Mitteilungsblatt bearbeiten - Reiter "Allgemein"
Der Detailreiter Allgemein des Mitteilungsblatt-Reiters enthält die wesentlichen Daten des Mitteilungsblatts. Diese Daten sind entscheidend für die Suche und die Einordnung im Aktenplan.
Mitteilungsblätter stehen nur zur Verfügung, wenn die Aktenart Mitteilungsblatt des Kommunalpakets eingesetzt wird.
Wie wird der Akten-Reiter geöffnet?
Öffnen Sie den Akten-Reiter zum Anlegen einer neuen Akte mit einer der folgenden Methoden:
- Wählen Sie im Programmreiter Neu anlegen die Kategorie
Akten/Vorgänge und doppelklicken Sie anschließend die gewünschte Akten-Art. - Wählen Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl
Neu anlegen | Akte/Vorgang und im Untermenü die gewünschte Akten-Art. - Wählen Sie im Start-Menü Akten/Vorgänge | Neu anlegen und im Untermenü die gewünschte Akten-Art.
Öffnen Sie den Akten-Reiter zum Ändern einer bestehenden Akte mit einer der folgenden Methoden:
- Markieren Sie eine bestehende Akte in einer Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder in der Menüleiste
Ändern. - Doppelklicken Sie auf eine bestehende Akte in einer Trefferliste und klicken Sie ggf. anschließend auf die Schaltfläche Ändern.
- Die Reaktion von regisafe auf einen Doppelklick in einer Akten-Trefferliste ist abhängig von der Benutzer-Einstellung Akten-/Vorgangsverwaltung | Doppelklick in Akten-/Vorgangs-Listen. Um durch Doppelklick den Akten-Reiter anzuzeigen, muss hier Akte/Vorgang ändern oder Akte/Vorgang-Datensatz anzeigen ausgewählt werden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern in einem Akten-Reiter, wenn Sie diesen zuvor mit dem Befehl
Anzeigen geöffnet haben. - Um Akten/Vorgänge ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Akten-/Vorgangsverwaltung | Akten/Vorgänge ändern verfügen.
Anleitung
So bearbeiten Sie den Detailreiter "Allgemein":
- Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter Allgemein im Mitteilungsblatt-Reiter aktiviert ist.
- Tragen Sie, falls noch nicht vorhanden, die folgenden zwingend erforderlichen Informationen in die Mitteilungsblatt-Akte ein:
Vorgangskennung, Zugriff, Ausgabe-Nr., Erscheinungsjahr, Redaktionsschluss und Erscheinungstermin. - Tragen Sie bei Bedarf weitere Eigenschaften der Fundakte in die weiteren Felder ein.
- Ihr System-Administrator kann über die System-Einstellung Akten-/Vorgangsverwaltung | Aktenzeichen für Mitteilungsblatt ein Aktenzeichen als Vorgabewert festlegen, das Sie jedoch auf dem Objektreiter bei Bedarf ändern können.
Außerdem kann der Administrator über die System-Einstellung Akten-/Vorgangsverwaltung | Aktenzeichen erforderlich dieses Feld so konfigurieren, dass die Eingabe eines Aktenzeichens zwingend erforderlich ist. - Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn das Modul Adressverwaltung eingesetzt wird.
- Alternativ kann man mit einem Doppelklick auf die Feldbezeichnung Hinweise ein spezielles Editor-Fenster öffnen, in dem die Eingabe-Taste einen Zeilenumbruch erstellt.
- Wechseln Sie bei Bedarf in die anderen Detailreiter des Mitteilungsblatt-Reiters, um weitere Eingaben vorzunehmen.
Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das
-Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter. - Speichern Sie die Mitteilungsblatt-Akte mit OK.
- regisafe prüft, ob das im Feld Aktenzeichen angegebene Aktenzeichen vor dem Doppelpunkt auch im Feld Akten-/Vorgangskennung eingetragen ist. Sind dem Objekt mehrere Aktenzeichen zugeordnet, muss eines dieser Aktenzeichen im Feld Akten-/Vorgangskennung angegeben sein. Danach speichert regisafe die Akte wird nach Ihren Angaben.
Falls Sie mehrere Akten/Vorgänge markiert hatten, wird die Änderung für alle Akten/Vorgänge gespeichert.
Falls Sie eine Änderung in den Feldern Aktenzeichen oder Akten-/Vorgangskennung des Detailreiters Allgemein vorgenommen haben, wirkt diese sich auch auf alle untergeordneten Objekte aus - also auf alle Akten/Vorgänge usw., die dieser Akte zugeordnet sind. Da es sich hier um eine Änderung mit weitreichenden Folgen handelt, müssen Sie nochmals bestätigen, dass diese Änderung gemacht und auf alle untergeordneten Objekte übertragen werden soll.
Falls Änderungen in Feldern gemacht wurden, die auf untergeordnete Objekte übertragen werden können (z.B. Aufbewahrungsfrist), müssen Sie auswählen, ob die Änderungen auf die untergeordneten Objekte übertragen werden sollen oder nicht.
Wie werden diese Informationen eingegeben?
| Feld | Bedeutung | Format |
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Vorgangskennung |
Legt die eindeutige Kennung der Mitteilungsblatt-Akte fest. |
Automatisch generiert aus Aktenzeichen, sofern vorhanden, Ausgabe-Nr. und Erscheinungsjahr. Alternativ freie Eingabe nach Bedarf. |
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Zugriff |
Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf die Akte zugreifen dürfen. |
Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe: Ein Klick = Vollzugriff Zwei Klicks = Lesezugriff Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe
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Ausgabe-Nr. (Kalenderwoche) |
Legt die Kalenderwoche des Erscheinungstermins fest. |
Maximal zweistellige Eingabe. Einstellige Eingaben werden beim Speichern automatisch durch eine vorangestellte Null ergänzt. |
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Erscheinungsjahr |
Legt das Erscheinungsjahr fest. |
Maximal vierstellige Ziffer. Zweistellige Jahresangaben werden beim Speichern automatisch in eine vierstellige Jahreszahl umgewandelt. |
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Redaktionsschluss |
Gibt das Datum des Redaktionsschlusses an. |
Eingabe oder Auswahl eines Datums Siehe Datumsformat |
|
Erscheinungstermin |
Gibt das Datum des Erscheinungstermins an. |
Eingabe oder Auswahl eines Datums Siehe Datumsformat |
Wie werden diese Informationen eingegeben?
| Feld | Bedeutung | Format |
|
Aktenzeichen |
Legt das Aktenzeichen fest. |
Übernahme des Vorgabewerts, Eingabe nach Schema oder Suchen/Erstellen von Aktenzeichen.
Strg-Taste = Mehrfachauswahl) |
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Sachbearbeiter |
Legt die zuständigen Benutzer oder Benutzergruppen für das Mitteilungsblatt fest. |
Auswahl von Benutzern und/oder Gruppen
Strg-Taste = Mehrfachauswahl |
|
Akte angelegt am |
Gibt das Datum an, zu dem die Akte angelegt wurde. |
Eingabe oder Auswahl eines Datums
Siehe Datumsformat |
|
Akte geschlossen am |
Gibt das Datum an, zu dem die Akte geschlossen wurde. |
Eingabe oder Auswahl eines Datums
Siehe Datumsformat |
|
Adressen (Druckerei, Redaktion, Austräger usw.) |
Ordnet eine oder mehrere Adressen zu. Auf diese Weise lassen sich die Fundakte und damit auch alle enthaltenen Schriftstücke automatisch mit der Adresse beteiligter Personen oder Firmen verbinden.
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Eingabe gültiger Adresskennungen oder Suchen/Erstellen von Adressen.
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Hinweise |
Dieses Feld bietet die Möglichkeit, allgemeine Hinweise zu diesem Mitteilungsblatt einzugeben. Nach diesem Feld kann auch gesucht werden. |
Freie Eingabe; Strg+Eingabe erzeugt einen Zeilenumbruch |
