Anwendungsmodule von regisafe

regisafe ist modular aufgebaut und daher auf die jeweiligen Bedürfnisse der Verwaltung anpassbar. regisafe bietet die Anwendungsmodule in unterschiedlichen Paketen an, die auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Nutzer abgestimmt sind.

• Die einzelnen Anwendungsmodule werden programmtechnisch durch das Laden unterschiedlich vieler IQ-Module aktiviert. Eine Liste aller IQ-Module finden Sie in der Administrator-Dokumentation.

Die wichtigsten Editionen und deren Anwendungsmodule werden im Anschluss kurz beschrieben. Jede Edition kann jeweils individuell um weitere Anwendungsmodule ergänzt werden. Grundlage ist jedoch mindestens die Standard-Edition.

Die regisafe-Standard-Edition enthält folgende Anwendungsmodule:

1. Aktenplanverwaltung
   Dieses Modul ermöglicht Ihnen die Verwendung von Aktenzeichen.
2. Akten-/Vorgangsverwaltung
   Dieses Modul ermöglicht Ihnen die Verwendung von Akten/Vorgängen.
3. Sitzungs-Verwaltung
   Dieses Modul ermöglicht Ihnen die Verwendung von Sitzungen.
4. Schriftgutverwaltung (inkl. Scannen)
   Dieses Modul ermöglicht Ihnen die Verwendung von Schriftstücken.
5. E-Mail-Integration (MAPI-fähiges System)
   Dieses Modul ermöglicht Ihnen das Versenden von E-Mails über ein externes E-Mail-System (z.B. Outlook). Dieses Modul wird in der Regel nur benötigt, wenn Sie das umfangreichere Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage nicht einsetzen.
6. Druckfunktion
   Dieses Modul ermöglicht Ihnen das Drucken verschiedener regisafe-Ansichten und des Aktenplans.
7. Volltext-Recherche
   Dieses Modul kann Ihre gesamten Schriftstücke nach Textinhalten indiziert durchsuchen.
8. Schriftstück-Viewer
   Dieses Modul zeigt Ihnen alle Schriftstücke blitzschnell in einer Vorschau an.
9. Schriftgut-Scanner
   Dieses Modul ermöglicht Ihnen das Scannen von Schriftstücken und erweitert den Schriftstück-Viewer um eine optimierte Darstellung von TIFF-Dateien inkl. Miniaturansicht.
10. Versionskontrolle
    Dieses Modul verwaltet Versionen Ihrer Schriftstücke.
11. Erweiterte Benutzerverwaltung
    Dieses Modul ermöglicht Ihnen eine dezentrale Benutzerverwaltung, z.B. durch mehrere Bereichs-Administratoren und das Anlegen und Verwalten mehrerer Benutzer-Einstellungen-Standards.
12. Kommunalpaket
    Das Kommunalpaket bietet Eingabemasken für verschiedene spezielle Akten- und Schriftstückarten, z.B. Fundakte oder Posteingangserfassung, sowie die Möglichkeit, parallel zum aktuellen Aktenplan einen alten Aktenplan vorzuhalten oder Angaben zum Ersetzenden Scannen nach der TR RESISCAN zu machen.

Die regisafe-Pro-Edition enthält zusätzlich folgende Anwendungsmodule:

• Vertretungsregelung
  Dieses Modul ermöglicht die Verwaltung der Vertretungsregelungen zentral durch einen Administrator oder individuell durch den einzelnen Benutzer. Dabei kann zwischen einer Gesamtvertretung durch einen Vertreter oder gruppenbezogene Vertretungen durch mehrere Vertreter unterschieden werden.
• Aktivitätsprotokoll
  Dieses Modul erlaubt die Protokollierung sämtlicher Änderungsaktivitäten, sonstiger Aktivitäten (z.B. Mail senden) und optional auch Lesezugriffe für ein Objekt, wobei je Organisationsstruktur gesondert die Konfiguration der Protokollierung festgelegt werden kann. Die Anzeige des Aktivitätsprotokolls kann berechtigungsabhängig erfolgen.
• Fälschungssicherer Dateispeicher
  Dieses Modul enthält Funktionen zur Kontrolle gespeicherter Daten. Sie können damit unberechtigte Änderungen an Ihren Daten sicher erkennen und nachweisen.
• Synchronsicherung
  Dieses Modul besteht aus den beiden Bestandteilen Datenbank-Synchronsicherung und Dateispeicher-Synchronsicherung, die auch einzeln installiert und genutzt werden können. Die Datenbank-Synchronsicherung speichert alle Änderungen in einer Datenbank in chronologischer Abfolge und ermöglicht so eine Rekonstruktion der Vorgänge, die seit der letzten Datensicherung ausgeführt wurden. Die Dateispeicher-Synchronsicherung schreibt sämtliche neu angelegte oder geänderte Dateien eines Dateispeichers zusätzlich auf ein weiters Speichermedium.
• Elektronische Signatur
  Dieses Modul ermöglicht Ihnen das Unterschreiben von Schriftstücken direkt in regisafe. Dabei ist es möglich die regisafe-eigene Passwort-Signatur und eine qualifizierte Signatur mit Chip-Karte zu kombinieren.
• Mail/Wiedervorlage
  Dieses Modul verwaltet Ihre Wiedervorlagen und versendet E-Mails oder Faxe.
• Mail-Transfer (via SMTP/POP3)
  Dieses Modul ermöglicht den direkten Austausch von E-Mails mit einem externen Mailserver (beispielsweise eines Internet-Providers), ohne dass ein Mailprogramm wie Outlook oder die MAPI-Schnittstelle benötigt wird.
• Terminkalender
  Dieses Modul dient der einfachen Verwaltung Ihrer Termine bzw. der Verwaltung Ihrer Ressourcen.
• Adressverwaltung (inkl. Serienbriefverwaltung)
  Dieses Modul ermöglicht Ihnen die Verwaltung Ihrer Adressdatenbank und erlaubt die Zusammenstellung beliebiger Verteiler.
• Telefonwahl
  Mit diesem Modul können Sie bequem telefonieren. Voraussetzung ist das Modul Adressverwaltung.

Darüber hinaus gibt es noch zahlreiche weitere Anwendungsmodule und Speziallösungen, unter anderem die Folgenden:

• Archivverwaltung
  Dieses Modul bietet eine Bestandsverwaltung für Archive mit speziellen Erfassungsmasken, wobei Daten aus regisafe automatisiert ins Archiv übernommen werden können.
• Bildarchiv
  Dieses Modul dient dem Aufbau und der Verwaltung eines elektronischen Bildarchivs. Es bietet spezielle Erfassungsmasken für bildbeschreibende Angaben. Empfohlen ist dazu der THUMB-Konverter.
• Etiketten-, Barcode- und Beschriftungsdruck
  Dieses Modul ermöglicht Ihnen die Gestaltung und den Druck von Etiketten und Beschriftungen auf Basis Ihrer gespeicherten Daten (z.B. Adressen).
• Exchange-Synchronisation
  Bei gleichzeitiger Verwendung von Mails/Wiedervorlagen in regisafe und Outlook bzw. Exchange sorgt dieses Modul für eine permanente Synchronisation von Mails, Terminen und Adressen im Hintergrund, so dass Anwender parallel und effizient sowohl mit regisafe als auch mit Outlook arbeiten. Da in der Regel mobile Geräte bereits mit dem Exchange-Server verbunden sind, erscheinen die Mails, Termine und Adressen aus REGISAFE auch auf diesen Geräten.
• Etiketten-, Barcode- und Beschriftungsdruck für Systemetiketten
  Dieses Modul ist eine Erweiterung des Moduls Etiketten-, Barcode- und Beschriftungsdruck um die Funktionalität, Farbcodierungen zu definieren und damit sogenannte Signalfelder zu drucken. Voraussetzung ist das Modul Etiketten-, Barcode- und Beschriftungsdruck.
• Import/Export-Schnittstelle
  Mit diesem Modul können Daten mit Fachprogrammen ausgetauscht werden. Bestandteil dieses Moduls ist auch die regisafe-Standardschnittstelle regisafe-Connector.
• Mobil
  Dieses Modul erlaubt es Ihnen, regisafe auch ohne Netzwerkanbindung zu nutzen.
• regisafe-Apps und Web-Client
  Die regisafe-App bietet einen mobilen Zugriff auf verschiedenste Dokumentarten und Adressen. Die regisafe-Capture-App erlaubt die bequeme Übernahme von Fotos in regisafe. Darüber hinaus können die Recherche-Funktionen auch über einen Web-Client genutzt werden. Auf jedem Standardbrowser kann so mobil auf regisafe zugegriffen werden.
• Registraturverwaltung
  Dieses Modul ermöglicht das Verwalten der Aktenanforderungen (auch mit Barcode) sowie der Aktenausgabe und -rückgabe und der Standortbestimmung der Akte. Voraussetzung ist das Modul Etiketten-, Barcode- und Beschriftungsdruck.
• Schriftgut-Scanner Barcode
  Dieses Modul ermöglicht es, Schriftstücke mit einem Barcode zu versehen. Mithilfe dieses Barcodes können die auf Papier weiterbearbeiteten Schriftstücke eingescannt und automatisch zugeordnet werden. Voraussetzung ist das Modul Schriftgut-Scanner, empfohlen ist darüber hinaus das Modul Etiketten-, Barcode- und Beschriftungsdruck.
• Schriftgut-Scanner Capture
  Dieses Modul ermöglicht die automatisierte Zuordnung gescannter Seiten anhand definierbarer Regeln. Voraussetzung ist das Modul Schriftgut-Scanner, empfohlen ist darüber hinaus der OCR-Konverter.
• Spooldaten-Import
  Dieses Modul ermöglicht den automatisierten Import von Massenbelegen, die durch Fachanwendungen erzeugt werden, anhand definierbarer Regeln. Voraussetzung ist das Modul Schriftgut-Scanner.
• Workflow
  Dieses Modul ermöglicht Ihnen das Definieren von Bearbeitungswegen für regisafe-Objekte wie z.B. Schriftstücke und stellt deren Abarbeitung nachvollziehbar dar.