Daten zum Eintrag im Verteiler bearbeiten
Nachdem dem Verteiler eine Adresse hinzugefügt wurde, lässt sich die Adresse individuell für den Verteiler anpassen.
Unter anderem können Sie die Sortierung und zusätzliche Daten eingeben.
Wie wird die Bearbeitung von Daten eines Eintrags gestartet?
Öffnen Sie das Dialogfenster "Daten zum Eintrag" ...
- indem Sie im Detailreiter Allgemein des Verteiler-Reiters für eine oder mehrere markierte Adressen die Schaltfläche Bearbeiten... verwenden.
Anleitung
So bearbeiten Sie die Daten eines Eintrags:
- Stellen Sie sicher, dass das Dialogfenster Daten zum Eintrag geöffnet ist.
- Die bestehenden Daten der (ersten) Adresse werden angezeigt.
Der Inhalt der Felder Adresskennung und Adresse ist rein informativ. Er kann nicht geändert werden.
Mithilfe der Schaltfläche Anzeigen können Sie sich die zugehörige Adresse anzeigen lassen.
- Die bestehenden Daten der (ersten) Adresse werden angezeigt.
- Geben Sie unter Sortierung die Platzierung der Adresse innerhalb des Verteilers an. Sie können eine relative Reihenfolge eingeben, z.B. für die erste Adresse 5, für die zweite 10 und für die dritte 20.
- Damit die Sortierung wirksam wird, klicken Sie im Detailreiter Allgemein unter Einträge im Verteiler auf die Überschrift der Spalte Sortierung. Ein zweiter Klick kehrt die Sortierung um.
Falls die Spalte nicht sichtbar ist, können Sie diese einblenden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschriften klicken und Sortierung aktivieren.
- Damit die Sortierung wirksam wird, klicken Sie im Detailreiter Allgemein unter Einträge im Verteiler auf die Überschrift der Spalte Sortierung. Ein zweiter Klick kehrt die Sortierung um.
- Geben Sie unter Exemplare an, wie viele Exemplare pro Adresse in einem Serienbrief benötigt werden.
- Setzen Sie die Markierung Nicht berücksichtigen, wenn die betreffende Adresse nicht für Serienbriefe verwendet werden soll.
Beachten Sie, dass diese Markierung nicht in Gremiumsverteilern zur Verfügung steht. - Falls für die Adresse mehr als eine Anschrift verfügbar ist, z.B. bei einer Ansprechpartner-Adresse die Privat- und die Firmenanschrift, werden diese in einer Tabelle angezeigt.
Wählen Sie die gewünschte Anschrift zur Verwendung in einem Serienbrief aus. - Geben Sie auf der rechten Seite des Dialogfensters zusätzliche Daten ein, sofern entsprechende Felder vorhanden sind.
Diese Felder stehen nur zur Verfügung, wenn Sie im Detailreiter Daten des Verteilers definiert wurden und wenn Sie eine Zugriffsberechtigung darauf besitzen. - Speichern Sie die Daten zum Eintrag mit OK.
- Die Daten werden nun für diesen Eintrag im Verteiler gespeichert und stehen ab sofort zur Verfügung.
Falls Sie mehrere Adressen zum Ändern geöffnet haben, werden die Änderungen auf alle Adressen übertragen.
Beispiele für Daten zum Eintrag
In diesem Beispiel handelt es sich um eine Personen-Adresse. Im Verteiler sind keine individuellen Felder definiert:
In diesem Beispiel handelt es sich um eine Firmen-Adresse. Im Verteiler sind als individuellen Felder definiert: Regulärer Kontakt (Typ Markierung), Zeitung (Typ Text), Rubrik (Typ Eingabe mit Auswahl).
