Schriftstück-Datensatz bearbeiten - Reiter "Aufbewahrung"

Der Detailreiter Aufbewahrung des Schriftstück-Reiters enthält Angaben zur Aufbewahrungsdauer und zu Papierakten eines Schriftstücks.

Wie wird der Schriftstück-Reiter geöffnet?

Öffnen Sie den Schriftstück-Reiter zum Anlegen eines neuen Schriftstücks mit einer der folgenden Methoden:

• Wählen Sie im Programmreiter Neu anlegen unter der Kategorie Schriftstücke die Vorlagenkategorie aus und doppelklicken Sie anschließend die gewünschte Schriftstück-Art.

• Wählen Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl Neu anlegen | Schriftstück und wählen Sie die gewünschte Schriftstück-Art aus.
• Wählen Sie im Start-Menü Schriftstücke | Neu anlegen und wählen Sie die gewünschte Schriftstück-Art aus.

Öffnen Sie den Schriftstück-Reiter zum Ändern eines bestehenden Schriftstücks mit einer der folgenden Methoden:

1. Markieren Sie ein bestehendes Schriftstück in einer Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder in der Menüleiste Ändern.
2. Doppelklicken Sie auf ein bestehendes Schriftstück in einer Trefferliste und klicken Sie ggf. anschließend auf die Schaltfläche Ändern.
   1. Die Reaktion von regisafe auf einen Doppelklick in einer Schriftstück-Trefferliste ist abhängig von der Benutzer-Einstellung Schriftgutverwaltung| Doppelklick in Schriftstück-Listen. Um durch Doppelklick den Schriftstück-Reiter anzuzeigen, müssen Sie hier Schriftstück ändern oder Schriftstück-Datensatz anzeigen auswählen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern in einem Schriftstück-Reiter, wenn Sie diesen zuvor mit dem Befehl Anzeigen geöffnet haben.

• Um Schriftstücke ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Schriftstücke ändern verfügen.
  Um auch zugehörige Dateien sehen/ändern zu können, müssen Sie außerdem über die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Schriftstück-Dateien öffnen verfügen.

Anleitung

So bearbeiten Sie den Reiter "Aufbewahrung":

• Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter Aufbewahrung des Schriftstück-Reiters aktiviert ist.
  Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das -Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter.
  
• Tragen Sie bei Bedarf Angaben zur Aufbewahrung des Schriftstücks in die folgenden Felder ein:
  Aufbewahrungsfrist, Papierdokument vorhanden, Dateispeicher, Datenlager und Transferfrist.
  
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Aufbewahrungsfrist	Hier wird festgelegt, wie lange oder bis wann das Schriftstück in der EDV aufbewahrt werden muss. Zusätzlich kann angegeben werden, ob es anschließend archivwürdig oder zu vernichten ist. Diese Angabe gilt für alle enthaltenen Dateien. Nach abgelaufener Aufbewahrungsfrist können Schriftstücke ausgesondert oder archiviert werden.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Aufbewahrungsfristen oder Datumsangabe
Papierdokument vorhanden	Hier wird angegeben, ob ein Papierdokument vorhanden ist. Wenn das der Fall ist, wird unter Aufbewahrungsort der "normale physikalische" Aufbewahrungsort des Papierdokuments eintragen, z.B. 'Zentralregistratur A' oder 'Amt 10'. Die Ausgabe an einen Sachbearbeiter wird hier nicht erfasst. Dies erfolgt separat über das Anwendungsmodul "Registraturverwaltung".	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Aufbewahrungsorte
Dateispeicher	Hier wird festgelegt, auf welchem Server die angehängten Dateien gespeichert werden.   Für jeden regisafe-Arbeitsplatz hat der Administrator vorgegeben, welcher Dateispeicher als Standard verwendet wird. Aus diesem Grund muss das Feld Dateispeicher in der Regel nicht geändert werden.	Auswahl der vorgegebenen Dateispeicher
Datenlager	Dieses Feld steht nur dann zur Verfügung, wenn Datenlager definiert worden sind. Es zeigt das Datenlager des Objekts an. Beim Neuanlegen kann in diesem Feld das Datenlager auch manuell bestimmt werden; standardmäßig wird hier (Standard) vorgegeben, wodurch das Datenlager anhand der Regeln automatisch ermittelt wird.	Auswahl aus vorgegebener Liste
Transferfrist (Altregistratur)	Dieses Feld steht nur dann zur Verfügung, wenn das Modul Altregistratur eingebunden ist.	Auswahl aus vorgegebener Liste

• Wechseln Sie bei Bedarf in die anderen Detailreiter des Schriftstück-Reiters, um weitere Eingaben vorzunehmen.
• Nutzen Sie bei Bedarf die Möglichkeiten der Funktionsleiste, um dem Schriftstück z.B. Notizen hinzuzufügen.
  
Welche Möglichkeiten stellt die Funktionsleiste zur Verfügung?

Die Funktionsleiste stellt Folgendes zur Verfügung:

Symbol	Funktion
	Aufklappen/Zuklappen Klappt die Anzeige von Details zu den Funktionen auf bzw. zu.
	Elektronische Signatur vorhanden Zeigt vorhandene Signaturen mit ihrem jeweiligen Prüfstatus an: Signatur ist OK Prüfung der Signatur ergab Fehler Diese Symbole werden nur bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und der Berechtigung Schriftgutverwaltung | Elektronische Unterschriften anzeigen angezeigt.
	Neue Notiz erfassen Öffnet das Dialogfenster zum Erfassen einer Notiz.   Bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und dem Aufruf des Befehls Elektronische Unterschrift | Unterschreiben... oder ...| Unterschriften anzeigen, wird dieses Symbol im Detailreiter Datei ausgeblendet.
	Neuen Stempel anbringen Zeigt die definierten Bearbeitungsnotizen-Stempel zur Auswahl an. Wenn in einer regisafe-Installation keine Bearbeitungsnotizen-Stempel definiert sind, werden folgende Stempel als Vorgabe eingerichtet: - Fehlerhaft - Genehmigt - Geprüft - Ungültig Bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und dem Aufruf des Befehls Elektronische Unterschrift | Unterschreiben... oder ...| Unterschriften anzeigen, wird dieses Symbol im Detailreiter Datei ausgeblendet.
	Unterschreiben Öffnet das Dialogfenster zum Unterschreiben. Dieses Symbol wird nur bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und der Berechtigung Schriftgutverwaltung | Elektronisch unterschreiben angezeigt. Es steht nur im Detailreiter Datei nach Aufruf des Befehls Elektronische Unterschrift | Unterschreiben... oder ...| Unterschriften anzeigen zur Verfügung und tritt dann an die Stelle der Symbole und .
	Nach oben scrollen, Nach unten Scrollen Werden eingeblendet, sobald mehr Bearbeitungsnotizen und -Stempel vorhanden sind, als angezeigt werden können. Scrollen innerhalb der Funktionsleiste.

• Die Funktionsleiste ist erst dann verfügbar, wenn der Datensatz des Schriftstücks bereits einmal gespeichert wurde.
  
  
• Speichern Sie das Schriftstück mit OK.
• Die Schriftstück-Daten werden nach Ihren Angaben gespeichert.
  Falls Sie den Objektreiter zum Anlegen eines neuen Schriftstücks auf Basis einer Datei-Vorlage geöffnet haben, wird die Datei anschließend im Anwendungsprogramm geöffnet.
• Änderungen, die Sie über die Funktionsleiste vorgenommen haben - z.B. eine hinzugefügte Notiz - bleiben auch dann im Schriftstück gespeichert, wenn Sie es nicht explizit mit OK speichern.

Beispiel:

Das folgende Schriftstück soll 10 Jahre lang gespeichert und anschließend vernichtet werden. Ein Papierdokument ist im Ordnungsamt vorhanden.
Die angehängte Datei wird im Dateispeicher Standard gespeichert.

• Die Beschreibung des Objektreiters geht von einem Standard-Datensatz aus.
  Abhängig von individuellen Anpassungen und Berechtigungen können die angebotenen Detailreiter und Felder auf dem Objektreiter von diesem Standard abweichen.
  Diese Beschreibung wird auch für speziell angepasste Objektreiter angezeigt, solange für diese noch keine eigene Online-Hilfe existiert (Beispiel: KommunalPLUS-Module).