OpenOffice/LibreOffice-Vorlagen verwenden

In regisafe können unterschiedlichste Vorlagen für OpenOffice/LibreOffice-Dateien mithilfe von regisafe-Standardfunktionen angelegt und verwendet werden.
Das Vorgehen unterscheidet sich in diesem Fall vom Vorgehen ohne regisafe.

Folgendes ist beim Verwenden von OpenOffice/LibreOffice-Vorlagen in regisafe zu beachten:

• Vorlagen für OpenOffice/LibreOffice-Textdateien in regisafe sind "ganz normale" OpenOffice/LibreOffice-Textdateien. OpenOffice/LibreOffice-Vorlagendateien (Format OTT) werden hier nicht verwendet.
• In regisafe als Schriftstücke abgelegte OpenOffice/LibreOffice-Textdateien werden mit dem Befehl  Als Standard-Vorlage definieren | Standard-Vorlage für "OpenOffice-Text" (bzw. LibreOffice-Text) in die entsprechende Auswahlfeld-Liste eingetragen.
  Dadurch stehen Sie in regisafe als Vorlage zum Neuanlegen von Schriftstücken zur Verfügung (z.B. im Reiter Neu anlegen).
  Neben diesen Standard-Vorlagen für OpenOffice/LibreOffice-Textdateien können auch Vorlagen für Serienbriefe als Standard-Vorlagen für OpenOffice/LibreOffice-Serienbriefe festgelegt werden.
• Nur bei Verwendung der Schnittstelle zu OpenOffice oder LibreOffice:
  Vorlagen für OpenOffice/LibreOffice-Textdateien in regisafe können sogenannte Bereiche enthalten, mit deren Hilfe der Inhalt von regisafe-Datenfeldern beim Erstellen oder Aktualisieren an die OpenOffice/LibreOffice-Datei übergeben wird. Dabei ist es nicht nur möglich, Datenfelder des zugehörigen Schriftstücks zu übergeben, es können auch Datenfelder von Objekten übergeben werden, die dem Schriftstück zugeordnet sind (z.B. aus der übergeordneten Akte oder der zugeordneten Adresse). regisafe-Standard-Datenfelder können dabei bequem über das Makro Datenfelder aus regisafe eingefügt werden.
  
  In den OpenOffice/LibreOffice-System-Einstellungen Übergabefelder aus... wird festgelegt, welche Datenfelder generell an OpenOffice/LibreOffice-Dateien übergeben werden können. Durch die Beschränkung auf tatsächlich benötigte Textformularfelder an dieser Stelle wird die Performance bei der Erstellung von OpenOffice/LibreOffice-Dateien gesteigert.
• Nur bei Verwendung der Schnittstelle zu OpenOffice oder LibreOffice:
  Vorlagen für OpenOffice/LibreOffice-Serienbriefe werden in regisafe als Schriftstück der Art OpenOffice-Serienbrief oder LibreOffice-Serienbrief erstellt. Sie können neben Bereichen (siehe oben) auch Seriendruckfelder enthalten, mit deren Hilfe der Inhalt von regisafe-Adressen beim Erstellen an die OpenOffice/LibreOffice-Datei übergeben wird.
  
  Bei Verwendung von regisafe-Adressen wird in der OpenOffice(/LibreOffice-System-Einstellung Übergabefelder aus Adresse bei Serienbriefen festgelegt, welche Seriendruckfelder an OpenOffice/LibreOffice-Dateien übergeben werden können. Durch die Beschränkung auf tatsächlich benötigte Seriendruckfelder an dieser Stelle wird die Performance bei der Erstellung von OpenOffice/LibreOffice-Dateien gesteigert.

 

Anleitung

So verwenden Sie eine OpenOffice/LibreOffice-Vorlage in regisafe:

• Öffnen Sie den Schriftstück-Reiter zum Anlegen eines neuen Schriftstücks, indem Sie im Programmreiter Neu anlegen unter der Kategorie  Schriftstücke z.B. den Eintrag Alle Schriftstück-Arten | OpenOffice/LibreOffice-Text oder. ... | OpenOffice/LibreOffice-Serienbrief wählen und anschließend die gewünschte Vorlage doppelklicken.
  • Sie gelangen ebenfalls in den Programmreiter Neu anlegen, wenn Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl  Neu anlegen |  Schriftstück wählen oder wenn Sie im Start-Menü  Schriftstücke |  Neu anlegen wählen.
  • regisafe öffnet einen neuen Schriftstück-Reiter. Als Schriftstück-Art ist die ausgewählte Vorlage eingetragen (siehe unten links auf dem Reiter).
• Füllen Sie die Felder des Objektreiters wie gewohnt aus und wählen Sie dann OK.
  • Beachten Sie für Briefe, dass der Empfänger im Feld Adresskennung eingetragen sein muss.
    Für Serienbriefe verwenden Sie in der Regel einen Verteiler, den Sie im Feld Adressverteiler eintragen.
  • regisafe speichert den Objektreiter.
    Wenn bei "normalen Briefen" mehrere Adressen, Anschriften oder Ansprechpartner vorhanden sind, bietet regisafe anschließend eine Auswahl an. Ähnliches gilt, falls mehrere Anschriftenformate oder Briefanreden zur Verfügung stehen
    Dann öffnet regisafe die zugehörige OpenOffice/LibreOffice-Datei auf Basis der hinterlegten Vorlage. Sofern in dieser Vorlage Bereiche oder Seriendruckfelder eingetragen sind, werden diese nach dem Öffnen der Datei mit den entsprechenden regisafe-Daten gefüllt.
• Ergänzen Sie die OpenOffice/LibreOffice-Datei nun nach Bedarf. Anschließend speichern und schließen Sie die OpenOffice/LibreOffice-Datei.
  Beachten Sie dabei, dass automatisch gefüllte Bereiche zum Teil manuell ergänzt werden müssen (z.B. um ein abschließendes Komma nach der Briefanrede).
  • regisafe übernimmt die Änderungen der OpenOffice/LibreOffice-Datei in das zugehörige Schriftstück.