Serienbriefe erstellen (Word)

Bei Verwendung des Moduls Microsoft-Word-Integration unterstützt regisafe das Erstellen von Serienbriefen auf Basis der entsprechenden Word-Funktionen. Die Microsoft-Word-Integration erlaubt es allerdings, regisafe-Adressen als Datenquelle für die Serienbriefe zu verwenden und die Serienbriefe darüber hinaus mit weiteren regisafe-Daten zu ergänzen.

Sofern Sie die Anwendungsmodule Adressverwaltung und Mail/Wiedervorlage im Einsatz haben, können Sie außerdem Serien-Briefe, die als Datenquelle Adressen bzw. Verteiler aus der regisafe-Adressverwaltung nutzen, als Serien-Mails versenden. Beim Senden werden aus dem Serienbrief Einzeldokumente erstellt und an die entsprechenden Empfänger versandt. Ihr Administrator kann den Betreff und den Standard-Text von Serienbriefen festlegen.

Anleitung

So erstellen Sie einen Word-Serienbrief in regisafe:

• Überlegen Sie zunächst, welche Datenquelle Sie für die Adressen des Serienbriefs verwenden wollen. Sie haben dazu zwei grundsätzlich unterschiedliche Möglichkeiten:
  • regisafe-Adressen bzw. -Verteiler als Datenquelle:
    In diesem Fall stellt regisafe eine Datenquelle auf Basis von Adressen oder Verteilern zusammen, die dem Schriftstück zugeordnet sind und übergibt diese an Word.
    • Solche Serienbriefe können Sie auch als Serien-Mail versenden, sofern Sie das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage im Einsatz haben und es entsprechend eingerichtet ist.
  • Externe Dateien als Datenquelle (z.B. aus Excel oder Access):
    In diesem Fall speichert regisafe die externe Datenquelle und übergibt sie an Word.
    Siehe dazu: Serienbriefe aus Office-Datenquellen erstellen
  • regisafe-Vorlagen für Serienbriefe enthalten in der Regel bereits Seriendruckfelder. Je nachdem, welche Datenquelle Sie verwenden wollen, müssen Sie demnach auch eine Vorlage verwenden, die auf die entsprechende Datenquelle abgestimmt ist.
    Anderenfalls bleibt Ihnen nur die Möglichkeit, die Seriendruckfelder in Word auf Basis der gewählten Datenquelle neu einzutragen.
• Erstellen Sie für Ihren Serienbrief ein regisafe-Schriftstück. Wichtig ist dabei, dass Sie eine Vorlage der Art Word Serienbrief verwenden, welche auf die von Ihnen gewünschte Datenquelle abgestimmt ist.
• Füllen Sie den Schriftstück-Reiter nach Bedarf aus und speichern Sie das Schriftstück mit OK.
  Bei Verwendung von regisafe-Adressen oder -Verteilern als Datenquelle müssen Sie Adressen in das Feld Adresskennung bzw. Verteiler in das Feld Adressverteiler eintragen.
  • regisafe speichert das Schriftstück und öffnet anschließend die Word-Datei des Serienbriefs.
    Dabei füllt regisafe die enthaltenen Seriendruckfelder auf Basis der Datenquelle. Entsprechend werden auch Textformularfelder - sofern vorhanden - mit regisafe-Daten gefüllt.
  • Wenn Sie keine Einträge unter Adresskennung oder Adressverteiler machen, müssen Sie beim Speichern des Schriftstücks eine externe Datenquelle zuordnen, welche zuvor in regisafe abgelegt wurde.
• Ergänzen Sie den Serienbrief nach Bedarf um individuellen Text.
  • Falls nötig, können Sie auch mit den üblichen Word-Funktionen Seriendruckfelder aus der Adresse bzw. dem Verteiler ergänzen.
    Wählen Sie dazu in der Word-Datei den Befehl Seriendruckfeld einfügen und dort die Ansicht Datenbankfelder.
    Sie finden diesen Befehl bis zur Version Word 2003 in der Symbolleiste Seriendruck.
    Ab Word 2007 befindet sich der Befehl in der Multifunktionsleiste unter Sendungen.
• Speichern und schließen Sie die Word-Datei.
  • regisafe übernimmt die Word-Datei in das zugehörige regisafe-Schriftstück.
• Optional können Sie nun einen Serienbrief, der als Datenquelle Adressen und/oder Verteiler aus der regisafe-Adressverwaltung nutzt, mit der regisafe-Mail/Wiedervorlage versenden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
  • Wählen Sie im Detailreiter Allgemein des Schriftstück-Datensatzes den Befehl Mail/Wiedervorlage | Als Serienbrief versenden... oder markieren Sie das Schriftstück in einer Trefferliste und wählen Sie diesen Befehl im Kontextmenü.
    • Das Dialogfenster Serien-Mail-Versand öffnet sich.
  • Prüfen bzw. ergänzen Sie ggf. die Angaben im Dialogfenster Serien-Mail-Versand.
    • Achten Sie bei Textänderungen darauf, Angaben in eckigen Klammern nicht zu ändern oder zu löschen. Sie dienen als Platzhalter und werden beim Versand der Mail durch die entsprechenden Feldinhalte aus der Adresse ersetzt.
      Sofern das Serienbrief-Schriftstück mehrere Dateien enthält, werden Sie Ihnen im Feld Anlagen zu Auswahl angeboten. Entfernen Sie ggf. das Häkchen vor denjenigen Dateien, die Sie nicht versenden möchten.
      Prüfen Sie im Reiter Empfänger, ob zu allen Adressaten E-Mail-Adressen vorhanden sind.
  • Klicken Sie auf Senden.
    • Die personalisierte Serienbrief-Datei wird nach PDF konvertiert und mit personalisiertem Mail-Text an die Empfänger versendet.
      Anhänge werden im Originalformat versendet.