Fundakten bearbeiten - Reiter "Allgemein"
Der Detailreiter Allgemein des Fundakten-Reiters enthält die wesentlichen Daten der Fundsache. Diese Daten sind entscheidend für die Suche und die Einordnung im Aktenplan.
Fundakten stehen nur zur Verfügung, wenn die Aktenart Fundakte des Kommunalpakets eingesetzt wird.
Wie wird der Akten-Reiter geöffnet?
Öffnen Sie den Akten-Reiter zum Anlegen einer neuen Akte mit einer der folgenden Methoden:
- Wählen Sie im Programmreiter Neu anlegen die Kategorie
Akten/Vorgänge und doppelklicken Sie anschließend die gewünschte Akten-Art. - Wählen Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl
Neu anlegen | Akte/Vorgang und im Untermenü die gewünschte Akten-Art. - Wählen Sie im Start-Menü Akten/Vorgänge | Neu anlegen und im Untermenü die gewünschte Akten-Art.
Öffnen Sie den Akten-Reiter zum Ändern einer bestehenden Akte mit einer der folgenden Methoden:
- Markieren Sie eine bestehende Akte in einer Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder in der Menüleiste
Ändern. - Doppelklicken Sie auf eine bestehende Akte in einer Trefferliste und klicken Sie ggf. anschließend auf die Schaltfläche Ändern.
- Die Reaktion von regisafe auf einen Doppelklick in einer Akten-Trefferliste ist abhängig von der Benutzer-Einstellung Akten-/Vorgangsverwaltung | Doppelklick in Akten-/Vorgangs-Listen. Um durch Doppelklick den Akten-Reiter anzuzeigen, muss hier Akte/Vorgang ändern oder Akte/Vorgang-Datensatz anzeigen ausgewählt werden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern in einem Akten-Reiter, wenn Sie diesen zuvor mit dem Befehl
Anzeigen geöffnet haben. - Um Akten/Vorgänge ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Akten-/Vorgangsverwaltung | Akten/Vorgänge ändern verfügen.
Anleitung
So bearbeiten Sie den Detailreiter "Allgemein":
- Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter Allgemein im Fundakten-Reiter aktiviert ist.
- Tragen Sie, falls noch nicht vorhanden, die folgenden zwingend erforderlichen Informationen in die Fundakte ein:
Akten-/Vorgangskennung und Zugriff. - Tragen Sie bei Bedarf weitere Eigenschaften der Fundakte in die weiteren Felder ein.
- Ihr System-Administrator kann über die System-Einstellung Akten-/Vorgangsverwaltung | Aktenzeichen für Fundakte ein Aktenzeichen als Vorgabewert festlegen, das Sie jedoch auf dem Objektreiter bei Bedarf ändern können.
Außerdem kann der Administrator über die System-Einstellung Akten-/Vorgangsverwaltung | Aktenzeichen erforderlich dieses Feld so konfigurieren, dass die Eingabe eines Aktenzeichens zwingend erforderlich ist. - Wie das Eingabefeld sich verhält ist abhängig von den System-Einstellungen für die Auswahlfeld-Liste.
- Wie das Eingabefeld sich verhält ist abhängig von den System-Einstellungen für die Auswahlfeld-Liste.
- Wie das Eingabefeld sich verhält ist abhängig von den System-Einstellungen für die Auswahlfeld-Liste.
- Wie das Eingabefeld sich verhält ist abhängig von den System-Einstellungen für die Auswahlfeld-Liste.
- Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn das Modul Adressverwaltung eingesetzt wird.
- Alternativ kann man mit einem Doppelklick auf die Feldbezeichnung Hinweise ein spezielles Editor-Fenster öffnen, in dem die Eingabe-Taste einen Zeilenumbruch erstellt.
- Wechseln Sie bei Bedarf in die anderen Detailreiter des Fundakten-Reiters, um weitere Eingaben vorzunehmen.
Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das
-Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter. - Speichern Sie die Fundakte mit OK.
Wie werden diese Informationen eingegeben?
| Feld | Bedeutung | Format |
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Akten-/Vorgangskennung |
Legt die eindeutige Kennung der Fundakte fest. |
Automatisch generiert aus Aktenzeichen, sofern vorhanden, und einer fortlaufenden Nummerierung. Alternativ Eingabe nach Schema. |
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Zugriff |
Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf die Akte zugreifen dürfen. |
Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe: Ein Klick = Vollzugriff Zwei Klicks = Lesezugriff Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe
|
Wie werden diese Informationen eingegeben?
| Feld | Bedeutung | Format |
|
Aktenzeichen |
Legt das Aktenzeichen fest. |
Übernahme des Vorgabewerts, Eingabe nach Schema oder Suchen/Erstellen von Aktenzeichen.
Strg-Taste = Mehrfachauswahl) |
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Fundgegenstand |
Gibt die Art des Fundgegenstands an, z.B. Schlüsselbund. |
Auswahl aus hinterlegter Auswahlfeld-Liste oder freie Eingabe des Fundgegenstands. Bei freier Eingabe werden Sie beim Speichern aufgefordert, die hinterlegte Auswahlfeld-Liste um Ihren Eintrag zu ergänzen. |
|
Beschreibung |
Gibt eine nähere Beschreibung des Fundgegenstands an, z.B. mit 9 Schlüsseln. |
Freie Eingabe |
|
Kennzeichen |
Gibt besondere Kennzeichen des Fundgegenstands an, die nur der Eigentümer wissen kann z.B. Schlüsselanhänger mit Buchstaben G. |
Freie Eingabe |
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Wert in € |
Gibt den geschätzten Geldwert des Fundgegenstands an. |
Eingabe von Zahlen ggf. mit Dezimaltrennzeichen, jedoch ohne Tausendertrennzeichen
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Fundort |
Gibt den Fundort des Fundgegenstands an, z.B. Marktplatz. |
Auswahl aus hinterlegter Auswahlfeld-Liste oder freie Eingabe des Fundorts. Bei freier Eingabe werden Sie beim Speichern aufgefordert, die hinterlegte Auswahlfeld-Liste um Ihren Eintrag zu ergänzen. |
|
Fundort nähere Bezeichnung |
Gibt die nähere Bezeichnung des Fundorts an, z.B. Eingangsbereich Eisdiele Dolomiti. |
Freie Eingabe |
|
Verwertungsform |
Gibt die Verwertungsform des Fundgegenstands an, z.B. Rückgabe an Eigentümer. |
Auswahl aus hinterlegter Auswahlfeld-Liste oder freie Eingabe der Verwertungsform. Bei freier Eingabe werden Sie beim Speichern aufgefordert, die hinterlegte Auswahlfeld-Liste um Ihren Eintrag zu ergänzen. |
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Fundtag |
Gibt das Datum des Fundtags an. |
Eingabe oder Auswahl eines Datums
Siehe Datumsformat |
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Fundzeit |
Gibt die Uhrzeit an, zu der der Fundgegenstand gefunden wurde. |
Eingabe im Uhrzeitformat. |
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Ablauf |
Gibt das Datum des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist an. |
Eingabe oder Auswahl eines Datums
Siehe Datumsformat |
|
Aufbewahrungsort |
Gibt den Aufbewahrungsort des Fundgegenstands an, z.B. Fundschrank Bürgerservice. |
Auswahl aus hinterlegter Auswahlfeld-Liste oder freie Eingabe des Aufbewahrungsortes. Bei freier Eingabe werden Sie beim Speichern aufgefordert, die hinterlegte Auswahlfeld-Liste um Ihren Eintrag zu ergänzen. |
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Adressen |
Ordnet eine oder mehrere Adressen zu. Auf diese Weise lassen sich die Fundakte und damit auch alle enthaltenen Schriftstücke automatisch mit der Adresse des Finders, Eigentümers usw. verbinden.
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Eingabe gültiger Adresskennungen oder Suchen/Erstellen von Adressen.
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Hinweise |
Dieses Feld bietet die Möglichkeit, allgemeine Hinweise zu dieser Fundakte einzugeben. Nach diesem Feld kann auch gesucht werden. |
Freie Eingabe; Strg+Eingabe erzeugt einen Zeilenumbruch |
