Schriftstück-Datensatz bearbeiten - Reiter "Übergabedaten an Excel"

Der Detailreiter Übergabedaten an Excel des Schriftstück-Reiters enthält Angaben zur automatischen Übernahme von regisafe-Daten in Excel-Schriftstücke.

Im Einzelnen können Sie in diesem Detailreiter festlegen, welche regisafe-Daten an die Kopf- und Fußzeile des Excel-Dokuments oder an beliebige Zellen übergeben werden. Außerdem kann der Barcode des Excel-Schriftstücks in eine bestimmte Zelle platziert werden.

• Der Reiter Übergabedaten an Excel steht Ihnen nur bei Verwendung des Moduls Microsoft-Excel-Integration zur Verfügung.
• Wenn Sie möchten, dass die Definition der Übergabedaten an Excel in allen Excel-Schriftstücken einheitlich erfolgt, sollten Sie direkt das Vorlagen-Schriftstück der Standard-Vorlage bearbeiten. Auf diese Weise erhält jedes Excel-Schriftstück, das auf Basis dieser Standard-Vorlage erstellt wird, dieselben Übergabe-Einstellungen.
  Für Excel-Vorlagen, denen kein Vorlage-Schriftstück zugeordnet ist, (z.B. die systemseitig vorgegebene Standard-Schriftstück-Art Excel-Tabelle) oder wenn im verwendeten Vorlage-Schriftstück nicht mindestens eine Übergabedefinition eingetragen ist, werden die Vorgaben zur Datenübergabe aus den System-Einstellungen der Microsoft-Excel-Integration übernommen. Diese System-Einstellungen entsprechen den Angaben im Reiter Übergabedaten an Excel.
  Die System-Einstellungen werden auch verwendet, wenn eine Excel-Datei per Drag & Drop in regisafe abgelegt wird.

Anleitung

So bearbeiten Sie den Detailreiter "Übergabedaten an Excel":

• Nähere Angaben zu den einzelnen Feldern finden Sie in der Online-Hilfe unter Grundlagen > Anwendung > Schriftgut verwenden > Schriftstücke anlegen und ändern > Excel-Schriftstücke bearbeiten > Reiter "Übergabedaten an Excel" bearbeiten

• Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter Übergabedaten an Excel im Schriftstück-Reiter aktiviert ist.
  Wenn der Detailreiter zunächst nicht sichtbar ist, können Sie ihn mithilfe der Reiterliste öffnen.
• Wählen Sie zunächst unter Datenübergabe für dieses Dokument deaktivieren, ob regisafe überhaupt Daten an das Excel-Dokument übergeben soll. Falls Sie diese Markierung setzen, brauchen Sie keine weiteren Angaben in diesem Detailreiter mehr machen.
  • Wenn klar ist, dass keine regisafe-Daten an die Excel-Datei übergeben werden sollen, empfiehlt es sich, diese Markierung zu setzen. Dadurch entfällt die interne Aufbereitung der regisafe-Daten und somit öffnet sich die Excel-Datei schneller.
• Tragen Sie in die einzelnen Felder unter Kopf- und Fußzeile im Detail ein, welche Daten an die verschiedenen Bereiche der Kopf- und Fußzeile in der Excel-Datei übergeben werden sollen.
  
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Übergabe an ...	Hier wird der Inhalt für die sechs verschiedenen Bereiche von Excel-Kopf- und Fußzeilen festgelegt. Wählen Sie zu diesem Zweck zunächst die gewünschten Datenfelder mithilfe der Auswahl-Liste aus und ergänzen Sie diese Felder durch beliebigen Text. Achten Sie darauf, dass die Namen der Datenbankfelder unverändert bleiben und dass auch die eckigen Klammern erhalten bleiben. Wenn Sie bereits vorhandene Inhalte in den Kopf- und Fußzeilen des Excel-Dokuments unverändert erhalten wollen, geben Sie stattdessen einen * ein. Wenn Sie vorhandenen Inhalt dagegen löschen wollen, lassen Sie das Feld Übergabe an... einfach leer.	Auswahl der regisafe-Datenbankfelder (in eckigen Klammern) ergänzt um beliebigen Text Auswahl/Eingabe von *

• Tragen Sie unter Sonstige Übergabedaten ein, in welche Zelle Sie den Barcode des Excel-Schriftstücks platzieren wollen und welche Daten Sie an beliebige Excel-Zellen übergeben wollen.
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Excel-Zelle für Barcode	Geben Sie hier an, in welche Tabelle und in welche Zelle Sie den Barcode des Schriftstücks als Grafikdatei übergeben möchten. Lassen Sie dieses Feld leer, wenn kein Barcode an das Schriftstück übergeben werden soll. An dieser Stelle kann maximal eine Zelle angegeben werden. Diese Einstellung steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Etiketten-, Barcode- und Beschriftungsdruck eingesetzt wird.	Angabe von Tabelle und Zelle im Excel-Format: Tabellenname/Index:Zelle Beispiele: Tabelle1:A1, Tabelle1!A1, 1!A1
Excel-Zelle für Barcodeschrift	Geben Sie hier an, in welche Tabelle und in welche Zelle Sie den Barcode des Schriftstücks als Barcodeschrift "Free 3 of 9" übergeben möchten. Lassen Sie dieses Feld leer, wenn keine Barcode als Schrift an das Schriftstück übergeben werden soll. An dieser Stelle kann maximal eine Zelle angegeben werden. Diese Einstellung steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Etiketten-, Barcode- und Beschriftungsdruck eingesetzt wird.	Angabe von Tabelle und Zelle im Excel-Format: Tabellenname/Index:Zelle Beispiele: Tabelle1:A1, Tabelle1!A1, 1!A1
Übergabe an beliebige Excel-Zellen	Geben Sie hier an, ob weitere Daten an beliebige Excel-Zellen übergeben werden sollen.   Wählen Sie zu diesem Zweck zunächst die gewünschten Datenfelder mithilfe der Auswahl-Liste aus und ergänzen Sie diese Felder durch die Angabe der Zelle und beliebigen Text. Nach Auswahl der Datenbankfelder können Sie diese innerhalb des Feldes beliebig durch Kopieren und Einfügen verschieben. Wenn Sie den Inhalt des Feldes manuell bearbeiten und anschließend erneut Datenbankfelder auswählen, gehen die manuellen Änderungen verloren! Beispiele: 1) Tabelle1:A1|Az.: [Aktenzeichen] ; Tabelle1:A2| [Text] An die Zelle A1 der Tabelle 1 wird der Text "Az.: " zusammen mit dem Namen des Aktenzeichens des Schriftstücks übergeben. An die benachbarte Zelle A2 wird der Text des Schriftstücks übergeben. 2) 2:B4|Kunde: [Adressen_Nachname], [Adressen_Vorname] An die Zelle B4 der Tabelle mit dem Index 2 wird der Text "Kunde: " zusammen mit dem Nachnamen und Vornamen aus der Adresskennung des Schriftstücks übergeben. Beachten Sie, dass bei der Auswahl der Datenbankfelder jeweils die entsprechende Organisationsstruktur im Namen des Datenbankfeldes vorangestellt ist. Ohne Angabe der Organisationsstruktur im Feldnamen wird automatisch die Organisationsstruktur "Schriftgutverwaltung" verwendet.	Angabe von Zelle und Datenbankfeld nach folgendem Schema: Tabellenname/Index:Zelle |Text: [Datenbankfeld] Angaben zu mehreren Zellen werden jeweils durch ein Semikolon getrennt.   Beispiele: siehe links

• Wechseln Sie bei Bedarf in die anderen Reiter des Schriftstück-Reiters, um weitere Eingaben vorzunehmen.
• Speichern Sie das Schriftstück mit OK.
• Die Schriftstück-Daten werden nach Ihren Angaben gespeichert.
  Falls Sie den Objektreiter zum Anlegen eines neuen Schriftstücks auf Basis einer Datei-Vorlage geöffnet haben, wird die Datei anschließend im Anwendungsprogramm geöffnet.

• Die Beschreibung des Objektreiters geht von einem Standard-Datensatz aus.
  Abhängig von individuellen Anpassungen und Berechtigungen können die angebotenen Detailreiter und Felder auf dem Objektreiter von diesem Standard abweichen.
  Diese Beschreibung wird auch für speziell angepasste Objektreiter angezeigt, solange für diese noch keine eigene Online-Hilfe existiert (Beispiel: KommunalPLUS-Module).