Schriftstück-Datensatz bearbeiten - Reiter "Extras"

Der Detailreiter Extras des Schriftstück-Reiters enthält Angaben zur Anzeige eines Schriftstücks in regisafe.

Wie wird der Schriftstück-Reiter geöffnet?

Öffnen Sie den Schriftstück-Reiter zum Anlegen eines neuen Schriftstücks mit einer der folgenden Methoden:

• Wählen Sie im Programmreiter Neu anlegen unter der Kategorie Schriftstücke die Vorlagenkategorie aus und doppelklicken Sie anschließend die gewünschte Schriftstück-Art.

• Wählen Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl Neu anlegen | Schriftstück und wählen Sie die gewünschte Schriftstück-Art aus.
• Wählen Sie im Start-Menü Schriftstücke | Neu anlegen und wählen Sie die gewünschte Schriftstück-Art aus.

Öffnen Sie den Schriftstück-Reiter zum Ändern eines bestehenden Schriftstücks mit einer der folgenden Methoden:

1. Markieren Sie ein bestehendes Schriftstück in einer Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder in der Menüleiste Ändern.
2. Doppelklicken Sie auf ein bestehendes Schriftstück in einer Trefferliste und klicken Sie ggf. anschließend auf die Schaltfläche Ändern.
   1. Die Reaktion von regisafe auf einen Doppelklick in einer Schriftstück-Trefferliste ist abhängig von der Benutzer-Einstellung Schriftgutverwaltung| Doppelklick in Schriftstück-Listen. Um durch Doppelklick den Schriftstück-Reiter anzuzeigen, müssen Sie hier Schriftstück ändern oder Schriftstück-Datensatz anzeigen auswählen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern in einem Schriftstück-Reiter, wenn Sie diesen zuvor mit dem Befehl Anzeigen geöffnet haben.

• Um Schriftstücke ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Schriftstücke ändern verfügen.
  Um auch zugehörige Dateien sehen/ändern zu können, müssen Sie außerdem über die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Schriftstück-Dateien öffnen verfügen.

Anleitung

So bearbeiten Sie den Detailreiter "Extras":

• Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter Extras im Schriftstück-Reiter aktiviert ist.
  Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das -Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter.
  
• Tragen Sie bei Bedarf den Ersteller und den Verantwortlichen des Schriftstücks in die folgenden Felder ein:
  Ersteller und Verantwortlicher/Unterzeichner.
  
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Ersteller	Hier wird der Benutzer festgelegt, der dieses Schriftstück erstellt hat. Dieses Feld ist meist nur von Bedeutung, wenn der Ersteller vom Sachbearbeiter abweicht. Beim Neuanlegen eines Schriftstücks trägt regisafe hier automatisch den angemeldeten Benutzer ein. Deswegen muss dieses Feld in der Regel nicht bearbeitet werden.	Auswahl eines Benutzers
Verantwortlicher/ Unterzeichner	Hier wird der Benutzer festgelegt, der verantwortlich ist für das Schriftstück. Dieses Feld ist meist nur von Bedeutung, wenn der Verantwortliche vom Sachbearbeiter abweicht. Beim Neuanlegen eines Schriftstücks trägt regisafe hier automatisch den angemeldeten Benutzer ein. Deswegen muss dieses Feld in der Regel nicht bearbeitet werden.	Auswahl eines Benutzers

• Falls Sie den WebPublisher einsetzen:
  Tragen Sie bei Bedarf die Veröffentlichungsdaten des Schriftstücks in die folgenden Felder ein:
  Internet-Veröffentlichung, Veröffentlichen von, Veröffentlichen bis und Veröffentlichung freigeben.
  
Wie werden diese Informationen eingegeben?
Feld	Bedeutung	Format
Internet-Veröffentlichung	Hier wählen Sie die Rubrik aus, in der das Schriftstück auf Ihrer Homepage veröffentlicht werden soll.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Internet-Rubriken
Veröffentlichen von	Hier geben Sie an, ab welchem Tag dieses Schriftstück automatisch auf Ihrer Homepage veröffentlicht werden soll.	Eingabe oder Auswahl eines Datums    Siehe Datumsformat
Veröffentlichen bis	Hier geben Sie an, bis zu welchem Tag dieses Schriftstück automatisch auf Ihrer Homepage veröffentlicht werden soll.	Eingabe oder Auswahl eines Datums    Siehe Datumsformat
Veröffentlichung freigeben	Hier geben Sie an, ob die Veröffentlichung nach den oben gemachten Angaben durchgeführt werden soll, oder nicht.
• Um ein Schriftstück im Internet veröffentlichen zu können, müssen Sie über die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Veröffentlichungs-Freigabe (Internet) verfügen.
• Falls Sie die Volltext-Recherche und Konverter-Module einsetzen:
  Tragen Sie bei Bedarf Angaben zur Bereitstellung der Schriftstück-Datei in regisafe in die folgenden Felder ein:
  Volltext-Indizierung, Miniaturansicht erzeugen, Automatische Konvertierung und Originaldatei nach Konvertierung löschen.
  
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Volltext-Indizierung	Hier legen Sie fest, ob für das Schriftstück eine Volltext-Indizierung durchgeführt werden soll. Durch die Volltext-Indizierung werden bei der Suche neben den Angaben in der Datensatzmaske auch der Inhalt angehängter Dateien berücksichtigt. Die Volltext-Indizierung ist abhängig von System-Einstellungen.
Miniaturansicht erzeugen	Hier legen Sie fest, ob für das Schriftstück eine Miniaturansicht erzeugt werden soll, die später z.B. im Schriftstück-Viewer angezeigt wird.   Zum Erzeugen einer Miniaturansicht sollte das Anwendungsmodul THUMB-Konverter eingerichtet sein. Ist das nicht der Fall, wird beim Erzeugen der Miniaturansicht lediglich das Symbol des Anwendungsprogramms verwendet! Je nach System-Einstellung wird die Markierung automatisch gesetzt, wenn das Schriftstück entsprechende Bilddateien enthält (System-Einstellung Miniaturansicht | Automatisch Miniaturansicht erzeugen).
Automatische Konvertierung	Hier geben Sie an, in welches Format das Schriftstück nach der Bearbeitung automatisch konvertiert werden soll. Die angebotenen Zielformate sind abhängig von den eingesetzten Konverter-Modulen sowie von Ihren Berechtigungen für die verschiedenen Zieldateiformate.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Datei-Konverter
Originaldatei nach Konvertierung löschen	Hier geben Sie an, ob die Originaldatei nach Fertigstellung einer Konvertierung automatisch gelöscht werden soll.

• Tragen Sie bei Bedarf Angaben zum Posteingang oder -ausgang des Schriftstücks in die folgenden Felder ein:
  Posteingang, Postausgang, Datum und Kennung.
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Posteingang	Wählen Sie Posteingang um das Schriftstück als Posteingang zu kennzeichnen.
Postausgang	Wählen Sie Postausgang um das Schriftstück als Postausgang zu kennzeichnen.
Datum	Hier geben Sie das Datum des Posteingangs oder -ausgangs an.	Eingabe oder Auswahl eines Datums    Siehe Datumsformat
Kennung	Hier geben Sie eine individuelle Kennung an, wenn Sie Ihren Posteingang oder -ausgang z.B. durchnummerieren wollen.	Freie Eingabe einer Zahl oder eines Textes

• Tragen Sie bei Bedarf Verweise auf zugehörige Grundstücke in das Feld Grundstückskennung ein.
  
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Grundstückskennung	Dieses Feld bietet die Möglichkeit, dem Schriftstück eine oder mehrere Grundstücke zuzuordnen. Wenn zum Grundstück ein Schriftstück angelegt wird, wird die Grundstückskennung automatisch in dieses Feld eingetragen.   Dieses Feld steht nur bei Verwendung des KommunalPLUS-Moduls Bautagebuch zur Verfügung.	Eingabe gültiger Grundstücke oder Suchen/Erstellen von Grundstücken. Mehr dazu: Suchen/Erstellen bei Eingabe

• Legen Sie unter Verhalten von Excel-Verknüpfungen fest, was beim Öffnen des Schriftstücks in Excel geschehen soll, wenn im Reiter Excel-Verknüpfungen andere Excel-Schriftstücke verknüpft sind.
  Sie können wählen, ob verknüpfte Excel-Dateien zum Ändern oder zum Lesen geöffnet werden sollen oder ob lediglich die Verweise zwischen den Excel-Dateien aktualisiert werden sollen. Standardmäßig wird dies bei jedem Öffnen abgefragt.
  Dieses Feld steht nur für Excel-Schriftstücke und nur bei Verwendung des Moduls Microsoft-Excel-Integration zur Verfügung.
• Tragen Sie bei Bedarf Anzeige-Eigenschaften des Schriftstücks in die folgenden Felder ein:
  Farb-Kennzeichnung und Textfarbe.
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Farb-Kennzeichnung	Hier wird eine Farbe festgelegt, die das Schriftstücksymbol dieses Schriftstücks in allen Listen-Fenstern hinterlegt.	Auswahl der Farbe
Textfarbe	Hier wird eine Farbe für den Text des Schriftstücks festgelegt, die in allen Listen-Fenstern verwendet wird.	Auswahl der Farbe

• Wechseln Sie bei Bedarf in die anderen Detailreiter des Schriftstück-Reiters, um weitere Eingaben vorzunehmen.
• Nutzen Sie bei Bedarf die Möglichkeiten der Funktionsleiste, um dem Schriftstück z.B. Notizen hinzuzufügen.
  
Welche Möglichkeiten stellt die Funktionsleiste zur Verfügung?

Die Funktionsleiste stellt Folgendes zur Verfügung:

Symbol	Funktion
	Aufklappen/Zuklappen Klappt die Anzeige von Details zu den Funktionen auf bzw. zu.
	Elektronische Signatur vorhanden Zeigt vorhandene Signaturen mit ihrem jeweiligen Prüfstatus an: Signatur ist OK Prüfung der Signatur ergab Fehler Diese Symbole werden nur bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und der Berechtigung Schriftgutverwaltung | Elektronische Unterschriften anzeigen angezeigt.
	Neue Notiz erfassen Öffnet das Dialogfenster zum Erfassen einer Notiz.   Bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und dem Aufruf des Befehls Elektronische Unterschrift | Unterschreiben... oder ...| Unterschriften anzeigen, wird dieses Symbol im Detailreiter Datei ausgeblendet.
	Neuen Stempel anbringen Zeigt die definierten Bearbeitungsnotizen-Stempel zur Auswahl an. Wenn in einer regisafe-Installation keine Bearbeitungsnotizen-Stempel definiert sind, werden folgende Stempel als Vorgabe eingerichtet: - Fehlerhaft - Genehmigt - Geprüft - Ungültig Bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und dem Aufruf des Befehls Elektronische Unterschrift | Unterschreiben... oder ...| Unterschriften anzeigen, wird dieses Symbol im Detailreiter Datei ausgeblendet.
	Unterschreiben Öffnet das Dialogfenster zum Unterschreiben. Dieses Symbol wird nur bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und der Berechtigung Schriftgutverwaltung | Elektronisch unterschreiben angezeigt. Es steht nur im Detailreiter Datei nach Aufruf des Befehls Elektronische Unterschrift | Unterschreiben... oder ...| Unterschriften anzeigen zur Verfügung und tritt dann an die Stelle der Symbole und .
	Nach oben scrollen, Nach unten Scrollen Werden eingeblendet, sobald mehr Bearbeitungsnotizen und -Stempel vorhanden sind, als angezeigt werden können. Scrollen innerhalb der Funktionsleiste.

• Die Funktionsleiste ist erst dann verfügbar, wenn der Datensatz des Schriftstücks bereits einmal gespeichert wurde.
  
  
• Speichern Sie das Schriftstück mit OK.
• Die Schriftstück-Daten werden nach Ihren Angaben gespeichert.
  Falls Sie den Objektreiter zum Anlegen eines neuen Schriftstücks auf Basis einer Datei-Vorlage geöffnet haben, wird die Datei anschließend im Anwendungsprogramm geöffnet.
• Änderungen, die Sie über die Funktionsleiste vorgenommen haben - z.B. eine hinzugefügte Notiz - bleiben auch dann im Schriftstück gespeichert, wenn Sie es nicht explizit mit OK speichern.

Beispiel:

Die Felder Ersteller und Verantwortlicher/Unterzeichner wurden von regisafe automatisch gefüllt.
Die Schriftstück-Datei soll Volltext-indiziert werden. Die Datei soll zudem in die Formate PDF und RTF konvertiert werden. Die Originaldatei soll anschließend gelöscht werden.
Außerdem ist das Schriftstück als Postausgang vom 10.03.2021 gekennzeichnet.
Das Symbol des Schriftstücks soll rot hinterlegt werden. Der Text soll schwarz und fett angezeigt werden.

• Die Beschreibung des Objektreiters geht von einem Standard-Datensatz aus.
  Abhängig von individuellen Anpassungen und Berechtigungen können die angebotenen Detailreiter und Felder auf dem Objektreiter von diesem Standard abweichen.
  Diese Beschreibung wird auch für speziell angepasste Objektreiter angezeigt, solange für diese noch keine eigene Online-Hilfe existiert (Beispiel: KommunalPLUS-Module).