Schriftstück-Datensatz bearbeiten - Reiter "Allgemein"

Der Detailreiter Allgemein des Schriftstück-Reiters enthält die wesentlichen Daten von Schriftstücken. Diese Daten sind entscheidend für die Suche und die Einordnung im Aktenplan.

Wie wird der Schriftstück-Reiter geöffnet?

Öffnen Sie den Schriftstück-Reiter zum Anlegen eines neuen Schriftstücks mit einer der folgenden Methoden:

• Wählen Sie im Programmreiter Neu anlegen unter der Kategorie Schriftstücke die Vorlagenkategorie aus und doppelklicken Sie anschließend die gewünschte Schriftstück-Art.

• Wählen Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl Neu anlegen | Schriftstück und wählen Sie die gewünschte Schriftstück-Art aus.
• Wählen Sie im Start-Menü Schriftstücke | Neu anlegen und wählen Sie die gewünschte Schriftstück-Art aus.

Öffnen Sie den Schriftstück-Reiter zum Ändern eines bestehenden Schriftstücks mit einer der folgenden Methoden:

1. Markieren Sie ein bestehendes Schriftstück in einer Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder in der Menüleiste Ändern.
2. Doppelklicken Sie auf ein bestehendes Schriftstück in einer Trefferliste und klicken Sie ggf. anschließend auf die Schaltfläche Ändern.
   1. Die Reaktion von regisafe auf einen Doppelklick in einer Schriftstück-Trefferliste ist abhängig von der Benutzer-Einstellung Schriftgutverwaltung| Doppelklick in Schriftstück-Listen. Um durch Doppelklick den Schriftstück-Reiter anzuzeigen, müssen Sie hier Schriftstück ändern oder Schriftstück-Datensatz anzeigen auswählen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern in einem Schriftstück-Reiter, wenn Sie diesen zuvor mit dem Befehl Anzeigen geöffnet haben.

• Um Schriftstücke ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Schriftstücke ändern verfügen.
  Um auch zugehörige Dateien sehen/ändern zu können, müssen Sie außerdem über die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Schriftstück-Dateien öffnen verfügen.

Anleitung

So bearbeiten Sie den Detailreiter "Allgemein":

• Stellen Sie sicher, dass der Reiter Allgemein in der Schriftstück-Datensatzmaske aktiviert ist.
• Tragen Sie, falls noch nicht vorhanden, in jedem Fall die zwingend erforderlichen Informationen zu Ihrem Schriftstück ein:
  Zugriff und Text/Beschreibung.
  In der Regel wird das Schriftstück auch in den Aktenplan eingeordnet. Dazu müssen Sie auch die folgenden Felder eingeben:
  Aktenzeichen und Akten-/Vorgangskennung
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Aktenzeichen	Legt das Aktenzeichen fest. Wenn das Aktenzeichen nicht automatisch durch regisafe eingetragen wurde, geben Sie es entweder ein oder suchen Sie danach, indem Sie auf die Pfeiltaste klicken.   Es ist nicht unbedingt erforderlich, ein Aktenzeichen anzugeben.	Eingabe gültiger Aktenzeichen nach Schema oder Suchen/Erstellen von Aktenzeichen. Mehr dazu: Suchen/Erstellen bei Eingabe
Akten-/Vorgangskennung	Legt die Akten-/Vorgangskennung fest. Wenn die Akten-/Vorgangskennung nicht automatisch durch regisafe eingetragen wurde, geben Sie diese entweder ein oder suchen Sie danach, indem Sie auf die Pfeiltaste klicken.   Es ist nicht unbedingt erforderlich, eine Akten-/Vorgangskennung anzugeben. Wenn Sie das Feld Aktenzeichen oder das Feld Akten-/Vorgangskennung ändern, wird die Akten-/Vorgangskennung bzw. das Aktenzeichen jeweils automatisch angepasst. Sollten im Feld Aktenzeichen mehrere Aktenzeichen angegeben sein, muss eines dieser Aktenzeichen das in der Akten-/Vorgangskennung sein. Wenn unter Umständen die angegebene Akten-/Vorgangskennung ein anderes Aktenzeichen (vor dem Doppelpunkt) enthalten sollte als im Feld Aktenzeichen festgelegt, wird beim Speichern eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt. Ist ein Schriftstück mehreren Akten/Vorgängen zugeordnet, reicht es aus, wenn das Aktenzeichen in einer dieser Akten-/Vorgangskennungen angegeben ist.	Eingabe gültiger Akten/Vorgänge oder Suchen/Erstellen von Akten/Vorgängen.   Mehr dazu: Suchen/Erstellen bei Eingabe.
Zugriff	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf das Schriftstück zugreifen dürfen.	Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe: Ein Klick = Vollzugriff Zwei Klicks = Lesezugriff Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe   Nähere Informationen finden Sie unter Vergabe von Zugriffsberechtigungen
Text/Beschreibung	Beschreibt den Inhalt des Schriftstücks. Die Beschreibung sollte den Inhalt des Schriftstücks möglichst kurz und prägnant zusammenfassen. Nach jedem Begriff in diesem Feld kann gesucht werden.	Beliebiger Text; Strg+Eingabe erzeugt einen Zeilenumbruch Alternativ kann man mit einem Doppelklick auf die Feldbezeichnung Text/Beschreibung ein spezielles Editor-Fenster öffnen, in dem die Eingabe-Taste einen Zeilenumbruch erstellt.

• Tragen Sie bei Bedarf weitere Eigenschaften des Schriftstücks in die Maske ein.
  
  
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Grundstückskennung	Hier können Sie ein oder mehrere Grundstücke zuordnen. Auf diese Weise lässt sich z.B. ein grundstücksbezogenes Schriftstück automatisch mit dem in regisafe abgelegten Grundstück und damit auch mit dem Besitzer verbinden.   Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn das Modul KommunalPLUS Grundstücksverwaltung eingesetzt wird.	Eingabe gültiger Grundstücke oder Suchen/Erstellen von Grundstücken. Mehr dazu: Suchen/Erstellen bei Eingabe
Verwaltung	Hier können Sie eine oder mehrere Verwaltungen zuordnen. Auf diese Weise lässt sich ein Schriftstück, das sich auf eine bestimmte Verwaltung (z.B. eine Gemeinde innerhalb einer Verwaltungsgemeinschaft) bezieht, dieser Verwaltung direkt zuordnen.   Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn das Modul Verwaltungseinheiten eingesetzt wird. Abhängig von den System-Einstellungen der Verwaltungseinheiten wird durch die Zuordnung einer Verwaltung u.U. auch der Zugriff auf die Sitzung automatisch erweitert.	Eingabe gültiger Verwaltungen oder Suchen/Erstellen von Verwaltungen. Mehr dazu: Suchen/Erstellen bei Eingabe
Bescheid-/Rechnungsnummer	Dieses Feld wird automatisch mit einer fortlaufenden Nummer befüllt, die sämtliche Rechnungen durchnummeriert. Dieses Feld steht nur für Schriftstücke vom Typ Rechnung zur Verfügung.	Fortlaufende Nummer. Das Format kann unter Extras | Zählwerk geändert werden.
Zusätzliche Schlagworte	Hier können Sie Begriffe eingeben, nach denen ebenfalls gesucht werden kann, die aber nicht in den Listenfenstern auftauchen sollen.	Einzelne Worte, durch Leerzeichen, Komma oder Semikolon getrennt
Sachbearbeiter	Dieses Feld beinhaltet den Namen des Benutzers, der das Schriftstück angelegt hat ("Ansprechpartner"). Beim Neuanlegen trägt regisafe automatisch den Namen des angemeldeten Benutzers ein.	Auswahl von Benutzern und/oder Gruppen   Strg-Taste = Mehrfachauswahl
Adresskennung	Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eine oder mehrere Adressen zuzuordnen. Auf diese Weise lässt sich z.B. der Empfänger eines Briefs angeben.   Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn das Modul Adressverwaltung eingesetzt wird.	Eingabe gültiger Adressen oder Suchen/Erstellen von Adressen. Mehr dazu: Suchen/Erstellen bei Eingabe
Adressverteiler	Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eine oder mehrere Adressen zuzuordnen. Auf diese Weise lassen sich z.B. die Empfänger eines Serienbriefs angeben.   Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn das Modul Adressverwaltung eingesetzt wird.	Eingabe eines gültigen Verteilers oder Suchen/Erstellen eines Verteilers. Mehr dazu: Suchen/Erstellen bei Eingabe
Kategorie	Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Schriftstück einer vorgegebenen Kategorie zuzuordnen.   Dieses Feld ist ein reines Informationsfeld; nach seinem Inhalt kann bei der Erweiterten Suche auch gesucht werden.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Schriftstück-Kategorie   Mehrfachauswahl ist möglich
Kennung	Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eine fortlaufende Nummer für das Schriftstück festzulegen.   Wenn die fortlaufende Nummer für Sie ohne Bedeutung ist, kann das Feld leer bleiben.	Eingabe einer fortlaufenden Nummer oder einer anderen Codierung
Sitzung	Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eine oder auch mehrere Sitzungen zuzuordnen.   Die Sitzungsteilnehmer können dadurch schnell auf das Schriftstück zugreifen.	Eingabe gültiger Sitzungen oder Suchen/Erstellen von Sitzungen. Mehr dazu: Suchen/Erstellen bei Eingabe
Öffentlichkeitsstatus	Dieses Feld erlaubt das Setzen eines Öffentlichkeitsstatus für Schriftstücke bestimmter Arten, die im Rahmen der Sitzungsverwaltung mit KommunalPLUS Sitzung entstehen.   Dieses Feld steht nur für Einladungen, Bekanntmachungen, Tagesordnungen, Niederschriften und Beschlüsse zur Verfügung, wenn das Modul KommunalPLUS Sitzung eingesetzt wird und zudem die Berechtigung KommunalPLUS | Sitzung | Öffentlichkeitsstatus bei Sitzungsdokumenten bearbeiten gegeben ist.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Öffentlichkeitsstatus
Datum	Dieses Feld enthält das Erstellungsdatum des Schriftstücks. Beim Anlegen eines Schriftstücks wird hier automatisch das aktuelle Datum eingetragen.	Eingabe oder Auswahl eines Datums   Zur Eingabe des Datums siehe Datumsformat
Letzte Änderung	Dieses Feld enthält das Datum der letzten Änderung des Schriftstück-Datensatzes oder einer enthaltenen Datei. Beim Ändern eines Schriftstücks wird hier automatisch das aktuelle Datum eingetragen.	Eingabe oder Auswahl eines Datums   Zur Eingabe des Datums siehe Datumsformat
Bearbeitungsstatus	Dieses Feld bietet die Möglichkeit, den aktuellen Stand des Schriftstücks anzugeben.   Abhängig vom Bearbeitungsstatus kann der Administrator bestimmte Aktionen automatisiert durchführen lassen, z. B. Änderung des Zugriffs oder Konvertierung in ein anderes Dateiformat (im Start-Menü unter Programm | Auswahlfeld-Listen | Schriftgutverwaltung | Bearbeitungsstatus). Aktionen, die mit einem Bearbeitungsstatus verbunden sind, werden bei jedem Speichern ausgeführt, nicht nur beim erstmaligen Zuweisen des Bearbeitungsstatus.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Schriftgutverwaltung | Bearbeitungsstatus
Hinweise	Geben Sie hier allgemeine Hinweise zu diesem Schriftstück ein. Nach dem Inhalt dieses Feldes kann auch gesucht werden.	Beliebiger Text; Strg+Eingabe erzeugt einen Zeilenumbruch. Alternativ kann man mit einem Doppelklick auf die Feldbezeichnung Hinweise ein spezielles Editor-Fenster öffnen, in dem die Eingabe-Taste einen Zeilenumbruch erstellt.
Schriftstück-Art	regisafe trägt hier automatisch die Art der mit dem Schriftstück verbundenen Datei ein, wenn Sie das Schriftstück auf Basis einer Vorlage erstellen. Durch die Schriftstück-Art "weiß" regisafe, welches Anwendungsprogramm geöffnet werden muss. In der Regel sollte die eingetragene Art beibehalten werden. Nur in Ausnahmefällen kann es nötig sein die Art zu ändern, um eine andere Schriftstück-Art zu verwenden, wie z.B. beim Ändern der Art von Word auf Word Serienbrief.   Wenn die System-Einstellung Schriftgutverwaltung | Änderung der Schriftstück-Art erlauben auf Aus gesetzt ist, wird das Feld nur als Information angezeigt.	Auswahl der vorgegebenen Schriftstück-Arten

• Wechseln Sie bei Bedarf in die anderen Detailreiter des Schriftstück-Reiters, um weitere Eingaben vorzunehmen.
  Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das -Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter.
• Nutzen Sie bei Bedarf die Möglichkeiten der Funktionsleiste, um dem Schriftstück z.B. Notizen hinzuzufügen.
  
Welche Möglichkeiten stellt die Funktionsleiste zur Verfügung?

Die Funktionsleiste stellt Folgendes zur Verfügung:

Symbol	Funktion
	Aufklappen/Zuklappen Klappt die Anzeige von Details zu den Funktionen auf bzw. zu.
	Elektronische Signatur vorhanden Zeigt vorhandene Signaturen mit ihrem jeweiligen Prüfstatus an: Signatur ist OK Prüfung der Signatur ergab Fehler Diese Symbole werden nur bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und der Berechtigung Schriftgutverwaltung | Elektronische Unterschriften anzeigen angezeigt.
	Neue Notiz erfassen Öffnet das Dialogfenster zum Erfassen einer Notiz.   Bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und dem Aufruf des Befehls Elektronische Unterschrift | Unterschreiben... oder ...| Unterschriften anzeigen, wird dieses Symbol im Detailreiter Datei ausgeblendet.
	Neuen Stempel anbringen Zeigt die definierten Bearbeitungsnotizen-Stempel zur Auswahl an. Wenn in einer regisafe-Installation keine Bearbeitungsnotizen-Stempel definiert sind, werden folgende Stempel als Vorgabe eingerichtet: - Fehlerhaft - Genehmigt - Geprüft - Ungültig Bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und dem Aufruf des Befehls Elektronische Unterschrift | Unterschreiben... oder ...| Unterschriften anzeigen, wird dieses Symbol im Detailreiter Datei ausgeblendet.
	Unterschreiben Öffnet das Dialogfenster zum Unterschreiben. Dieses Symbol wird nur bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und der Berechtigung Schriftgutverwaltung | Elektronisch unterschreiben angezeigt. Es steht nur im Detailreiter Datei nach Aufruf des Befehls Elektronische Unterschrift | Unterschreiben... oder ...| Unterschriften anzeigen zur Verfügung und tritt dann an die Stelle der Symbole und .
	Nach oben scrollen, Nach unten Scrollen Werden eingeblendet, sobald mehr Bearbeitungsnotizen und -Stempel vorhanden sind, als angezeigt werden können. Scrollen innerhalb der Funktionsleiste.

• Die Funktionsleiste ist erst dann verfügbar, wenn der Datensatz des Schriftstücks bereits einmal gespeichert wurde.
  
• Speichern Sie die Schriftstück-Daten mit OK.
• Die Schriftstück-Daten werden nach Ihren Angaben gespeichert.
  Falls Sie den Objektreiter zum Anlegen eines neuen Schriftstücks auf Basis einer Datei-Vorlage geöffnet haben, wird die Datei anschließend im Anwendungsprogramm geöffnet.
• Änderungen, die Sie über die Funktionsleiste vorgenommen haben - z.B. eine hinzugefügte Notiz - bleiben auch dann im Schriftstück gespeichert, wenn Sie es nicht explizit mit OK speichern.

Beispiel:

Das folgende Schriftstück zur Ablehnung des Antrags auf verlängerte Schankerlaubnis wurde für die Gaststätte "Sonne" in der Akte Sonne/Ausschank angelegt. Nur Mitglieder der Gruppe Ordnungsamt dürfen auf dieses Schriftstück zugreifen.
Um das Schriftstück bei der Schnellsuche besser finden zu können, wurden die zusätzlichen Schlagworte Gaststätte und Sperrstunde angegeben.
Die Sachbearbeiterin Berta Bürger hat dieses Schriftstück verfasst.
Die Ablehnung wurde in der Gemeinderatssitzung am 10.11.2021 beschlossen. Der Brief wurde zwei Tage später, am 12.11.2021 erstellt. Durch die Kategorie Beschluss und den Bearbeitungsstatus im Postlauf kann dieser Brief bei der Suche leichter gefunden werden.

• Die Beschreibung des Objektreiters geht von einem Standard-Datensatz aus.
  Abhängig von individuellen Anpassungen und Berechtigungen können die angebotenen Detailreiter und Felder auf dem Objektreiter von diesem Standard abweichen.
  Diese Beschreibung wird auch für speziell angepasste Objektreiter angezeigt, solange für diese noch keine eigene Online-Hilfe existiert (Beispiel: KommunalPLUS-Module).