Schriftstücke wiederfinden

Bestimmte Schriftstücke können Sie im gesamten Aktenplan bequem mithilfe der Anzeige des Verlaufs der Schriftstücke oder auch mit der hierarchischen Suche im Aktenplan schnell wiederfinden.

Anleitung

So suchen Sie ein kürzlich bearbeitetes Schriftstück:

• Wählen Sie im Start-Menü  Schriftstücke |  Verlauf.
  
  
• Der Reiter Finden & Wissen wird geöffnet und zeigt Ihnen die Schriftstücke, die Sie zuletzt bearbeitet haben, als Trefferliste an.
  Die maximale Anzahl der Schriftstücke im Verlauf wird in der Benutzer-Einstellung Schriftgutverwaltung | Anzahl der Schriftstückeim Verlauf festgelegt. Standardmäßig werden bis zu 40 Schriftstücke angezeigt.
• Markieren Sie das gesuchte Schriftstück und wählen Sie anschließend einen Befehl in der Menüleiste oder im Kontextmenü, um das Schriftstück zu bearbeiten.
  • Falls das gesuchte Schriftstück nicht in der Trefferliste enthalten ist, versuchen Sie eine andere Suchmethode wie zum Beispiel die hierarchische Suche (siehe weiter unten) oder auch die Schnellsuche (siehe Schriftstücke suchen (Schnellsuche)).

 

So suchen Sie hierarchisch im Aktenplan nach Schriftstücken: 

• Starten Sie die hierarchische Suche nach Schriftstücken am besten im Reiter Finden & Wissen.
• Klappen Sie im Teilfenster Ordnung den Aktenplan mithilfe des Symbols soweit auf, dass Sie das Aktenzeichen oder die Akte sehen, in dem Sie das Schriftstück vermutlich abgelegt haben.
• Klappen Sie auch dieses Aktenzeichen bzw. diese Akte auf und öffnen Sie anschließend die darunter liegenden Schriftstücke.
  Mit einem Doppelklick können Sie die Schriftstücke in der Trefferliste anzeigen lassen.
  • Wenn Sie die gesuchten Objekte noch nicht gefunden haben, kann es sein, dass Sie zumindest ähnliche, zugeordnete Objekte gefunden haben.
    In diesem Fall markieren Sie ein Objekt in der Trefferliste und wählen Sie im Teilfenster Zuordnungen, welche zugeordneten Objekte Sie sehen wollen (z.B. über/untergeordnete Akten/Vorgänge, Schriftstücke, Aktenzeichen).
    Bei der Suche nach Schriftstücken ist es oft besonders hilfreich, den Link zu Schriftstücken in demselben Aktenzeichen oder derselben Akte aufzurufen.
    
    
    In diesem Beispiel ist in der Trefferliste ein Schriftstück in der Akte 632.61:B 2010-005 markiert.
    Unter Zuordnungen kann jetzt zum einen diese Akte aufgerufen werden und zum anderen können über den Link Schriftstücke alle Schriftstücke in dieser Akte aufgerufen werden.
    
    

• Sie können innerhalb Ihrer Trefferlisten blättern, indem Sie in der Titelleiste der Trefferliste auf oder klicken. Oder Sie können zu einer bestimmten Trefferliste springen, indem Sie in der Titelleiste auf klicken, wodurch eine Liste aller geöffneten Trefferlisten angezeigt wird.