Bearbeitungsnotizen-Stempel verwenden

Immer wiederkehrende Notizen, wie z.B. „Genehmigt“ oder „Ungültig“, können als Bearbeitungsnotizen-Stempel definiert und so der Akte ganz einfach mit zwei Mausklicks hinzugefügt werden. Jede Akte kann neben seinem Datensatz, den zugeordneten Dateien, und den Notizen noch individuelle Bearbeitungsnotizen-Stempel enthalten.

Die Stempel werden in einer der Auswahlfeld-Liste Stempel (Bearbeitungsnotizen) in der Gruppe Akten-/Vorgangsverwaltung definiert. Im Gegensatz zu den Stempeln für gescannte TIFF- oder PDF-Dateien können sie für alle Dateiformate verwendet werden. In der Auswahlfeld-Liste kann der Text, die Hintergrund- und Textfarbe sowie der Zugriff auf die individuellen Stempel definiert werden. Sind dort für die Stempel keine Farben definiert, wird die Farbgebung entsprechend den System-Einstellungen in der Gruppe Bearbeitungsnotizen gestaltet.

Bearbeitungsnotizen-Stempel werden nicht direkt auf der Akten-Datei aufgebracht, sondern in den Datensatz-Reitern einer Akte in der Funktionsleiste rechts angezeigt.
Eine Akte kann mehrere Bearbeitungsnotizen-Stempel von verschiedenen Sachbearbeitern enthalten. Sie sind immer für alle Benutzer sichtbar, die Zugriff auf die Akte haben.

Standardmäßig sind folgende Stempel definiert:
- Fehlerhaft
- Genehmigt
- Geprüft
- Ungültig

• Um Bearbeitungsnotizen-Stempel hinzufügen zu können, benötigen Sie Änderungsrecht auf die Akte (mindestens das Detail-Recht Workflow/Notizen/Unterschriften).
• Das Anbringen und Entfernen von Stempeln wird im Aktivitätsprotokoll eingetragen.

Anleitung

So bringen Sie einen neuen Stempel über den Akten-/Vorgangs-Datensatz an:

• Zeigen Sie einen Datensatz-Reiter der Akte an.
• Klicken Sie auf das -Symbol in der Funktionsleiste unten.
  • Es wird ein Menü geöffnet, das Ihnen alle Stempel anbietet, auf die Sie Zugriff haben.
• Klicken Sie auf den gewünschten Stempel.
  • Der gewählte Stempel wird in der Funktionsleiste des Schriftstück angezeigt. Der Stempeltext wird dabei automatisch um Ihren Namen, das Datum und die Uhrzeit ergänzt.

 

So bringen Sie einen neuen Stempel über eine Trefferliste an:

• Markieren Sie die gewünschte Akte in der Trefferliste.
• Wählen Sie im Kontextmenü (Klick mit der rechten Maustaste) oder in der Menüleiste den Befehl Notizen und Stempel | Neuer Stempel.
• Wählen Sie den gewünschten Stempel aus.
• Der markierten Akte wird der ausgewählte Stempel hinzugefügt.

 

So entfernen Sie einen Stempel:

• Grundsätzlich können Sie nur Ihre eigenen Stempel entfernen.

• Zeigen Sie den Datensatz der Akte an, aus dem Sie einen Ihrer Stempel löschen möchten und klappen Sie ggf. die Funktionsleiste auf.
  • In der Funktionsleiste rechts werde alle vorhandenen Stempel angezeigt.
• Zeigen Sie mit der Maus auf den gewünschten Stempel und wählen Sie im Kontextmenü (Klick mit der rechten Maustaste) den Befehl Stempel entfernen.
• Bestätigen Sie die Abfrage Stempel entfernen mit Ja.
  • Der Stempel wird entfernt.