Akten/Vorgänge bearbeiten - Reiter "Allgemein"
Der Detailreiter Allgemein des Akten-Reiters enthält die wesentlichen Daten von Akten/Vorgängen. Diese Daten sind entscheidend für die Suche und die Einordnung im Aktenplan.
Wie wird der Akten-Reiter geöffnet?
Öffnen Sie den Akten-Reiter zum Anlegen einer neuen Akte mit einer der folgenden Methoden:
- Wählen Sie im Programmreiter Neu anlegen die Kategorie
Akten/Vorgänge und doppelklicken Sie anschließend die gewünschte Akten-Art. - Wählen Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl
Neu anlegen | Akte/Vorgang und im Untermenü die gewünschte Akten-Art. - Wählen Sie im Start-Menü Akten/Vorgänge | Neu anlegen und im Untermenü die gewünschte Akten-Art.
Öffnen Sie den Akten-Reiter zum Ändern einer bestehenden Akte mit einer der folgenden Methoden:
- Markieren Sie eine bestehende Akte in einer Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder in der Menüleiste
Ändern. - Doppelklicken Sie auf eine bestehende Akte in einer Trefferliste und klicken Sie ggf. anschließend auf die Schaltfläche Ändern.
- Die Reaktion von regisafe auf einen Doppelklick in einer Akten-Trefferliste ist abhängig von der Benutzer-Einstellung Akten-/Vorgangsverwaltung | Doppelklick in Akten-/Vorgangs-Listen. Um durch Doppelklick den Akten-Reiter anzuzeigen, muss hier Akte/Vorgang ändern oder Akte/Vorgang-Datensatz anzeigen ausgewählt werden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern in einem Akten-Reiter, wenn Sie diesen zuvor mit dem Befehl
Anzeigen geöffnet haben. - Um Akten/Vorgänge ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Akten-/Vorgangsverwaltung | Akten/Vorgänge ändern verfügen.
- Die Beschreibung des Objektreiters geht von einem Standard-Datensatz aus.
Abhängig von individuellen Anpassungen und Berechtigungen können die angebotenen Detailreiter und Felder auf dem Objektreiter von diesem Standard abweichen.
Anleitung
So bearbeiten Sie den Detailreiter "Allgemein":
- Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter Allgemein im Akten-Reiter aktiviert ist.
- Tragen Sie, falls noch nicht vorhanden, in jedem Fall die zwingend erforderlichen Informationen zu Ihrer Akte ein:
Aktenzeichen, Akten-/Vorgangskennung, Zugriff und Text/Beschreibung. - Wenn Sie das Feld Aktenzeichen oder das Feld Akten-/Vorgangskennung ändern, wird die Akten-/Vorgangskennung bzw. das Aktenzeichen jeweils automatisch angepasst. Sollten im Feld Aktenzeichen mehrere Aktenzeichen angegeben sein, muss eines dieser Aktenzeichen das in der Akten-/Vorgangskennung sein. Wenn unter Umständen die angegebene Akten-/Vorgangskennung ein anderes Aktenzeichen (vor dem Doppelpunkt) enthalten sollte als im Feld Aktenzeichen festgelegt, wird beim Speichern eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.
- Alternativ kann man mit einem Doppelklick auf die Feldbezeichnung Text/Beschreibung ein spezielles Editor-Fenster öffnen, in dem die Eingabe-Taste einen Zeilenumbruch erstellt.
- Für Akten/Vorgänge zu beachten:
a) Akten/Vorgänge können nicht doppelt angelegt werden: Bei einem Versuch, dies zu tun, erscheint beim Speichern eine entsprechende Meldung.
b) Sie können eine Akte jederzeit nachträglich ändern: regisafe wird alle dieser Akte zugeordneten Akten/Vorgänge, Sitzungen und Schriftstücke zur neuen Akte verschieben. Dieser Vorgang kann jedoch einige Zeit in Anspruch nehmen.
c) Der Aktenplan sollte hierarchisch vollständig geführt werden. Deshalb ist es möglich, regisafe so zu konfigurieren, dass die Angabe eines Aktenzeichens für Akten/Vorgänge zwingend ist. - Tragen Sie bei Bedarf weitere Eigenschaften der Akte in die folgenden Felder ein:
- Alternativ kann man mit einem Doppelklick auf die Feldbezeichnung Hinweise ein spezielles Editor-Fenster öffnen, in dem die Eingabe-Taste einen Zeilenumbruch erstellt.
- Wechseln Sie bei Bedarf in die anderen Detailreiter des Akten-Reiters, um weitere Eingaben vorzunehmen.
Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das
-Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter. - Speichern Sie die Akte mit OK.
- regisafe prüft, ob das im Feld Aktenzeichen angegebene Aktenzeichen vor dem Doppelpunkt auch im Feld Akten-/Vorgangskennung eingetragen ist. Sind dem Objekt mehrere Aktenzeichen zugeordnet, muss eines dieser Aktenzeichen im Feld Akten-/Vorgangskennung angegeben sein. Danach speichert regisafe die Akte wird nach Ihren Angaben.
Falls Sie mehrere Akten/Vorgänge markiert hatten, wird die Änderung für alle Akten/Vorgänge gespeichert.
Falls Sie eine Änderung in den Feldern Aktenzeichen oder Akten-/Vorgangskennung des Detailreiters Allgemein vorgenommen haben, wirkt diese sich auch auf alle untergeordneten Objekte aus - also auf alle Akten/Vorgänge usw., die dieser Akte zugeordnet sind. Da es sich hier um eine Änderung mit weitreichenden Folgen handelt, müssen Sie nochmals bestätigen, dass diese Änderung gemacht und auf alle untergeordneten Objekte übertragen werden soll.
Falls Änderungen in Feldern gemacht wurden, die auf untergeordnete Objekte übertragen werden können (z.B. Aufbewahrungsfrist), müssen Sie auswählen, ob die Änderungen auf die untergeordneten Objekte übertragen werden sollen oder nicht.
Wie werden diese Informationen eingegeben?
| Feld | Bedeutung | Format |
| Aktenzeichen |
Legt das Aktenzeichen fest. Geben Sie es entweder ein oder suchen Sie danach, indem Sie auf die Pfeiltaste Wenn beim Neuanlegen bzw. Ändern von Akten/Vorgängen das Feld Aktenzeichen leer ist und im Feld Akten-/Vorgangskennung eine Angabe in der Form 123.11:SONNE angegeben ist, also eine Angabe des Aktenzeichens beinhaltet, dann wird das Feld Aktenzeichen automatisch gefüllt. |
Eingabe gültiger Aktenzeichen nach Schema oder Suchen/Erstellen von Aktenzeichen.
Mehr dazu: Suchen/Erstellen bei Eingabe |
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Akten-/Vorgangskennung |
Legt die eindeutige Kennung - den Namen - der Akte fest. Nach dieser Kennung werden Aktenzeichen unterteilt und sortiert, daher wird sie auch als "Sortierkennung" bezeichnet. Geben Sie diese ein oder suchen Sie danach, indem Sie auf die Pfeiltaste
Die Kennung ist zwar zwingend erforderlich, sie wird jedoch in vielen Fällen automatisch durch eine fortlaufende Nummer erzeugt, wenn Sie beim Anlegen nicht eingegeben wird.
Üblicherweise beginnt die Kennung mit dem Aktenzeichen, dem die Akte zugeordnet ist; die eigentliche Kennung steht dann im Anschluss an einen Doppelpunkt.
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Automatisch nummeriert oder freie Eingabe nach Bedarf
Mehr dazu: Suchen/Erstellen bei Eingabe. |
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Zugriff |
Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf die Akte zugreifen dürfen. |
Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe: Ein Klick = Vollzugriff Zwei Klicks = Lesezugriff Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe
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Text/Beschreibung |
Beschreibt den Inhalt der Akte. Die Beschreibung sollte die untergeordneten Akten/Vorgänge und Schriftstücke möglichst kurz und prägnant zusammenfassen. Nach jedem Begriff in diesem Feld kann gesucht werden.
Bitte achten Sie auf eine ausführliche Beschreibung! Wenn Sie das Modul Etiketten-, Barcode- und Beschriftungsdruck einsetzen, wird der Text der Akte auch als Beschriftung für das Etikett verwendet. |
Beliebiger Text; Strg+Eingabe erzeugt einen Zeilenumbruch |
klicken.
klicken. Wie werden diese Informationen eingegeben?
| Feld | Bedeutung | Format |
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Grundstückskennung |
Hier können Sie ein oder mehrere Grundstücke zuordnen. Auf diese Weise lässt sich z.B. eine grundstücksbezogene Akte und damit auch alle enthaltenen Schriftstücke automatisch mit dem in regisafe abgelegten Grundstück und damit auch mit dem Besitzer verbinden.
Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn das Modul KommunalPLUS Grundstücksverwaltung eingesetzt wird. |
Eingabe gültiger Grundstücke oder Suchen/Erstellen von Grundstücken. |
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Verwaltung |
Hier können Sie eine oder mehrere Verwaltungen zuordnen. Auf diese Weise lässt sich eine Akte, die sich auf eine bestimmte Verwaltung (z.B. eine Gemeinde innerhalb einer Verwaltungsgemeinschaft) bezieht, dieser Verwaltung direkt zuordnen.
Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn das Modul Verwaltungseinheiten eingesetzt wird. Abhängig von den System-Einstellungen der Verwaltungseinheiten wird durch die Zuordnung einer Verwaltung u.U. auch der Zugriff auf die Sitzung automatisch erweitert. |
Eingabe gültiger Verwaltungen oder Suchen/Erstellen von Verwaltungen. |
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Zusätzliche Schlagworte |
Hier können Sie Begriffe eingeben, nach denen ebenfalls gesucht werden kann, die aber nicht in den Listenfenstern auftauchen sollen. |
Einzelne Worte, durch Leerzeichen, Komma oder Semikolon getrennt |
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Beginn |
Dieses Feld bietet die Möglichkeit, den Beginn einer Laufzeit der Akte festzulegen. Beim Anlegen einer Akte wird hier automatisch das aktuelle Datum eingetragen. |
Eingabe oder Auswahl eines Datums
Zur Eingabe des Datums siehe Datumsformat |
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Ende |
Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Ende einer Laufzeit der Akte festzulegen. |
Eingabe oder Auswahl eines Datums
Zur Eingabe des Datums siehe Datumsformat |
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Zuständigkeit |
Dieses Feld bietet die Möglichkeit, zuständige Benutzer oder Benutzergruppen für die Akte einzutragen ("federführende Stelle"). |
Auswahl von Benutzern und/oder Gruppen
Strg-Taste = Mehrfachauswahl |
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Bearbeitungsstatus |
Dieses Feld bietet die Möglichkeit, den aktuellen Stand der Akte anzugeben.
Abhängig vom Bearbeitungsstatus kann der Administrator bestimmte Aktionen automatisiert durchführen lassen oder verbieten, z.B. Änderung des Zugriffs oder "Verbot" des Anlegens von untergeordneten Organisationsstrukturen (im Start-Menü unter Programm | Auswahlfeld-Listen | Akten-/Vorgangsverwaltung | Bearbeitungsstatus). Aktionen, die mit einem Bearbeitungsstatus verbunden sind, werden bei jedem Speichern ausgeführt, nicht nur beim erstmaligen Zuweisen des Bearbeitungsstatus. |
Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Akten-/Vorgangsverwaltung | Bearbeitungsstatus |
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Zugeordnete Adresse |
Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eine oder mehrere Adressen zuzuordnen. Auf diese Weise lässt sich z.B. die Akte für einen Lieferanten und damit auch alle enthaltenen Schriftstücke automatisch mit der Adresse des Lieferanten verbinden.
Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn das Modul Adressverwaltung eingesetzt wird. |
Eingabe gültiger Adressen oder Suchen/Erstellen von Adressen. |
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Hinweise |
Geben Sie hier allgemeine Hinweise zu dieser Akte ein. Nach diesem Feld kann auch gesucht werden. |
Beliebiger Text; Strg+Eingabe erzeugt einen Zeilenumbruch |
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Akte/Vorgang-Art |
Die Akte/Vorgangs-Art kann nachträglich geändert werden.
Wenn die System-Einstellung Akten-/Vorgangsverwaltung| Änderung der Akte/Vorgang-Art erlauben auf Aus gesetzt ist, wird das Feld nur als Information angezeigt. |
Auswahl der vorgegebenen Akte/Vorgang-Arten |
Beispiel:
Die folgende Akte wurde für die Gaststätte "Sonne" angelegt. Da dafür eine Vorlage verwendet wurde, werden beim Neuanlegen der Akte automatisch auch untergeordnete Akten/Vorgänge angelegt.
- Die Beschreibung des Objektreiters geht von einem Standard-Datensatz aus.
Abhängig von individuellen Anpassungen und Berechtigungen können die angebotenen Detailreiter und Felder auf dem Objektreiter von diesem Standard abweichen.