Aktenzeichen suchen (Schnellsuche) 
Aktenzeichen können im gesamten Aktenplan bequem mithilfe der Schnellsuche gefunden werden.
Wie wird die Schnellsuche geöffnet?
Öffnen Sie die Schnellsuche nach Objekten des Aktenplans mit einer der folgenden Methoden:
- Wählen Sie auf dem Reiter Suchen unter der Suchart, nach der Sie suchen möchten (z.B.
Sitzungen), den Eintrag Schnellsuche <Objekt>. - Wählen Sie im Start-Menü für die Objektkategorie, nach der Sie suchen möchten, den Befehl
Suche <Objekt>. - Um nach Objekten suchen zu können, müssen Sie für die entsprechende Berechtigungskategorie (z.B. Sitzungsverwaltung) über die Lese-Berechtigung verfügen (z.B. Sitzungen lesen).
- Egal von wo Sie die Schnellsuche öffnen: Sie können auf dem Reiter Suchen selbst noch einmal auswählen, ob Sie die Suchart Aktenzeichen, Schriftstücke oder eine andere Suchart verwenden wollen.
Die Suchart bestimmt die Objekte die gefunden werden!
- Je nach installierten regisafe-Modulen oder speziell programmierten Suchmasken stehen Ihnen u.U. weitere Suchen zur Verfügung.
Tipps zur Verwendung der Suchbegriffe und zur Arbeitsweise der regisafe-Suche finden Sie unter Hinweise zur Suche.
Anleitung
So suchen Sie ein Aktenzeichen:
- Stellen Sie sicher, dass im linken Teilfenster des Reiters Suchen die Suchart
Aktenzeichen markiert ist!- In der Suchmaske auf der rechten Seite wird dadurch das Feld Aktenzeichen angezeigt.
- Um alle Angaben vor einer neuen Suche zu entfernen, verwenden Sie die Schaltfläche Kriterien leeren.
Unter der Suchart Übergreifend können Sie mit der Suchmöglichkeit Suche übergreifend in mehreren Strukturen in mehreren Organisationsstrukturen gleichzeitig suchen.
Dadurch finden Sie mit einer Suche z.B. gleichzeitig Aktenzeichen und Akten/Vorgänge. - Tragen Sie unter Suchbegriffe einen oder mehrere Begriffe zur Beschreibung des gesuchten Aktenzeichens ein.
Nach Ignorierwörtern kann nicht gesucht werden! - Schränken Sie unter Aktenzeichen möglichst den Aktenplanbereich ein, in dem Sie suchen wollen. Geben Sie dazu das Aktenzeichen ein, auf das Sie die Suche beschränken wollen.
Diese Einschränkung führt zu einer schnelleren Suche! -
Wählen Sie ggf. im linken Teilfenster unten die Datenlager, in denen gesucht werden soll.
- Sie erhalten diese Datenlagerauswahl nur angezeigt, sofern in regisafe Datenlager definiert sind und Sie über die Berechtigung Auswahl der aktiven Datenlager verfügen. Sie erhalten dann diejenigen Datenlager angezeigt, die Sie zuvor über den Befehl
Extras | 
Aktive Datenlager... ausgewählt haben.
- Sie erhalten diese Datenlagerauswahl nur angezeigt, sofern in regisafe Datenlager definiert sind und Sie über die Berechtigung Auswahl der aktiven Datenlager verfügen. Sie erhalten dann diejenigen Datenlager angezeigt, die Sie zuvor über den Befehl
- Starten Sie die Suche mithilfe der Schaltfläche Suche!
- regisafe sucht nun die Aktenzeichen, die Ihren Angaben entsprechen, und zeigt das Ergebnis im Reiter Finden & Wissen als Trefferliste an.
- Unter Umständen wird unter der aufgelisteten Objekte der Hinweis Alle untergeordneten Aktenzeichen wurden ausgeblendet... angezeigt.
In diesem Fall gibt es neben den angezeigten Treffern weitere Treffer in untergeordneten Aktenzeichen. Mit einem Doppelklick auf den Hinweis werden auch die untergeordneten Aktenzeichen angezeigt. - Falls Sie eine detailliertere Suche durchführen wollen, können Sie mithilfe der Schaltfläche Erweitert die Erweiterte Suche öffnen. Ihre bisherigen Eingaben werden dabei automatisch in die erweiterte Suche übernommen.
- Gespeicherte Suchkriterien aus der erweiterten Suche stehen auch als separate Links unter den Sucharten zur Verfügung!
Um diese auszuführen, müssen Sie auf dem Reiter Suchen unter der gewünschten Suchart (z.B. Aktenzeichen) auf den Eintrag
Gespeicherte Suchkriterien klicken. Die verfügbaren, gespeicherten Suchen für diese Suchart werden daraufhin angezeigt und durch einen Klick mit der linken Maustaste gestartet!
Gespeicherte Suchkriterien aus der erweiterten Suche stehen auch in einem speziellen Start-ElementGespeicherte Suchkriterien zur Verfügung.