Akten/Vorgänge bearbeiten - Reiter "Aufbewahrung"
Der Detailreiter Aufbewahrung des Akten-Reiters enthält Angaben zur Aufbewahrungsdauer und zu Papierakten einer Akte.
Wie wird der Akten-Reiter geöffnet?
Öffnen Sie den Akten-Reiter zum Anlegen einer neuen Akte mit einer der folgenden Methoden:
- Wählen Sie im Programmreiter Neu anlegen die Kategorie
Akten/Vorgänge und doppelklicken Sie anschließend die gewünschte Akten-Art. - Wählen Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl
Neu anlegen | Akte/Vorgang und im Untermenü die gewünschte Akten-Art. - Wählen Sie im Start-Menü Akten/Vorgänge | Neu anlegen und im Untermenü die gewünschte Akten-Art.
Öffnen Sie den Akten-Reiter zum Ändern einer bestehenden Akte mit einer der folgenden Methoden:
- Markieren Sie eine bestehende Akte in einer Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder in der Menüleiste
Ändern. - Doppelklicken Sie auf eine bestehende Akte in einer Trefferliste und klicken Sie ggf. anschließend auf die Schaltfläche Ändern.
- Die Reaktion von regisafe auf einen Doppelklick in einer Akten-Trefferliste ist abhängig von der Benutzer-Einstellung Akten-/Vorgangsverwaltung | Doppelklick in Akten-/Vorgangs-Listen. Um durch Doppelklick den Akten-Reiter anzuzeigen, muss hier Akte/Vorgang ändern oder Akte/Vorgang-Datensatz anzeigen ausgewählt werden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern in einem Akten-Reiter, wenn Sie diesen zuvor mit dem Befehl
Anzeigen geöffnet haben. - Um Akten/Vorgänge ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Akten-/Vorgangsverwaltung | Akten/Vorgänge ändern verfügen.
Anleitung
So bearbeiten Sie den Detailreiter "Aufbewahrung":
- Stellen Sie sicher, dass der Reiter Aufbewahrung in der Akten-Datensatzmaske aktiviert ist.
Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das
-Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter. - Tragen Sie bei Bedarf Angaben zur Aufbewahrung der Akte in die folgenden Felder ein:
Aufbewahrungsfrist und Papierakte vorhanden. - Sofern Sie über das Modul Altregistratur verfügen, tragen Sie die gewünschte Angabe in das Feld Transferfrist (Altregistratur) ein.
- Wechseln Sie bei Bedarf in die anderen Detailreiter des Akten-Reiters, um weitere Eingaben vorzunehmen.
- Speichern Sie die Akte mit OK.
- regisafe prüft, ob das im Feld Aktenzeichen angegebene Aktenzeichen vor dem Doppelpunkt auch im Feld Akten-/Vorgangskennung eingetragen ist. Sind dem Objekt mehrere Aktenzeichen zugeordnet, muss eines dieser Aktenzeichen im Feld Akten-/Vorgangskennung angegeben sein. Danach speichert regisafe die Akte wird nach Ihren Angaben.
Falls Sie mehrere Akten/Vorgänge markiert hatten, wird die Änderung für alle Akten/Vorgänge gespeichert.
Falls Sie eine Änderung in den Feldern Aktenzeichen oder Akten-/Vorgangskennung des Detailreiters Allgemein vorgenommen haben, wirkt diese sich auch auf alle untergeordneten Objekte aus - also auf alle Akten/Vorgänge usw., die dieser Akte zugeordnet sind. Da es sich hier um eine Änderung mit weitreichenden Folgen handelt, müssen Sie nochmals bestätigen, dass diese Änderung gemacht und auf alle untergeordneten Objekte übertragen werden soll.
Falls Änderungen in Feldern gemacht wurden, die auf untergeordnete Objekte übertragen werden können (z.B. Aufbewahrungsfrist), müssen Sie auswählen, ob die Änderungen auf die untergeordneten Objekte übertragen werden sollen oder nicht.
Wie werden diese Informationen eingegeben?
| Feld | Bedeutung | Format |
| Aufbewahrungsfrist |
Hier wird festgelegt, wie lange oder bis wann die Akte in der EDV aufbewahrt werden muss. Zusätzlich kann angegeben werden, ob sie anschließend archivwürdig oder zu vernichten ist. Diese Angabe wird auch auf untergeordnete Akten/Vorgänge und Schriftstücke vererbt. Nach abgelaufener Aufbewahrungsfrist können Akten/Vorgänge und Schriftstücke ausgesondert oder archiviert werden. |
Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Aufbewahrungsfristen
Zur Eingabe des Datums siehe Datumsformat |
| Papierakte vorhanden |
Hier wird angegeben, ob eine Papierakte vorhanden ist. Wenn das der Fall ist, wird unter Aufbewahrungsort der "normale physikalische" Aufbewahrungsort der Akten eintragen, z.B. Die Ausgabe an einen Sachbearbeiter wird hier nicht erfasst. Dies erfolgt separat über das Anwendungsmodul "Registraturverwaltung". |
Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Aufbewahrungsorte |
Wie wird diese Information eingegeben?
| Feld | Bedeutung | Format |
| Transferfrist (Altregistratur) |
Geben Sie hier ein oder wählen Sie aus, nach welcher Frist die abgeschlossene Akte/Vorgang und deren Schriftstücke in die Altregistratur übertragen werden soll. Bei entsprechender System-Einstellung wird diese Angabe auch auf untergeordnete Akten/Vorgänge vererbt. Nach abgelaufener Transferfrist können Akten/Vorgänge und deren zugeordnete Schriftstücke in ein Datenlager der Altregistratur verschoben werden. |
Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Aufbewahrungsfristen
Zur Eingabe des Datums siehe Datumsformat |
Beispiel:
Die folgende Akte soll 10 Jahre lang gespeichert und anschließend archiviert werden. Eine Papierakte ist in der Zentralregistratur vorhanden.
- Die Beschreibung des Objektreiters geht von einem Standard-Datensatz aus.
Abhängig von individuellen Anpassungen und Berechtigungen können die angebotenen Detailreiter und Felder auf dem Objektreiter von diesem Standard abweichen.