So öffnen Sie den Reiter "Einstellungen":

1. Wählen Sie im Start-Menü Programm | Einstellungen.
   1. Der Reiter  Einstellungen wird geöffnet.
2. Klappen Sie unter Gruppen Ihren Benutzernamen-Eintrag auf und markieren Sie die gewünschte Einstellungs-Gruppe. Sie können auch im Feld Suche nach Einstellung den Namen der gesuchten Einstellung eingeben, um gruppenübergreifend die Auswahl einzuschränken.
   1. Die Einstellungen für die ausgewählte Gruppe werden auf der rechten Seite angezeigt. Sie können im Feld auf der rechten Seite mit STRG+F ein Suchfeld für eine Suche innerhalb der Gruppe öffnen.
3. In der Liste im rechten Feld können Sie einzelne Einstellungen mit einem Doppelklick oder über die Schaltfläche Ändern ändern. Über die Schaltfläche Info erhalten Sie weitere Informationen zur ausgewählten Einstellung. Beide Möglichkeiten werden auch im Kontextmenü angeboten.
   Nach Einträgen können Sie suchen, wenn Sie mit STRG+F ein Suchfeld öffnen. Alternativ können Sie auch in die Liste klicken und direkt losschreiben.

Folgende Einstellungen kann jeder Benutzer in der Gruppe "Akten-/Vorgangsverwaltung" festlegen:

1. Akte/Vorgang-Reiter nach OK schließen
   Legen Sie hier fest, ob ein Akte/Vorgang-Reiter geschlossen werden soll, wenn Sie im Datensatz Neueingaben oder Änderungen durchgeführt haben und auf OK klicken.
2. Anzeige von Akten-/Vorgangskennung in Baumstrukturen
   Wenn Akten/Vorgänge in einer hierarchischen Baumstruktur angezeigt werden (beispielsweise im Ordnungsbaum im Finden & Wissen-Reiter), dann kann es sinnvoll sein, dort in untergeordneten Hierarchieebenen die Anzeige des Feldes Akten-/Vorgangskennung zu kürzen, damit mehr Platz für die eigentlichen Beschreibungen der Akten/Vorgänge bleibt und die Baumstruktur übersichtlicher wird.
   Wählen Sie hier aus, wie die Anzeige des Feldes Akten-/Vorgangskennung in solchen Baumstrukturen erfolgen soll.
   Folgende Einstellungen sind möglich:
   1. Ab dem jeweils letzten Trennzeichen anzeigen (Standard-Einstellung)
      Bei Akte/Vorgang „123.45:SONNE/LÄRM“ wird nur „/LÄRM“ angezeigt. Das vorangestellte Aktenzeichen bei Akten/Vorgängen wird grundsätzlich nicht angezeigt.
   2. Immer vollständig anzeigen
      Die Akten-/Vorgangskennung wird immer vollständig angezeigt.
   3. Immer vollständig anzeigen, aber ohne vorangestelltes Aktenzeichen
      Die Akten-/Vorgangskennung wird vollständig angezeigt, aber ohne das durch einen Doppelpunkt getrennte vorangestellte Aktenzeichen.
   4. Nur die letzte Ebene anzeigen
      Bei Akte/Vorgang „123.45:SONNE/LÄRM“ wird nur „LÄRM“ angezeigt.
      
   5. Nur die letzte Ebene anzeigen ggf. mit Trennzeichen davor
      Bei Akte/Vorgang „123.45:SONNE“ wird nur „SONNE“ angezeigt, bei „123.45:SONNE/LÄRM“ wird jedoch „/LÄRM“ angezeigt.
      
3. Doppelklick in Akte/Vorgang-Liste
   Legen Sie hier fest, welche Aktion ausgeführt werden soll, wenn sie auf Akten/Vorgänge in einer Liste doppelklicken.
   Bei der Standard-Einstellung Untergeordnete Akten/Vorgänge anzeigen, sonst: Akte/Vorgang-Datensatz anzeigen werden Ihnen jeweils die untergeordneten Akten/Vorgänge oder, falls es diese nicht gibt, direkt der Datensatz der Akte angezeigt.
   Was beim Doppelklick auf Symbole übergeordneter Objekte geschieht, wird jeweils in separaten System-Einstellungen Doppelklick in... pro Objektart festgelegt.
4. Eigenes Akte/Vorgang-Listenfenster pro Suchart
   Ist diese Einstellung aktiviert, wird die Schnellsuche (Befehl Suche Akten/Vorgänge) für jede Suchart (beispielsweise "Mitteilungsblatt" oder Standard-Suche "Akten/Vorgänge") ein eigenes Listenfenster für die Treffer verwenden. Sie können damit pro Suchart andere Spaltenanordnungen oder Sortierungen festlegen.
   Diese Einstellung steht nur zur Verfügung, wenn eigene Sucharten verwendet werden.
5. Favoriten
   Die hier (durch das festgelegte Zeichen voneinander getrennt) angegebenen Akten/Vorgänge werden Ihnen angezeigt, wenn Sie den Befehl Favoriten anzeigen aufrufen. Beachten Sie bitte, dass bereits geöffnete Listenfenster durch das Ändern dieser Einstellung nicht aktualisiert werden.
   1. Mit den Befehlen Zu den Favoriten hinzufügen und Aus den Favoriten entfernen können Sie die Favoriten bequemer verwalten, als die Einstellung manuell zu setzen.
6. Anzahl der Akten/Vorgänge im Verlauf
   Anzahl der Akten/Vorgänge, die Ihnen im Verlauf angezeigt werden.
   Bitte beachten Sie: Wenn Sie diese Einstellung ändern, wird die neue Anzahl erst ab den folgenden Aufrufen bzw. Bearbeitungen berücksichtigt, der Verlauf wird also nicht nachträglich erweitert.
   
7. In Such- und Eingabefenstern Akten/Vorgänge vorgeben
   Ist diese Einstellung gesetzt, wird in den Such- und Eingabefenstern das Feld Akten-/Vorgangskennung immer vorgegeben, sofern irgendwann Akten/Vorgänge ausgewählt wurden.
   
8. Nach Neuanlegen Listenfenster aktualisieren
   Ist diese Einstellung gesetzt, werden nach dem Akten-Neuanlegen eventuell geöffnete Listenfenster aktualisiert, indem die dort durchgeführte Suche wiederholt wird. Dadurch erscheinen neu angelegte Akten/Vorgänge automatisch in den Listen.
   
9. Nach Neuanlegen sofort erneut Neuanlegen
   Ist diese Einstellung aktiviert, dann wird beim Akten-Neuanlegen nach Klick auf OK automatisch erneut der Befehl Neu anlegen aufgerufen. Sie können damit komfortabel viele Akten/Vorgänge nacheinander erfassen.
   
10. Phonetische/Exakte Suche in Textfeldern
    Ist das phonetische Suchsystem aktiviert, findet eine Suche nach 'MAIER' auch 'MEYER' - bei exakter Suche nicht. Diese Einstellung gilt für alle Funktionen, in denen in Textfeldern gesucht wird.
    
11. Standard-Zugriff beim Neuanlegen
    Wählen Sie hier die Gruppe oder den Benutzernamen aus, der im Feld Zugriff standardmäßig vorgegeben werden soll. Es können auch mehrere Angaben ausgewählt werden. Der hier ausgewählte Zugriff kann selbstverständlich pro Akte/Vorgang individuell abgeändert werden.
    1. Ist hier als Standard-Zugriff Alle Benutzer ausgewählt oder ist das Feld leer, wird der Zugriff abhängig von der entsprechenden System-Einstellung von übergeordneten Objekten übernommen.
       Sobald der Benutzer im Feld Zugriff etwas anderes eingibt als Alle Benutzer oder "leer", wird in der Folge sowohl die Übernahme aus übergeordneten Objekten als auch der hier definierte Standard-Zugriff ignoriert.
12. Suche Akten/Vorgänge auch in untergeordneten Ebenen
    Ist diese Einstellung eingeschaltet, finden Funktionen wie Suche Akten/Vorgänge oder Zugeordnete Akten/Vorgänge auch Akten/Vorgänge in untergeordneten Ebenen.
    Beispiel:
    Suchen Sie Akten/Vorgänge nach Aktenzeichen, werden auch Akten/Vorgänge untergeordneter Aktenzeichen gefunden, wenn Sie diese Einstellung eingeschaltet haben.
    Ist diese Einstellung ausgeschaltet, werden - z.B. in den Zuordnungen-Links im Reiter Finden & Wissen oder in Zuordnungen-Menüs - zugeordnete Akten/Vorgänge nur dann angeboten, wenn sie direkt z.B. einem markierten Aktenzeichen zugeordnet sind, nicht aber, wenn sie nur untergeordneten Aktenzeichen zugeordnet sind.
    
13. Untergeordnete Akten/Vorgänge ausblenden
    Ist diese Einstellung aktiviert, werden bei bestimmten Suchfunktionen und der Funktion Akten/Vorgänge anzeigen untergeordnete Akten/Vorgänge ausgeblendet, sofern auch Akten/Vorgänge der obersten Ebene (= übergeordnete Akten/Vorgänge) gefunden werden. In der Trefferliste wird in einem solchen Fall ein entsprechender Hinweis angezeigt. Nach Doppelklick auf diesen Hinweis werden auch die untergeordneten Akten/Vorgänge angezeigt.
14. Wortbestandteil-Suche in Textfeldern
    Bei Exakt findet eine Suche nach "Kinder" kein "Kindergarten", da nur exakt identische Wörter gefunden werden. Bei Wortanfang wird in diesem Beispiel "Kindergarten" gefunden. Bei Innerhalb wird der "Kindergarten" auch bei einer Suche nach "garten" oder sogar "erga" gefunden - diese Suche ist jedoch langsamer als die beiden anderen Suchmethoden.
15. Zugriffsberechtigung in Listen anzeigen
    Ist diese Einstellung gesetzt, können Sie sich in den Listen (z.B. Trefferlisten einer Suchfunktion) das Zugriffsberechtigungs-Feld anzeigen lassen. Beachten Sie bitte: In diesem Fall ist das Anzeigen der Listen deutlich langsamer!

So öffnen Sie den Reiter "Einstellungen":

1. Wählen Sie im Start-Menü Programm | Einstellungen.
   1. Der Reiter  Einstellungen wird geöffnet.
2. Klappen Sie unter Gruppen den Eintrag System-Einstellungen auf und markieren Sie die gewünschte Einstellungs-Gruppe. Sie können auch im Feld Suche nach Einstellung den Namen der gesuchten Einstellung eingeben, um gruppenübergreifend die Auswahl einzuschränken.
   1. Die Einstellungen der ausgewählten Gruppe werden auf der rechten Seite angezeigt.
3. In der Liste im rechten Feld können Sie einzelne Einstellungen mit einem Doppelklick oder über die Schaltfläche Ändern ändern. Über die Schaltfläche Info erhalten Sie weitere Informationen zur ausgewählten Einstellung. Beide Möglichkeiten werden auch als Kontextmenü angezeigt.
   Nach Einträgen können Sie suchen, wenn Sie mit STRG+F ein Suchfeld öffnen. Alternativ können Sie auch in die Liste klicken und direkt losschreiben.

Folgende System-Einstellungen kann der Administrator in der Gruppe "Akten-/Vorgangsverwaltung" festlegen:

1. Adressen-Zuordnung
   Wählen Sie hier, ob Akten/Vorgänge nur einer Adresse oder mehreren Adressen zugeordnet werden dürfen. Bei Aufzählung werden mehrere Adressen in der Form 'xxxx, xxxx, xxxx, xxxx' angegeben, sonst in der Form 'xxxx (xxxx, xxxx, xxxx)'.
   
   Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Adressverwaltung.
2. Adresskennung erforderlich
   Legen Sie hier fest, ob Akten/Vorgänge Adressen zugeordnet sein müssen oder ob diese Zuordnung optional ist. Mit der Einstellung Ja - nur beim manuelle Neuanlegen müssen Akten/Vorgänge nur dann zwingend Adressen zugeordnet sein, wenn der Benutzer sie manuell anlegt, nicht aber, wenn sie beispielsweise über Schnittstellen automatisiert angelegt werden.
   
   Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Adressverwaltung.
3. Adresskennung nur aus unterster Ebene erlauben
   Wenn diese Einstellung eingeschaltet ist, dürfen Akten/Vorgänge nur unter Adressen der jeweils untersten Hierarchie-Ebene angelegt werden. Dies bedeutet: Sind zu angegebenen Adressen untergeordnete Adressen vorhanden, wird das Speichern mit einer entsprechenden Fehlermeldung unterbunden.
   
   Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Adressverwaltung.
4. Akten-/Vorgangskennung Personalakte
   Mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, wie die Akten-/Vorgangskennung für Personalakten gebildet wird.
   Das Einstellungsfenster besitzt auf der linken Seite mehrere Schalter und auf der rechten Seite ein Eingabefeld. Die Schalter setzen Variablen in das Eingabefeld, welche für die Bildung der Vorgangskennung relevant seien könnten. Mit zusätzlichen Parametern kann die Behandlung dieser Variablen konfiguriert werden.
   Mit einem Klick auf "Standard" wird der Standardwert wieder hergestellt.
5. Aktenzeichen für <Akten-/Vorgangs-Art>
   Tragen Sie hier das Aktenzeichen ein, das beim Neuanlegen der jeweiligen Akten-/Vorgangs-Art im Feld Aktenzeichen vorgegeben werden soll.
   
   Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Kommunalpaket für die jeweils installierten Akten-/Vorgangs-Arten oder bei bestimmten Speziallösungen.
6. Aktenzeichen erforderlich
   Legen Sie hier fest, ob Akten/Vorgänge Aktenzeichen zugeordnet sein müssen oder ob diese Zuordnung optional ist. Eine obligatorische Zuordnung zu Aktenzeichen kann dabei dahingehend eingeschränkt werden, dass die Akte vom Benutzer manuell angelegt wird und nicht automatisiert beispielsweise über Schnittstellen.
7. Aktenzeichen nur aus unterster Ebene erlauben
   Wenn diese Einstellung eingeschaltet ist, dürfen Akten/Vorgänge nur unter Aktenzeichen der jeweils untersten Hierarchie-Ebene angelegt werden. Dies bedeutet: Sind zu angegebenen Aktenzeichen untergeordnete Aktenzeichen vorhanden, wird das Speichern mit einer entsprechenden Fehlermeldung unterbunden.
8. Aktenzeichenabhängigkeit Personalakte
   Bitte geben Sie hier an, anhand welchen Feldes das Aktenzeichen einer Personalakte vorgegeben werden soll.
   
   Diese Einstellung gibt es nur bei Installation der Akten-Art Personalakte des Moduls Kommunalpaket.
9. Aktenzeichen-Zuordnung
   Wählen Sie hier, ob Akten/Vorgänge nur einem Aktenzeichen oder mehreren Aktenzeichen zugeordnet werden dürfen. Bei Aufzählung werden mehrere Aktenzeichen in der Form 'xxxx, xxxx, xxxx, xxxx' angegeben, sonst in der Form 'xxxx (xxxx, xxxx, xxxx)'.
10. Abonnements: Abonnierbare Aktivitäten
11. Die Abonnement-Funktion basiert auf dem Aktivitätsprotokoll. Sie kann daher nur verwendet werden, wenn das Modul Aktivitätsprotokoll vorhanden ist und mit der System-Einstellung Aktivitätsprotokoll: Aktivitätsprotokoll schreiben eingeschaltet wurde. Wenn dort eingestellt ist, dass nur Änderungsaktivitäten protokolliert werden sollen, stehen für die Abonnement-Funktion nur die Änderungsaktivitäten und die Verwaltungs-/Hantierungsaktivitäten zur Verfügung, nicht jedoch die Leseaktivitäten.

Wenn hier Aktivitäten ausgewählt sind, können entsprechend berechtigte Benutzer Akten/Vorgänge abonnieren, so dass sie informiert werden, wenn andere Benutzern eine der hier ausgewählten Aktivitäten mit diesen Akten/Vorgängen durchgeführt haben.
Sind keine Aktivitäten ausgewählt, steht die Abonnement-Funktion für Akten/Vorgänge nicht zur Verfügung.

12. Aktivitätsprotokoll: Aktivitätsprotokoll schreiben
    Ist diese Einstellung aktiviert, werden sämtliche Änderungen in Akten/Vorgängen im sogenannten Aktivitätsprotokoll protokolliert.
    
    Die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten haben die folgenden Auswirkungen:
    Aus: Es erfolgt keine Protokollierung.
    Änderungsaktivitäten protokollieren: Es werden alle Aktivitäten protokolliert, bei denen das Objekt geändert wurde.
    Lese- und Änderungsaktivitäten protokollieren: Neben den Änderungsaktivitäten werden auch alle lesenden Zugriffe auf das Objekt protokolliert. Eine Anzeige des Objekts in einer Trefferliste ist noch kein lesender Zugriff.
    
    Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.
13. Aktivitätsprotokoll: Aufbewahrungsdauer Änderungen
    Legen Sie hier fest, ob bzw. nach welchen Kriterien protokollierte Änderungen aus dem Aktivitätsprotokoll entfernt werden sollen. Wenn Sie keine Einstellung setzen, bleiben solche Aktivitätsprotokoll-Einträge für immer erhalten.
    
    Folgende grundsätzliche Möglichkeiten haben Sie:
    Protokolleinträge anonymisieren
    Ist diese Markierung gesetzt, wird der Name des Benutzers im Eintrag nach einer frei festlegbaren Frist durch den Begriff (Anonymisiert) ersetzt. Wenn zusätzlich die Markierung Beim Anonymisieren die Beschreibung der Aktivität entfernen gesetzt ist, wird die Beschreibung der Aktivität durch den Text (Anonymisiert und Aktivitätsbeschreibung entfernt) ersetzt. Es ist dann nur noch ersichtlich, dass eine Aktivität zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfand, nicht jedoch, wer diese Aktivität durchführte und um welche Aktivität es sich handelte.
    Protokolleinträge entfernen
    Ist diese Markierung gesetzt, wird der Eintrag nach einer frei festlegbaren Frist vollständig gelöscht.
    
    Beide Möglichkeiten können auch gemeinsam genutzt werden, jeweils mit unterschiedlicher Frist.
    Beispiel: Anonymisieren nach 6 Monaten, Entfernen nach 2 Jahren
    1. Das Anonymisieren und Entfernen der Aktivitätsprotokoll-Einträge führt der IQ-Server einmal täglich als Hintergrundaktivität durch. Das Ändern der System-Einstellung wirkt sich erst am nächsten Tag aus, nicht unmittelbar nach einem Neustart des IQ-Servers.

    Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.
    

14. Aktivitätsprotokoll: Aufbewahrungsdauer Lesezugriffe
    Legen Sie hier fest, ob bzw. nach welchen Kriterien protokollierte Lesezugriffe aus dem Aktivitätsprotokoll entfernt werden sollen. Wenn Sie keine Einstellung setzen, bleiben solche Aktivitätsprotokoll-Einträge für immer erhalten.
    
    Folgende grundsätzliche Möglichkeiten haben Sie:
    Protokolleinträge anonymisieren
    Ist diese Markierung gesetzt, wird der Name des Benutzers im Eintrag nach einer frei festlegbaren Frist durch den Begriff (Anonymisiert) ersetzt. Wenn zusätzlich die Markierung Beim Anonymisieren die Beschreibung der Aktivität entfernen gesetzt ist, wird die Beschreibung der Aktivität durch den Text (Anonymisiert und Aktivitätsbeschreibung entfernt) ersetzt. Es ist dann nur noch ersichtlich, dass eine Aktivität zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfand, nicht jedoch, wer diese Aktivität durchführte und um welche Aktivität es sich handelte.
    Protokolleinträge entfernen
    Ist diese Markierung gesetzt, wird der Eintrag nach einer frei festlegbaren Frist vollständig gelöscht.
    
    Beide Möglichkeiten können auch gemeinsam genutzt werden, jeweils mit unterschiedlicher Frist.
    Beispiel: Anonymisieren nach 6 Monaten, Entfernen nach 2 Jahren
    1. Das Anonymisieren und Entfernen der Aktivitätsprotokoll-Einträge führt der IQ-Server einmal täglich als Hintergrundaktivität durch. Das Ändern der System-Einstellung wirkt sich erst am nächsten Tag aus, nicht unmittelbar nach einem Neustart des IQ-Servers.

    Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.

15. Aktivitätsprotokoll: Aufbewahrungsdauer sonst. Aktivitäten
    Legen Sie hier fest, ob bzw. nach welchen Kriterien protokollierte Aktivitäten wie beispielsweise Mailversand oder Aktenanforderung aus dem Aktivitätsprotokoll entfernt werden sollen. Wenn Sie keine Einstellung setzen, bleiben solche Aktivitätsprotokoll-Einträge für immer erhalten.
    
    Folgende grundsätzliche Möglichkeiten haben Sie:
    Protokolleinträge anonymisieren
    Ist diese Markierung gesetzt, wird der Name des Benutzers im Eintrag nach einer frei festlegbaren Frist durch den Begriff (Anonymisiert) ersetzt. Wenn zusätzlich die Markierung Beim Anonymisieren die Beschreibung der Aktivität entfernen gesetzt ist, wird die Beschreibung der Aktivität durch den Text (Anonymisiert und Aktivitätsbeschreibung entfernt) ersetzt. Es ist dann nur noch ersichtlich, dass eine Aktivität zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfand, nicht jedoch, wer diese Aktivität durchführte und um welche Aktivität es sich handelte.
    Protokolleinträge entfernen
    Ist diese Markierung gesetzt, wird der Eintrag nach einer frei festlegbaren Frist vollständig gelöscht.
    
    Beide Möglichkeiten können auch gemeinsam genutzt werden, jeweils mit unterschiedlicher Frist.
    Beispiel: Anonymisieren nach 6 Monaten, Entfernen nach 2 Jahren
    1. Das Anonymisieren und Entfernen der Aktivitätsprotokoll-Einträge führt der IQ-Server einmal täglich als Hintergrundaktivität durch. Das Ändern der System-Einstellung wirkt sich erst am nächsten Tag aus, nicht unmittelbar nach einem Neustart des IQ-Servers.

    Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.

16. Aktivitätsprotokoll: Einträge auch in übergeordnete Akten/Vorgänge schreiben
    Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob Aktivitätsprotokoll-Einträge für Akten/Vorgänge auch in alle übergeordnete Akten/Vorgänge geschrieben werden sollen, so dass sie im dortigen Aktivitätsprotokoll ebenfalls angezeigt werden.
    Diese Einstellung wird ignoriert, wenn die Einstellung Aktivitätsprotokoll: Aktivitätsprotokoll schreiben in derselben Gruppe auf 0: Aus gesetzt ist.
    
    Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.
17. Aktivitätsprotokoll: Einträge auch in zugeordnete <Objekte> schreiben
    Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob Aktivitätsprotokoll-Einträge für Akten/Vorgänge auch in alle zugeordnete Objekte der jeweiligen Kategorie geschrieben werden sollen, so dass sie im dortigen Aktivitätsprotokoll ebenfalls angezeigt werden.
    
    Folgende Einstellungen sind möglich, wenn die zugeordnete Objektkategorie hierarchisch aufgebaut ist:
    Ja (auch übergeordnete <Objekte>)
    Ja (nur direkt zugeordnete <Objekte>)
    Nein
    
    Folgende Einstellungen sind möglich, wenn die zugeordnete Objektkategorie nicht hierarchisch aufgebaut ist:
    Ja
    Nein
    
    Diese Einstellung wird ignoriert, wenn die Einstellung Aktivitätsprotokoll: Aktivitätsprotokoll schreiben in derselben Gruppe auf 0: Aus gesetzt ist.
    
    Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.
18. Aussonderung: Aufbewahrungsdauer läuft ab
    Legen Sie hier fest, wie die Option "Aufbewahrungsdauer läuft ab" beim Erstellen neuer Aussonderungslisten für Akten/Vorgänge vorbelegt werden soll.
    Wenn Sie "Aufbewahrungsdauer läuft nie ab" auswählen, wird die Aussonderungs-Funktion für Akten/Vorgänge nicht angeboten.
19. Aussonderung: Standard-Bearbeitungsstatus beim Aussondern
    Legen Sie hier fest, welcher Bearbeitungsstatus beim Aussondern von Akten/Vorgängen vorgegeben werden soll. Der Bearbeitungsstatus kann weiterhin vor dem Starten der Aussonderung geändert werden.
20. Aussonderung: Standard-Berechtigung für Freigabe-Stufe <1, 2, 3>
    Legen Sie hier fest, welche Berechtigungen für die Freigabe-Stude <1, 2, 3> für neue Aussonderungslisten für Akten/Vorgänge vorgegeben werden sollen. Die Berechtigungen können weiterhin beim Erstellen der Aussonderungsliste oder auch nachträglich geändert werden.
21. Aussonderung: Standard-Zugriff für neue Aussonderungslisten
    Legen Sie hier fest, welche Zugriffsberechtigungen für neue Aussonderungslisten für Akten/Vorgänge vorgegeben werden sollen. Die Zugriffsberechtigungen können weiterhin beim Erstellen der Aussonderungsliste oder auch nachträglich geändert werden.
22. Aussonderungsprotokoll erstellen
    Legen Sie hier fest, ob bei einer Aussonderung ein Protokoll über die ausgesonderten Akten/Vorgänge erstellt und gemäß den entsprechenden Einstellungen abgelegt werden soll.
23. Aussonderungsprotokoll erstellen: <Bezeichnung/Kennung Organisationsstruktur>
    Legen Sie hier den Wert für das Feld <Bezeichnung/Kennung Organisationsstruktur> fest, der gesetzt werden soll, wenn ein Aussonderungsprotokoll für die Organisationsstruktur als Schriftstück abgelegt wird.
24. Änderung der Akte/Vorgang-Art erlauben
    Ist diese Einstellung aktiviert, können Benutzer im Akte/Vorgang-Reiter die sog. Art (z.B. Akten-/Vorgangs-Vorlage, Personalakte usw.) nachträglich ändern.
25. Änderung des Datenlagers erlauben
    Wenn ein Benutzer in einem Akten-Datensatz Änderungen vornimmt, die dazu führen, dass die Akte in ein anderes Datenlager gehört als das derzeitige, dann wird eine solche Änderung standardmäßig mit einer Fehlermeldung abgewiesen.
    Wenn Sie die Einstellungen Änderung des Datenlagers erlauben einschalten, wird jedoch eine solche Änderung akzeptiert und die Akte automatisch in das neue Datenlager verschoben. Dieses Verschieben ist ein sehr aufwändiger Vorgang, da sich hierdurch die Objektnummer ändert, was zahlreiche Anpassungen im Datenbestand nach sich zieht
26. Änderung der Vorlage erlauben
    Ist diese Einstellung aktiviert, können Benutzer in der Akten-Eingabemaske den Namen der verwendeten Vorlage nachträglich ändern. In der Regel (abhängig von Ihren individuellen Programm-Anpassungen usw.) hat dies jedoch keine Auswirkung.
27. Aufbewahrungsdauer läuft ab
    Legen Sie hier fest, wann die Aufbewahrungsdauer der Akten/Vorgänge abläuft. Diese Einstellung wird für die Aussonderungs-Funktion verwendet.
28. Bände-Zuordnung
    Wählen Sie hier, ob Akten/Vorgänge nur einem Band oder mehreren Bänden zugeordnet werden dürfen. Bei Aufzählung werden mehrere Bände in der Form 'xxxx, xxxx, xxxx, xxxx' angegeben, sonst in der Form 'xxxx (xxxx, xxxx, xxxx)'.
    
    Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Bandverwaltung.
29. Bandnummer erforderlich
    Legen Sie hier fest, ob Akten/Vorgänge Bänden zugeordnet sein müssen (Einstellung Ja) oder ob diese Zuordnung optional ist (Einstellung Nein).
    Mit der Einstellung Ja - nur beim manuelle Neuanlegen müssen Akten/Vorgänge nur dann zwingend Bänden zugeordnet sein, wenn der Benutzer sie manuell anlegt, nicht aber, wenn sie beispielsweise über Schnittstellen automatisiert angelegt werden.
    Die Einstellung Ja - sofern zu zugeordneten Aktenzeichen Bände vorhanden sind bedeutet: Wenn Akten/Vorgänge Aktenzeichen zugeordnet sind und zu diesen Aktenzeichen Bände existieren, dann müssen die Akten/Vorgänge auch Bänden zugeordnet werden.
    
    Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Bandverwaltung.
30. Bearbeitungswege definieren
    Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, können für Akten/Vorgänge Bearbeitungswege definiert werden.
    
    Die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten haben die folgenden Auswirkungen:
    Ja (immer möglich): Es können für alle Akten/Vorgänge Bearbeitungswege definiert werden. In jedem Akten-Reiter wird hierzu ein Detailreiter Bearbeitungsweg angeboten.
    Ja (wenn keine Programmierung vorhanden): Wie oben, jedoch wird der Detailreiter Bearbeitungsweg nicht angeboten, wenn für die jeweilige Akten-Art bereits Arbeitsabläufe systemseitig programmiert sind (wie z.B. für KommunalPLUS).
    Nein: Die Definition von Bearbeitungswegen ist nicht möglich, der Detailreiter Bearbeitungsweg existiert in Akten-Fenstern nicht.
    
    Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Bearbeitungsweg.
31. Befehl 'Als E-Mail senden'
    Legen Sie hier fest, ob im Akte/Vorg.-Menü der Befehl Als E-Mail senden verfügbar sein soll. Mit diesem Befehl können Sie Akten/Vorgänge über Ihr externes E-Mail-System versenden. Dieser Befehl macht in der Regel dann Sinn, wenn das Modul Mail/Wiedervorlage nicht eingesetzt wird.
    
    Die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten haben die folgenden Auswirkungen:
    Nicht verfügbar:Der Befehl Als E-Mail senden ist nicht verfügbar.
    Verweise: Mit dem Befehl Als E-Mail senden können Verweise auf Akten/Vorgänge gesendet werden.
32. Buchungsz. für <Akten-/Vorgangs-Art>
    Tragen Sie hier das Buchungszeichen ein, das beim Neuanlegen der jeweiligen Steuerakte im Feld Buchungszeichen vorgegeben werden soll.
    
    Diese Einstellung gibt es nur bei Installation der Steuerakten des Moduls Kommunalpaket.
33. Felder beim Ändern vererben zu untergeordneten Akten/Vorgängen
    Legen Sie hier fest, welche Felder beim Ändern von Akten/Vorgänge zu untergeordneten Akten/Vorgänge vererbt/übertragen werden sollen.
34. Felder beim Ändern vererben zu zugeordneten <Objekten>
    Legen Sie hier fest, welche Felder beim Ändern von Akten/Vorgänge zu zugeordneten Objekten der jeweiligen Kategorie vererbt/übertragen werden sollen.
35. Felder beim Kopieren als Zuordnung erben
    Wenn Anwender den Befehl Kopieren verwenden oder eine Standard-Vorlage beim Neuanlegen auswählen, dann werden untergeordnete Akten/Vorgänge der Vorlage kopiert.
    Dabei werden die in dieser Einstellung ausgewählten Zuordnungen von der gerade neu angelegten Akte übernommen/geerbt, sofern die zu kopierenden Akten/Vorgänge bereits über eine solche Zuordnung verfügen.
    Unabhängig von dieser Einstellung werden grundsätzlich alle Felder übernommen/geerbt, die in der Einstellung Felder beim Kopieren erben ausgewählt sind.
36. Felder beim Kopieren einer Untergliederung erben
    Wenn Anwender den Befehl Kopieren verwenden oder eine Standard-Vorlage beim Neuanlegen auswählen, dann werden untergeordnete Akten/Vorgänge der Vorlage kopiert. Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, welche Felder beim Kopieren der untergeordneten Akten/Vorgänge nicht kopiert sondern stattdessen von der gerade neu angelegten Akte übernommen/geerbt werden sollen.
    1. Zusätzlich zu den hier ausgewählten Feldern werden Zuordnungen (z.B. zu Aktenzeichen) übernommen/geerbt, sofern diese Zuordnungen in der Einstellung Felder beim Kopieren als Zuordnung erben ausgewählt sind.
37. Felder beim Kopieren einer Untergliederung leer lassen
    Wenn Anwender den Befehl Kopieren verwenden oder eine Standard-Vorlage beim Neuanlegen auswählen, dann werden untergeordnete Akten/Vorgänge der Vorlage kopiert. Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, welche Felder beim Kopieren der untergeordneten Akten/Vorgänge nicht kopiert sondern leer gelassen werden sollen.
38. Felder beim Kopieren nicht übernehmen
    Wenn Anwender den Befehl Kopieren verwenden, dann werden alle Felder von der Vorlage übernommen, außer die Felder, die Sie hier ausgewählt haben.
39. Felder beim Neuanlegen von der Standard-Vorlage übernehmen
    Wenn Anwender beim Neuanlegen eine Standard-Vorlage auswählen, dann werden in den neuen Akte/Vorgang-Datensatz die in dieser Einstellung festgelegten Felder von der Vorlage übernommen.
    Unabhängig von dieser Einstellung wird grundsätzlich die Untergliederung der Vorlage übernommen.
40. Felder beim Neuanlegen/Ändern erben von <Objekt>
    Legen Sie hier fest, welche Felder beim Neuanlegen von Akten/Vorgängen bzw. beim Ändern von Zuordnungen vorhandener Akten/Vorgänge von den zugeordneten Objekten der jeweiligen Kategorie als Vorgabe übernommen werden sollen.
    1. Diese Funktionalität wird eventuell durch andere Einstellungen sowie bestimmte Funktionen beeinflusst; die Festlegung in dieser System-Einstellung definiert daher lediglich das Standardverhalten.
41. Felder für Erkennung eigener Akten/Vorgänge
    Legen Sie hier fest, anhand welcher Datenbankfelder erkannt wird, ob Akten/Vorgänge "eigene Akten/Vorgänge" eines Benutzers sind: Akten/Vorgänge sind "eigene Akten/Vorgänge" eines Benutzers, wenn in einem der hier festgelegten Felder der jeweilige Benutzer eingetragen ist. Diese Festlegung wirkt sich auf Funktionen aus, bei denen Berechtigungen o.ä. abhängig davon wirken, ob es sich um eigene Akten/Vorgänge handelt oder nicht.
42. Grenze für Behandlung als kleiner Datenbestand
    Solange der gesamte Datenbestand die hier festgelegte Anzahl Akten/Vorgänge nicht überschreitet, wird er als "kleiner Datenbestand" behandelt. Beispielsweise werden alle Akten/Vorgänge in Eingabe- und Suchfenstern als Auswahlfeld-Liste angeboten. Legen Sie hier 0 fest, werden Akten/Vorgänge generell nicht als "kleiner Datenbestand" behandelt.
43. Großzügigerer Zugriff als zugeordnete <Objekte>
    Legen Sie fest, ob Akten/Vorgänge einen großzügigeren "Zugriff" erhalten dürfen als zugeordnete Objekte der jeweiligen Kategorie.
    
    Die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten haben die folgenden Auswirkungen:
    Warnen: Falls der Anwender den Zugriff so festlegt, dass Benutzer zugreifen dürfen, die auf zugeordnete Objekte nicht zugreifen dürfen, erscheint eine entsprechende Warnung, die der Anwender bestätigen muss.
    Verbieten: Es wird in einem solchen Fall eine Fehlermeldung angezeigt und der Anwender muss seine Festlegungen im Feld Zugriff korrigieren.
    Erlauben: Es wird nicht geprüft, ob mehr Benutzer zugreifen dürfen als auf zugeordnete Objekte.
44. Grundstücke-Zuordnung
    Wählen Sie hier, ob Akten/Vorgänge nur einem Grundstück oder mehreren Grundstücken zugeordnet werden dürfen. Bei Aufzählung werden mehrere Grundstücke in der Form 'xxxx, xxxx, xxxx, xxxx' angegeben, sonst in der Form 'xxxx (xxxx, xxxx, xxxx)'.
    
    Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung bestimmter KommunalPLUS-Module.
45. Grundstückskennung erforderlich
    Legen Sie hier fest, ob Akten/Vorgänge Grundstücken zugeordnet sein müssen oder ob diese Zuordnung optional ist. Eine obligatorische Zuordnung zu Grundstücken kann dabei dahingehend eingeschränkt werden, dass die Akte vom Benutzer manuell angelegt wird und nicht automatisiert beispielsweise über Schnittstellen, oder dass jeweils zu der zugeordneten Objektkategorie auch Grundstücke vorhanden sind.
    Beispiel:
    Die Einstellung Ja - sofern zu zugeordneten Aktenzeichen Grundstücke vorhanden sind bedeutet: Wenn Akten/Vorgänge Aktenzeichen zugeordnet sind und zu diesen Aktenzeichen Grundstücke existieren, dann müssen die Akten/Vorgänge auch Grundstücken zugeordnet werden.
    
    Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung bestimmter KommunalPLUS-Module.
46. Hohe Trefferzahl
    Ab der hier festgelegten Trefferzahl wird bei Such-Funktionen gefragt, ob die Treffer tatsächlich angezeigt werden sollen. Bei weniger Treffern werden die Akten/Vorgänge sofort angezeigt.
    
    Bei Verwendung des Moduls regisafe Web gibt es die Möglichkeit, abweichende Einstellungen für die Darstellung im Web-Browser festzulegen.
    
47. Interne Arbeitsschritte beim Speichern auslassen
    Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn Sie in der IQServer.ini den Schlüssel „SpeichervorgangEinstellbar in der Gruppe OrgaManager entsprechend gesetzt haben (siehe Administrator-Dokumentation). Hier können Sie festlegen, dass beim Speichern neuer oder geänderter Akten/Vorgänge bestimmte interne Arbeitsschritte ausgelassen werden sollen, zum Beispiel zum Beschleunigen eines speziellen Daten-Imports.
    1. Diese Einstellung sollten Sie nur setzen, wenn Sie die Folgen vollständig abschätzen können! Änderungen dieser Einstellungen werden erst bei einem Neustart des IQ-Servers wirksam.
48. Löschen wenn untergeordnete Akten/Vorgänge vorhanden
    Hier können Sie festlegen, was passieren soll, wenn ein Anwender Akten/Vorgänge löscht, zu denen untergeordnete Akten/Vorgänge vorhanden sind.
    
    Die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten haben die folgenden Auswirkungen:
    Löschen nicht möglich: Das Löschen ist nur möglich, wenn keine untergeordnete Akten/Vorgänge vorhanden sind; ansonsten wird dem Anwender eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.
    Untergeordnete Akten/Vorgänge löschen: Alle untergeordnete Akten/Vorgänge werden mitgelöscht.
    
    Unabhängig von dieser Einstellung erhält der Anwender in jedem Fall eine zusätzliche Sicherheitsabfrage vor dem Löschen, wenn zu löschende Akten/Vorgänge untergeordnete Akten/Vorgänge besitzen.
49. Löschen wenn zugeordnete <Objekte> vorhanden
    Hier können Sie festlegen, was passieren soll, wenn ein Anwender Akten/Vorgänge löscht, denen Objekte der jeweiligen Kategorie zugeordnet sind.
    
    Die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten haben die folgenden Auswirkungen:
    Löschen nicht möglich: Das Löschen ist nur möglich, wenn keine zugeordneten Objekte vorhanden sind; ansonsten wird dem Anwender eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.
    Zugeordnete <Objekte> löschen: Alle zugeordneten Objekte werden mitgelöscht.
    Zuordnung aufheben: Die Zuordnung der Objekte wird aufgehoben, indem die Akten/Vorgänge, die gelöscht werden sollen, aus dem Feld Akten-/Vorgangskennung der Objekte herausgenommen werden.
    Zuordnung aufheben und bei letzter Zuordnung löschen: Wie bei Zuordnung aufheben, jedoch werden die Objekte gelöscht, wenn das Feld Akten-/Vorgangskennung dadurch leer wird, also keine anderen Zuordnungen mehr übrig bleiben.
    
    Unabhängig von dieser Einstellung erhält der Anwender in jedem Fall eine zusätzliche Sicherheitsabfrage vor dem Löschen, wenn zu löschende Akten/Vorgänge zugeordnete Objekte besitzen.
    1. Zugeordnete Objekte werden auch dann gelöscht bzw. die Zuordnung entfernt (je nach vorgenommener Einstellung), wenn der Benutzer auf diese keinen Zugriff hat.
50. Maximale Trefferzahl
    Höchstzahl an Akten/Vorgängen, die eine Such-Funktion als Treffer zurückliefert. Werden mehr Akten/Vorgänge gefunden, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.
    
    Bei Verwendung des Moduls regisafe Web gibt es die Möglichkeit, abweichende Einstellungen für die Darstellung im Web-Browser festzulegen.
51. Mindestlänge für Suchbegriffe in der Erweiterten Suche
    Hier können Sie festlegen, wieviele Zeichen der Benutzer unter Suchbegriffe in der Erweiterten Suche mindestens eingeben muss, kürzere Suchbegriffe werden nicht erlaubt.
52. Mindestlänge für Suchbegriffe in der Schnellsuche (exakte Suche)
    Hier können Sie festlegen, wieviele Zeichen ein Benutzer in der Schnellsuche mindestens eingeben muss, auch wenn er nicht nach Wortanfang oder innerhalb von Wörtern sucht.
    Für die Mindestlänge bei einer Suche nach Wortanfang oder innerhalb von Wörtern existiert eine gesonderte Einstellung.
    Diese Einschränkung gilt nicht für die Erweiterte Suche oder andere spezielle Suchfunktionen.
53. Mindestlänge für Suchbegriffe in der Schnellsuche (Wortanfang/Innerhalb)
    Hier können Sie festlegen, wieviele Zeichen ein Benutzer in der Schnellsuche mindestens eingeben muss, wenn er gemäß Benutzer-Einstellung Wortbestandteilsuche in Textfeldern nach Wortanfang oder innerhalb von Wörtern sucht. Dadurch kann verhindert werden, dass ein Benutzer beispielsweise nach dem Buchstaben E sucht und dadurch den Server unnötig belastet.
    Für die Mindestlänge bei einer exakten Suche existiert eine gesonderte Einstellung.
    Diese Einschränkung gilt nicht für die erweiterte Suche oder andere spezielle Suchfunktionen.
    
54. Ordunungsbaum: Maximale Anzahl Akten/Vorgänge pro Ebene direkt im Ordnungsbaum anzeigen
    Mit dieser Einstellung können Sie die Anzeige von Akten/Vorgängen im Ordnungsbaum (Finden & Wissen-Reiter) beeinflussen:
    Sind in einer aufgeklappten Ebene nicht mehr als die hier angegebene Anzahl Akten/Vorgänge vorhanden, werden diese einzeln im Ordnungsbaum angezeigt.
    Sind mehr Akten/Vorgänge als hier angegeben vorhanden, dann wird im Ordnungsbaum lediglich ein Hinweis-Eintrag aufgenommen und ein Doppelklick auf diesen Hinweis-Eintrag bewirkt, dass die Akten/Vorgänge in einer Trefferliste (also nicht im Ordnungsbaum) aufgelistet werden.
    Bitte setzen Sie diesen Wert nicht zu hoch, um die Performance und die Bedienbarkeit des Ordnungsbaums nicht negativ zu beeinflussen.
    Wenn Sie hier 0 einstellen, dann werden Akten/Vorgänge generell nur in Form des oben erwähnten Hinweis-Eintrags im Ordnungsbaum dargestellt.

55. Pflicht-Felder
    In dieser Einstellung können zusätzliche Felder festgelegt werden, die im Datensatz dann als Pflicht-Felder erscheinen.
    

56. Schwellenwert für Vorab-Suche bei Anzeige im Ordnungsbaum
    Wenn diese Einstellung nicht auf 0 gesetzt ist, wird beim Aufklappen Akten/Vorgänge-Eintrags im Ordnungsbaum zunächst eine interne Suche ohne Prüfung der Berechtigung und der Ebene durchgeführt. Wenn diese Suche mehr Treffer als in dieser System-Einstellung angegeben ergibt, wird im Ordnungsbaum lediglich ein Eintrag Akten/Vorgänge vorhanden angezeigt, ansonsten wird eine erneute Suche mit Prüfung der Berechtigung und der Ebene durchgeführt und die Treffer direkt im Ordnungsbaum angezeigt, sofern nicht mehr anzuzeigende Objekte vorhanden sind als in der System-Einstellung Maximale Anzahl Akten/Vorgänge im Ordnungsbaum pro Ebene angegeben. Durch diese Vorab-Suche können Performance-Probleme bei großen Datenbeständen verhindert werden.
57. Schwellenwert für Vorab-Suche beim Ausblenden untergeordneter Akten/Vorgänge
    Wenn diese Einstellung nicht auf 0 gesetzt ist, wird bei Suchen mit Ausblenden untergeordneter Objekte zunächst eine interne Suche ohne Prüfung der Ebene durchgeführt. Wenn diese Suche mehr Treffer als in dieser System-Einstellung angegeben ergibt, wird vor Durchführung der eigentlichen Suche eine entsprechende Abfrage angezeigt mit dem Hinweis, dass diese Suche längere Zeit in Anspruch nehmen kann.
58. Suche innerhalb von Wörtern in der Erweiterten Suche erlauben
    Legen Sie hier fest, ob Sie den Benutzern erlauben, in der Erweiterten Suche eine Suche innerhalb von Wörtern durchzuführen. Eine solche Suche ist nicht indiziert und kann daher je nach Datenbestand längere Zeit in Anspruch nehmen und den Server dabei belasten.
59. Suche innerhalb von Wörtern in der Schnellsuche erlauben
    Legen Sie hier fest, ob Sie den Benutzern erlauben, in der Schnellsuche eine Suche innerhalb von Wörtern durchzuführen. Eine solche Suche ist nicht indiziert und kann daher je nach Datenbestand längere Zeit in Anspruch nehmen und den Server dabei belasten.
60. Suche nach nicht-indizierten Feldern in der Erweiterten Suche erlauben
    Legen Sie hier fest, ob Sie den Benutzern erlauben, in der Erweiterten Suche im Reiter Alle Felder eine Suche nach nicht-indizierten Felder durchzuführen. Eine solche Suche kann je nach Datenbestand längere Zeit in Anspruch nehmen und den Server dabei belasten.
61. Suche nach Suchbegriffen in folgenden Feldern
    Legen Sie hier fest, in welchen volltextindizierten Feldern nach Suchbegriffen gesucht werden soll. Diese Einstellung wird für die Schnellsuche verwendet und gilt als Vorgabe für die Erweiterte Suche. Standardmäßig wird in allen volltextindizierten Feldern gesucht, ausgenommen sind versteckte Kennungsfelder.
62. Vorgabe Bearbeitungsstatus
    Legen Sie hier einen Bearbeitungsstatus fest, der beim Neuanlegen von Akten/Vorgängen standardmäßig vorgegeben werden soll.
    Es stehe die Bearbeitungsstatus zu Verfügung, die zuvor in der Auswahlfeld-Liste Akten-/Vorgangsverwaltung | Bearbeitungsstatus angelegt wurden.
    
63. Verwaltung erforderlich
    Legen Sie hier fest, ob Akten/Vorgänge Verwaltungen zugeordnet sein müssen oder ob diese Zuordnung optional ist.
    Mit der Einstellung Ja - nur beim manuelle Neuanlegen müssen Akten/Vorgänge nur dann zwingend Verwaltungen zugeordnet sein, wenn der Benutzer sie manuell anlegt, nicht aber, wenn sie beispielsweise über Schnittstellen automatisiert angelegt werden.
    Die Einstellung Ja - sofern zu zugeordneten Adressen Verwaltungen vorhanden sind bedeutet: Wenn Akten/Vorgänge Adressen zugeordnet sind und zu diesen Adressen Verwaltungen existieren, dann müssen die Akten/Vorgänge auch Verwaltungen zugeordnet werden.
    
    Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Verwaltungseinheiten.
64. Verwaltungen-Zuordnung
    Wählen Sie hier, ob Akten/Vorgänge nur einer Verwaltung oder mehreren Verwaltungen zugeordnet werden dürfen. Bei Aufzählung werden mehrere Verwaltungen in der Form 'xxxx, xxxx, xxxx, xxxx' angegeben, sonst in der Form 'xxxx (xxxx, xxxx, xxxx)'.
    
    Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Verwaltungseinheiten.
65. Zugriff auf Mitteilungsblatt
    Legen Sie hier die Gruppen/Benutzer fest, die auf das Mitteilungsblatt zugreifen dürfen.
    
    Diese Einstellung gibt es nur bei Installation der Akten-Art Mitteilungsblatt des Moduls Kommunalpaket.
66. Workflow verfügbar
    Ist diese Einstellung eingeschaltet, können für Akten/Vorgänge Workflows definiert und gestartet werden.
    Ansonsten steht dieWorkflow-Funktionalität für Akten/Vorgänge nicht zur Verfügung.
    
    Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Workflow.
    
67. Zugriff auf einzelne Benutzer festlegen lassen
    Mit dieser System-Einstellung können Sie festlegen, ob bei Akten/Vorgängen im Feld Zugriff auch Benutzer oder nur Gruppen ausgewählt werden können.
    
    Die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten haben die folgenden Auswirkungen::
    Ja: Im Feld Zugriff dürfen beliebig Gruppen und/oder Benutzer ausgewählt werden.
    Nur wenn zusätzlich Gruppen angegeben sind: Es dürfen nur dann Benutzer ausgewählt werden, wenn zusätzlich mindestens eine Gruppe ausgewählt wurde. Damit wird verhindert, dass auf Akten/Vorgänge ausschließlich von einzelnen Benutzern zugegriffen werden kann, die möglicherweise irgendwann gar nicht mehr im System existieren.
    Nein: Im Feld Zugriff dürfen generell nur Gruppen ausgewählt werden. In diesem Fall werden im Feld Zugriff gar keine Benutzer zur Auswahl angeboten.
    Nein (Benutzer trotzdem anzeigen): Im Feld Zugriff dürfen generell nur Gruppen ausgewählt werden. Benutzer werden trotzdem angezeigt.
68. Zugriff immer um diese Benutzer/Gruppen ergänzen
    Beim Speichern von Akten/Vorgängen wird das Feld Zugriff immer um die hier angegebenen Benutzer und/oder Gruppen ergänzt.
    Auf diese Art könnte z.B. einer Gruppe Notfall-Administratoren der Zugriff auf alle Akten/Vorgänge eingeräumt werden, so dass die dieser Gruppe zugeordneten Benutzer notfalls auch Akten/Vorgänge finden können, welche von den übrigen Benutzern (z.B. aufgrund ungeschickter Zugriffs-Festlegungen) nicht mehr gefunden werden.
69. Zugriff mit Warnung
    Es erscheint eine Warnmeldung, wenn Akten/Vorgänge im Feld Zugriff ausschließlich die hier angegebene Gruppe oder den hier angegebenen Benutzer enthalten.
    Wählen Sie hier mehrere Gruppen/Benutzer aus, dann erscheint eine Warnmeldung, wenn Akten/Vorgänge im Feld Zugriff ausschließlich einen der hier angegebenen Gruppen/Benutzer enthalten.
    Lassen Sie diese Einstellung leer, dann ist jeder Zugriff ohne Warnmeldung erlaubt.
    1. Das Speichern der Akten/Vorgänge ist nach Bestätigen der Warnmeldung trotzdem möglich. Möchten Sie auch dies verhindern, verwenden Sie stattdessen die Einstellung Zugriff verbieten.
70. Zugriff verbieten
    Akten/Vorgänge können nicht abgespeichert werden, wenn im Feld Zugriff ausschließlich die hier angegebene Gruppe oder der hier angegebene Benutzer eingetragen ist.
    Wählen Sie hier mehrere Gruppen/Benutzer aus, dann können Akten/Vorgänge nicht abgespeichert werden, wenn das Feld Zugriff mit einem der hier angegebenen Gruppen/Benutzer ausgefüllt wurde.
    Lassen Sie diese Einstellung leer, dann ist jeder Zugriff erlaubt.
71. Zuordnungsänderung durch Verschieben erlauben
    Legen Sie hier fest, ob die Benutzer Akten/Vorgänge mit der Maus innerhalb des Ordnungsbaums (links im Finden Wissen-Reiter) oder aus Trefferlisten o.ä. heraus in den Ordnungsbaum verschieben dürfen und auf diese Weise Zuordnungen ändern können.