Funktionen für den Bearbeitungsstatus von Adressen festlegen

Bei der Bearbeitung der Auswahlfeld-Liste Bearbeitungsstatus kann für jeden einzelnen Bearbeitungsstatus festgelegt werden, welche Funktionen ausgeführt werden sollen, sobald eine Adresse den entsprechenden Bearbeitungsstatus erhält.

• Weitere Informationen zu Bearbeitungsstatus-Funktionen finden Sie in der Dokumentation der regisafe-Basisfunktionen unter Auswahlfeld-Listen verwenden.

Anleitung

So bearbeiten Sie die Funktionen eines Bearbeitungsstatus einer Adresse:

• Stellen Sie sicher, dass das Dialogfenster Funktionen für Status "<Bearbeitungsstatus>" geöffnet ist.
• Geben Sie zunächst im Reiter Beschreibung einen Namen für die Funktionen dieses Bearbeitungsstatus ein.
  Durch diese, rein informative Beschreibung kann später die zugeordnete Funktion schneller erkannt werden.
• Geben Sie im Reiter Zugriff an, wie der Zugriff auf die Adresse automatisch geändert werden soll, sobald der zugehörige Bearbeitungsstatus erstmals eingestellt wird.
  
Welche Zugriffe kann ich festlegen?

Feld	Bedeutung
Vorhandenen Zugriff entfernen	Ist diese Markierung gesetzt, werden die vom Anwender im Feld Zugriff der Adresse definierten Berechtigungen entfernt. Diese Status-Funktion können Sie beispielsweise nutzen, wenn Sie mit der folgenden Status-Funktion Zugriff setzen:... einen ganz bestimmten Zugriff festlegen wollen, unabhängig von den Festlegungen des Anwenders.
Zugriff setzen:...	Ist diese Markierung gesetzt, können Sie in dem Feld darunter beliebige detaillierte Zugriffsrechte für Gruppen und Benutzer festlegen. Ist die vorhergehende Status-Funktion Vorhandenen Zugriff entfernen gesetzt, erhält die Adresse genau den hier festgelegten Zugriff, ansonsten wird der hier festgelegte Zugriff dem bereits in der Adresse definierten Zugriff hinzugefügt.
Keine Meldungen, Abfragen und Prüfungen zur Zugriffs-Vergabe	Ist diese Markierung gesetzt, wird der hier bzw. vom Benutzer festgelegte Zugriff immer akzeptiert. Es findet keine Prüfung statt (z.B. aufgrund der System-Einstellung Zugriff verbieten) und es werden keine Meldungen und Sicherheitsabfragen angezeigt.

• Geben Sie im Reiter Ändern an, wer eine Adresse mit diesem Bearbeitungsstatus ändern darf. Die einzelnen Status-Funktionen können beliebig miteinander kombiniert werden.
  
Wie werden die Änderungsberechtigungen eingegeben?

Feld	Bedeutung
Änderung durch alle berechtigten Benutzer gemäß „Zugriff“	Alle Benutzer, die aufgrund des Feldes Zugriff (vom Anwender und/oder den Status-Funktionen in der Kategorie Zugriff gesetzt) Vollzugriff auf die Adresse haben, dürfen sie ändern.   Ist diese Markierung nicht gesetzt, haben alle Benutzer grundsätzlich nur Leseberechtigung! Mit den folgenden Status-Funktionen können Sie dann speziellen Benutzern Änderungsberechtigung (Vollzugriff) einräumen.
Änderung durch unter "Zuständigkeit" angegebene Benutzer	Der im Feld Zuständigkeit der Adresse eingetragene Benutzer darf die Adresse ändern (Vollzugriff).
Änderung durch folgende Benutzer	Hier können Sie beliebige Benutzer und/oder Gruppen festlegen, welche Änderungsberechtigung (Vollzugriff) auf die Adresse erhalten sollen.

• Geben Sie im Reiter Löschen an, wer eine Adresse mit diesem Bearbeitungsstatus löschen darf. Die einzelnen Status-Funktionen können beliebig miteinander kombiniert werden.
  
Wie werden die Löschen-Berechtigungen eingegeben?

Feld	Bedeutung
Löschen durch alle berechtigten Benutzer gemäß „Zugriff“	Alle Benutzer, die aufgrund des Feldes Zugriff (vom Anwender und/oder den Status-Funktionen in der Kategorie Zugriff gesetzt) Vollzugriff auf die Adresse haben, dürfen sie löschen.
Löschen durch unter "Zuständigkeit" angegebene Benutzer	Der im Feld Zuständigkeit der Adresse eingetragene Benutzer darf die Adresse löschen.
Löschen durch folgende Benutzer	Hier können Sie beliebige Benutzer und/oder Gruppen festlegen, welche die Adresse löschen dürfen.

• Geben Sie im Reiter Leeren an, welche Felder einer Adresse nach Einstellen dieses Bearbeitungsstatus automatisch geleert werden sollen.
  
Wie werden die Leeren-Berechtigungen eingegeben?

Feld	Bedeutung
Leeren aller Felder mit Telefonnummern	Alle Felder, in denen Telefonnummern enthalten sind, werden bei Erreichen dieses Bearbeitungsstatus automatisch geleert.
Leeren aller Felder mit Faxnummern	Alle Felder, in denen Faxnummern enthalten sind, werden bei Erreichen dieses Bearbeitungsstatus automatisch geleert.
Leeren aller Felder mit E-Mail-Adressen	Alle Felder, in denen E-Mail-Adressen enthalten sind, werden bei Erreichen dieses Bearbeitungsstatus automatisch geleert.
Leeren aller Zusatzfelder aus dem Reiter "Zusatzinformation"	Alle Felder im Reiter Zusatzinformationen, in denen z.B auch Telefonnummern enthalten sein können, werden bei Erreichen dieses Bearbeitungsstatus automatisch geleert. Es werden immer alle Zusatzinformationen geleert, egal welchen Inhalt sie haben!

• Geben Sie im Reiter Aufbewahrung an, ob bestimmte Felder des Reiters Aufbewahrung beim Speichern einer Adresse geändert werden sollen.
  
Wie werden die Aufbewahrungs-Einstellungen eingegeben?

Feld	Bedeutung
Aufbewahrungsfrist setzen auf:...	Die hier ausgewählte Aufbewahrungsfrist wird für die Adresse gesetzt, unabhängig von der dort ursprünglich eingetragenen Aufbewahrungsfrist.
Markierung „Archivwürdig“ setzen/entfernen	Hier können Sie festlegen, ob die Markierung Archivwürdig gesetzt oder entfernt werden soll. Nur wenn Sie beide Markierungsfunktionen nicht aktiviert haben, bleibt die ursprüngliche Markierung in der Adresse unverändert.
Markierung „Vernichten“ setzen/entfernen	Hier können Sie festlegen, ob die Markierung Vernichten gesetzt oder entfernt werden soll. Nur wenn Sie beide Markierungsfunktionen nicht aktiviert haben, bleibt die ursprüngliche Markierung in der Adresse unverändert.

• Geben Sie im Reiter Farbe an, ob beim Speichern einer Adresse die Felder Farb-Kennzeichnung und/oder Textfarbe auf eine bestimmte Farbe gesetzt werden sollen.
Wie werden die Farb-Einstellungen eingegeben?

Feld	Bedeutung
Farb-Kennzeichnung setzen	In Trefferlisten etc. wird das Adress-Symbol mit der hier festgelegten Farbe hinterlegt. Dies ermöglicht es, Adressen besonders hervorzuheben, ohne die Textfarbe zu ändern.
Textfarbe setzen	In Trefferlisten etc. wird der Text aller Spalten in der hier festgelegten Farbe (und ggf. fett) am Bildschirm angezeigt.

• Geben Sie im Reiter Workflow/Bearbeitungsweg an, ob Sie einen Workflow starten oder einen Bearbeitungsweg setzen möchten und legen Sie ihn ggf. fest.
Wie wird ein Workflow oder Bearbeitungsweg eingerichtet?

Feld	Bedeutung
Workflow starten	Ist diese Markierung gesetzt, können Sie in dem Feld darunter den Workflow auswählen, der gestartet werden soll. Die Liste zeigt alle verfügbaren Workflow-Definitionen, wobei die Namen jeweils die vollständige Hierarchie abbilden. Die Workflows müssen zuvor mithilfe des Moduls Workflow angelegt worden sein.
Bearbeitungsweg setzen	Ist diese Markierung gesetzt, können Sie in dem Feld darunter den Bearbeitungsweg auswählen. Die Bearbeitungswege müssen zuvor mithilfe des Moduls Bearbeitungsweg angelegt worden sein.

• Geben Sie im Reiter Mail/Wiedervorlage an, ob beim Setzen des Bearbeitungsstatus geprüft und durch eine Meldung angezeigt werden soll, ob zur Adresse oder den ihr zugeordneten Schriftstücken noch Wiedervorlagen oder aktuelle, unerledigte Mails vorliegen.
  
Wie wird die Prüfung und Meldung gesetzt?

Feld	Bedeutung
Beim Setzen des Status eine entsprechende Abfrage anzeigen, wenn...	Setzen Sie diese Markierung, um das Prüfen und Melden von Wiedervorlagen und/oder aktuellen, unerledigten Mails für Adressen und/oder zugeordnete Schriftstücke einzuschalten.
zur Adresse noch Wiedervorlagen eingetragen sind	Wählen Sie aus diesen Möglichkeiten aus, für welchen "Fall" Sie eine Prüfung und Meldung wünschen.
zu zugeordneten Schriftstücken noch Wiedervorlagen eingetragen sind
zur Adresse noch aktuelle, unerledigte Mails/Wiedervorlagen existieren
zu zugeordneten Schriftstücken noch aktuelle, unerledigte Mails/Wiedervorlagen existieren

• Geben Sie im Reiter Übertragen an, ob auch der Bearbeitungsstatus untergeordneter Adressen bzw. zugeordneter Akten/Vorgänge oder Schriftstücke geändert werden soll.
  
Wie wird das festgelegt?

Feld	Bedeutung
Bearbeitungsstatus untergeordneter Adressen setzen	Ist diese Markierung gesetzt, kann der Bearbeitungsstatus ausgewählt werden, der für untergeordnete Adressen gesetzt werden soll. Unter Jedoch Bearbeitungsstatus nicht ändern,.... kann zusätzlich festgelegt werden, welche Bearbeitungsstatus untergeordneter Adressen nicht geändert werden dürfen.
Bearbeitungsstatus zugeordneter Vorgänge setzen	Ist diese Markierung gesetzt, kann der Bearbeitungsstatus ausgewählt werden, der für zugeordnete Akten/Vorgänge gesetzt werden soll. Unter Jedoch Bearbeitungsstatus nicht ändern,.... kann zusätzlich festgelegt werden, welche Bearbeitungsstatus zugeordneter Akten/Vorgänge nicht geändert werden dürfen.
Bearbeitungsstatus zugeordneter Schriftstücke setzen	Ist diese Markierung gesetzt, kann der Bearbeitungsstatus ausgewählt werden, der für zugeordnete Schriftstücke gesetzt werden soll. Unter Jedoch Bearbeitungsstatus nicht ändern,.... kann zusätzlich festgelegt werden, welche Bearbeitungsstatus zugeordneter Schriftstücke nicht geändert werden dürfen.

• Geben Sie im Reiter Untergeordnete Objekte an, ob Sie das Anlegen untergeordneter (oder zugeordneter) Objekte verhindern wollen.
Wie wird das Anlegen untergeordneter Objekte verhindert?

Feld	Bedeutung
Anlegen von untergeordneten Adressen verhindern	Ist diese Markierung für Adressen der Art Firma/Verwaltung gesetzt, können keine Ansprechpartner mehr zu dieser Adresse angelegt werden.
Anlegen von Verteilern verhindern	Ist diese Markierung gesetzt, werden Adressen mit diesem Bearbeitungsstatus beim Anlegen von Verteilern nicht mehr berücksichtigt.
Anlegen von Akten/Vorgängen verhindern	Ist diese Markierung gesetzt, werden Adressen mit diesem Bearbeitungsstatus beim Anlegen von Akten/Vorgängen nicht mehr berücksichtigt.
Anlegen von Schriftstücken verhindern	Ist diese Markierung gesetzt, werden Adressen mit diesem Bearbeitungsstatus beim Anlegen von Schriftstücken nicht mehr berücksichtigt. Dasselbe gilt dann auch, wenn im Schriftstück ein Verteiler verwendet wird, in dem eine Adresse mit diesem Bearbeitungsstatus enthalten ist.

• Geben Sie im Reiter Einschränkungen an, inwieweit Sie das Setzen des Bearbeitungsstatus einschränken wollen.
  
  
Wie wird eine Einschränkung gesetzt?

Feld	Bedeutung
Bearbeitungsstatus darf nicht manuell gesetzt werden	Ist diese Markierung gesetzt, kann ein Benutzer diesen Bearbeitungsstatus keiner Adresse zuordnen. Lediglich interne Funktionen können diesen Bearbeitungsstatus setzen.
Gesetzter Bearbeitungsstatus darf nicht manuell geändert werden	Ist diese Markierung gesetzt und der Bearbeitungsstatus ist bei einer Adresse eingetragen, dann kann ein Benutzer manuell keinen anderen Bearbeitungsstatus auswählen. Lediglich interne Funktionen können den Bearbeitungsstatus ändern.

• Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.
  • Das Dialogfenster wird geschlossen und Ihre Eingaben werden gespeichert.
    Die Status-Funktionen sind ab sofort aktiviert!
  • Damit neu angelegte Adressen auch einen Bearbeitungsstatus erhalten (sonst greifen die definierten Status-Funktionen nicht), sollten Sie in der System-Einstellung Adressverwaltung | Vorgabe Bearbeitungsstatus einen Standard-Status festlegen.