Adressen für Serienbriefe verwenden

Adressen lassen sich hervorragend zur Erstellung von Serienbriefen verwenden. Dazu werden die Adressen einem Serienbrief-Schriftstück zugeordnet. In der Folge werden diese Adressen in den Serienbrief übernommen und nach bestimmten Regeln formatiert.

Anleitung

So gehen Sie vor, um Adressen für Serienbriefe zu verwenden: 

  1. Erstellen Sie den Serienbrief zunächst wie üblich.
    Achten Sie darauf, bei der Auswahl der Vorlage eine Serienbrief-Vorlage zu verwenden.
    1. Der Objektreiter dem Detailreiter Allgemein wird geöffnet.
  2. Bearbeiten Sie neben den sonstigen Feldern auch das Feld Adresskennung, um das Schriftstück den Adressen für den Serienbrief zuzuordnen.
    Klicken Sie dazu auf das Pfeilsymbol .
    • Ein Kontextmenü wird aufgeklappt, in dem Sie eine Adresse suchen, neu anlegen oder entfernen können.
  3. Wählen Sie einen der Befehle des Kontextmenüs, um den Inhalt des Felds zu bearbeiten.

    4. Schaltfläche

    		 Bedeutung
    <Objekt>

    Zeigt Details zum Objekt und öffnet ein Untermenü mit folgenden Befehlen:
     Anzeigen
    Zeigt das zugeordnete Objekt in einem neuen Objektreiter an.
     Bearbeiten
    Zeigt das zugeordnete Objekt im Änderungsmodus an, sodass es sofort bearbeitet werden kann.
     Entfernen
    Entfernt die Zuordnung aus dem Feld.

    • Details werden für bis zu maximal sieben Objekte angezeigt.
    Alle <Objektart> anzeigen
    • Wird nur angeboten, wenn in dem Feld mehrere Einträge vorhanden sind.

    Öffnet einen Detailreiter der zugeordneten Objektart. In diesem werden die Objekte in einer Liste angezeigt.
    Alle <Objektart> entfernen
    • Wird nur angeboten, wenn in dem Feld mehrere Einträge vorhanden sind.

    Entfernt alle Objekt der ausgewählten Objektart.
    Verlauf

    Öffnet ein Untermenü, das den Verlauf bzw. die Favoriten des jeweiligen Objekts anzeigt. Wenn Sie auf einen Eintrag im Untermenü klicken, ersetzt diese Auswahl einen ggf. bereits vorhandenen Eintrag in dem Feld. Dieses können Sie umgehen, indem Sie während des Klickens die Strg-Taste gedrückt halten. In diesem Fall wird der ggf. bereits vorhandene Eintrag ergänzt.

     

    Sofern mehr Einträge vorhanden sind als in dem Menü angezeigt werden, dann wird ein zusätzlicher Menüpunkt Alle <Objekte> aus dem Verlauf anzeigen bzw. Alle Favoriten anzeigen angeboten, mit dem Sie die entsprechende Liste im Reiter Finden & Wissen öffnen können.
    Nachdem Sie in einer solchen Liste ein oder mehrere Objekte markiert haben, wählen Sie die Schaltfläche Übernehmen, um sie in das bearbeitete Feld zu übernehmen.
    regisafe öffnet das Dialogfenster <Objekt> - Zuordnung, welches neue und ggf. bereits vorhandene Objekte anzeigt. Bei bereits vorhandenen Objekten ist das Wort "Beibehalten:" vorangestellt. Durch Setzen der entsprechenden Markierungen können Sie wählen, ob die ggf. vorhandenen Objekte mit dem neuen Objekt ergänzt oder durch dieses ersetzt werden sollen.

    • Wenn sich keine Objekte im Verlauf oder den Favoriten befinden, wird der Menüeintrag nicht angezeigt.
    Favoriten
    Suche <Objekt>...

    Öffnet die Suche nach passenden Objekten.

     

    Nachdem Sie ein oder mehrere Objekte gefunden und in der Liste markiert haben, wählen Sie die Schaltfläche Übernehmen, um sie in das bearbeitete Feld zu übernehmen.
    regisafe öffnet das Dialogfenster <Objekt> - Zuordnung, welches neue und ggf. bereits vorhandene Objekte anzeigt. Bei bereits vorhandenen Objekten ist das Wort "Beibehalten:" vorangestellt. Durch Setzen der entsprechenden Markierungen können Sie wählen, ob die ggf. vorhandenen Objekte mit dem neuen Objekt ergänzt oder durch dieses ersetzt werden sollen.
    <Objekt> neu anlegen

    Wechselt in den regisafe-Programmreiter Neu anlegen, in dem Sie aus den verschiedenen Arten des Objekts (z.B. Personenadresse oder Firmenadresse) wählen können, und öffnet anschließend einen leeren Reiter des ausgewählten Objekts.

     

    Speichern Sie das neue Objekt mit OK und klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen, um es in das bearbeitete Feld zu übernehmen.
    regisafe öffnet das Dialogfenster <Objekt> - Zuordnung, welches neue und ggf. bereits vorhandene Objekte anzeigt. Bei bereits vorhandenen Objekten ist das Wort "Beibehalten:" vorangestellt. Durch Setzen der entsprechenden Markierungen können Sie wählen, ob die ggf. vorhandenen Objekte mit dem neuen Objekt ergänzt oder durch dieses ersetzt werden sollen.
    Zuordnung ändern
    • Dieser Befehl erscheint nur bei Zuordnungen für solche Objekte, die im Ordnungsbaum angezeigt werden, wie z.B. Aktenzeichen oder Akten/Vorgänge.

    Öffnet den Zuordnungsdialog, über den Sie eine neue oder zusätzliche Zuordnung auswählen können und eine bereits im Feld vorhandene beibehalten können.

  4. Speichern Sie die Eingaben im Objektreiter mit OK.
    1. Die Adressen sind nun dem bearbeiteten Serienbrief-Schriftstück zugeordnet.
      regisafe öffnet nun diesen Brief und legt für jede zugeordnete Adresse einen Brief an, indem er die Adresse automatisch in den Briefkopf einträgt und korrekt formatiert.
    2. Noch einfacher lassen sich Adressen für Serienbriefe mithilfe von Verteilern zuordnen.
      Siehe dazu: Verteiler für Serienbriefe verwenden
      Sie können Serienbriefe aber auch auf Basis von Adressen in Office-Datenquellen erstellen.
      Siehe dazu in der Benutzer-Dokumentation das Thema Serienbriefe aus Office-Datenquellen erstellen.