Funktionsumfang der Schnittstelle zu CMS-Systemen

Die Schnittstelle zu CMS-Systemen bietet regisafe-Anwendern grundsätzlich folgende Möglichkeiten:

• Im Internet oder Intranet zu veröffentlichende Schriftstücke können von jedem Anwender mit den gewohnten regisafe-Funktionen erstellt und gepflegt werden:
• Als Anwendungsprogramme können z.B. Microsoft Word, Microsoft Excel und zahlreiche weitere Programme verwendet werden. Welche Programme Sie tatsächlich einsetzen können und was z.B. bei der Formatierung der Texte beachtet werden muss, hängt vom verwendeten CMS-System und der Konfiguration der Schnittstelle ab.
• Die Angaben zur Web-Veröffentlichung werden in einem separaten Detailreiter Internet des jeweiligen Datensatzes festgelegt. Die Freigabe kann dabei nur von einem entsprechend berechtigten Anwender erteilt werden. Darüber hinaus sind keine weiteren Arbeitsschritte erforderlich.
  Folgende Angaben können gemacht werden:
  n Web-Bereich (z.B. Internet oder Intranet)
  n Web-Kategorie (z.B. Presse, Aktuelles, Wirtschaft)
  n Freigabe der Veröffentlichung
  n Veröffentlichungsformate
  n Beginn und Ende der Veröffentlichung
  n Kurzzusammenfassung
  n Benennung der Dokumente und Anlagen
• Eine nachträgliche Änderung der veröffentlichten Schriftstücke ist jederzeit möglich - dadurch wird bei bestehender Freigabe automatisch eine Übertragung an das CMS-System ausgelöst.
• regisafe konvertiert die Dokumentdateien (z.B. aus Microsoft Word, Excel und anderen Formaten) automatisiert in das HTML-Format und - je nach Konfiguration und vorhandenen Konvertern - weitere Formate (z.B. PDF). Je nach Vorgabe des CMS-Systems kann die Übertragung des HTML-Formats aber auch ganz weggelassen oder zumindest auf ein erforderliches Minimum beschränkt werden. Wenn zu einem Schriftstück mehrere Dokumentdateien gehören, kann in der Konfiguration festgelegt werden, ob generell alle Dateien oder jeweils nur die Hauptdatei veröffentlicht wird.
• Nach der Konvertierung überträgt regisafe die zur Veröffentlichung vorgesehenen Dokumentdateien an das CMS-System (i.d.R. per FTP).
  Zu den Übergabedateien zählen die konvertierten Dateien und optional die Originaldatei sowie die Metadaten in Form einer TXT-Datei, aus der z.B. der in regisafe ausgewählte Web-Bereich und die Web-Kategorie hervorgehen.
• Das CMS-System übernimmt die Veröffentlichung im Internet bzw. Intranet. Dazu muss das CMS-System entsprechend konfiguriert werden - dies ist naturgemäß nicht Bestandteil der Schnittstelle zu CMS-Systemen.
• Damit veröffentlichte Schriftstücke, die vom Anwender gelöscht wurden oder für die der zwingend erforderliche Web-Bereich geleert bzw. die Freigabe zurückgezogen wurde, auch aus dem CMS-System entfernt werden, prüft regisafe dies regelmäßig und gibt diese Information an das CMS-System weiter - ebenfalls in Form einer TXT-Datei, welche eine eindeutige ID sowie die gewünschte Aktion (Löschen) enthält.