Volltext-Suche in Datei-Inhalten

Bei Verwendung des Anwendungsmoduls Volltext-Recherche kann neben der Suche in den Schriftstück-Datensätzen (via Schnellsuche und erweiterter Suche) auch im Inhalt der Schriftstück-Dateien gesucht werden.

• Besteht ein Schriftstück aus mehreren Dateien, wird standardmäßig nur in der Hauptdatei gesucht, weitere Dateien werden ignoriert.
  Über die System-Einstellung Volltext-Indizierung: Dateiauswahl in der Schriftgutverwaltung besteht die Möglichkeit festzulegen, in welchen Dateien genau gesucht werden möchte.

Wie wird die Volltext-Suche geöffnet?

Öffnen Sie die Volltext-Suche in Datei-Inhalten...

1. über das Start-Menü mit dem Befehl  Schriftstücke |  Volltext-Suche in Datei-Inhalten... oder
2. über den Reiter Suchen unter der Suchart Schriftstücke mit dem Eintrag  Volltext-Suche in Datei-Inhalten

Die Volltext-Suche steht unter folgenden Bedingungen zur Verfügung: 

• Das Anwendungsmodul Volltext-Recherche wird eingesetzt.
• In den System-Einstellungen der Schriftgutverwaltung ist die Volltext-Suche aktiviert (Einstellungen Volltext-Indizierung aktiviert und Volltext-Indizierung).
• Die Volltext-Indizierung wurde vor der Erstellung gesuchter Schriftstücke aktiviert.
• Die Berechtigung Volltext-Suche in der Gruppe Schriftgutverwaltung ist vorhanden.

Anleitung

So suchen Sie nach Texten in Datei-Inhalten:

• Tragen Sie unter Suchbegriffe bei Bedarf einen oder mehrere Begriffe (z.B. durch Leerzeichen getrennt) ein, die in gesuchten Schriftstücken enthalten sein sollen.
  • Um alle Angaben vor einer neuen Suche zu entfernen, verwenden Sie die Schaltfläche Kriterien leeren.
• Wählen Sie die gewünschten Such-Einstellungen für Ihre Suchbegriffe in den Feldern Umfang, Genauigkeit, Wortbestandteil und Suchmodus aus.
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung
Umfang	Legt fest, wo nach dem Suchbegriff gesucht werden soll. Sinnvollerweise wählen Sie hier Datei-Inhalt und Schriftstück-Datensatz oder Nur Datei-Inhalt.   Die Einstellung Nur Schriftstück-Datensatz würde keine Volltext-Suche in Datei-Inhalten durchführen!
Genauigkeit	Legt fest, mit welcher Methode übereinstimmende Begriffe gesucht werden sollen. Diese Einstellung gilt auch für synonyme Begriffe!   Zur Auswahl stehen folgende Methoden: Exakt: Die Treffer müssen die von Ihnen eingegebenen Suchbegriffe in genau der gleichen Schreibweise enthalten, wie Sie diese eingegeben haben (ohne Groß-/Kleinschreibung). Phonetik: Die Suche berücksichtigt auch phonetisch gleichlautende Suchbegriffe, d.h. bei einem Suchbegriff "Mayer" werden z.B. auch "Meyer", "Meier" oder "Maier" gefunden.
Wortbestandteil	Legt fest, ob Wörter exakt den Suchbegriffen entsprechen müssen oder ob es genügt wenn die Suchbegriffe innerhalb von Wörtern enthalten sind. Diese Einstellung gilt auch für synonyme Begriffe!   Zur Auswahl stehen folgende Methoden: Wortanfang: Erzielt Treffer bei denen Ihre Suchbegriffe am Anfang eines Wortes enthalten sind. Dies ist die gebräuchlichste Suchform, da hier Wörter gefunden werden, die Sie als Suchbegriffe nicht ausgeschrieben haben sowie Wörter, die mit diesem Suchbegriff beginnen. Mit dem Suchbegriff "Kinder" finden Sie sowohl den "Kindergarten", als auch "Kindertagesstätten", nicht aber "Schulkinder". Exakt: Erzielt Treffer bei denen Wörter exakt mit Ihrem Suchbegriff übereinstimmen. Ist Ihr Suchbegriff z.B. "Kinder", wird damit kein "Kindergarten" gefunden. Innerhalb: Erzielt Treffer bei denen Ihre Suchbegriffe irgendwo innerhalb eines Wortes enthalten sind. Geben Sie z.B. "garten" ein, werden dann u.a. auch "Kindergarten", "Stadtgarten" und "Gartenbau" gefunden. Den Kindergarten würden Sie mit dieser Einstellung sogar mit "erga" finden. Diese Einstellung sucht sehr gründlich nach Übereinstimmungen und deswegen dauert die Suche mit dieser Einstellung länger!
Suchmodus	Legt für die Treffer fest, ob darin alle Suchbegriffe enthalten sein müssen, oder ob es genügt, wenn nur ein Suchbegriff enthalten ist.   Zur Auswahl stehen folgende Methoden: Alle Wörter: Wählen Sie diese Einstellung aus, wenn nur Treffer erzielt werden sollen, in denen alle Ihre eingegebenen Suchbegriffe enthalten sind (UND-Verknüpfung). Nur eines der Wörter: Mit dieser Einstellung werden Sie eine höhere Trefferanzahl erzielen, da in den Treffern jeweils nur einer der von Ihren eingegebenen Suchbegriffe enthalten sein muss (ODER-Verknüpfung).

• Tragen Sie unter Aktenzeichen bei Bedarf dasAktenzeichen ein, in dessen "Umfeld" Sie nach Treffern suchen wollen.
• Tragen Sie unter Akten-/Vorgangskennung bei Bedarf die Kennung der Akte ein, in deren "Umfeld" Sie nach Treffern suchen wollen. Die Akten-/Vorgangskennung muss exakt eingegeben werden.
• Tragen Sie unter Sitzungskennung, Adresskennung und/oder Verteilerbezeichnung bei Bedarf die Kennung der Sitzung, der Adresse oder des Verteilers ein, welche die gesuchten Schriftstücke enthalten sollen. Die Kennung muss exakt eingegeben werden.
  Die Felder Adresskennung und Verteilerbezeichnung stehen nur zur Verfügung, wenn die Adressverwaltung verwendet wird.
• Tragen Sie Angaben zum letzten Änderungs-Datum der gesuchten Schriftstücke ein, um die Suche weiter einzugrenzen.
  
Wie werden diese Angaben eingegeben?

Feld	Bedeutung
Datum - von	Legt das früheste Datum fest, an dem gesuchte Schriftstückeerstellt worden sein dürfen.   Zur Eingabe des Datums siehe Datumsformat
Datum - bis	Legt das späteste Datum fest, an dem gesuchte Schriftstücke erstellt worden sein dürfen.   Zur Eingabe des Datums siehe Datumsformat

• Starten Sie die Suche mithilfe der Schaltfläche Suche
• regisafe sucht nun die Schriftstücke, die Ihren Angaben entsprechen, und zeigt das Ergebnis im Reiter Finden & Wissen als Trefferliste an. Dabei wird auch der Inhalt der Schriftstück-Dateien berücksichtigt.
• Das Vorgehen der Suche ist abhängig von der System-Einstellung Suche innerhalb von Wörtern in der Volltextsuche erlauben. Standardmäßig ist sie auf Ein gesetzt, sie kann jedoch vom System-Administrator ausgeschaltet werden, um die Belastung des Servers zu verringern.
• Tipps zur Verwendung der Suchbegriffe und zur Arbeitsweise der regisafe-Suche finden Sie unter Hinweise zur Suche.