Zusammengeführte Dateien bearbeiten- Reiter "Inhalt"

Der Detailreiter Inhalt eines Schriftstücks der Art Zusammengeführte Datei enthält Verweise auf die enthaltenen Schriftstücke. Auf Basis dieser Verweise wird die zusammengeführte PDF-Datei automatisch vom PDF/A-Konverter erstellt.

• Schriftstücke der Art Zusammengeführte Datei stehen nur zur Verfügung, wenn der PDF/A-Konverter mit der optionalen Erweiterung durch das IQ-Modul Filemerger eingesetzt wird und Berechtigungen zum Neuanlegen und Bearbeiten entsprechender Schriftstücke gegeben sind.
  Schriftstück-Dateien, die nicht durch einen Konverter nach PDF/A konvertiert werden können (z.B. weil sie kein Dokument enthalten), werden beim Zusammenführen ignoriert.

Wie wird der Schriftstück-Reiter geöffnet?

Öffnen Sie den Schriftstück-Reiter zum Anlegen eines neuen Schriftstücks mit einer der folgenden Methoden:

• Wählen Sie im Programmreiter Neu anlegen unter der Kategorie Schriftstücke die Vorlagenkategorie aus und doppelklicken Sie anschließend die gewünschte Schriftstück-Art.

• Wählen Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl Neu anlegen | Schriftstück und wählen Sie die gewünschte Schriftstück-Art aus.
• Wählen Sie im Start-Menü Schriftstücke | Neu anlegen und wählen Sie die gewünschte Schriftstück-Art aus.

Öffnen Sie den Schriftstück-Reiter zum Ändern eines bestehenden Schriftstücks mit einer der folgenden Methoden:

1. Markieren Sie ein bestehendes Schriftstück in einer Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder in der Menüleiste Ändern.
2. Doppelklicken Sie auf ein bestehendes Schriftstück in einer Trefferliste und klicken Sie ggf. anschließend auf die Schaltfläche Ändern.
   1. Die Reaktion von regisafe auf einen Doppelklick in einer Schriftstück-Trefferliste ist abhängig von der Benutzer-Einstellung Schriftgutverwaltung| Doppelklick in Schriftstück-Listen. Um durch Doppelklick den Schriftstück-Reiter anzuzeigen, müssen Sie hier Schriftstück ändern oder Schriftstück-Datensatz anzeigen auswählen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern in einem Schriftstück-Reiter, wenn Sie diesen zuvor mit dem Befehl Anzeigen geöffnet haben.

• Um Schriftstücke ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Schriftstücke ändern verfügen.
  Um auch zugehörige Dateien sehen/ändern zu können, müssen Sie außerdem über die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Schriftstück-Dateien öffnen verfügen.

Anleitung

So bearbeiten Sie den Detailreiter "Inhalt":

• Stellen Sie sicher, dass der Reiter Inhalt im Schriftstück-Reiter aktiviert ist.
  • Die Schriftstücke werden in der Liste angezeigt, die bisher als Inhalt der zusammengeführten Datei festgelegt wurden. Je nachdem, ob das Schriftstück der Art Zusammengeführte Datei schon gespeichert wurde oder nicht, wurde auch die zusammengeführte Datei schon erstellt oder nicht. Ein entsprechender Hinweis wird angezeigt, wenn die Konvertierung noch nicht erfolgt oder die zusammengeführte Datei noch nicht aktuell ist.
    Hintergrund:
    Das Erstellen der zusammengeführten Datei erfolgt mithilfe einer Konvertierung im Hintergrund. Das Ergebnis ist dann im Detailreiter Datei zu sehen.
  • Beachten Sie, dass von jedem Schriftstück immer nur die Hauptdatei (siehe Reiter Dateides jeweiligen Schriftstücks) direkt in die zusammengeführte PDF-Datei übernommen wird. Weitere Dateien der betroffenen Schriftstücke werden als Anlage in das neue PDF-Schriftstück aufgenommen. Die Reihenfolge der Anlagen kann nicht beeinflusst werden. Versteckte Dateien (Dateien beginnend mit "_") und Ergebnisse aus Konvertierungen werden nicht übernommen.
• Bearbeiten Sie die Inhaltsliste, indem Sie die angebotenen Schaltflächen oder Befehle im Kontextmenü verwenden. Dazu gehören die Befehle Hinzufügen, Anzeigen, Entfernen und Neu zusammenstellen sowie die Schaltflächen zum Sortieren der Liste.
  Sie können auch zusätzliche Inhalte wie den Schriftstück-Datensatz, die Integritätsprüfung, Unterschriften und Notizen/Stempel in die zusammengeführte Datei aufnehmen. Diese Inhalte werden hinter der jeweiligen Schriftstück-Datei eingefügt.
Welche Auswirkung haben die Befehle?

Feld	Bedeutung
Hinzufügen	Fügt ein ausgewähltes Schriftstück in die Liste ein. Dazu werden die üblichen Funktionen zum Suchen und Auswählen in regisafe angeboten (Suchen, Verlauf,...). Wird zuvor ein vorhandener Eintrag in der Liste markiert, so wird ein neues Schriftstück über diesem Eintrag eingefügt.   Ein eingefügtes Schriftstück kann per Drag & Drop oder mithilfe folgender Schaltflächen nach oben oder unten verschoben werden:
Anzeigen	Öffnet ein markiertes Schriftstück der Inhaltsliste im Lesemodus.
Entfernen	Entfernt ein markiertes Schriftstück aus der Inhaltsliste.
	Verschiebt ein markiertes Schriftstück oder mehrere markierte Schriftstücke der Inhaltsliste um eine Position nach oben oder unten. Markierte Elemente können auch per Drag & Drop verschoben werden.
Neu zusammenstellen	Erstellt eine zuvor bereits erzeugte zusammengeführte Datei auf Basis der Inhaltsliste erneut - z.B. um geänderte Inhalte zu aktualisieren oder zusätzlichen Inhalt aufzunehmen. Dazu wird wieder die Konvertierung im Hintergrund gestartet. Der Befehl steht daher beim Neuerstellen von Schriftstücken nicht zur Verfügung. Das Ergebnis wird wieder im Detailreiter Dateiangezeigt, sobald es fertig ist. Wenn regisafe eines der Schriftstücke der Inhaltsliste nicht mehr finden kann (z.B. weil es gelöscht wurde), steht der Befehl Neu zusammenstellen nicht mehr zur Verfügung. In diesem Fall bleibt nur, den Inhalt zu korrigieren, bevor die zusammengeführte Datei neu erstellt werden kann.

• Wechseln Sie bei Bedarf in die anderen Detailreiter des Schriftstück-Reiters, um weitere Eingaben vorzunehmen.
  Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das -Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter.
• Speichern Sie die Daten des Schriftstücks mit OK und starten Sie den Erstellungsvorgang über die Schaltfläche PDF erstellen.
  • regisafe übergibt die Inhaltsliste der zusammengeführten Datei an den PDF/A-Konverter und erzeugt die zusammengeführte Datei im PDF-Format. Diese wird in der festgelegten Reihenfolge zusammengestellt und enthält entsprechende Lesezeichen. Außerdem wird die Datei vollständig durchnummeriert (paginiert).
    Die Konvertierung der PDF-Datei erfolgt im Hintergrund, nach Reihenfolge des Auftragseingangs. Je nach Menge und Umfang der bearbeiteten Aufträge kann die Konvertierung auch längere Zeit benötigen. 
    Nach Abschluss der Konvertierung steht die zusammengeführte Datei wie gewohnt im Detailreiter Datei zur Verfügung.
    Falls die Konvertierung fehlschlägt, wird statt der zusammengeführten PDF-Datei eine TXT-Datei mit der Fehlermeldung des PDF/A-Konverters in das Schriftstück eingefügt. Weiterführende Informationen können in diesem Fall in den Protokolldateien des Konverters gefunden werden.

Beispiel: