Personendatenauskunft

Nach der Datenschutzgrundverordnung der EU (EU-DSGVO) haben natürliche Personen das Recht, über die Speicherung ihrer personenbezogenen Daten bei öffentlichen oder nicht-öffentlichen Stellen informiert zu werden bzw. mit Einschränkungen auch das Recht, über die Verwendung dieser Daten zu bestimmen.
Die öffentlichen und nicht-öffentlichen Stellen, die solche Daten speichern - und das sind fast alle - müssen demzufolge auf die Umsetzung dieses Rechts vorbereitet sein. Das bedeutet, dass sie in der Lage sein müssen, auf Basis des Gesetzes umfassend Auskunft zu geben.

Nach der EU-DSGVO hat eine natürliche Person unter anderem folgende, unabdingbare Rechte:

• Auskunft darüber, ob und welche personenbezogenen Daten über sie gespeichert sind
• Auskunft darüber, aus welchen Quellen diese Daten stammen und zu welchem Verwendungszweck sie gespeichert werden
• Berichtigung von falschen personenbezogenen Daten
• Untersagung der Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte
• Löschung der Daten, sofern keine schwerwiegenderen Gründe dagegen sprechen
• Sperrung der Daten, wenn der Löschung andere Vorschriften entgegenstehen oder einen unvertretbaren Aufwand bedeutet
• Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz

 

Um den Aufwand, der aus der Erfüllung dieser gesetzlichen Verpflichtung entsteht, gering zu halten, bietet regisafe das Modul Personendatenauskunft an. Dieses Modul erweitert die regisafe-Adressverwaltung um die Möglichkeit, eine automatisierte Auskunft zu bestimmten Adressen zu versenden bzw. zu erstellen. Dadurch kann sogar erreicht werden, dass zu jeder neu gespeicherten Adresse automatisch eine entsprechende Auskunft per E-Mail versendet wird. Auf diese Weise werden betroffene Personen sogar ohne Anfrage informiert.

Im Einzelnen unterstützt regisafe die Auskunft über personenbezogene Daten auf folgende Weise:

• Für jede Personen-, Partner- oder Ansprechpartner-Adresse kann festgelegt werden, woher die Daten stammen und wozu sie verwendet wird
• Zusätzlich kann ein Sperrhinweis eingetragen bzw. angegeben werden, an wen die Daten weitergegeben wurden
• Abhängig von der Datenherkunft kann automatisiert eine Information an die betroffene Person gesendet werden
• Ist keine E-Mail-Adresse vorhanden, kann alternativ ein Informationsbrief erstellt oder der Datenschutzbeauftragte informiert werden
• Auf Wunsch kann eine detaillierte "Auskunft an den Betroffenen" auf Basis einer Vorlage erstellt werden.
  Dabei wird auch festgehalten, auf welche Weise sich die Person identifiziert hat.
  In diese Auskunft werden Daten automatisiert eingetragen, die in der regisafe-Adressverwaltung gespeichert sind. Weitere Daten können bei Bedarf manuell hinzugefügt werden.
• Die Einhaltung der EU-DSGVO verbleibt auch bei Verwendung des Moduls Personendatenauskunft in der Verantwortung des jeweiligen Datenschutzbeauftragten. Das Modul stellt lediglich die technischen Möglichkeiten zur Umsetzung bereit!

Muster einer "Auskunft an Betroffene":

Bei Verwendung des Moduls "Personendatenauskunft" werden zusätzliche Felder in Personen-, Ansprechpartner- bzw. Firmen/Verwaltungs-Adressen angeboten:

• Geschlecht
• Geburtsdatum, Geburtsname, Geburtsort, Geburtsland
• Familienstand
• Anzahl d. Kinder
• Nationalität, Staatsangehörigkeit
• Religion
• Bankverbindung
• Diese Felder werden für Personen und Ansprechpartner im Reiter Personendaten, für Firmen/Verwaltungen im Reiter Organisationsdaten angeboten.
  Diese Daten können nur von Benutzern mit einer eigenen Berechtigung gesehen und bearbeitet werden.