Aktenzeichen bearbeiten - Reiter "Extras"
Der Detailreiter Extras des Aktenzeichen-Reiters enthält Angaben zur Anzeige eines Aktenzeichens in regisafe.
Wie wird der Aktenzeichen-Reiter geöffnet?
Öffnen Sie den Aktenzeichen-Reiter zum Anlegen eines neuen Aktenzeichens mit einer der folgenden Methoden:
- Wählen Sie im Programmreiter Neu anlegen die Kategorie
Aktenzeichen und doppelklicken Sie anschließend die gewünschte Aktenzeichen-Art. - Wählen Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl
Neu anlegen | Aktenzeichen und im Untermenü auf die gewünschte Aktenzeichen-Art. - Wählen Sie im Start-Menü Aktenzeichen | Neu anlegen und im Untermenü die gewünschte Aktenzeichen-Art.
Öffnen Sie den Aktenzeichen-Reiter zum Ändern eines bestehenden Aktenzeichens mit einer der folgenden Methoden:
- Markieren Sie ein bestehendes Aktenzeichen in einer Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder in der Menüleiste
Ändern. - Doppelklicken Sie auf ein bestehendes Aktenzeichen in einer Trefferliste und klicken Sie ggf. anschließend auf die Schaltfläche Ändern.
- Die Reaktion von regisafe auf einen Doppelklick in einer Aktenzeichen-Trefferliste ist abhängig von der Benutzer-Einstellung Aktenplanverwaltung | Doppelklick in Aktenzeichen-Listen. Um durch Doppelklick den Aktenzeichen-Reiter anzuzeigen, muss hier Aktenzeichen ändern oder Aktenzeichen-Datensatz anzeigen ausgewählt werden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern in einem Aktenzeichen-Reiter, wenn Sie diesen zuvor mit dem Befehl
Anzeigen geöffnet haben. - Häufig besitzt nur der Administrator die Berechtigung, Aktenzeichen zu ändern.
Um ein Aktenzeichen ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Aktenplanverwaltung | Aktenzeichen ändern verfügen.
Anleitung
So bearbeiten Sie den Detailreiter "Extras":
- Stellen Sie sicher, dass der Reiter Extras in der Aktenzeichen-Datensatzmaske aktiviert ist.
Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das
-Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter. - Tragen Sie bei Bedarf Anzeige-Eigenschaften des Aktenzeichens in die folgenden Felder ein:
Farb-Kennzeichnung und Textfarbe. - Die festgelegten Farben werden für alle untergeordneten Aktenzeichen, Akten/Vorgänge, Schriftstücke übernommen. Setzen Sie farbige Markierungen aus diesem Grund nur sparsam ein.
- Wechseln Sie bei Bedarf in die anderen Detailreiter des Aktenzeichen-Reiters, um weitere Eingaben vorzunehmen.
- Speichern Sie das Aktenzeichen mit OK.
- Das Aktenzeichen wird nach Ihren Angaben gespeichert.
Falls Sie mehrere Aktenzeichen markiert haben, wird die Änderung für alle Aktenzeichen gespeichert.
Falls Sie eine Änderung im Feld Aktenzeichen des Reiters Allgemein vorgenommen haben, wirkt diese sich auch auf alle untergeordneten Objekte aus - also auf alle Aktenzeichen, Akten/Vorgänge usw., die diesem Aktenzeichen zugeordnet sind. Da es sich hier um eine Änderung mit weitreichenden Folgen handelt, müssen Sie nochmals bestätigen, dass diese Änderung gemacht und auf alle untergeordneten Objekte übertragen werden soll.
Falls Änderungen in Feldern gemacht wurden, die auf untergeordnete Objekte übertragen werden können (z.B. Aufbewahrungsfrist), müssen Sie auswählen, ob die Änderungen auf die untergeordneten Objekte übertragen werden sollen oder nicht.
Wie werden diese Informationen eingegeben?
| Feld | Bedeutung | Format |
| Farb-Kennzeichnung |
Hier wird eine Farbe festgelegt, die das Aktenzeichensymbol dieses Aktenzeichens in allen Listen-Fenstern hinterlegt. |
Auswahl der Farbe |
| Textfarbe |
Hier wird eine Farbe für den Text des Aktenzeichens festgelegt, die in allen Listen-Fenstern verwendet wird. |
Auswahl der Farbe |
Beispiel:
Das Symbol des Aktenzeichens soll rot hinterlegt werden. Der Text soll schwarz und fett angezeigt werden.
- Die Beschreibung des Objektreiters geht von einem Standard-Datensatz aus.
Abhängig von individuellen Anpassungen und Berechtigungen können die angebotenen Detailreiter und Felder auf dem Objektreiter von diesem Standard abweichen.