Aussonderung von Adressen verwenden (Übersichtsfenster)

Mithilfe der Aussonderung können Sie Adressen aus dem Datenbestand löschen, deren Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist. Die Aufbewahrungsdauer wird wahlweise aufgrund der festgelegten Aufbewahrungsfrist der einzelnen Adressen ermittelt, oder die Aufbewahrungsdauer von Adressen gilt z.B. dann automatisch als abgelaufen, wenn zu allen in diesen Adressen enthaltenen Akten/Vorgängen oder Schriftstücken die Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist.

Die Aussonderung findet in drei Schritten statt:

Erstellen einer Aussonderungsliste nach festzulegenden Kriterien und Festlegen der Freigabestufen für diese Liste.
Siehe: Neue Aussonderungsliste erstellen
Prüfung und Bearbeitung der Aussonderungsliste, um Adressen von der Aussonderung auszunehmen, die trotz Ablauf der Aufbewahrungsdauer nicht ausgesondert werden sollen.
Siehe: Aussonderungsliste bearbeiten
Durchführung der Aussonderung (= Löschen der Schriftstücke oder Akten/Vorgänge inklusive aller enthaltenen Schriftstücke).
Siehe: Objekte aussondern

Anleitung

So sondern Sie Adressen aus:

Markieren Sie im Dialogfenster Aussonderung eine bestehende Aussonderungsliste.
- Alternativ erstellen Sie eine neue Aussonderungsliste. Dazu wählen Sie die Schaltfläche Neue Liste.
  Eine ausführliche Beschreibung zur Erstellung neuer Aussonderungslisten finden Sie unter Neue Aussonderungsliste erstellen.
Wählen Sie einen der folgenden Befehle für die markierte Aussonderungsliste:
Liste freigeben, Liste löschen, Liste öffnen..., Zugriff/Freigabe ändern oder Aussondern.

Welche Auswirkungen haben diese Befehle?

Feld	Bedeutung
Liste freigeben	Gibt die markierte Aussonderungsliste frei zur Aussonderung. Wenn für diese Liste mehrere Freigabestufen eingetragen sind, können nach dieser Freigabe die Benutzer der nächsten Stufe die Freigabe erteilen. Wenn keine weitere Stufe vorhanden ist, kann die Liste ausgesondert werden. Die Freigabe wird im Protokoll der Aussonderungsliste festgehalten. Diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn Sie aktuell berechtigt sind, eine Liste freizugeben.
Liste löschen	Löscht die markierte Aussonderungsliste. Die in der Aussonderungsliste enthaltenen Adressen werden in keiner Weise berührt. Für diese Adressen kann jederzeit eine neue Aussonderungsliste erstellt werden.
Liste öffnen...	Öffnet ein Dialogfenster, in dem die markierte Aussonderungsliste bearbeitet werden kann. Eine ausführliche Beschreibung zur Bearbeitung einer Aussonderungsliste finden Sie unter Aussonderungsliste bearbeiten.
Zugriff/Freigabe ändern	Ermöglicht es, die Detail-Rechte auf Aussonderungslisten zu vergeben oder zu ändern sowie die Freigabe-Stufen festzulegen.
Aussondern	Startet die Aussonderung nach den Angaben der markierten Aussonderungsliste. Eine ausführliche Beschreibung des Befehls Aussondern finden Sie unter Objekte aussondern. Bevor Sie die Aussonderung starten, sollten Sie sich vergewissern, dass die Einstellungen der Aussonderungsliste korrekt sind. Die betroffenen Adressen werden angezeigt, wenn Sie den Befehl Liste bearbeiten wählen. Beachten Sie außerdem die Aussonderungsregeln, die in Ihrer Organisation festgelegt sind! Die regisafe-Aussonderungsfunktion kann Ihnen lediglich Adressen zur Aussonderung vorschlagen. Ob diese Objekte tatsächlich ausgesondert und damit gelöscht werden sollen, müssen Sie selbst anhand Ihrer Organisations-Regeln entscheiden!

Beenden Sie die Aussonderung mit der Schaltfläche Schließen.