Aktenzeichen wiederfinden

Bestimmte Aktenzeichen können Sie im gesamten Aktenplan bequem mithilfe des Verlaufs der Aktenzeichen oder auch mit der hierarchischen Suche im Aktenplan schnell wiederfinden.

Anleitung

So suchen Sie ein kürzlich bearbeitetes Aktenzeichen:

• Wählen Sie im Start-Menü  Aktenzeichen | Verlauf.
  • Der Reiter Finden & Wissen wird geöffnet und zeigt Ihnen die Aktenzeichen, die Sie zuletzt bearbeitet haben, als Trefferliste an.
    Die maximale Anzahl der Aktenzeichen in dieser Trefferliste wird in der Benutzer-Einstellung Aktenplanverwaltung | Anzahl der Aktenzeichenim Verlauf festgelegt. Standardmäßig werden bis zu 40 Aktenzeichen angezeigt.
• Markieren Sie das gesuchte Aktenzeichen und wählen Sie anschließend einen Befehl in der Menüleiste oder im Kontextmenü, um das Aktenzeichen zu bearbeiten.
  • Falls das gesuchte Aktenzeichen nicht in der Liste enthalten ist, versuchen Sie eine der anderen Suchmethoden.
    Z.B. die hierarchische Suche (siehe weiter unten) oder auch die Schnellsuche (siehe Aktenzeichen suchen (Schnellsuche)).

So suchen Sie hierarchisch im Aktenplan nach Aktenzeichen: 

• Starten Sie die hierarchische Suche nach Aktenzeichen am besten im Reiter Finden & Wissen.
• Klappen Sie im Teilfenster Ordnung den Aktenplan mithilfe des Symbols soweit auf, wie Sie sich noch an das Aktenzeichen erinnern, nach dem Sie suchen, und markieren Sie es.
• Wählen Sie im Kontextmenü des markierten Aktenzeichens unter Zuordnungen oder im Teilfenster Zuordnungen den Eintrag Über-/untergeordnete Aktenzeichen
  • In der Trefferliste werden die unter- und übergeordneten Aktenzeichen hierarchisch angezeigt.
• Markieren Sie in der Trefferliste das Aktenzeichen, das dem gesuchten am nächsten kommt.
  • Der Ordnungsbaum klappt automatisch an der Stelle auf, an der sich das markierte Aktenzeichen befindet und zeigt, sofern vorhanden, alle Aktenzeichen, der nächst unteren Ebene an.
• Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4 solange bis Sie das gesuchte Aktenzeichen gefunden haben.
• Sie können innerhalb Ihrer Trefferlisten blättern, indem Sie in der Titelleiste der Trefferliste auf oder klicken. Oder Sie können zu einer bestimmten Trefferliste springen, indem Sie in der Titelleiste auf klicken, wodurch eine Liste aller geöffneten Trefferlisten angezeigt wird.