Aussonderung von Adressen verwenden (Übersichtsfenster)
Mithilfe der Aussonderung können Sie Adressen aus dem Datenbestand löschen, deren Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist. Die Aufbewahrungsdauer wird wahlweise aufgrund der festgelegten Aufbewahrungsfrist der einzelnen Adressen ermittelt, oder die Aufbewahrungsdauer von Adressen gilt z.B. dann automatisch als abgelaufen, wenn zu allen in diesen Adressen enthaltenen Akten/Vorgängen oder Schriftstücken die Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist.

Durch die Aussonderungsfunktion können Sie Ihren Datenbestand von veralteten Daten bereinigen; gleichzeitig können Sie mit diesem Befehl sicherstellen, dass Adressen, die nach Ablauf der eingetragenen Aufbewahrungsdauer gelöscht werden müssen, auch tatsächlich gelöscht werden.
- Sondern Sie in regelmäßigen Abständen Ihre Adressen aus: Denn so vermeiden Sie unnötiges Anzeigen von Informationen, die Sie schon lange nicht mehr benötigen.
Die Aussonderung findet in drei Schritten statt:
- Erstellen einer Aussonderungsliste nach festzulegenden Kriterien und Festlegen der Freigabestufen für diese Liste.
Siehe: Neue Aussonderungsliste erstellen - Prüfung und Bearbeitung der Aussonderungsliste, um Adressen von der Aussonderung auszunehmen, die trotz Ablauf der Aufbewahrungsdauer nicht ausgesondert werden sollen.
Siehe: Aussonderungsliste bearbeiten - Durchführung der Aussonderung (= Löschen der Schriftstücke oder Akten/Vorgänge inklusive aller enthaltenen Schriftstücke).
Siehe: Objekte aussondern

So starten Sie die Aussonderung:
- Wählen Sie im Start-Menü unter
Adressen den Befehl
Aussonderung.
- Markieren Sie eine bestehende Aussonderungsliste und wählen Sie die Schaltfläche Aussondern.
- Die Aussonderungsliste wird geöffnet.
- Alternativ starten Sie die Aussonderung direkt im Anschluss an das Bearbeiten oder Neuerstellen einer Aussonderungsliste im jeweiligen Dialogfenster.
Bevor Sie die Aussonderung starten:
Prüfen Sie immer, ob die Einstellungen in der Aussonderungsliste korrekt sind!
Siehe: Aussonderungsliste bearbeiten.
Der Befehl "Aussonderung" steht unter folgenden Bedingungen zur Verfügung:
- Sie besitzen die Berechtigung Aussondern der Gruppe Adressverwaltung. Zu den einzelnen Teilaufgaben der Aussonderung gibt es weitere, detailliertere Berechtigungen (siehe Berechtigungen für Adressen).
- In den System-Einstellungen der Adressverwaltung wurde die Einstellung Aufbewahrungsdauer läuft abnicht auf den Wert Aufbewahrungsdauer läuft nie ab gesetzt.
- Die Aussonderungsfunktion wurde nicht in der Konfigurationsdatei des IQ-Servers deaktiviert (dies kann nur der Administrator für die gesamte regisafe-Umgebung tun).
Anleitung
So sondern Sie Adressen aus:
- Markieren Sie im Dialogfenster Aussonderung eine bestehende Aussonderungsliste.
- Alternativ erstellen Sie eine neue Aussonderungsliste. Dazu wählen Sie die Schaltfläche Neue Liste.
Eine ausführliche Beschreibung zur Erstellung neuer Aussonderungslisten finden Sie unter Neue Aussonderungsliste erstellen.
- Alternativ erstellen Sie eine neue Aussonderungsliste. Dazu wählen Sie die Schaltfläche Neue Liste.
- Wählen Sie einen der folgenden Befehle für die markierte Aussonderungsliste:
Liste freigeben, Liste löschen, Liste öffnen..., Zugriff/Freigabe ändern oder Aussondern. - Bevor Sie die Aussonderung starten, sollten Sie sich vergewissern, dass die Einstellungen der Aussonderungsliste korrekt sind. Die betroffenen Adressen werden angezeigt, wenn Sie den Befehl Liste bearbeiten wählen.
Beachten Sie außerdem die Aussonderungsregeln, die in Ihrer Organisation festgelegt sind! Die regisafe-Aussonderungsfunktion kann Ihnen lediglich Adressen zur Aussonderung vorschlagen. Ob diese Objekte tatsächlich ausgesondert und damit gelöscht werden sollen, müssen Sie selbst anhand Ihrer Organisations-Regeln entscheiden! - Beenden Sie die Aussonderung mit der Schaltfläche Schließen.

Feld | Bedeutung |
Liste freigeben |
Gibt die markierte Aussonderungsliste frei zur Aussonderung. Wenn für diese Liste mehrere Freigabestufen eingetragen sind, können nach dieser Freigabe die Benutzer der nächsten Stufe die Freigabe erteilen. Wenn keine weitere Stufe vorhanden ist, kann die Liste ausgesondert werden. Diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn Sie aktuell berechtigt sind, eine Liste freizugeben. |
Liste löschen |
Löscht die markierte Aussonderungsliste. |
Liste öffnen... |
Öffnet ein Dialogfenster, in dem die markierte Aussonderungsliste bearbeitet werden kann. |
Zugriff/Freigabe ändern | Ermöglicht es, die Detail-Rechte auf Aussonderungslisten zu vergeben oder zu ändern sowie die Freigabe-Stufen festzulegen. |
Aussondern |
Startet die Aussonderung nach den Angaben der markierten Aussonderungsliste. |