Akten/Vorgänge bearbeiten - Reiter "TR RESISCAN"
Der Detailreiter TR RESISCAN des Akten-Reiters enthält Angaben zum Schutzbedarf und zur Scanstrategie im Rahmen des Ersetzenden Scannens nach TR RESISCAN. Diese Angaben dienen ausschließlich als Vorgabe für das Ersetzende Scannen zugehöriger Schriftstücke.
Der Detailreiter TR RESISCAN steht nur zur Verfügung, wenn das optionale Modul TR RESISCAN des Kommunalpakets eingesetzt wird.
- Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat eine Technische Richtlinie zum Ersetzenden Scannen (TR RESISCAN) herausgegeben. Sie richtet sich an Verantwortliche aus den Bereichen Verwaltung, Wirtschaft und Justiz und benennt sicherheitsrelevante Maßnahmen, die beim (rechtskonformen) Ersetzenden Scannen zu gewährleisten sind. Basis für das beweiswerterhaltende Scannen ist eine Verfahrensbeschreibung für den Prozess des Ersetzenden Scannens und die Durchführung einer Schutzbedarfsanalyse für die zu scannenden Papieroriginale.
Wie wird der Akten-Reiter geöffnet?
Öffnen Sie den Akten-Reiter zum Anlegen einer neuen Akte mit einer der folgenden Methoden:
- Wählen Sie im Programmreiter Neu anlegen die Kategorie
Akten/Vorgänge und doppelklicken Sie anschließend die gewünschte Akten-Art. - Wählen Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl
Neu anlegen | Akte/Vorgang und im Untermenü die gewünschte Akten-Art. - Wählen Sie im Start-Menü Akten/Vorgänge | Neu anlegen und im Untermenü die gewünschte Akten-Art.
Öffnen Sie den Akten-Reiter zum Ändern einer bestehenden Akte mit einer der folgenden Methoden:
- Markieren Sie eine bestehende Akte in einer Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder in der Menüleiste
Ändern. - Doppelklicken Sie auf eine bestehende Akte in einer Trefferliste und klicken Sie ggf. anschließend auf die Schaltfläche Ändern.
- Die Reaktion von regisafe auf einen Doppelklick in einer Akten-Trefferliste ist abhängig von der Benutzer-Einstellung Akten-/Vorgangsverwaltung | Doppelklick in Akten-/Vorgangs-Listen. Um durch Doppelklick den Akten-Reiter anzuzeigen, muss hier Akte/Vorgang ändern oder Akte/Vorgang-Datensatz anzeigen ausgewählt werden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern in einem Akten-Reiter, wenn Sie diesen zuvor mit dem Befehl
Anzeigen geöffnet haben. - Um Akten/Vorgänge ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Akten-/Vorgangsverwaltung | Akten/Vorgänge ändern verfügen.
Anleitung
So bearbeiten Sie den Reiter "TR RESISCAN":
- Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter TR RESISCAN des Akten-Reiters aktiviert ist.
Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das
-Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter. - Tragen Sie bei Bedarf Angaben zum Ersetzenden Scannen in die folgenden Felder ein:
Schutzbedarf, Scanstrategie, Grundlage der Ausnahme und Bemerkung. - Wechseln Sie bei Bedarf in die anderen Detailreiter des Akten-Reiters, um weitere Eingaben vorzunehmen.
- Speichern Sie das Akte mit OK.
- regisafe prüft, ob das im Feld Aktenzeichen angegebene Aktenzeichen vor dem Doppelpunkt auch im Feld Akten-/Vorgangskennung eingetragen ist. Sind dem Objekt mehrere Aktenzeichen zugeordnet, muss eines dieser Aktenzeichen im Feld Akten-/Vorgangskennung angegeben sein. Danach speichert regisafe die Akte wird nach Ihren Angaben.
Falls Sie mehrere Akten/Vorgänge markiert hatten, wird die Änderung für alle Akten/Vorgänge gespeichert.
Falls Sie eine Änderung in den Feldern Aktenzeichen oder Akten-/Vorgangskennung des Detailreiters Allgemein vorgenommen haben, wirkt diese sich auch auf alle untergeordneten Objekte aus - also auf alle Akten/Vorgänge usw., die dieser Akte zugeordnet sind. Da es sich hier um eine Änderung mit weitreichenden Folgen handelt, müssen Sie nochmals bestätigen, dass diese Änderung gemacht und auf alle untergeordneten Objekte übertragen werden soll.
Falls Änderungen in Feldern gemacht wurden, die auf untergeordnete Objekte übertragen werden können (z.B. Aufbewahrungsfrist), müssen Sie auswählen, ob die Änderungen auf die untergeordneten Objekte übertragen werden sollen oder nicht.
Wie werden diese Informationen eingegeben?
| Feld | Bedeutung | Format |
| Schutzbedarf |
Legt auf Basis der Schutzbedarfsanalyse das angemessene Sicherheitsniveau für zugehörige Schriftstücke als Vorgabe fest. |
Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste TR RESISCAN | Schutzbedarf |
| Scanstrategie |
Legt für zugehörige Schriftstücke als Vorgabe die passende Scanstrategie fest, die anhand von drei Fragestellungen ausgewählt werden sollte: |
Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste TR RESISCAN | Scanstrategie |
| (gesetzliche) Grundlage der Ausnahme |
Gibt bei Bedarf an, auf Basis welcher gesetzlichen Grundlage eine Ausnahme gegenüber der sonst üblichen Festlegung gemacht wird. |
Beliebiger Text |
| Bemerkung |
Fügt Hinweise hinzu, die z.B. als Handlungsanweisung für das ersetzende Scannen genutzt werden können. |
Beliebiger Text |
- Die Beschreibung des Objektreiters geht von einem Standard-Datensatz aus.
Abhängig von individuellen Anpassungen und Berechtigungen können die angebotenen Detailreiter und Felder auf dem Objektreiter von diesem Standard abweichen.