Bauakten bearbeiten - Reiter "Allgemein"

Der Detailreiter Allgemein des Bauakten-Reiters enthält die wesentlichen Daten der Bauakten. Diese Daten sind entscheidend für die Suche und die Einordnung im Aktenplan.

Bauakten stehen nur zur Verfügung, wenn die Aktenart Bauakte des Kommunalpakets eingesetzt wird.

Anleitung

So bearbeiten Sie den Detailreiter "Allgemein":

Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter Allgemein im Bauakten-Reiter aktiviert ist.
Tragen Sie, falls noch nicht vorhanden, die folgenden mindestens erforderlichen Informationen in die Bauakte ein:
Akten-/Vorgangskennung, Zugriff, Straße und Hausnummer bzw. Grundstückskennung.

Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Akten-/Vorgangskennung	Legt die eindeutige Kennung der Bauakte fest.	Automatisch generiert aus Aktenzeichen, sofern vorhanden, und der Straße und Hausnummer. Alternativ freie Eingabe nach Bedarf.
Zugriff	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf die Akte zugreifen dürfen.	Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe: Ein Klick = Vollzugriff Zwei Klicks = Lesezugriff Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe Nähere Informationen finden Sie unter Vergabe von Zugriffsberechtigungen
Straße	Legt die Straße des Baugrundstücks fest. Außerdem wird die Angabe in diesem Feld für die automatische Bildung der Akten-/Vorgangskennung ausgelesen. Wenn das Modul KommunalPLUS Grundstücksverwaltung eingesetzt wird, muss statt der Eingabe von Straße und Hausnummer ein Grundstück im Reiter Baugrundstück ausgewählt werden.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Adressverwaltung \| Straßen oder freie Eingabe des Straßennamens. Bei freier Eingabe werden Sie beim Speichern aufgefordert, die Auswahlfeld-Liste um Ihren Eintrag zu ergänzen. Wie das Eingabefeld sich verhält, ist abhängig von den System-Einstellungen für die Auswahlfeld-Liste.
Hausnummer	Legt die Hausnummer des Baugrundstücks fest. Außerdem wird die Angabe in diesem Feld für die automatische Bildung der Akten-/Vorgangskennung ausgelesen.	Freie Eingabe
Grundstückskennung	Hier können Sie ein oder mehrere Grundstücke zuordnen. Auf diese Weise lässt sich z.B. eine Bauakte und damit auch alle enthaltenen Schriftstücke automatisch mit dem in regisafe abgelegten Grundstück und damit auch mit dem Besitzer verbinden. Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn das Modul KommunalPLUS Grundstücksverwaltung eingesetzt wird.	Eingabe gültiger Grundstücke oder Suchen/Erstellen von Grundstücken. Mehr dazu: Suchen/Erstellen bei Eingabe

Tragen Sie bei Bedarf weitere Eigenschaften der Bauakte in die folgenden Felder ein: Verwaltung, Beginn, Ende, Zuständigkeit, Bearbeitungsstatus, Flurstücksnummer(n), Gemarkung, Gemeinde, Ortsteil, Gewann, Antragsart, Bautagebuch-Nummer, Genehmigungsdatum, Aktenzeichen des Vorbescheids, Bauherr, Planverfasser, Adressen und Beschreibung des Vorhabens.

Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Aktenzeichen	Legt das Aktenzeichen fest. Ihr System-Administrator kann über die System-Einstellung Akten-/Vorgangsverwaltung \| Aktenzeichen für Bauakte ein Aktenzeichen als Vorgabewert festlegen, das Sie jedoch auf dem Objektreiter bei Bedarf ändern können. Außerdem kann der Administrator über die System-Einstellung Akten-/Vorgangsverwaltung \| Aktenzeichen erforderlich dieses Feld so konfigurieren, dass die Eingabe eines Aktenzeichens zwingend erforderlich ist.	Übernahme des Vorgabewerts, Eingabe nach Schema oder Suchen/Erstellen von Aktenzeichen. Mehr dazu: Suchen/Erstellen bei Eingabe Strg-Taste = Mehrfachauswahl)
Verwaltung	Hier können Sie eine oder mehrere Verwaltungen zuordnen. Auf diese Weise lässt sich eine Bauakte, die sich auf eine bestimmte Verwaltung (z.B. eine Gemeinde innerhalb einer Verwaltungsgemeinschaft) bezieht, dieser Verwaltung direkt zuordnen. Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn das Modul Verwaltungseinheiten eingesetzt wird. Abhängig von den System-Einstellungen der Verwaltungseinheiten wird durch die Zuordnung einer Verwaltung u.U. auch der Zugriff auf die Sitzung automatisch erweitert.	Eingabe gültiger Verwaltungen oder Suchen/Erstellen von Verwaltungen. Mehr dazu: Suchen/Erstellen bei Eingabe
Beginn	Gibt den Beginn der Laufzeit der Bauakte an. Beim Anlegen einer Bauakte wird hier automatisch das aktuelle Datum eingetragen.	Übernahme des Vorgabewerts, Eingabe oder Auswahl eines Datums Siehe Datumsformat
Ende	Gibt das Ende der Laufzeit der Bauakte festzulegen.	Eingabe oder Auswahl eines Datums Siehe Datumsformat
Zuständigkeit	Legt die zuständigen Benutzer oder Benutzergruppen für die Bauakte fest.	Auswahl von Benutzern und/oder Gruppen Strg-Taste = Mehrfachauswahl
Bearbeitungsstatus	Dieses Feld bietet die Möglichkeit, den aktuellen Stand der Bauakte anzugeben. Abhängig vom Bearbeitungsstatus kann der Administrator bestimmte Aktionen automatisiert durchführen lassen oder verbieten, z.B. Änderung des Zugriffs oder "Verbot" des Anlegens von untergeordneten Organisationsstrukturen (im Start-Menü unter Programm \| Auswahlfeld-Listen \| Akten-/Vorgangsverwaltung \| Bearbeitungsstatus). Aktionen, die mit einem Bearbeitungsstatus verbunden sind, werden bei jedem Speichern ausgeführt, nicht nur beim erstmaligen Zuweisen des Bearbeitungsstatus.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Akten-/Vorgangsverwaltung \| Bearbeitungsstatus
Grundstück
Flurstücks- nummer(n)	Legt die Flurstücknummer(n) des Baugrundstücks fest.	Freie Eingabe
Gemarkung	Legt den Namen der Gemarkung fest, in der sich das Baugrundstück befindet.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Kommunalpaket \| Bauakte \| Gemarkungen oder freie Eingabe. Bei freier Eingabe werden Sie beim Speichern aufgefordert, die Auswahlfeld-Liste um Ihren Eintrag zu ergänzen. Wenn das Modul KommunalPLUS Grundstücksverwaltung verwendet wird, finden Sie die Auswahlfeld-Liste unter KommunalPLUS \| Grundstücksverwaltung.
Gemeinde	Legt den Namen der Gemeinde fest, in der sich das Baugrundstück befindet.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Adressverwaltung \| Gemeinde oder freie Eingabe. Wenn die Adressverwaltung nicht eingebunden ist, ist nur die freie Eingabe möglich.
Ortsteil	Legt den Namen des Ortsteils fest, in dem sich das Baugrundstück befindet.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Adressverwaltung \| Ortsteile oder freie Eingabe. Wenn die Adressverwaltung nicht eingebunden ist, ist nur die freie Eingabe möglich. Bei eingebundener Adressverwaltung wird der Ortsteil automatisch gefüllt, sobald die Straße eingegeben wird.
Gewann	Legt den Namen des Gewanns fest, in dem sich das Baugrundstück befindet.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Kommunalpaket \| Bauakte \| Gewanne oder freie Eingabe. Bei freier Eingabe werden Sie beim Speichern aufgefordert, die Auswahlfeld-Liste um Ihren Eintrag zu ergänzen. Wenn das Modul KommunalPLUS Grundstücksverwaltung verwendet wird, finden Sie die Auswahlfeld-Liste unter KommunalPLUS \| Grundstücksverwaltung.
Antrag
Antragsart	Gibt an, ob es sich um ein Baugenehmigungsverfahren, ein Kenntnisgabeverfahren, eine Bauvoranfrage oder etwas anderes handelt.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Kommunalpaket \| Bauakte \| Antragsarten oder freie Eingabe der Antragsart. Bei freier Eingabe werden Sie beim Speichern aufgefordert, die Auswahlfeld-Liste um Ihren Eintrag zu ergänzen.
Bautagebuch-Nummer	Legt die Nummer des zugehörigen Bautagebuchs fest.	Freie Eingabe
Genehmigungsdatum	Gibt das Datum der Baugenehmigung an.	Eingabe oder Auswahl eines Datums Siehe Datumsformat
Aktenzeichen des Vorbescheids	Gibt, sofern vorhanden, das Aktenzeichen des Vorbescheids an.	Freie Eingabe
Bauherr	Name des Bauherrn. Die zugehörige Adresse tragen Sie bei Verwendung des Moduls Adressverwaltung im Feld Adressen ein.	Freie Eingabe
Planverfasser	Name des Planverfassers. Die zugehörige Adresse tragen Sie bei Verwendung des Moduls Adressverwaltung im Feld Adressen ein.	Freie Eingabe
Adressen	Ordnet eine oder mehrere Adressen zu. Auf diese Weise lassen sich die Bauakte und damit auch alle enthaltenen Schriftstücke automatisch mit der Adresse des Bauherrn, Architekten usw. verbinden. Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn das Modul Adressverwaltung eingesetzt wird.	Eingabe gültiger Adresskennungen oder Suchen/Erstellen von Adressen. Mehr dazu: Suchen/Erstellen bei Eingabe
Beschreibung des Vorhabens	Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eine genauere Beschreibung des Bauvorhabens einzugeben. Nach dem Inhalt dieses Felds kann auch gesucht werden.	Freie Eingabe; Strg+Eingabe erzeugt einen Zeilenumbruch Alternativ kann man mit einem Doppelklick auf die Feldbezeichnung Hinweise ein spezielles Editor-Fenster öffnen, in dem die Eingabe-Taste einen Zeilenumbruch erstellt.

Wechseln Sie bei Bedarf in die anderen Detailreiter des Bauakten-Reiters, um weitere Eingaben vorzunehmen.
Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das -Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter.
Speichern Sie die Bauakte mit OK.