Sitzungsvorlage suchen (Schnellsuche) 
Schriftstücke können im gesamten Aktenplan bequem mithilfe der Schnellsuche gefunden werden.
Wie wird die Schnellsuche geöffnet?
Öffnen Sie die Schnellsuche nach Objekten des Aktenplans mit einer der folgenden Methoden:
- Wählen Sie auf dem Reiter Suchen unter der Suchart, nach der Sie suchen möchten (z.B.
Sitzungen), den Eintrag Schnellsuche <Objekt>. - Wählen Sie im Start-Menü für die Objektkategorie, nach der Sie suchen möchten, den Befehl
Suche <Objekt>. - Um nach Objekten suchen zu können, müssen Sie für die entsprechende Berechtigungskategorie (z.B. Sitzungsverwaltung) über die Lese-Berechtigung verfügen (z.B. Sitzungen lesen).
- Egal von wo Sie die Schnellsuche öffnen: Sie können auf dem Reiter Suchen selbst noch einmal auswählen, ob Sie die Suchart Aktenzeichen, Schriftstücke oder eine andere Suchart verwenden wollen.
Die Suchart bestimmt die Objekte die gefunden werden!
Anleitung
So suchen Sie ein Schriftstück:
- Stellen Sie sicher, das auf der linken Seite des Suche-Fensters die Suchart
Schriftstücke markiert ist!- Auf der rechten Seite werden dadurch die Felder Aktenzeichen, Akten-/Vorgangskennung, Sitzungskennung und , falls die Adressverwaltung eingesetzt wird, Adresskennung und Verteilerbezeichnung angezeigt.
- Sie können mehrere Sucharten kombinieren, indem Sie bei der Auswahl der Sucharten die Strg-Taste gedrückt halten!
Dadurch finden Sie mit einer Suche z.B. gleichzeitig Schriftstücke und Akten/Vorgänge. - Tragen Sie unter Suchbegriffe einen oder mehrere Begriffe zur Beschreibung des gesuchten Schriftstücks ein.
- Schränken Sie unter Aktenzeichen, Akten-/Vorgangskennung, Sitzungskennung, Adresskennung, Verteilerbezeichnung, Letzte Änderung ab, bis und/oder Sachbearbeiter möglichst die Schriftstücke ein, nach denen Sie suchen wollen. Geben Sie dazu die entsprechenden Angaben ein, auf die Sie die Suche beschränken wollen.
Diese Einschränkung führt zu einer schnelleren Suche!- regisafe bietet die Favoriten zur Auswahl an.
Ausnahme: Wenn der Administrator den aktuellen Datenbestand als "kleinen Datenbestand" festgelegt hat, werden alle vorhandenen Objekte zur Auswahl angeboten (System-Einstellung Grenze für Behandlung als kleiner Datenbestand).
- regisafe bietet die Favoriten zur Auswahl an.
- Starten Sie die Suche mithilfe der Schaltfläche Suche!
- regisafe sucht nun die Schriftstücke, die Ihren Angaben entsprechen, und zeigt das Ergebnis in einer Liste im Reiter Finden & Wissen an.
- Falls Sie eine detailliertere Suche durchführen wollen, können Sie mithilfe der Schaltfläche Erweitert die Erweiterte Suche öffnen. Ihre bisherigen Eingaben werden dabei automatisch in die erweiterte Suche übernommen.
- Gespeicherte Suchkriterien aus der erweiterten Suche stehen auch als separate Links unter den Sucharten zur Verfügung!
Um diese auszuführen, müssen Sie auf dem Reiter Suchen unter der gewünschten Suchart (z.B. Schriftstücke) auf den Eintrag
Gespeicherte Suchkriterien klicken. Die verfügbaren, gespeicherten Suchen für diese Suchart werden daraufhin angezeigt und durch einen Klick mit der linken Maustaste gestartet!
Gespeicherte Suchkriterien aus der erweiterten Suche stehen auch in einem speziellen Start-ElementGespeicherte Suchkriterien zur Verfügung.