bestehenden Aktenzeichens mit einer der folgenden Methoden:
- Markieren Sie ein bestehendes Aktenzeichen in einer Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder in der Menüleiste
Ändern. - Doppelklicken Sie auf ein bestehendes Aktenzeichen in einer Trefferliste und klicken Sie ggf. anschließend auf die Schaltfläche Ändern.
- Die Reaktion von regisafe auf einen Doppelklick in einer Aktenzeichen-Trefferliste ist abhängig von der Benutzer-Einstellung Aktenplanverwaltung | Doppelklick in Aktenzeichen-Listen. Um durch Doppelklick den Aktenzeichen-Reiter anzuzeigen, muss hier Aktenzeichen ändern oder Aktenzeichen-Datensatz anzeigen ausgewählt werden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern in einem Aktenzeichen-Reiter, wenn Sie diesen zuvor mit dem Befehl
Anzeigen geöffnet haben. - Häufig besitzt nur der Administrator die Berechtigung, Aktenzeichen zu ändern.
Um ein Aktenzeichen ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Aktenplanverwaltung | Aktenzeichen ändern verfügen.
Anleitung
So bearbeiten Sie den Detailreiter "Aufbewahrung":
- Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter Aufbewahrung im Aktenzeichen-Reiter aktiviert ist.
Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das
-Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter. - Tragen Sie bei Bedarf Angaben zur Aufbewahrung des Aktenzeichens in die folgenden Felder ein:
Aufbewahrungsfrist, Papierakte vorhanden und Altes Aktenzeichen. - Die Felder Altes Aktenzeichen und Alter Aufbewahrungsort werden bei Änderung des Feldes Aktenzeichen bzw. Aufbewahrungsort automatisch gefüllt, indem dort der ursprüngliche Wert des Feldes Aktenzeichen bzw. Aufbewahrungsort eingetragen wird. Bestehende Einträge bleiben dabei erhalten.
Somit wird eine lückenlose Historie der Änderungen geführt. - Sofern Sie über das Modul Altregistratur verfügen, tragen Sie die gewünschte Angabe in das Feld Transferfrist (Altregistratur) ein.
- Wechseln Sie bei Bedarf in die anderen Detailreiter des Aktenzeichen-Reiters, um weitere Eingaben vorzunehmen.
- Speichern Sie das Aktenzeichen mit OK.
- Das Aktenzeichen wird nach Ihren Angaben gespeichert.
Falls Sie mehrere Aktenzeichen markiert haben, wird die Änderung für alle Aktenzeichen gespeichert.
Falls Sie eine Änderung im Feld Aktenzeichen des Reiters Allgemein vorgenommen haben, wirkt diese sich auch auf alle untergeordneten Objekte aus - also auf alle Aktenzeichen, Akten/Vorgänge usw., die diesem Aktenzeichen zugeordnet sind. Da es sich hier um eine Änderung mit weitreichenden Folgen handelt, müssen Sie nochmals bestätigen, dass diese Änderung gemacht und auf alle untergeordneten Objekte übertragen werden soll.
Falls Änderungen in Feldern gemacht wurden, die auf untergeordnete Objekte übertragen werden können (z.B. Aufbewahrungsfrist), müssen Sie auswählen, ob die Änderungen auf die untergeordneten Objekte übertragen werden sollen oder nicht.
Wie werden diese Informationen eingegeben?
| Feld | Bedeutung | Format |
| Aufbewahrungsfrist |
Hier wird festgelegt, wie lange oder bis wann das Aktenzeichen in der EDV aufbewahrt werden muss. Zusätzlich kann angegeben werden ob es anschließend archivwürdig oder zu vernichten ist. Diese Angabe wird auf untergeordnete Aktenzeichen, Akten/Vorgänge und Schriftstücke vererbt. Nach abgelaufener Aufbewahrungsfrist können Akten/Vorgänge und Schriftstücke ausgesondert oder archiviert werden. Für Aktenzeichen selbst wird diese Funktion allerdings nicht angeboten. |
Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Aufbewahrungsfristen
Siehe Datumsformat |
| Papierakte vorhanden |
Hier wird angegeben, ob eine Papierakte vorhanden ist. Wenn das der Fall ist, wird unter Aufbewahrungsort der "normale physikalische" Aufbewahrungsort der Akten eintragen, z.B. Die Ausgabe an einen Sachbearbeiter wird hier nicht erfasst. Dies erfolgt separat über das Anwendungsmodul "Registraturverwaltung". |
Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Aufbewahrungsorte |
| Altes Aktenzeichen |
Ergänzende Informationen zu etwaigen "alten" Aktenzeichen können in den Feldern Altes Aktenzeichen, Alter Aufbewahrungsort und Hinweise zur Historie eingegeben werden. |
Beliebiger Text bzw. Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Aufbewahrungsorte |
Wie wird diese Information eingegeben?
| Feld | Bedeutung | Format |
| Transferfrist (Altregistratur) |
Geben Sie hier ein oder wählen Sie aus, nach welcher Frist abgeschlossene Akten/Vorgänge und deren Schriftstücke aus diesem Aktenzeichen in die Altregistratur übertragen werden sollen. Bei entsprechender System-Einstellung wird diese Angabe auch auf untergeordnete Aktenzeichen vererbt. Nach abgelaufener Transferfrist können Akten/Vorgänge und deren zugeordnete Schriftstücke in ein Datenlager der Altregistratur verschoben werden. |
Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Aufbewahrungsfristen
Zur Eingabe des Datums siehe Datumsformat |
Beispiel:
Das folgende Aktenzeichen soll 10 Jahre lang gespeichert und anschließend archiviert werden. Eine Papierakte ist in der Zentralregistratur vorhanden. Das frühere Aktenzeichen lautete "223". Dieses wird im Archiv aufbewahrt.
- Die Beschreibung des Objektreiters geht von einem Standard-Datensatz aus.
Abhängig von individuellen Anpassungen und Berechtigungen können die angebotenen Detailreiter und Felder auf dem Objektreiter von diesem Standard abweichen.