Glossar für das regisafe-Basis-Modul

Ein Administrator ist eine spezielle Rolle eines Benutzers in Computersystemen, Netzwerken, Mailboxen oder Websites wie Diskussions-Foren, Wikis und ähnlichen kollaborativen Internetauftritten.

Um spezielle Aufgaben - hauptsächlich das Verwalten von Inhalten und Steuern von Funktionen - zu erfüllen und die jeweiligen Benutzungsrichtlinien durchzusetzen, hat ein Administrator meistens erweiterte Benutzer-Rechte - in Foren zum Beispiel das Löschen und Bearbeiten von Beiträgen und die Sperrung von Benutzern.

Anders als Systemadministratoren haben Administratoren normalerweise keine technischen Aufgaben; "Administrator" ist kein Beruf. (Quelle: Wikipedia)

In regisafe gibt es keinen Administrator in diesem Sinn, vielmehr können "administrative Funktionen" per Berechtigung an verschiedene Benutzer vergeben werden (z.B. Pflege der Auswahlfeld-Liste durch A, Rechtevergabe durch B usw.)

Als Akte bezeichnet man eine Menge von Aufzeichnungen, die bei der Verwaltungs- oder Geschäftstätigkeit anfallen und die aufgrund gemeinsamer Merkmale zusammengefügt und aufbewahrt werden (nach Wikipedia).

Akten existieren generell als Papierakten und/oder elektronische Akten.

regisafe economie unterstützt die elektronische Ablage von Akten und die Verwaltung von Papierakten. Dabei dienen Akten der Untergliederung des Findex zur Ablage von Einzelfallakten.

regisafe public verwendet stattdessen den zusammengesetzten Begriff "Akte/Vorgang".

Der Aktenplan stellt ein personenunabhängiges, objektives Ablageschema dar, innerhalb dessen alle Informationen, Dokumente, Dateien, Unterlagen etc. in einer einheitlichen Struktur erfasst und abgelegt werden. Für alle Benutzer, die mit dem Aktenplan arbeiten, gilt die gleiche Struktur, sodass Informationen etc. von jedem Benutzer unter dem gleichen Ablageschema abgelegt, und von anderen Benutzern auf immer die gleiche Weise innerhalb dieses Schemas gefunden werden können - ohne dass die ablegende und die findende Partei dazu miteinander kommunizieren müssen, darum ist der Aktenplan objektiv, d.h. "sachbezogen".

Der Aktenplan dient im Allgemeinen der Papierablage; seit Erfindung regisafe auch der Speicherung elektronischer Daten.

Digitale Verwaltung von Akten in regisafe public. Schnelles Suchen und Finden über die Phonetik, Synonyme und indizierte Volltextsuche.

Die Aktenplanverwaltung ist Bestandteil des regisafe-public-Basis-Moduls.

Ein Aktenzeichen ist das systematische Kennzeichen von Akten.

Mit Aktenzeichen werden Aktenvorgänge bei Behörden, aber auch in der Privatwirtschaft gekennzeichnet. Der Zweck ist eine nachvollziehbare und transparente Aktenablage und Zuordnung des Schriftverkehrs. Im behördlichen Bereich wird die Verwendung von Aktenzeichen in Aktenplänen vorgeschrieben (Quelle: Wikipedia)

Häufig wird der Begriff "Aktenzeichen" auch verwendet für ein Buchungszeichen etc.; in diesem Zusammenhang wird "Aktenzeichen" von uns jedoch nicht verwendet: Das Aktenzeichen in unserem Sinn ist immer der systematischen Gliederung des Aktenplans entnommen.

Daten, die in der aktenführenden Stelle für einen Direktzugriff vorgehalten werden.

Der Übergang vom aktiven in den passiven Datenbestand erfolgt nach Abschluss der Bearbeitungsphase und Ablauf der Transferfrist.

(Quelle: Schriftenreihe der KBSt, Bd. 67)

regisafe-Module für den aktiven Datenbestand sind die Aktenplan-, Akten/Vorgangs- und Schriftgutverwaltung sowie die Registraturverwaltung und die Altregistratur.

Das regisafe-Modul für die Verwaltung des passiven Datenbestands ist die Archivverwaltung.

Siehe auch: passiver Datenbestand

regisafe-Anwendungsmodul zur Protokollierung von Änderungen der regisafe-Objekte.

Das beinhaltet Folgendes:

- Je nach Konfiguration (pro Organisationsstruktur möglich) werden sämtliche Änderungsaktivitäten zu einem Objekt, sonstige Aktivitäten (z.B. als Mail senden) und - optional - Lesezugriffe protokolliert

- Abhängig von entsprechenden Berechtigungen kann das Aktivitätsprotokoll zu einem Objekt angezeigt werden, wahlweise inkl. aller Einträge zu untergeordneten Objekten

- Je nach Konfiguration werden Aktivitätsprotokoll-Einträge nach einer festgelegten Zeit gelöscht oder anonymisiert

Akten, Dokumente, Bilder etc. die nicht mehr in der laufenden Registratur aufbewahrt werden jedoch noch nicht die Aufbewahrungsfrist überschritten haben. Der Fachbegriff lautet "Reponie".

Anwender:

Dieser Begriff gilt ganz allgemein für Personen, die mit Computer oder Software arbeiten

Benutzer:

Dieser Begriff gilt für einen bestimmten Benutzer, der mit regisafe arbeitet (z. B. als Sachbearbeiter eines Schriftstück oder auch als Mail-Empfänger oder Lizenzinhaber)

Sachbearbeiter:

Dieser Begriff gilt für alle Personen, die in regisafe "verwendet" werden, z. B. als Zuständige eines Vorgangs oder als Ausleiher einer Akte. Alle Benutzer sind immer auch Sachbearbeiter; es kann jedoch Sachbearbeiter geben, die keine Benutzer sind (z.B. der Bürgermeister, der nicht mit regisafe arbeitet).

regisafe besteht aus dem "Basis-Modul" mit den Grundfunktionen und einer mehr oder weniger großen Zahl zusätzlicher Anwendungsmodule (z.B. Adressverwaltung oder Terminkalender). Die einzelnen Anwendungsmodule bestehen (technisch gesehen) häufig aus mehreren IQ-Modulen.

Ein Anwendungsprogramm (kurz „Anwendung“) ist ein Computerprogramm, das eine für den Anwender nützliche Funktion ausführt, z.B. Buchhaltung, Informationssysteme, Computer Aided Design, Bildbearbeitung, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder auch Spiele. Aus dem englischen Begriff Application hat sich in der Alltagssprache auch die Bezeichnung „Applikation“ für Anwendungsprogramm eingebürgert.

Ein Anwendungsprogramm steht im Gegensatz zum Betriebssystem und allen System- und Hilfsprogrammen, die „nur“ den Betrieb ermöglichen, aber noch keinen „Nutzen“ bringen. Auch Programmiersprachen und Werkzeuge zur Softwareerstellung gehören im engeren Sinne nicht zu den Anwendungsprogrammen. (Quelle: Wikipedia)

In regisafe wird der Begriff "Anwendungsprogramm" häufig verwendet, um das Programm zu beschreiben, mit welchem Dateien erstellt und geändert werden, die in Schriftstücken enthalten sind. Dazu gehören z.B. die Microsoft Office-Programme, Open Office-Programme oder auch Bildbearbeitungsprogramme wie Photoshop.

Überführen von Schriftstücken (in Papier- oder elektronischer Form) in ein Archiv.

In der Softwarebranche wird auch das (langfristige und sichere) Speichern von Daten mit "Archivieren" beschrieben.

Zu jeder Organisationsstruktur können beliebig viele sogenannte Arten angelegt werden. Die einzelnen Arten können unterschiedliche Objektreiter haben, sie können aber auch alle identische Objektreiter verwenden. Beim Neuanlegen eines Objekts werden die einzelnen Arten zur Auswahl angeboten. Nach Bedarf kann für jede Art auch eine spezielle Suchart definiert werden.

Beispiele für Arten:

- Organisationsstruktur Akten/Vorgänge: Unterschiedliche Objektreiter für bestimmte Anwendungsfälle (z.B. Personalakte, Steuerakte, Kundenakte)

- Organisationsstruktur Sitzungen: Eine Art pro Gremium

- Organisationsstruktur Schriftgut: Für jedes eingebundene Anwendungsprogramm eine Art, zusätzliche Arten für spezielle Anwendungsfälle wie Serienbriefe oder Sitzungsvorlagen

- Organisationsstruktur Adressen: Art "Person", Art "Firma/Verwaltung", Art "Partner/Eheleute", Art "Ansprechpartner-Adresse"

Zeitraum, in welchem Akten nach der Bearbeitung für den Zugriff bei der aktenführenden Stelle aufzubewahren sind. Teilweise sind Fristen von Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgegeben. Trifft dies nicht zu, ist die aktenführende Stelle für die Vergabe von Fristen zuständig.

(Quelle:www.bundesarchiv.de)

In regisafe können für Aktenzeichen , Akten/Vorgänge (Akten) und Schriftstücke Aufbewahrungsfristen festgelegt werden. Dazu verfügen die Objektreiter im Detailreiter "Aufbewahrung" über ein Auswahlfeld. Die in diesem Feld angebotenen Werte können für Aktenzeichen usw. separat in einer Auswahlfeld-Liste angelegt werden. Außerdem kann über eine entsprechende System-Einstellung für Aktenzeichen und Akten/Vorgänge festgelegt werden, dass sich die Aufbewahrungsfrist automatisch auf unter- oder zugeordnete Objekte vererbt bzw. überträgt.

Für die Datenhaltung während der Aufbewahrungsfrist bietet regisafe neben der Aktenplan- bzw. Bereichsverwaltung die Module "Registraturverwaltung", "Altregistratur" sowie "Archivverwaltung" an.

Für die Aufbewahrung von Dokumenten und die zugehörigen Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen gelten unterschiedliche Gesetze. Am weitesten verbreitet und bekannt sind die Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Daten nach Handels- und Steuerrecht. Daneben gibt es branchen- oder anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten für Dokumente in der öffentlichen Verwaltung, Pharmaforschung, Lebensmittel- und Pharmaproduktion, Krankenhäusern, Qualitätssicherung, Umweltschutz, Telekommunikation, Energieerzeugung, Bauwesen usw. Der englischsprachige Begriff für Aufbewahrungsfrist lautet „Retention Period“ und spielt eine wichtige Rolle in Records-Management-Lösungen zur Verwaltung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen. (Quelle: Wikipedia)

Beim elektronischen Dokumentenmanagement mit regisafe können Aufbewahrungsfristen für Akten/Vorgänge und Schriftstückefestgelegt werden. Diese Frist gibt an, wie lange oder bis wann ein Objekt in der EDV aufbewahrt werden muss. Zusätzlich kann angegeben werden, ob es anschließend zu archivieren oder zu vernichten ist.

Nach abgelaufener Aufbewahrungsfrist können entsprechende Objekte mithilfe der Aussonderungsfunktion z.B. vernichtet werden.

Aussonderung (Deakzession) bezeichnet die Reduktion, Bereinigung, den Abbau oder Abgang von Beständen bzw. Sammlungen einer Bibliothek, eines Archivs oder eines Museums. Die Aussonderung ist also eine Art der Bestands- oder Sammlungsbereinigung und bezeichnet damit den gegenteiligen Vorgang der Akzession (Erwerbung, Zugang). (nach Wikipedia)

regisafe bietet zur Aussonderung entsprechende Programmfunktionen sowie spezielle Produkte und Dienstleistungen an.

Die Aussonderungsart legt fest, was mit der Akte nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist geschieht: Objekte werden entweder vernichtet oder an das zuständige Archiv abgegeben.

Diese Festlegung ist nur durch das zuständige Archiv zu treffen, denn die Aussonderung basiert auf einer archivischen Bewertung.

(Quelle: www.bundesarchiv.de)

regisafe unterstützt die sogenannte zweigliedrige Aussonderung mit den Aussonderungsarten "archivwürdig" und "vernichten". Zwischen diesen Aussonderungsarten kann in regisafe für Akten/Vorgänge und Schriftstücke gewählt werden. Dazu verfügen die Objektreiter im Detailreiter "Aufbewahrung" über zwei entsprechende Markierungen. Im Zuge der Aussonderung können diese Aussonderungsarten ebenfalls vergeben bzw. geändert werden.

Liste mit Objekten (z. B. Akten/Vorgänge , Schriftstücke, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

Beim Aussonderungsverfahren kann zwischen dem vierstufigen und dem zweistufigen Verfahren unterschieden werden.

Das vierstufige Aussonderungsverfahren bedeutet ein ständiges Abstimmen zwischen der jeweiligen Verwaltung und dem zuständigen Archiv, mit dem Ziel, pro Aktenart die erforderliche Maßnahme festzulegen; der organisatorische und personelle Aufwand ist dementsprechend hoch. (Details zu diesem Verfahren siehe untenstehender Link).

Im zweistufigen Verfahren legt das Archiv schon vor der Aussonderung in einem Bewertungskatalog auf Aktenplanebene die Aussonderungsart fest. Der Katalog wird im System der Behörde hinterlegt.

Regelmäßig werden Vorgänge abgefragt, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, und mit ihnen entsprechend der hinterlegten Aussonderungsart verfahren.

(Quelle: http://www.linkfang.de/wiki/Lebenszyklus_von_Akten)

regisafe unterstützt bereits in der Basis-Version das zweistufige Archivierungsverfahren. Die Aussonderungsarten "Archivwürdig" und "Vernichten" können im Reiter "Aufbewahrung" u.a. für Aktenzeichen angegeben und regisafe so konfiguriert werden, dass diese Angaben auf sämtliche unter diesem Aktenzeichen neu angelegten Akten und Schriftstücke vererbt werden. Es ist auch möglich, diese Angaben auf Akten/Vorgangs- und Schriftstück-Ebene zu setzen.

Auswahlfeld-Listen dienen in regisafe dazu, mögliche Feld-Inhalte (Einträge) für die Erfassung bestimmter Felder von Datensätzen vorzugeben. Auswahlfeld-Listen für unterschiedliche Zwecke werden dazu bereits bei der Installation von regisafe eingerichtet. Bei der Datenerfassung kann der Benutzer dann aus den vorgegebenen Einträgen auswählen. Je nach Berechtigung können Auswahlfeld-Listen auch bei der Erfassung um neue Einträge erweitert werden.

Manche Auswahlfeld-Listen erlauben außerdem die Erfassung von zusätzlichen Informationen zu einem Eintrag, die an anderer Stelle im Programm weiterverwendet werden.

Der Strichcode, auch Barcode (englisch: bar = Strich) oder Identcode genannt, ist eine maschinenlesbare Schrift, die aus verschieden breiten senkrechten Strichen und Lücken besteht. Sie kann über optische Abtaster, sogenannte Strichcodelesegeräte (oder Barcodelesegerät, umgangssprachlich: Scanner) maschinell gelesen und weiterverarbeitet werden. (Quelle: Wikipedia)

Etiketten für Barcode-Beschriftung

Ein Barcodeleser ist ein Datenerfassungsgerät, das verschiedene Barcodes lesen und weitergeben kann.

Die in Verbindung mit regisafe verwendeten Barcode-Lesegeräte werden zwischen Tastatur und Computer geschaltet, sodass das Lesen eines Barcodes identisch mit der Eingabe der Ziffern-Werte des Barcodes über die Tastatur ist.

Bei drahtlosen Lesegeräten wird die Empfänger-Einheit zwischen Tastatur und Computer geschaltet.

Einem Schriftstück kann ein Bearbeitungsstatus zugewiesen werden. Abhängig vom Bearbeitungsstatus können bestimmte Aktionen automatisiert durchgeführt werden, z.B. Änderung des Zugriffs, Konvertierung in ein anderes Dateiformat.

Mehrzahl: Bearbeitungsstatus

Benutzer:

Dieser Begriff gilt für einen bestimmten Benutzer, der mit regisafe arbeitet (z. B. als Sachbearbeiter eines Schriftstücks oder auch als Mail-Empfänger oder Lizenzinhaber)

Anwender:

Dieser Begriff gilt ganz allgemein für Personen, die mit Computer oder Software arbeiten

Sachbearbeiter:

Dieser Begriff gilt für alle Personen, die in regisafe "verwendet" werden, z. B. als Zuständige eines Vorgangs oder als Ausleiher einer Akte. Alle Benutzer sind immer auch Sachbearbeiter; es kann jedoch Sachbearbeiter geben, die keine Benutzer sind (z.B. der Bürgermeister, der nicht mit regisafe arbeitet).

regisafe bietet eine Vielzahl an Einstellungs-Möglichkeiten, um die Funktionsweise an individuelle Bedürfnisse anzupassen.

regisafe unterscheidet dabei zwischen System-Einstellungen, die einheitlich in der gesamten regisafe-Umgebung gelten und Benutzer-Einstellungen, die nur für den einzelnen Benutzer gelten, der diese gesetzt hat.

Für jeden Benutzer und jede Benutzergruppe können in der regisafe-Benutzerdefinition individuelle Daten nach Bedarf als Zusatzdaten erfasst werden. Die Zusatzdaten lassen sich mithilfe von Formularfeldern auch an Dokumente übergeben sowie für andere Zwecke (z.B. die Konfiguration des Mail-Systems) nutzen.

Beispiele für Zusatzdaten sind Mail-Adresse, Telefon-Durchwahl und Diktatzeichen.

In der EDV werden Berechtigungen allgemein im Bereich der Datensicherheit verwendet, wenn es darum geht, Anwendern einer Software oder eines Betriebssystems bestimmte Aktionen zu erlauben oder zu verbieten. Neben "Berechtigung" wird dabei auch oft der Begriff "Recht" synonym oder ähnlich verwendet.

Eine "Berechtigung" in regisafe erlaubt oder verbietet es Benutzern, bestimmte Befehle und Funktionen zu verwenden. Abhängig von Berechtigungen bietet die Benutzeroberfläche demnach unterschiedlich viele Befehle an. Die Berechtigungen werden vom Administrator pro Benutzer oder Benutzergruppe in der Benutzerdefinition festgelegt.

Siehe auch: Zugriffsberechtigung

Eine eindeutige Kennung einer Buchung.

Häufig wird der Begriff "Aktenzeichen" auch verwendet für ein Buchungszeichen; in diesem Zusammenhang wird "Aktenzeichen" bei uns jedoch nicht verwendet: Das Aktenzeichen im regisafe-Umfeld ist immer der systematischen Gliederung des Aktenplans entnommen.

Die Bürokommunikation umfasst einerseits die Bedienung technischer Geräte wie Kopierer, Drucker, Scanner, Telefonanlagen etc. andererseits auch in zunehmenden Maße die computergestützte Steuerung des Arbeitsflusses (Workflow), wobei das Zusammenspiel verschiedener Programme für Computer, PDAs, Smartphones etc. eine gewichtige Rolle spielt.

regisafe bietet bereits eine hohe Integration verschiedener Aspekte der computergestützten Bürokommunikation wie z.B. die Module

- Mail/Wiedervorlage

- Terminkalender

- Adress-/Verteilerverwaltung

- Workflow

- Schnittstellen zu Bürokommunikationsanwendungen anderer Hersteller

Die "Check-out/Check-in"-Funktion ist Bestandteil des regisafe-Basis-Moduls. Sie beinhaltet die Funktionen "in Windows-Ordner kopieren" und "aus Windows-Ordner zurückholen", mit deren Hilfe Dateien lokal auf der Festplatte oder extern auf einem Speichermedium gespeichert sowie nach der Bearbeitung wieder in regisafe zurückgeholt werden können.

Client = Arbeitsplatz

Als Client wird ein Computerprogramm bezeichnet, das die Ressource einer zentralen Station (eines Servers) nutzt. Der Client muss dazu Kontakt zum Server aufbauen und kann dann dessen Angebot nutzen. Die Kommunikation erfolgt im allgemeinen über ein Rechnernetz. Das heißt, der Server befindet sich auf einem anderen Rechner als der Client. Das Verfahren wird als Client-Server-Prinzip bezeichnet. Für den Client bedeutet dies, dass er diesen Dienst nicht selbst bereitstellen muss. (Quelle: Wikipedia)

Für regisafe ist dies der regisafe-Client. Siehe dazu auch: Client/Server-Anwendung

regisafe ist eine Client/Server-Anwendung. Dies bedeutet: regisafe besteht aus einem Programm für den Arbeitsplatz (regisafe-Client) sowie einem Server-Programm, dem IQ-Server.

Bei großen Installationen sowie hoher Beanspruchung kann der IQ-Server auch auf mehrere Computer aufgeteilt werden.

Für regisafe wird als Kommunikation zwischen Client und Server das TCP/IP-Protokoll verwendet, das heutzutage von nahezu allen Netzwerken unterstützt wird, insbesondere auch vom Internet: So kann auch das Internet als Verbindung zwischen Client und Server dienen.

Der regisafe-Client ist die Software, mit der der Benutzer an seinem Arbeitsplatz arbeitet, während der IQ-Server zentrale Funktionen zur Verfügung stellt (z. B. Datenbank, Benutzerzugriffskontrolle, Dateispeicher). Die meisten Module bestehen aus Client- und Server-Komponenten, welche sich die Arbeit teilen: So stellt beispielsweise die Client-Komponente der Mail/Wiedervorlage dem Benutzer alle Funktionen zur Verfügung, um sich Mails anzeigen zu lassen und Mails einzugeben, während die Server-Komponente für die Speicherung, Verarbeitung und Verteilung der Mails zuständig ist. Die Server-Komponenten stellen ihre Dienste als sogenannter "Dienst" zur Verfügung (nicht verwechseln mit den Diensten des Windows-Betriebssystems), welche nummeriert sind: Beispielsweise ist Dienst 1 die Datenbank und Dienst 2 der Dateispeicher.

Sowohl die regisafe-Client- als auch die -Server-Programme sind Windows-Programme, benötigen also ein Windows-Betriebssystem auf dem Computer, auf dem sie laufen. Das Server-Programm, der IQ-Server, kann auch als Windows-Dienst eingerichtet werden (welcher dann wiederum mehrere eigene Dienste bereitstellt).

Die Prüfung der Datei-Integrität von Schriftstücken, also der Übereinstimmung der aktuellen Version mit der original gespeicherten Version, bildet einen Teil des regisafe-Anwendungsmoduls "Fälschungssicherer Dateispeicher".

Als Grundlage dient der Hash-Wert, sozusagen der „Fingerabdruck“ der einzelnen Dateien eines Schriftstücks. Der Hash-Wert wird nach einem bestimmten Algorithmus aus dem Inhalt einer Datei errechnet und gespeichert. Eine Änderung der Datei ergibt einen anderen Hash-Wert, sodass durch den Vergleich eines aktuellen Hash-Werts mit dem ursprünglichen Hash-Wert eine Änderung zuverlässig erkannt wird. Auch das Austauschen, Entfernen oder Hinzufügen von Dateien wird hierbei festgestellt.

Datei-Konverter dienen dazu, Daten von einem Dateiformat in ein anderes zu konvertieren, z.B. von DOC in PDF, TIFF, HTML, THUMB (Miniaturansicht).

regisafe bietet hierzu verschiedene Anwendungsmodule an, z.B. "TIFF-Konverter", "PDF-Konverter".

Mit dem regisafe-Anwendungsmodul Schriftstück-Viewer kann zu Dateien eine Datei-Vorschau angezeigt werden, ohne dass man diese Datei im jeweiligen Anwendungsprogramm öffnen muss. Auch in anderen Funktionen wird diese Möglichkeit genutzt, z.B. bei "Aktuelle Anzeige drucken" oder bei "Bestehende Datei zuordnen".

Voraussetzung für die Datei-Vorschau ist immer das Anwendungsmodul Schriftstück-Viewer.

Die einzelnen Reiter eines Objektreiters in regisafe werden als Detailreiter bezeichnet.

Beispielsweise verfügt ein Schriftstück-Reiter über die Detailreiter "Allgemein", "Aufbewahrung", "Extras", "Datei" und zahlreiche andere. Der Umfang ist im Einzelfall abhängig von den eingesetzten Modulen und entsprechenden Berechtigungen.

Standardmäßig werden in regisafe nur die wichtigsten Detailreiter eines Objektreiters angezeigt. Mithilfe des Pfeils rechts von den Detailreitern wird die vollständige Detailreiterliste aufgeklappt, in der alle verfügbaren Detailreiter zur Anzeige ausgewählt werden können.

Beispielsweise werden die Detailreiter "Aufbewahrung" und "Extras" in einem Schriftstück-Reiter zunächst nicht angezeigt. Sie lassen sich aber über die Detailreiterliste öffnen.

Anwendungsprogramme wie regisafe verwenden meist nur ein "zentrales" Fenster, welches die gesamte Anwendung repräsentiert und dem Benutzer vielseitige Interaktions- und Eingabemöglichkeiten bietet.

Im Gegensatz dazu werden Dialogfenster in verschiedenen Situationen von der Anwendung eingeblendet, um bestimmte Eingaben oder Bestätigungen zu ermöglichen.

Wenn in komplexen Fenstern, wie z.B. dem "regisafe-Fenster", ein Teilbereich angesprochen werden soll, so spricht man auch vom "Teilfenster". Im "regisafe-Fenster" gibt es z.B. im Reiter "Finden & Wissen" das Teilfenster "Zuordnungen".

Der Begriff "Dokument" hat im allgemeinen Sprachgebrauch verschiedene Bedeutungen. Die wichtigsten Bedeutungen im Rahmen des Dokumentenmanagements sind:

- ein geschriebenes Dokument (auch "Schriftstück" genannt), das üblicherweise in Papierform vorliegt

- ein elektronisches Dokument, in dem Text, eine Zahlentabelle, ein Bild oder eine Folge oder Kombination von Texten, Tabellen oder Bildern enthalten ist, welche durch Digitalisieren in Dateiform angelegt oder überführt wurden

(Auszug aus Wikipedia)

regisafe erweitert den Begriff Dokument so, dass auch alle weiteren Dateiformate (z.B. Audio-, Video-Dateien, ausführbare Programme) darunter zu verstehen sind.

"Drag & Drop" oder "Drag and Drop", kann mit "Ziehen und Fallenlassen" übersetzt werden. Es bedeutet, ein Objekt (z. B. einen Ordner in Windows) mit gedrückter Maustaste anzuklicken und an eine neue Speicherposition zu ziehen, um das Objekt dann dort "fallen" zu lassen, d.h. die Maustaste wird wieder losgelassen.

Teil des regisafe-Basis-Moduls.

Die Druckfunktion bietet Folgendes:

- Modulübergreifende Druckfunktion (z.B. für Aktenplan/Findex, Trefferlisten, Karteikarten, Tabellen)

- Direktes Drucken von E-Mails inkl. der angehängten Dateien

- Bearbeiten und Speichern der Druckausgabe

Allgemein:

Die E-Akte kann als logische Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger Vorgänge und/oder Dokumente in elektronischer Form bezeichnet werden. Dies umfasst alle aktenrelevanten, elektronisch erstellten Unterlagen sowie gescannte Papierdokumente bzw. digital empfangene Informationen (wie E-Mails oder EGVP-Nachrichten) und ermöglicht so die vollständige Information über einen Sachverhalt. Kurz: Die E-Akte ersetzt die bisherige Aktenführung auf Papierbasis durch ein elektronisches Pendant.

Umsetzung der E-Akte in regisafe:

Die E-Akte von regisafe wird im Wesentlichen gebildet aus einer ggf. untergliederten Akte (z.B. einer bestimmte Bauakte), der nach Bedarf alle zugehörigen Informationen in Form von Schriftstücken, Adressen, Sitzungen usw. zugeordnet werden.

Die E-Akte bildet den gesamten Lebenszyklus ab, einschließlich Registratur, Altregistratur und Archivverwaltung.

Nahtlos integrierte Fachverfahren wie Sitzung, Belegungsplan oder Stellenbesetzung gewähren ergonomisches Arbeiten. Schnittstellen zu GIS-, HKR-, CMS-Systemen sowie Sitzungsdiensten und mobiles Arbeiten sind vorhanden.

Hausinterne Schriftgutorganisation, Schriftwechsel zwischen Behörden, elektronische Post und Scannen: All das und vieles mehr erledigt die E-Akte von regisafe zuverlässig und effizient.

Das mehrstufige Sicherheits- sowie ein umfassendes Rechtesystem wachen darüber, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben.

Unter E-Government im weiteren Sinn versteht man die Vereinfachung und Durchführung von Prozessen zur Information, Kommunikation und Transaktion innerhalb und zwischen staatlichen, kommunalen und sonstigen behördlichen Institutionen sowie zwischen diesen Institutionen und Bürgern bzw. Unternehmen durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechniken. (Quelle: Wikipedia)

regisafe als Dokumentenmanagementsystem und Fachverfahrenslösung ist ein wesentlicher Bestandteil für z.B. eine Kommunalverwaltung um E-Government zu betreiben. Für den Datenaustausch mit anderen regisafe-Kommunen oder Nutzern anderer Verfahren stehen verschiedene Standards wie z.B. XDOMEA zur Verfügung.

E-Mail (von engl. electronic mail‚ elektronische(r) Post/Brief; kurz auch Mail) bezeichnet eine auf elektronischem Weg in Computernetzwerken übertragene, briefartige Nachricht. (Quelle: Wikipedia)

Mit dieser Schnittstelle können regisafe-Objekte als E-Mail via Microsoft Outlook versendet werden, sie ist Bestandteil des regisafe-Basis-Moduls. Damit kann ein externer E-Mail-Client (z.B. über den Befehl "Als E-Mail senden (Outlook)" o.ä.) aufgerufen werden, um darüber E-Mails zu versenden. Das Modul Mail/Wiedervorlage wird hierfür nicht verwendet.

Wird das Modul Mail/Wiedervorlage eingesetzt, ist die E-Mail Integration meist deaktiviert; kann jedoch über eine System-Einstellung aktiviert werden, sodass dem Benutzer zusätzlich zu den Funktionen der Mail/Wiedervorlage auch der Befehl "Als E-Mail senden (Outlook)" o.ä. zur Verfügung steht.

Die "E-Mail-Integration (ohne Mail/Wiedervorlage)" ist eine der fünf verschiedenen Schnittstellen, die zwischen regisafe und Outlook bestehen (siehe: Schnittstellen zu Outlook).

regisafe bietet eine Vielzahl an Einstellungs-Möglichkeiten, um die Funktionsweise an individuelle Bedürfnisse anzupassen.

regisafe unterscheidet dabei zwischen System-Einstellungen, die einheitlich in der gesamten regisafe-Umgebung gelten und Benutzer-Einstellungen, die nur für den einzelnen Benutzer gelten, der diese gesetzt hat. System-Einstellungen können in der Regel nur vom Administrator geändert werden.

Verteilung von eingescannten Dokumenten via Mail. Das regisafe-Modul "Schriftgut-Scanner" bietet entsprechende Möglichkeiten.

Die Funktion "Erweiterte Suche" bietet in regisafe für jede Organisationsstruktur die Möglichkeit, detaillierte Suchanfragen durchzuführen. Dabei stehen über den Umfang der Schnellsuche hinaus alle Datenfelder der jeweiligen Organisationsstruktur zur Definition von bis zu 5 verschiedenen Suchkriterien zur Verfügung. Diese werden durch logische Verknüpfungen miteinander verbunden. Einmal definierte Suchkriterien einer erweiterten Suche können gespeichert und so immer wieder auf Basis des aktuellen Datenbestands durchgeführt werden.

Die Genauigkeit einer Suche kann in regisafe als "Exakt" oder "Phonetik" festgelegt werden. Diese Einstellung gilt für Felder, die Text enthalten und auch für synonyme Begriffe.

Die beiden Möglichkeiten unterscheiden sich wie folgt:

Exakt: Die Treffer müssen die von Ihnen eingegebenen Suchbegriffe in genau der gleichen Schreibweise enthalten, wie Sie diese eingegeben haben (ohne Groß-/Kleinschreibung).

Phonetik: Die Suche berücksichtigt auch phonetisch gleich lautende Suchbegriffe, d.h. bei einem Suchbegriff "Mayer" werden z.B. auch "Meyer", "Meier" oder "Maier" gefunden.

Die Benutzer-Einstellung "Phonetische/Exakte Suche in Textfeldern", die es für jede Organisationsstruktur gibt, legt den Standard für alle Suchen fest, also auch für die Schnellsuche. Bei der erweiterten Suche kann die Such-Genauigkeit dagegen individuell festgelegt werden.

Der Begriff "Felder" wird in regisafe in verschiedenem Zusammenhang verwendet:

- Felder in Dialogfenstern zur Auswahl oder Eingabe von Daten

- Datenbankfelder der regisafe-Datensatztypen

- Übergabe- bzw. Textformularfelder, die dazu dienen, den Inhalt von Datenbankfeldern an Office-Dateien zu übergeben

- Seriendruckfelder zur Übergabe von Adressdaten an Serienbriefe

Der Reiter "Finden & Wissen" des regisafe-Hauptfensters besteht aus drei Teilen:

- Ordnungsbaum: Hierarchische Anzeige des Aktenplans bzw. Findex zur Navigation und Kontrolle

- Zuordnungs-Links: Abhängig vom derzeit ausgewählten Objekt (im Ordnungsbaum bzw. einer Trefferliste) werden hier alle Zuordnungen zu diesem Objekt als Links angeboten. Ein Klick auf einen solchen Link zeigt die zugeordneten Objekte in einer Trefferliste an.

- Trefferlisten: In diesem Bereich werden alle Trefferlisten (z.B. aus einer Suchfunktion oder durch einen Klick auf einen Zuordnungs-Link) angezeigt. Zwischen mehreren Trefferlisten kann mit den Vor-/Zurück-Symbolen sowie dem Verlauf-Symbol gewechselt werden.

Die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" enthalten Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen. Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, in dem dieses bestimmte Rechtsnormen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen konkretisiert.

Mit regisafe können GDPdU-konforme Prozesse aufgesetzt werden, die mit einer entsprechenden Verfahrensdokumentation zu einer Zertifizierung führen können. Aufgrund der enormen Kosten und hohen Pflegeaufwendungen einer solchen Verfahrensdokumentation wird in der Regel in mittelständischen Betrieben darauf verzichtet und schlicht auf die Konformität verwiesen.

In den GoBS wird die Behandlung aufbewahrungspflichtiger Daten und Belege in elektronischen Buchführungssystemen sowie in datensicheren Dokumentenmanagement- und revisionssicheren Archivsystemen geregelt.

Bestandteil des regisafe-Basis-Moduls zum hierarchischen Ausdrucken beispielsweise von Aktenplänen (Befehl "Aktenzeichen drucken" im Aktenzeichen-Menü) bzw. dem Findex (Befehl "Bereiche drucken" im Bereichs-Menü).

Die Hypertext Markup Language (HTML) dient der Darstellung von meist statischen Inhalten wie Texten, Bildern und Hyperlinks in einem Webbrowser. HTML wird auch als Hypertext bezeichnet. Neben den vom Browser angezeigten Inhalten einer Webseite enthält HTML auch Metainformationen, die die Intention oder Bedeutung des Textes zusammenfassen aber auch Informationen über z. B. die Sprache geben. (Quelle: Wikipedia)

Grundsätzlich sind bei der Aktenführung vier Methoden der Ablage möglich:

- Reine Papierablage

- Rein elektronische Ablage

- Vollständig redundante Ablage in Papierform und elektronischer Form

- Hybride Ablage (nur teilweise redundante Ablage in Papierform und elektronischer Form)

Hybridakten finden dort Anwendung, wo aus Kosten-, Rechts- und/oder Aufwandsgründen nicht alle Informationen sowohl in der Papierakte als auch in der elektronischen Akte vollständig parallel abgelegt werden sollen. Dabei entstehen Redundanzen zwischen beiden Aktenarten. Nur wenn beide Aktenarten zusammengenommen werden, erhält man einen vollständigen Überblick. Hybridakten findet man heute bei einer großen Anzahl Akten vor.

regisafe unterstützt den Anwender bei der Parallelisierung bzw. Synchronisierung hybrider Akten. Hierzu werden z.B. entsprechende Verweise auf die Papierakten bzw. Papierdokumente, Fotos oder jede andere Art von Information in der elektronischen Akte gespeichert und stehen dem Recherchierenden auf Mausklick zur Verfügung. Eine der wesentlichen Schlüssel für die Synchronisierung und das unkomplizierte Finden von Informationen in Papier ist der Aktenplan bzw. Findex der in beiden Welten als personenunabhängige Ablagestruktur zugrunde liegt.

regisafe enthält eine Ignorierwort-Liste, in der Begriffe verwaltet werden, die bei der Suche in regisafe nicht berücksichtigt werden sollen. Das Ignorieren dieser Wörter beschleunigt die Suche.

Als Ignorierwörter sollten Wörter definiert werden, die in vielen Datensätzen vorkommen, ohne einen Rückschluss auf den Inhalt des Datensatzes zu erlauben. Dazu gehören vor allem Artikel und Präpositionen (z.B. der, die, das, ein, eine, für, wegen, dabei, oder, und...). Bei der Installation von regisafe wird eine Liste der üblichen Ignorierwörter mitgeliefert.

Der IQ-Server ist die Server-Anwendung von regisafe.

Siehe auch: "Client/Server-Anwendung" und "Server"

JPEG (kurz JPG) ist das im Web am weitesten verbreitete Grafikformat für Fotos; verlustfreie sowie auch verlustbehaftete Kompression. Ein nachträgliches Heraufsetzen des Qualitätsfaktors vergrößert zwar den Speicherbedarf der Bilddatei, bringt aber verlorene Bildinformation nicht mehr zurück. Wandelt Bilddaten in "Pixel" um, sieht man am bekannten "Treppeneffekt".

Als Dateinamenserweiterung wird sowohl "JPEG" als auch "JPG" verwendet.

Nicht zu verwechseln mit den neueren JPEG2000-Formaten, die in zahlreiche Unterformate aufgeteilt sind (Dateinamenserweiterung JP2 und J2K).

Das Kommunalpaket ist im Preis für das Basis-Modul enthalten und wird auf Wunsch mitgeliefert. Es besteht aus den unten aufgeführten speziellen Akten/Vorgängen bzw. Schriftstück sowie der Option, neben dem aktuellen einen alten Aktenplan zu verwalten.

Spezielle Akten/Vorgänge:

- Bauakte

- Bebauungsplan

- Fundakte

- Mitteilungsblatt

- Personalakte

- Gewerbesteuerakte

- Grundsteuerakte

- Hundesteuerakte

Spezielles Schriftstück:

- Posteingangserfassung

Zusätzlicher Reiter für Aktenzeichen, Akten/Vorgänge und Schriftstücke:

- TR RESISCAN

Ein Menü, das durch das Klicken mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag einer Liste o.ä. aufgerufen wird, ist ein Kontextmenü. Ein Menü ist eine Sammlung von Befehlen, die zur Auswahl angeboten werden können.

Das Kontextmenü ist auch über eine Taste aufrufbar. Diese befindet sich meistens in der untersten Tastenreihe, rechts der Leertaste. Als Beschriftung ist das Symbol eines Menüs mit einem Mauszeiger aufgebracht.

E-Mail (von engl. electronic mail‚ elektronische(r) Post/Brief; kurz auch Mail) bezeichnet eine auf elektronischem Weg in Computernetzwerken übertragene, briefartige Nachricht. (Quelle: Wikipedia)

Mit dieser Schnittstelle können E-Mails in regisafe über alle unterstützten Outlook-Versionen empfangen und versendet werden. Sie ist optionales Bestandteil des Moduls Mail/Wiedervorlage und kann in diesem Zusammenhang bei Bedarf eingesetzt werden.

Die "Mail/Wiedervorlage (MailConnector/MAPI/Redemption)" ist eine der fünf verschiedenen Schnittstellen, die zwischen regisafe und Outlook bestehen (siehe: Schnittstellen zu Outlook).

Als Markierung in der Benutzeroberfläche von regisafe bezeichnen wir das sonst üblicherweise Kontrollkästchen genannte Bedienelement, in dem man einen Haken setzen bzw. entfernen kann.

Kontrollkästchen vs. Optionsfelder:

Optionsfelder (auch: radio buttons, Optionsschaltflächen) sind Bedienelemente einer grafischen Benutzeroberfläche, die der Auswahl genau einer Option aus mehreren dienen.

Ein Kontrollkästchen (auch: checkbox, Auswahlkasten, Markierungsfeld) ist ein Standardbedienelement grafischer Benutzeroberflächen, mit dessen Hilfe meist Ja/Nein-Fragen durch Setzen/Entfernen eines Häkchens beantwortet werden.

Im Gegensatz zu Optionsfeldern erlauben Kontrollkästchen eine Mehrfachauswahl.

regisafe verwendet in der Benutzeroberfläche grundsätzlich nur Markierungen (=Kontrollkästchen) und keine Optionsfelder. Programmseitig kann allerdings vorgegeben werden, dass von nebeneinanderstehenden Markierungen nur jeweils EINE auswählbar ist. Damit wird die übliche Funktionsweise von Optionsfeldern nachgestellt, nur eben unter Verwendung von Markierungen.

Die Menüleiste beispielsweise im Reiter "Finden & Wissen", den Objektreitern sowie in den Reitern zusätzlicher Anwendungsmodule bietet immer abhängig von den markierten Objekten alle verfügbaren Befehle an. Standardmäßig werden nur die wichtigsten Befehle direkt angezeigt, die übrigen sind mithilfe des Untermenüs "Alle Befehle" zusätzlich auswählbar.

Welche Befehle standardmäßig angezeigt werden und in welcher Reihenfolge dies geschieht, kann jeder Anwender mithilfe des Befehls "Menüleiste anpassen" selbst festlegen. Die Menüleiste kann auf Wunsch auch so eingestellt werden, dass sie nur Symbole ohne Text anzeigt und kann auch vollständig versteckt werden.

Als Metadaten oder Metainformationen bezeichnet man allgemein Daten, die Informationen über andere Daten enthalten. (aus: Wikipedia).

Im Zusammenhang mit regisafe werden unter Metadaten die Daten verstanden, die in einem Objektreiter (z.B. eines Schriftstücks) erfasst wurden. Die Daten in der jeweiligen Dokument-Datei (beispielsweise das Word-Dokument oder gescannte Seiten) werden als Primärdaten oder Primärinformationen bezeichnet.

Unter Miniaturansicht wird die verkleinerte Darstellung eines Dokuments, einer Seite oder eines Bildes verstanden. Als Fachbegriff wird auch "Thumb" oder "Thumbnail" verwendet; im Rahmen von regisafe sprechen wir jedoch von Miniaturansichten.

Der Schriftstück-Viewer kann Miniaturansichten anzeigen, allerdings müssen diese vorher durch einen Konverter (den THUMB-Konverter) erzeugt werden.

Bestandteil des regisafe-Basis-Moduls; Drucken von Aktenplänen bzw. Findex, Trefferlisten, Karteikarten, Tabellen usw. sowie Bearbeiten und Speichern der Druckausgabe.

Der wichtigste Befehl dazu ist "Aktuelle Anzeige drucken" im Extras-Menü.

Siehe auch: Hierarchiedruck

Bestandteil des regisafe-Basis-Moduls.

Gemeint ist, dass die Schnellsuche auch die Möglichkeit bietet, in mehreren Modulen (genauer: Organisationsstrukturen) auf einmal zu suchen (z.B. in Aktenzeichen und Akten/Vorgängen bzw. Bereichen und Akten). Dazu steht im Reiter "Suchen" die Suchart "Übergreifend" zur Verfügung, in der für die gesuchten Begriffe ausgewählt werden kann, welche der vorhandenen Organisationsstrukturen zu durchsuchen sind.

Die regisafe-Daten werden innerhalb der Datenbank in mehreren sogenannten Datensatztypen verwaltet. Beispiele für Datensatztypen sind Aktenplan (Findex), Schriftgut, Mail.

Legt nun der Anwender in regisafe ein neues Schriftstück (Dokument) an oder er schreibt eine Mail, so wird der entsprechende neue Datensatz als ein "Objekt" im zugehörigen Datensatztyp Schriftgut bzw. Mail in der Datenbank gespeichert.

In jedem Datensatztyp können "beliebig" viele Objekte verwaltet werden. In der regisafe-Benutzeroberfläche sind die Objekte vor allem zu sehen in Trefferlisten (Liste von Objekten) und Objektreitern (Details eines Objekts).

In regisafe wird ein Objektreiter geöffnet und in die Reiterleiste integriert, sobald der Benutzer ein Objekt öffnet (beispielsweise mit einem Doppelklick oder mit dem Befehl "Anzeigen"). Er dient dazu, die Daten zu einem Objekt anzuzeigen bzw. zu erfassen. Objektreiter bestimmter Organisationsstrukturen werden genauer auch als Schriftstück-Reiter (Dokumenten-Reiter), Sitzungs-Reiter usw. bezeichnet. In diesen Fällen muss zur Verdeutlichung immer ein Bindestrich verwendet werden.

Objektreiter sind jeweils in mehrere Detailreiter unterteilt, der erste Detailreiter (sofern die Reihenfolge vom Benutzer nicht anders konfiguriert wurde) ist immer "Allgemein". Weitere Detailreiter sind beispielsweise "Datei-Vorschau", "Unterschriften", "Notizen" sowie Reiter für über- und untergeordnete Objekte.

Die Reiterleiste enthält neben den Objektreitern immer auch die sogenannten Programmreiter.

Die öffentliche Verwaltung ist Teil der vollziehenden Gewalt (Exekutive). Jede Tätigkeit des Staates oder anderer Träger öffentlicher Gewalt, die weder der Gesetzgebung noch der Rechtsprechung zuzuordnen ist, fällt in den Bereich der Exekutive. Im engeren Sinne wird unter öffentlicher Verwaltung jedes administrative Handeln (Verwaltungshandeln) verstanden, das dem Vollzug von Vorschriften dient. Deshalb ist die Regierungstätigkeit (Regierungsgewalt) nicht Teil der Verwaltung im engeren Sinn.

Das Handeln der Verwaltung basiert auf Gesetzesgrundlagen und muss innerhalb der jeweiligen Verwaltungskompetenz stattfinden. Die Ausführung der Verwaltung ist hierarchisch organisiert; die Ausführungskontrolle obliegt der jeweils höheren Verwaltungseinheit (Behörde) und nicht einem gewählten Gremium. Oberste Behörden sind in der Regel die Ministerien, die Verwaltungsspitze ist der Minister.

Nach den Aufgaben der öffentlichen Verwaltung unterscheidet man zwischen der Eingriffsverwaltung (z.B. Gewerbeuntersagung), der Leistungsverwaltung (z.B. Gewährung von Sozialhilfe) und der Planungsverwaltung (z.B. Aufstellung eines Flächennutzungsplans).

Die Handlungsformen der öffentlichen Verwaltung können öffentlich-rechtlich oder privatrechtlich sein. Öffentlich-rechtlich handelt die Verwaltung bei der Hoheitsverwaltung und der sogenannten schlichten Hoheitsverwaltung, privatrechtlich im Verwaltungsprivatrecht, bei der Fiskalverwaltung und der erwerbswirtschaftlichen Betätigung.

Träger der öffentlichen Verwaltung sind der Bund, die Bundesländer und die Kommunen. Wird die Verwaltung durch Bund und Länder ausgeübt, spricht man von unmittelbarer Staatsverwaltung, werden andere Rechtsträger (z.B. Körperschaften, Anstalten oder Stiftungen des öffentlichen Rechts sowie beliehene (bewidmete) Unternehmer oder Handwerker privaten Rechts (z.B. eine Talsperren-AG, TÜV oder DEKRA) beauftragt, spricht man von mittelbarer Staatsverwaltung.

Archivieren auf optischen Datenspeichern.

Siehe: Archivieren

Siehe: optischer Dateispeicher

Hierarchische Anzeige des Aktenplans bzw. Findex zur Navigation und Kontrolle.

Bestandteil des Reiters "Finden & Wissen" des regisafe-Hauptfensters.

Physikalisches Ablegen eines Schriftstücks, sodass es nach sinnvollem Nachdenken schnell in der richtigen Akte/Ordner/Mappe wieder aufgefunden werden kann. Ablageschema kann z.B. ein Aktenplansein.

regisafe bietet für die Papier-Ablage eine Vielzahl von Ordnungsmitteln an.

regisafe ermöglicht die parallele Verwaltung von Papier- und elektronischen Akten, z.B. durch die Markierung "Papierakte vorhanden" bzw. "Papierdokument vorhanden" im Detailreiter "Aufbewahrung" von Akten/Vorgängen und Schriftstücken oder durch Programm-Module zur Digitalisierung von Papierunterlagen sowie Programmfunktionen zum Erstellen und Erfassen von Barcodes.

Sammlung mehrerer Schriftstücke, Bilder, Formulare etc. in einem Ordner, Hängemappe oder Sparhefter, die alle einer gleichen Sache, Projekt, Thema oder Vorgang zugeordnet sind.

Daten, die zwar noch in der Behörde aufbewahrt werden und jederzeit recherchierbar sind, die aber nicht für einen unmittelbaren Zugriff vorgehalten werden.

Der Übergang vom aktiven in den passiven Datenbestand erfolgt nach Abschluss der Bearbeitungsphase und Ablauf der Transferfrist.

(Quelle: Schriftenreihe der KBSt, Bd. 67)

Das regisafe-Modul für die Steuerung des Übergangs vom aktiven in den passiven Datenbestand und die Verwaltung des passiven Datenbestands ist die Altregistratur.

Siehe auch: aktiver Datenbestand

PDF (Abkürzung für "Portable Document Format") ist ein von Adobe entwickeltes plattformübergreifendes, offengelegtes Dateiformat für druckbare Dokumente. Die Verwendung von PDF ist weit verbreitet in der Druckvorstufe sowie zum Austausch elektronischer Dokumente. Der "Adobe Acrobat Reader" zum Anzeigen von PDF-Dateien steht kostenlos zur Verfügung.

PDF-Dateien können aus nahezu allen Anwendungen heraus über das Produkt "Adobe Acrobat" (jedoch nicht über das kostenlose Produkt "Adobe Acrobat Reader") erzeugt werden, auch andere Programme zur Erzeugung von PDF-Dateien existieren.

Das regisafe-Modul "Schriftstück-Viewer" kann PDF-Dateien anzeigen, indem es intern den "Adobe Acrobat Reader" (welcher auf dem Computer installiert sein muss) nutzt.

Das regisafe-Modul "PDF-Konverter" kann PDF-Dateien erzeugen, indem es das Produkt "Adobe Acrobat" nutzt, welches auf dem IQ-Server installiert sein muss, welcher die Konvertierung durchführt.

Bestimmte Methoden beim Umgang mit PDF wurden zur Erleichterung des Datenaustausches in der Druckvorstufe (als PDF/X) und zur Langzeitarchivierung von PDF-Dateien (als PDF/A) von der ISO genormt.

PDF/A ist ein als ISO-Norm verabschiedeter Standard zur Verwendung für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente. Untersagt sind darin Referenzen auf Ressourcen, die nicht in der Datei selbst enthalten sind und damit irgendwann nicht mehr zugänglich sein könnten. In einer PDF/A-Datei müssen in jedem Fall enthalten sein: alle benutzten Schriftarten, alle Bilder, Kennzeichnung als PDF/A mittels Metadaten im XMP-Format.

PDF/A-Dateien können mit dem "Adobe Acrobat Reader" und somit auch mit dem regisafe-Modul "Schriftstück-Viewer" angezeigt werden.

Das regisafe-Modul "PDF/A-Konverter Image-Compressor" kann PDF/A-Dateien erzeugen. Die integrierten und damit notwendigen Fremdprodukte hierfür sind in diesem Modul beinhaltet. Für die Konvertierung von Office-Dokumenten kann der Konverter um das Modul "PDF/A-Konverter Office" erweitert werden.

Die Genauigkeit einer Suche kann in regisafe als "Exakt" oder "Phonetik" festgelegt werden. Diese Einstellung gilt für Felder, die Text enthalten und auch für synonyme Begriffe.

Die beiden Möglichkeiten unterscheiden sich wie folgt:

Exakt: Die Treffer müssen die von Ihnen eingegebenen Suchbegriffe in genau der gleichen Schreibweise enthalten, wie Sie diese eingegeben haben (ohne Groß-/Kleinschreibung).

Phonetik: Die Suche berücksichtigt auch phonetisch gleich lautende Suchbegriffe, d.h. bei einem Suchbegriff "Mayer" werden z.B. auch "Meyer", "Meier" oder "Maier" gefunden.

Die Benutzer-Einstellung "Phonetische/Exakte Suche in Textfeldern", die es für jede Organisationsstruktur gibt, legt den Standard für alle Suchen fest, also auch für die Schnellsuche. Bei der erweiterten Suche kann die Such-Genauigkeit dagegen individuell festgelegt werden.

Die Reiterleiste im regisafe-Fenster stellt immer die Standard-Reiter "Start", "Suchen", "Finden & Wissen" und "Neu anlegen" zur Verfügung. Je nach Verwendung von Anwendungsmodulen können dazu weitere Reiter wie z.B. die Mail/Wiedervorlage oder der Terminkalender kommen. Diese Reiter werden auch genauer als Programmreiter bezeichnet. Ergänzt wird die Reiterleiste durch einen oder mehrere Objektreiter, die im Laufe der Arbeit mit regisafe geöffnet werden.

Die regisafe-Apps bieten Ihnen einen intuitiven und bequemen mobilen Zugriff auf regisafe-Daten.

Zu diesem Zweck stehen je zwei Apps für Android- und iOS-Betriebssysteme zur Verfügung:

- "regisafe-App" für mobilen Zugriff auf verschiedenste Dokumentarten und Adressen

- "regisafe-Capture-App" für die bequeme Übernahme von Bildern in regisafe

Darüber hinaus können die Recherche-Funktionen der regisafe-App auch über einen regisafe-Web-Client genutzt werden. Auf jedem Standardbrowser kann so mobil auf regisafe zugegriffen werden.

Basis der Apps und des Web-Clients ist das neue regisafe-Anwendungsmodul "regisafe Web Connect".

Die "regisafe-App" dient der Recherche in regisafe und hat folgenden Funktionsumfang:

- Zugriff auf Aktenzeichen, Akten/Vorgänge, Schriftstücke, Sitzungen und Adressen – rund um die Uhr und von überall.

- Übersichtliche Darstellung der beschreibenden Objektdaten oder der Detailinformationen.

- Bequemes Navigieren zwischen den einzelnen Objekten, z.B. vom Schriftstück zur zugehörigen Akte.

- Schriftstücke können in der App angezeigt werden, nach lokaler Zwischenspeicherung auch bei Offline-Betrieb.

- Zur Suche kann die Standard-Suche, aber auch eine leistungsfähige erweiterte oder übergreifende Suche genutzt werden.

- Zum schnelleren Zugriff stellt die App die regisafe-Favoriten zur Verfügung.

- Für die Kennzeichnung wichtiger Schriftstücke oder anderer regisafe-Objekte verwaltet die App auch eigene, lokale Favoriten.

- Bei Klick auf regisafe-Verweise in Mails und Terminen (IQO-Dateien) können die verbundenen Schriftstücke direkt auf dem mobilen Gerät geöffnet werden.

- Eine Telefonfunktion ermöglicht das Starten eines Telefonats aus einer Adresse heraus.

- Eine Adresse kann direkt auf einer Landkarte (Standardprogramm des Mobilgeräts) angezeigt werden und so z.B. als Zielpunkt einer Navigation dienen.

Die regisafe-Apps bieten Ihnen einen intuitiven und bequemen mobilen Zugriff auf regisafe-Daten.

Zu diesem Zweck stehen je zwei Apps für Android- und iOS-Betriebssysteme zur Verfügung:

- "regisafe-App" für mobilen Zugriff auf verschiedenste Dokumentarten und Adressen

- "regisafe-Capture-App" für die bequeme Übernahme von Bildern in regisafe

Darüber hinaus können die Recherche-Funktionen der regisafe-App auch über einen regisafe-Web-Client genutzt werden. Auf jedem Standardbrowser kann so mobil auf regisafe zugegriffen werden.

Basis der Apps und des Web-Clients ist das neue regisafe-Anwendungsmodul "regisafe Web Connect".

Die regisafe-Capture-App setzt die Verwendung der regisafe-App voraus und hat folgenden Funktionsumfang:

- Fotografieren von Objekten und Übernahme der Bilder nach regisafe.

- Aufruf entweder direkt oder aus Akten/Vorgängen heraus, die in der regisafe-App geöffnet sind.

-- Bei direktem Aufruf der Funktion: Speicherung der Bilder auf dem Klemmbrett der App und gesammelte Übertragung an regisafe, von wo sie über die Stapelverarbeitung einzeln bearbeitet und abgelegt werden können.

-- Bei Aufruf aus einer Akte heraus: Unmittelbare Ablage der Bilder in dieser Akte.

Unter regisafe-Client (Synonym: IQ-Client) wird die Client-Anwendung von regisafe verstanden.

Siehe dazu auch: "Client" oder "Client/Server-Anwendung"

regisafe-Anwendungsmodul, das die Basis für die regisafe-Apps und den regisafe-Web-Clients bildet. regisafe Web Connect stellt eine Webservice-Schnittstelle zur Verfügung. Das Modul nutzt die geprüfte und bewährte Basistechnologie SPIRIT.Node unseres Entwicklungspartners SPIRIT/21 AG. Die SPIRIT.Node ist bereits in sehr vielen sicherheitsrelevanten und teilweise BSI-konformen Projekten im Einsatz und wurde auch vom TÜV geprüft.

regisafe Web Connect stellt Folgendes bereit:

- Funktionen zur Gewährleistung einer hohen Performance

- Flexible Erweiterbarkeit

- Zahlreiche Sicherungsfunktionen

Durch die Möglichkeit, einzelne Module nachzuladen, stellt regisafe Web Connect neben der Anbindung von Apps und Web-Client die Funktionen für künftige Erweiterungen wie Anbindung von Fachverfahren über Webservice zur Verfügung.

Die Reiterleiste im regisafe-Fenster befindet sich unmittelbar unter der Titelzeile des Fensters und stellt immer die Standard-Reiter "Start", "Suchen", "Finden & Wissen" und "Neu anlegen" zur Verfügung. Je nach Verwendung von Anwendungsmodulen können dazu weitere Reiter wie z.B. die Mail/Wiedervorlage oder der Terminkalender kommen. Diese Reiter werden auch genauer als Programmreiter bezeichnet. Ergänzt wird die Reiterleiste durch einen oder mehrere Objektreiter, die im Laufe der Arbeit mit regisafe geöffnet werden.

Standardmäßig werden die wichtigsten Reiter direkt angezeigt, die übrigen sind mithilfe einer Pfeiltaste in der Reiterliste auswählbar. Welche Reiter standardmäßig angezeigt werden und in welcher Reihenfolge dies geschieht, kann jeder Anwender mithilfe des Befehls "Reiter anpassen" selbst festlegen.

Die Reiterleiste im regisafe-Fenster zeigt die wichtigsten Reiter direkt an, die übrigen sind auswählbar, wenn man mithilfe einer Pfeiltaste die vollständige "Reiterliste" öffnet.

Neben den Reitern enthält die Reiterliste auch den Befehl "Reiter anpassen" mit dessen Hilfe die Anzahl und die Reihenfolge der standardmäßig angezeigten Reiter festgelegt werden kann.

Sachbearbeiter:

Dieser Begriff gilt für alle Personen, die in regisafe "verwendet" werden, z. B. als Zuständige eines Vorgangs oder als Ausleiher einer Akte. Alle Benutzer sind immer auch Sachbearbeiter; es kann jedoch Sachbearbeiter geben, die keine Benutzer sind (z.B. der Bürgermeister, der nicht mit regisafe arbeitet).

Anwender:

Dieser Begriff gilt ganz allgemein für Personen, die mit Computer oder Software arbeiten

Benutzer:

Dieser Begriff gilt für einen bestimmten Benutzer, der mit regisafe arbeitet (z. B. als Sachbearbeiter eines Schriftstücks oder auch als Mail-Empfänger oder Lizenzinhaber)

Bestandteil des regisafe-Basis-Moduls.

Die Schnellsuche ist die Standard-Suchfunktion, die im Reiter "Suchen" für die einzelnen Organisationsstrukturen (z.B. Aktenplan oder Findex, Akten/Vorgänge oder Mappen oder Akten, Schriftstücke) aufgerufen wird. Die Schnellsuche ist in allen Organisationsstrukturen einheitlich. Sie bietet u.a. eine phonetische Suche, die Berücksichtigung von Synonymen sowie eine "Modulübergreifende Suchfunktion".

Neben der Schnellsuche bietet regisafe auch eine "Erweiterte Suche" an.

E-POST ist ein Service der Deutschen Post, mit dessen Hilfe laut eigener Aussage bequem und einfach Briefe versendet werden können. Rund um die Uhr, ganz ohne Öffnungszeiten. E-POST stellt dabei sicher, dass digitale Korrespondenz nicht von Dritten eingesehen werden kann.

Die Schnittstelle zu E-POST erweitert regisafe um einen zeit- und kostensparenden Versand von Briefen für gemeinsame Kunden von comundus regisafeund der Deutschen Post.

Folgende Funktionen umfasst die Schnittstelle:

- Erfassen vorhandener E-POST-Konten mit Zugangsdaten

- Begrenzung des Konto-Zugriffs auf Benutzer und Benutzergruppen nach Bedarf

- Funktionen zum Senden von E-POST und zum Abfragen des Sendestatus

- Beim Versand von E-POST stehen verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung (z.B. Duplex/Farbdruck)

- Vorschau für jedes zu versendende Schriftstück

- Versand eines separaten Briefes pro Empfänger bei Serienbriefen

- Statusabfrage der aktuellen Sendung nach dem Versand

- Protokollierung des Versands pro Schriftstück

Microsoft Outlook für Windows ist der verbreitete Personal Information Manager (PIM) der Firma Microsoft (Quelle: Wikipedia)

Ein regisafe-Modul "Schnittstelle zu Outlook" als solches existiert nicht. Es gibt folgende Schnittstellen zu Outlook (Details siehe entsprechenden Lexikoneintrag):

1) Adressübernahme von Outlook in Word

2) Adressübernahme von Outlook in regisafe

3) Terminübernahme von Outlook in regisafe

Es gibt noch zwei weitere Schnittstellen zu Outlook:

4) E-Mail Integration (ohne Mail/Wiedervorlage)

Diese ist Bestandteil des regisafe-Basis-Moduls. Sie ermöglicht den Versand von regisafe-Objekten über ein MAPI-fähiges System

5) Mail/Wiedervorlage (MailConnector/MAPI/Redemption)

Diese ist optionaler Bestandteil des Moduls Mail/Wiedervorlage. Sie ermöglicht den Empfang und Versand von E-Mails mit allen von regisafe unterstützten Outlook-Versionen.

Als Schriftgut bezeichnet man die Gesamtheit aller Schriftstücke.

In diesem Sinne werden alle Schriftstückein regisafe public unter dem Begriff Schriftgut zusammengefasst. Dementsprechend sind alle Befehle zu Schriftstücken im Start-Menü unter dem Eintrag Schriftgut enthalten.

Bestandteil des regisafe-public-Basis-Moduls zur Verwaltung jeder Art von Dateien (z.B. Texte, Tabellen, Grafiken, Scandokumente). Die Schriftgutverwaltung beinhaltet unter anderem auch die automatisierte Erstellung von Schriftstückenim jeweiligen Anwendungsprogramm, die Verwendung von Vorlagen und die Ablage per "Drag & Drop".

Der Begriff "Schriftstück" wird im weiteren Sinne synonym zum Begriff "Dokument" verwendet. Im engeren Sinne versteht man unter "Schriftstück" aber meist nur ein geschriebenes Dokument, das üblicherweise in Papierform vorliegt.

regisafe erweitert den Begriff Schriftstück so, dass auch alle Dateiformate (z.B. Word-Dateien, Excel-Dateien, aber auch Audio-Dateien, Video-Dateien oder ausführbare Programme) darunter zu verstehen sind.

In regisafe public werden alle zu verwaltenden elektronischen Dokumente als "Schriftstück" bezeichnet. Die Gesamtheit heißt dagegen "Schriftgut".

regisafe-Anwendungsmodul zur Dateivoransicht für nahezu 300 Dateiformate. Inklusive Blätternfunktion, Miniaturansicht bei mehreren Seiten, Drehen und Wenden einzelner und mehrerer Seiten.

Ein Serienbrief ist ein Dokument, das an viele Empfänger versendet wird. Adresse, Anrede und Teile des Inhalts sind meist personalisiert und können den Anschein eines persönlichen Anschreibens erwecken.

regisafe bietet komfortable Möglichkeiten, Serienbriefe auf Basis der gespeicherten Daten zu erstellen.

Ein Server ist ein Programm, welches auf die Kontaktaufnahme eines Client-Programmes wartet und nach Kontaktaufnahme mit diesem Nachrichten austauscht. Der Begriff Server wird umgangssprachlich auch oft verwendet, um Computer in einem Rechnernetz zu bezeichnen, auf denen eine Server-Anwendung ausgeführt wird. (Quelle: Wikipedia)

Für regisafe ist dies der IQ-Server. Siehe dazu auch: Client/Server-Anwendung

Der Begriff "Sitzung" bezeichnet in Verwaltungen und Unternehmen in der Regel das Zusammentreten von Personen zur Beratung von Sachverhalten. Dies geschieht in der Regel auf Basis einer Tagesordnung oder Agenda mit dem Ziel einer Beschlussfassung.

Bei den Personen kann es sich z.B. um die Mitglieder einer gesetzgebenden Körperschaft oder auch die Teilnehmer einer Arbeitsgruppe handeln.

Demgegenüber wird der Begriff Sitzung auch in Zusammenhang mit der Nutzung von Computern verwendet. Dort bezeichnet er - oft auch engl. Session genannt - die Zeitspanne zwischen An- und Abmeldung eines Benutzers.

Bestandteil des regisafe-Basis-Moduls.

Organisation von Sitzungsvorlagen, Protokollen und der dazugehörigen Schriftstücke sowie Abbildung aller Informationen zur Sitzung.

Die Sitzungsverwaltung ist kein "Sitzungsdienst-Programm", welches weitergehende Funktionen wie beispielsweise Sitzungsplanung, Protokollerstellung etc. beinhaltet. Hierzu bietet regisafe für den kommunalen Bereich das Modul "KommunalPLUS Sitzung".

Sitzungsvorlagen werden allgemein zur Vorbereitung von Sitzungen erstellt und beinhalten entscheidungsrelevante Aspekte zu einzelnen Tagesordnungspunkten. Sie dienen so als Grundlage für die Teilnehmer, um in der Sitzung zielgerichtet, qualifiziert und effektiv Beschlüsse fassen zu können und sollen ihnen den Einstieg in die Thematik erleichtern.

Im Bereich der kommunalen Sitzungsverwaltung gibt es darüber hinaus zahlreiche Anforderungen an Sitzungsvorlagen, sowohl was die Form angeht als auch in Bezug auf den Inhalt.

Begriffliche Verwirrung kann entstehen, da der Begriff "Vorlage" auch für Dokumentvorlagen (wie Briefbogen, Musterschreiben etc.) verwendet wird. Eine Sitzungsvorlage ist aber keine Dokumentvorlage, die als Grundlage zum Erstellen neuer Schriftstücke verwendet wird, sondern das oben beschriebene fertige Schriftstück. Allerdings gibt es in regisafe-Installationen sicherlich eine "Vorlage für Sitzungsvorlagen", also eine Dokumentvorlage, die für das Neuerstellen von Sitzungsvorlagen verwendet wird. Hier gilt es, sich im Bedarfsfall genau auszudrücken.

Das Start-Menü stellt im Reiter "Start" alle Befehle aller geladenen regisafe-Module zur Verfügung, für welche der Benutzer berechtigt ist. Das Start-Menü wird auch beim Klick mit der rechten Maustaste auf das regisafe-Symbol in der Windows-Taskleiste angeboten.

Der "Start"-Reiter ist der erste Reiter (sofern vom Benutzer nicht anders konfiguriert) des regisafe-Hauptfensters.

Er enthält das Hauptmenü sowie die (vom Benutzer anpassbaren) Start-Elemente.

Im Reiter "Suchen" des regisafe-Hauptfensters werden dem Benutzer sämtliche Suchfunktionen von regisafe angeboten.

regisafe enthält eine Synonym-Liste, in der Begriffe verwaltet werden, die bei der Suche in regisafe als gleichbedeutend behandelt werden sollen.

Beispiel: Bei entsprechender Definition in der Synonym-Liste findet eine Suche nach Müll auch Objekte (z.B. Schriftstücke), in denen stattdessen nur der Begriff Abfall vorkommt.

regisafe bietet eine Vielzahl an Einstellungs-Möglichkeiten, um die Funktionsweise an individuelle Bedürfnisse anzupassen.

regisafe unterscheidet dabei zwischen System-Einstellungen, die einheitlich in der gesamten regisafe-Umgebung gelten und Benutzer-Einstellungen, die nur für den einzelnen Benutzer gelten, der diese gesetzt hat. System-Einstellungen können in der Regel nur vom Administrator geändert werden.

Als Systemregistratur bezeichnet man eine Registratur, die nach einem bestimmten Schema, der sogenannten Ordnungsgrundlage, aufgebaut wird.

Eine Ordnungsgrundlage kann z.B. der Aktenplan sein, nach dem Akten gekennzeichnet und sortiert werden.

Eine Systemregistratur kann mit den unterschiedlichsten Ordnungsgrundlagen und Registraturmitteln realisiert werden.

Innerhalb einer Systemregistratur gibt es jedoch nur eine Ordnungsgrundlage und eine einheitliche, eindeutige Kennzeichnung des gewählten Registraturmittels.

Wir bieten für die Verwaltung von Schriftgut in einer Systemregistratur sowohl in physikalischer als auch in elektronischer Form über den gesamten Lebenszyklus von Schriftgut hinweg zahlreiche Lösungen. Angefangen von Ordnungsmitteln wie z.B. Mappen, über Möbel, bis hin zu Software-Lösungen, die die Parallelisierung von physikalischer und elektronischer Aktenführung ermöglichen.

Als Ordnungsgrundlage für regisafe public sind elektronische Aktenpläne für die Verwaltungen der verschiedene Bundesländer erhältlich sowie auch ein Aktenplan für Krankenhäuser.

Für Unternehmen ist in regisafe economie als Ordnungsgrundlage ein Findex mit Bereichsverwaltung enthalten.

Darüber hinaus bieten wir die Entwicklung, Anpassung oder Erweiterung individueller Ordnungsgrundlagen als Dienstleistung an.

Akten dienen der Untergliederung eines Aktenplans zur Ablage von Einzelfallakten. Akten existieren in Form von Papierakten und/oder als elektronische Akten. regisafe public unterstützt die elektronische Ablage von Akten im Rahmen des Aktenplans.

Die Begriffe "Akte" und "Vorgang" werden in der öffentlichen Verwaltung meist synonym verwendet. regisafe public verwendet daher den zusammengesetzten Begriff "Akte/Vorgang".

Bestandteil des regisafe-public-Basis-Moduls zur Unterteilung von Aktenzeichen in einzelne Akten bzw. Vorgänge.

Anwendungsprogramme wie regisafe verwenden meist nur ein oder wenige "zentrale" Fenster, welche die gesamte Anwendung repräsentieren und dem Benutzer vielseitige Interaktions- und Eingabemöglichkeiten bieten.

Im Gegensatz dazu werden Dialogfenster in verschiedenen Situationen von der Anwendung eingeblendet, um bestimmte Eingaben oder Bestätigungen zu ermöglichen.

Wenn in komplexen Fenstern, wie z.B. dem "regisafe-Fenster", ein Teilbereich angesprochen werden soll, so spricht man auch vom "Teilfenster". Im "regisafe-Fenster" gibt es z.B. im Reiter "Finden & Wissen" das Teilfenster "Zuordnungen".

Allgemein:

Ein Textbaustein ist ein Textfragment, das wiederkehrende Verwendung findet.

In der Textverarbeitung ist ein Textbaustein ein vorgefertigter Text, der in einen anderen Text eingefügt wird.

(Quelle: Wikipedia)

regisafe-Mail-Editor:

Für den regisafe-Mail-Editor können Textbausteine erstellt und in den Mail-Text eingefügt werden. Die entsprechenden Befehle befinden sich im Untermenü des Befehls "Textbaustein einfügen".

Das Erstellen bzw. Bearbeiten von Textbausteinen kann bei entsprechender Berechtigung direkt über die Auswahlfeld-Liste "Mail/Wiedervorlage | Textbausteine" erfolgen, oder über einen Editor, der mit dem Befehl "Textbausteine bearbeiten/erstellen..." im Untermenü des Befehls "Textbaustein einfügen" aufgerufen wird.

Eingefügt werden die Textbausteine an der Position der Einfügemarke über den Befehl "Textbausteine einfügen" oder über Eingabe des Textbaustein-Kürzels und Drücken der Taste F3.

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Mustertexte (KommunalPLUS):

KommunalPLUS bietet die Nutzung von sogenannten Mustertexten an, die in den Auswahlfeld-Liste "Textbausteine" des jeweiligen KommunalPLUS-Moduls erstellt und bearbeitet werden. Das Einfügen der Mustertexte erfolgt an der Position der Einfügemarke über die Auswahl der Kurzbezeichnung des Mustertextes im Feld "Mustertexte…" und Drücken der Eingabe-Taste.

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Autotexte (Microsoft-Word-Integration):

Die regisafe Word-Integration erlaubt über das IQ-Modul "DateitypDocAutotext" die Erstellung von Autotexten für Microsoft Word. Damit diese regisafe-Autotexte in Word-Dokumente eingefügt werden können, müssen sie zunächst in regisafe als einzelne Word-Dokumente abgelegt und anschließend als Vorlage für Word-Autotexte definiert werden. Das Einfügen der Autotexte erfolgt an der Position der Einfügemarke durch Aufruf des Befehls "Autotext regisafe", der ein Dialogfenster zur Auswahl des Autotexts öffnet, und Doppelklick auf den gewünschten Autotext oder Klicken auf "OK".

Das Modul Microsoft-Word-Integration kann beim Neuanlegen oder Aktualisieren von Word-Dateien regisafe-Daten an Textformularfelder von Word übergeben, z.B. den "Text" (Betreff), Benutzer-Zusatzdaten, die Adresse usw. Diese Funktion bietet sehr weitgehende Möglichkeiten der Automatisierung bei der Erstellung von Schriftstücken und stellt damit eine der wichtigsten Vorteile bei Verwendung von regisafe dar.

Damit die Übergabe automatisch funktioniert, müssen die gewünschten Textformularfelder entsprechend in die Vorlagen eingetragen werden.

TR RESISCAN ist die Bezeichnung für die technische Richtlinie 03138 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik, die das ersetzende Scannen thematisiert.

Hierbei wird unter dem „ersetzenden Scannen“ der Vorgang des elektronischen Erfassens von Papierdokumenten mit dem Ziel der elektronischen Weiterverarbeitung und Aufbewahrung des hierbei entstehenden elektronischen Abbildes (Scanprodukt) und der späteren Vernichtung des papiergebundenen Originals verstanden. (Auszug aus der Richtlinie).

regisafe unterstützt die Anwendung der TR RESISCAN für das verwaltete Schriftgut durch die Möglichkeit, für Aktenzeichen, Akten/Vorgänge und Schriftstücke optional einen zusätzlichen Reiter "TR RESISCAN" einzubinden. Dieser Reiter erlaubt die Erfassung von Schutzbedarf und Scanstrategie - hierzu existieren entsprechende Auswahlfeld-Listen -, der (gesetztlichen) Grundlage von Ausnahmen sowie Bemerkungen.

Allgemein wird der Begriff "Trefferlisten" für Listen verwendet, in welchen Ergebnisse von Suchfunktionen o.ä. angezeigt werden.

In regisafe sind Trefferlisten meist Bestandteil des Reiters "Finden & Wissen" des regisafe-Hauptfensters.

Im rechten Teilfenster des "Finden & Wissen"-Reiters werden alle Trefferlisten (z.B. aus einer Suchfunktion oder durch einen Klick auf einen Zuordnungs-Link) angezeigt. Zwischen mehreren Trefferlisten kann mit den Vor-/Zurück-Symbolen sowie dem Verlauf-Symbol gewechselt werden.

Unabhängig von den fest definierten Zuordnungen von Objekten können Sie in regisafe jedes Objekt mit beliebigen anderen Objekten verknüpfen. Welche Arten an Verknüpfungen möglich sind, kann in Anwendungsmodulen oder kundenspezifisch festgelegt werden. Standardmäßig sind aber immer allgemeine Verknüpfungen zwischen beliebigen Objekten möglich.

Verknüpfungen werden stets spiegelbildlich angelegt, d.h. die Verknüpfung wird sowohl im gerade bearbeiteten Objekt als auch im verknüpften Objekt eingetragen. Im Reiter "Finden & Wissen" werden vorhandene Verknüpfungen auch im Teilfenster "Zuordnungen" angezeigt; so können verknüpfte Objekte schnell und bequem per Mausklick angezeigt werden. Die Verknüpfungen bieten somit eine zusätzliche Möglichkeit, Informationen zu erschließen.

regisafe-Anwendungsmodul, das einen speziellen Objektreiter bietet, um Verträge mit Vertragsbeginn, Vertragsende, Laufzeit, Kündigungstermin, Vertragswert und weiteren vertragsbezogenen Daten zu erfassen. Aus dem Objektreiter heraus können über einen entsprechenden Befehl automatisiert Wiedervorlagen erstellt werden (sofern das Modul "Mail/Wiedervorlage" eingesetzt wird).

Ist zusätzlich das Modul "Terminkalender" im Einsatz, wird Vertragsbeginn und Kündigungstermin automatisch in einen eigenen Kalender eingetragen.

regisafe-Anwendungsmodul zur Verwaltung von Vertretungsregelungen.

Funktionsumfang:

- Pro Benutzer kann festgelegt werden, wer diesen Benutzer vertreten kann. Hierbei kann zwischen einer Gesamtvertretung und einer gruppenbezogenen Vertretung unterschieden werden. Bei einer gruppenbezogenen Vertretung können für jede Berechtigungs-Gruppe sowie die Anzeige der neuen Mails/Wiedervorlagen verschiedene Vertreter bestimmt werden. Bei einer Gesamtvertretung erhält der Vertreter im Vertretungsfall Zugriff auf alle Gruppen des Vertretenen und bekommt seine neuen Mails/Wiedervorlagen angezeigt.

- Diese Festlegungen können zentral von einem Administrator oder von jedem Benutzer eigenständig vorgenommen werden.

- Die Vertretung kann dann im Rahmen dieser Festlegung jederzeit an einen Vertreter übergeben oder von einem Vertreter übernommen werden.

- Eine zentrale Administration der aktiven Vertretungsfälle ist ebenfalls möglich.

regisafe-public-Anwendungsmodul, das eine getrennte Datenhaltung für separate Verwaltungsgebiete ermöglicht, falls z.B. ein Rathaus für mehrere Gemeinden zuständig ist. Schriftstücke können dann den entsprechenden Verwaltungseinheiten zugeordnet werden. Außerdem können Zugriffsberechtigungen für jede Verwaltungseinheit vergeben werden.

regisafe-Anwendungsmodul zur Suche in Dateiinhalten und Metadaten. Dabei werden Wortbestandteile und Wortanfängen, Phonetik und Synonyme berücksichtigt. Suchbereiche sind begrenzbar auf z.B. Aktenzeichen oder Bereich, Akten, Adressen. Die Dateien werden serverseitig indiziert.

Der Konverter "TXT-Konverter" ist Bestandteil des Moduls Volltext-Recherche, somit können Office-Dokumente (wie z.B. Word) sowie PDF-Dateien ohne weitere Module volltextindiziert werden. Um gescannte Dateien (TIFF-Dateien) zu indizieren, muss zusätzlich ein entsprechendes Konverter-Modul vorhanden sein ("OCR-Konverter" oder "PDF/A-Konverter Image-Compressor").

Vorgänge dienen der Untergliederung eines Aktenplans zur Ablage von Einzelfallakten. Vorgänge existieren in Form von Papierakten und/oder als elektronische Akten. regisafe public unterstützt die elektronische Ablage von Vorgängen im Rahmen des Aktenplans.

Die Begriffe "Akte" und "Vorgang" werden in der öffentlichen Verwaltung meist synonym verwendet. regisafe public verwendet daher den zusammengesetzten Begriff "Akte/Vorgang".

Unter einer "Vorlage" versteht man in regisafe ein Objekt (z.B. Schriftstück bzw.Dokument oder Akte/Vorgang bzw. Akte), welches beim Erstellen eines neuen Objekts als Kopiervorlage verwendet wird.

Beispiele:

1) Es wird ein Schriftstück bzw. Dokument "Vorlage Brief" als Vorlage definiert, das den Briefbogen etc. enthält und beim Erstellen eines neuen Briefes als Kopiervorlage verwendet wird. Meist enthält eine solche Vorlage variable Bestandteile (z.B. die Adresse, Name und Durchwahl-Nummer des Sachbearbeiters usw.), die beim Erstellen des neuen Objekts automatisch entsprechend gefüllt werden.

2) Akte/Vorgang bzw. Akte "Muster Personalakte" wird als Vorlage für neue Personalakten verwendet. Beim Anlegen einer neuen Personalakte wird die Untergliederung dieser Muster-Akte ("Bewerbung", "Vertrag" usw.) von der Vorlage kopiert.

Vorlagen, welche einmal definiert und ab dann allen berechtigten Benutzern zur Verfügung stehen, werden "Standard-Vorlagen" genannt. Diese werden über entsprechende Auswahlfeld-Listen verwaltet und können über den Befehl "Als Standard-Vorlage definieren" neu angelegt werden.

Im Gegensatz hierzu können beliebige Objekte einmalig als Vorlage für neue Objekte verwendet werden (Befehl "Kopieren").

XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen eingeführt wird, die an die öffentlichen Verwaltungen in Deutschland gesendet werden. ... Mit dem Standard XRechnung setzt Deutschland die Vorgaben des Europäischen Komitee für Normung (CEN) für die in einer elektronischen Rechnung enthaltenen Daten um. ...

XRechnung wurde im Rahmen der Vorgaben für den elektronischen Datenaustausch der öffentlichen Verwaltung (XML in der öffentlichen Verwaltung (XÖV)) entwickelt.

Die elektronische Rechnung ist konform zum Standard XRechnung, wenn sie in Form eines wohlgeformten XML-Dokuments ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, und wenn sie ausschließlich die Informationselemente des semantischen Datenmodells des Standards XRechnung (entsprechend ihrer Spezifikation) verwendet. Eine elektronische Rechnung im Standard XRechnung ist ein strukturierter Datensatz. Eine Office-Datei, eine PDF-Datei oder eine PDF-Datei mit eingebettetem XML sind keine elektronische Rechnung im Standard XRechnung.

Die Umsetzungsfrist für den Empfang elektronischer Rechnungen im Standard XRechnung ist der 27. November 2018 (für die obersten Bundesbehörden und die Verfassungsorgane des Bundes), der 27. November 2019 (für alle anderen Bundesbehörden, d. h. subzentrale öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber) und 18. April 2020 für die Länder. Ab dem 1. Januar 2019 wird die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) den Betrieb des Standards XRechnung übernehmen und bis Mitte 2018 ein Betriebskonzept dafür vorlegen.

(Quelle: wikipedia; Stand 05.03.2019)

regisafe unterstützt den Standard durch folgende Funktionalitäten:

- Der Schriftstück-Viewer zeigt die wesentlichen Angaben einer XRechnungen lesbar und strukturiert an.

- Bei der Ablage einer XRechnung als Schriftstück werden die Felder "Text" und "Datum" automatisch mit den wesentlichen Angaben aus der Rechnung befüllt.

zdA = zu den Akten

Mit der zdA-Verfügung endet die Bearbeitungsphase einer Akte und die Transferfrist beginnt.

Die zdA-Verfügung kann in regisafe als möglicher Bearbeitungsstatus hinterlegt werden. In Abhängigkeit von der Vergabe dieses Bearbeitungsstatus können dann weitere Funktionen ausgeführt werden, wie z.B. das automatische Setzen des Ende-Datums oder eine Änderung der Zugriffsberechtigung.

In der EDV werden Berechtigungen allgemein im Bereich der Datensicherheit verwendet, wenn es darum geht, Anwendern einer Software oder eines Betriebssystems bestimmte Aktionen zu erlauben oder zu verbieten. Neben "Berechtigung" wird dabei auch oft der Begriff "Recht" synonym oder ähnlich verwendet.

Eine "Zugriffsberechtigung" in regisafe erlaubt oder verbietet es Benutzern, auf bestimmte Objekte lesend oder schreibend zuzugreifen. Abhängig von Zugriffsberechtigungen zeigt die Benutzeroberfläche demnach in Listen oder Suchergebnissen unterschiedliche Objekte an. Die Zugriffsberechtigungen werden bei der Bearbeitung von Objekten festgelegt.

"Zugriffsberechtigung" kann auch abgekürzt werden als "Zugriff", das gilt insbesondere für die Begriffe "Lesezugriff", "Schreibzugriff" und "Vollzugriff".

Siehe auch: Berechtigung

Der Begriff "Zuordnung" wird in regisafe in unterschiedlichem Zusammenhang verwendet:

Eine Organisationsstruktur kann per Definition einer anderen Organisationsstruktur zugeordnet sein. Diese grundsätzliche Festlegung ist programmseitig vorgegeben und kann über die Benutzeroberfläche nicht geändert werden. Als Folge solch einer Zuordnung besteht in den Objekten der betroffenen Organisationsstrukturen die Möglichkeit, Objekte der anderen Organisationsstruktur auszuwählen - i.d.R. durch Füllen eines entsprechenden Feldes.

Beispiel: Für Objekte der Organisationsstruktur "Akten-/Vorgangsverwaltung" ist i.d.R. die Zuordnung zu Objekten der "Aktenplanverwaltung" und der "Adressverwaltung" möglich. Demnach können in Akten/Vorgängen Aktenzeichen und Adressen eingetragen werden. Die Zuordnung lässt sich auch hierarchisch definieren, so sind z.B. Akten/Vorgänge immer den zugeordneten Aktenzeichen untergeordnet!

Die Zuordnung zwischen Objekten in regisafe ermöglicht den Benutzern das schnelle Finden von zugehörigen (also zugeordneten) Objekten. So bietet das Teilfenster "Zuordnungen" des Reiters "Finden & Wissen" Links zu zugeordneten Objekten an, sobald in der Trefferliste ein Objekt markiert ist. In einem geöffneten Objekt werden zugeordnete Objekte anderer Organisationsstrukturen in je einem eigenen Detailreiter angezeigt.

Im Gegensatz zu den beschriebenen Zuordnungen bietet regisafe auch die Möglichkeit, beliebige Objekte miteinander zu verknüpfen. In diesem Fall besteht nur eine lose Verbindung ohne feste Definition der jeweiligen Organisationsstruktur.

Der Begriff Zuordnung wird außerdem verwendet, wenn es darum geht, Dokumente in regisafe abzulegen.

Zu diesem Zweck wird die Funktion "Bestehende Datei zuordnen" verwendet. Sie erlaubt es, beliebige bestehende Dateien aus Ihrem Windows-Dateisystem auszuwählen und als regisafe-Schriftstück abzulegen.

Von Zuordnung wird auch gesprochen, wenn Dokumente als Stapel gescannt werden und die enthaltenen Dokumente anschließend Schriftstücken zugeordnet (abgelegt) werden.

Teilfensters des Reiters "Finden & Wissen" des regisafe-Hauptfensters. Abhängig vom derzeit ausgewählten Objekt (im Ordnungsbaum bzw. einer Trefferliste) werden hier alle Zuordnungen zu diesem Objekt als Links angeboten. Ein Klick auf einen solchen Link zeigt die zugeordneten Objekte in einer Trefferliste an.

Das Modul "Filemerger" stellt eine optionale Erweiterung der Module "PDF/A-Konverter Image-Compressor" und "PDF/A-Konverter Office" dar. Es bietet die Möglichkeit, aus mehreren Schriftstücken automatisch ein neues Schriftstück der speziellen Art "Zusammengeführte Datei" zu erstellen.

Ein Schriftstück dieser Art bietet einen eigenen Reiter "Inhalt" an, in den beliebige andere Schriftstücke sortiert eingefügt werden können. Nach Speichern eines solchen Schriftstücks erzeugt der PDF/A-Konverter automatisch eine PDF-Datei auf Basis der Inhaltsliste und versieht diese Datei mit einer fortlaufenden Paginierung.

Zusammengeführte Dateien können unter anderem dazu genutzt werden, um den Inhalt von Akten in einem Dokument zusammenzuführen und zu archivieren oder weiterzuleiten (z.B. als "Gerichtsakte").

Zurzeit gilt hier die Einschränkung, dass von jedem Schriftstück der Inhaltsliste jeweils nur die Hauptdatei der einzelnen Schriftstücke in die zusammengeführte PDF-Datei übernommen wird: zusätzliche Dokumentdateien im Schriftstück (Anlagen) und darüber hinausgehende "Metadaten" (z.B. Signaturen) werden zurzeit noch nicht in zusammengeführte Dateien integriert.

Bei der Definition eines Benutzers oder einer Benutzergruppe in der regisafe-Benutzerverwaltung werden zum einen die Benutzergruppen festgelegt, denen er/sie angehört.

Zum anderen können zusätzliche Zugriffsberechtigungen angegeben werden, die festlegen, dass der Benutzer bzw. die Mitglieder einer Gruppen außerdem auf Objekte angegebener Benutzer und Benutzergruppen mit Lese- oder Vollzugriff zugreifen dürfen.

Im Unterschied zur "direkten" Zuordnung zu Benutzergruppen findet bei einer "zusätzlichen Zugriffsberechtigung" keine Vererbung von Zusatzdaten und Berechtigungen statt. Auch werden die betreffenden Gruppen und Benutzer in der hierarchischen Anzeige (z.B. in den Zugriff-Feldern oder bei Mail- Empfänger) unter der entsprechenden Gruppe nicht angezeigt.