Erweiterte Suche - Akten/Vorgänge - Reiter "Alle Felder"

Der Reiter Alle Felder der Erweiterten Suche ermöglicht die Angabe von bis zu 5 Suchkriterien, für die alle Felder von Akten/Vorgängen und von deren zugeordneten Objekten anderer Objektarten zur Verfügung stehen (z.B. kann man so alle Akten/Vorgänge anzeigen lassen, deren Schriftstücke den Begriff "Mahnung" enthalten).

• Wenn für eine Suchart spezielle Suchmasken programmiert wurden, werden sie im linken Bereich des Suchen-Reiters zur Auswahl angeboten. Außerdem enthält die erweiterte Suche der betreffenden Suchart neben den Reitern Allgemein und Alle Felder für jede spezielle Suchmaske je einen zusätzlichen Reiter.

Anleitung

So bearbeiten Sie den Reiter "Alle Felder":

• Stellen Sie sicher, dass der Reiter Alle Felder in der Erweiterten Suche aktiviert ist.
• Allgemeine Such-Kriterien (z.B. Suchbegriffe) werden im Reiter Allgemein festgelegt.
  Beachten Sie, dass jede Suche alle Einträge in den Reitern Allgemein und Alle Felder berücksichtigt!
  Um alle Angaben vor einer neuen Suche zu entfernen, verwenden Sie die Schaltfläche Kriterien leeren.
• Tragen Sie für jedes der bis zu 5 Suchkriterien ein, nach welchem Text/Inhalt Sie in welchem Feld suchen wollen.
  Legen Sie außerdem zu jedem Suchkriterium die Such-Einstellungen fest.
Wie werden die Suchkriterien eingegeben?

Feld	Bedeutung
Suche in	Legt fest, für welchen Datensatztyp Sie ein Kriterium festlegen wollen.   Wählen Sie hier Akten-/Vorgangsverwaltung (Standard), um ein Detail-Kriterium für Akten/Vorgänge einzugeben, nach denen Sie suchen. (Beispiel: Die gesuchten Akten/Vorgänge sollen im Feld Zuständigkeit den Namen "Meier" enthalten.   Wählen Sie hier einen anderen Datensatztyp als Akten-/Vorgangsverwaltung, wenn Sie nach Akten/Vorgängen suchen wollen, denen ein Objekt eines anderen Datenbestands zugeordnet ist, welches das anzugebende Kriterium erfüllt. (Beispiel: Suchen Sie alle Akten/Vorgänge, denen Schriftstücke zugeordnet sind, die den Text "vertraulich" beinhalten, so müssen Sie hier Schriftgutverwaltung auswählen.)
Such-Ebene	Legt fest, ob das Suchkriterium auf das Objekt selbst zutreffen muss, oder auf seine untergeordneten oder übergeordneten Objekte. (Beispiel: Suchen Sie alle Akten/Vorgänge, die Aktenzeichen zugeordnet sind , deren übergeordneten Aktenzeichen den Begriff "Verwaltung" enthalten, so müssen Sie unter Suche in die Aktenplanverwaltung und unter Such-Ebene die Einstellung Übergeordnete ... auswählen).
Feld	Legt das Datenfeld des angegebenen Datensatztyps fest, in dem nach einem bestimmten Begriff gesucht werden soll.   Beachten Sie, dass für jedes Feld bei der Auswahl angezeigt wird, ob eine normale (schnelle) oder nur eine langsame Suche möglich ist.
Suchbegriff	Legt den Begriff fest, nach dem im ausgewählten Feld gesucht wird.

Wie werden die Such-Einstellungen eingegeben?

Feld	Bedeutung
Verknüpfung	Legt fest wie die Suchkriterien im Reiter Allgemein und die bis zu 5 zusätzlichen Suchkriterien im Reiter Alle Felder miteinander verknüpft werden. Alle Einstellungen im Reiter Allgemein gelten dabei als ein gemeinsames Kriterium. Erst, wenn im Reiter Alle Felder das erste zusätzliche Suchkriterium festgelegt wird, ist eine Verknüpfung (zwingend) notwendig.   Eine UND-Verknüpfung legt fest, dass beide Kriterien gleichzeitig erfüllt sein müssen. Eine ODER-Verknüpfung legt fest, dass es genügt, wenn eines der beiden Kriterien erfüllt ist. Werden UND- und ODER-Verknüpfungen kombiniert, wirkt dies wie eine Klammerung der UND-Verknüpfungen: Allgemein ODER [1] UND [2] ODER [3] liest sich mit Klammern: Allgemein ODER ([1] UND [2]) ODER [3]   Man könnte auch sagen, dass die UND-Verknüpfungen jeweils zu einer einzigen Bedingung zusammengefasst werden (beide enthaltenen Bedingungen müssen erfüllt sein!). Von den verbleibenden Bedingungen (die mit ODER verknüpft sind) muss dann nur noch eine erfüllt sein, um einen Treffer zu finden.
Genauigkeit	Legt fest, mit welcher Methode übereinstimmende Begriffe gesucht werden sollen. Diese Einstellung gilt für Felder, die Text enthalten und auch für synonyme Begriffe!   Zur Auswahl stehen folgende Methoden: Exakt: Die Treffer müssen die von Ihnen eingegebenen Suchbegriffe in genau der gleichen Schreibweise enthalten, wie Sie diese eingegeben haben (ohne Groß-/Kleinschreibung). Phonetik: Die Suche berücksichtigt auch phonetisch gleich lautende Suchbegriffe, d.h. bei einem Suchbegriff Mayer werden z.B. auch Meyer, Meier oder Maier gefunden.
Wortbestandteil	Legt fest, ob Wörter exakt den Suchbegriffen entsprechen müssen oder ob es genügt wenn die Suchbegriffe innerhalb von Wörtern enthalten sind. Diese Einstellung gilt für Felder, die Text enthalten und auch für synonyme Begriffe!   Zur Auswahl stehen folgende Methoden: Wortanfang: Erzielt Treffer bei denen Ihre Suchbegriffe am Anfang eines Wortes enthalten sind. Dies ist die gebräuchlichste Suchform, da hier Wörter gefunden werden, die Sie als Suchbegriffe nicht ausgeschrieben haben sowie Wörter, die mit diesem Suchbegriff beginnen. Mit dem Suchbegriff Kinder finden Sie sowohl den Kindergarten, als auch Kindertagesstätten, nicht aber Schulkinder. Exakt: Erzielt Treffer bei denen Wörter exakt mit Ihrem Suchbegriff übereinstimmen. Ist Ihr Suchbegriff z.B. Kinder, wird damit kein Kindergarten gefunden. Innerhalb: Erzielt Treffer bei denen Ihre Suchbegriffe irgendwo innerhalb eines Wortes enthalten sind. Geben Sie z.B. garten ein, werden dann u.a. auch Kindergarten, Stadtgarten und Gartenbau gefunden. Den Kindergarten würden Sie mit dieser Einstellung sogar mit erga finden. Diese Einstellung sucht sehr gründlich nach Übereinstimmungen und deswegen dauert die Suche mit dieser Einstellung länger!
Suchmodus	Zur Auswahl stehen verschiedene Suchmodi, je nach Suchbegriff und Typ des Felds: Suchbegriff leer, alle Felder: Gleich: Findet alle Treffer, bei denen das ausgewählte Feld leer ist, also keinen Inhalt hat. Ungleich: Findet alle Treffer, bei denen das ausgewählte Feld nicht leer ist. Suchbegriff nicht leer, Feld vom Typ Text, Volltextsuche: Alle Wörter: Wählen Sie diese Einstellung aus, wenn nur Treffer erzielt werden sollen, in denen alle Ihre eingegebenen Suchbegriffe enthalten sind (UND-Verknüpfung). Keines der Wörter: Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie nach Treffern suchen, in denen keiner Ihrer eingegebenen Suchbegriffe enthalten sein sollen (NICHT-Verknüpfung). Nur eines der Wörter: Mit dieser Einstellung werden Sie eine höhere Trefferanzahl erzielen, da in den Treffern jeweils nur einer der von Ihren eingegebenen Suchbegriffe enthalten sein muss (ODER-Verknüpfung). Suchbegriff nicht leer, anderer Feldtyp: Gleich: Findet Treffer, deren Feldinhalt mit dem Suchbegriff übereinstimmt. Größer: Findet Treffer, deren Feldinhalt einen größeren Wert als der Suchbegriff hat. Größer oder gleich: Findet Treffer, deren Feldinhalt den gleichen Wert wie der Suchbegriff oder einen größeren Wert hat. Kleiner: Findet Treffer, deren Feldinhalt einen kleineren Wert als der Suchbegriff hat. Kleiner oder gleich: Findet Treffer, deren Feldinhalt den gleichen Wert wie der Suchbegriff oder einen kleineren Wert hat. Ungleich: Findet alle Treffer, deren Feldinhalt sich vom Suchbegriff unterscheidet. Von - Bis: Findet Treffer, deren Feldinhalt einen Wert zwischen zwei angegebenen Grenzen hat. Beispielsweise findet Suchbegriff 5-8 und Suchmodus Von - Bis alle Treffer, bei denen der Feldinhalt einen Wert von 5, 6, 7 oder 8 hat. Auch Suchbegriffe, die keine Zahlen sind, können auf diese Weise verglichen werden. Dann gilt:  "größer" bedeutet "später im Alphabet", und "kleiner" bedeutet "früher im Alphabet".

• Führen Sie nun Ihre Suche durch, indem Sie auf Suche! klicken.
  • regisafe führt nun die Suche nach Ihren Angaben durch und zeigt anschließend das Ergebnis im Reiter Finden & Wissen als Trefferliste an.